LIDIS Automatik - Die Ereignisverwaltung

Das zentrale Element des Moduls Automatik von LIDIS ist die Ereignisverwaltung. Sie überwacht alle zeitabhängigen Abläufe und erinnert Sie an anfallende Termine. Jeden Morgen bekommen Sie auf Wunsch eine Auflistung aller Aktivitäten, die an diesem Tag anstehen: welche Lieferungen voraussichtlich eintreffen werden, bei welchen Lieferanten wieder bestellt werden muss, ob eine Datensicherung ansteht oder ob ein Kunde gemahnt werden muss. So hilft Ihnen die Ereignisverwaltung, Ihre vielfältigen Termine rund um die Warenwirtschaft in den Griff zu bekommen.

Die hier erläuterten Funktionen sind nicht als Teilmodul erhältlich. In einer Netzwerkinstallation werden Sie eventuell den LIDIS-Service einsetzen wollen, der viele wiederkehrende Aufgaben vollautomatisch als Windows-Dienst ausführen kann. Eine Beschreibung finden Sie im Anhang.

Die Ereignisse

In LIDIS gibt es neun verschiedene Ereignistypen:

• Bestellerinnerung - Erinnert Sie daran, dass eine neue Bestellung bei dem angegebenen Lieferanten fällig ist. (Wird automatisch von LIDIS erstellt)
• Wareneingangserinnerung - Zeigt an, dass mit einem Wareneingang von dem angegebenen Lieferanten zu rechnen ist. (Wird automatisch von LIDIS erstellt)
• Mahnungserinnerung - Erinnert Sie daran, dass die Bezahlung einer Fakturrechnung fällig ist und ggf. eine Mahnung erstellt werden muss. (Wird automatisch von LIDIS erstellt)
• Zahlungserinnerung - Erinnert Sie daran, dass die Bezahlung einer Bestellung (Wareneingang) fällig ist. (Wird automatisch von LIDIS erstellt)
• Druckauftrag - Ermöglicht das zeitgesteuerte Drucken eines Druckauftrages bzw. einer Verkettung mehrerer Ausdrucke.
• Datenübertragung - Automatisches, zeitgesteuertes Starten einer Datenübertragung.
• Datensicherung - Startet zum angegebenen Zeitpunkt eine Datensicherung.
• Kasse - Startet zum angegebenen Zeitpunkt eine Kassenprogrammierung oder einen Kassenabruf.
• Aktion - Startet und beendet eine Preisänderung bzw. Aktion zum angegebenen Zeitpunkt.
• Aufruf externes Programm - Startet zum angegebenen Zeitpunkt ein beliebiges externes Programm.
• Memo - Erinnert Sie an ein beliebiges Ereignis.

Grundsätzlich sind Erinnerungsereignisse von Ausführungsereignissen zu unterscheiden.

Erinnerungsereignisse

Die ersten vier Ereignisarten (Bestellungs-, Wareneingangs-, Mahnungs- und Zahlungserinnerungen) werden von LIDIS automatisch erstellt und müssen am Fälligkeitstag nur bestätigt werden.

Bestellerinnerung: LIDIS schreibt bei jedem Wareneingang ein Bestellerinnerungsereignis (wenn dies in den Optionen freigegeben wurde). Dazu wird die in den Lieferantenstammdaten eingetragene Anzahl von Tagen („Bestellen nach“) verwendet, um einen Termin zu errechnen, an dem bei diesem Lieferanten wieder bestellt werden soll. Diese Zeit kann für jede Filiale getrennt eingestellt werden. Wenn hier Null (oder gar nichts) eingetragen ist, wird kein Erinnerungsereignis geschrieben.

Wareneingangserinnerung: Bei jeder Bestellung erstellt LIDIS ein Ereignis zur Erinnerung an den Wareneingang. Der Termin ergibt sich aus dem Datum, das unter „Voraussichtliche Lieferung“ eingetragen wurde. Wenn Sie in den Lieferantenstammdaten unter „Lieferzeit“ die Anzahl Tage eingetragen haben, die der Lieferant normalerweise zum Liefern braucht, wird das Datum daraus berechnet, wenn nicht, wird eine Lieferzeit von einer Woche angenommen. Auch dieser Eintrag kann für jede Filiale unterschiedlich vorgenommen werden.

Mahnungserinnerung (nur bei Faktur): Dieses Ereignis wird beim Anlegen einer Rechnung und damit eines Offenen Postens er-zeugt und soll Sie an den Zahlungseingang erinnern (und die Notwendigkeit, eine Mahnung zu schreiben). Dabei verwendet LIDIS zum Berechnen des Fälligkeitsdatums die eingesetzte Zahlungsbedingung (Tage ohne Skonto).

Zahlungserinnerung: Dieses Ereignis wird beim Verbuchen eines Wareneingangs und damit eines Offenen Postens auf der Ek-Seite erzeugt und soll Sie an das Bezahlen dieser Rechnung erinnern. Dabei verwendet LIDIS zum Berechnen des Fälligkeitsdatums die eingesetzte Zahlungsbedingung.

Der weitere Ablauf ist bei allen Erinnerungsereignissen gleich: Am Fälligkeitstag können Sie das Eintreffen des Ereignisses entweder bestätigen oder das Ereignis verschieben (und natürlich auch löschen, wenn Sie es nicht mehr benötigen). Beim Bestätigen des Ereignisses haben Sie dar-über hinaus die Möglichkeit, sofort in die entsprechende Funktion zu verzweigen (Bestellung, Wareneingang oder OPOS-Verwaltung). Auf diese Art und Weise können Sie ein anstehendes Ereignis nach dem anderen „abarbeiten“.

Ausführungsereignisse

Etwas anders verhalten sich die restlichen Ereignisse. Im Gegensatz zu den Erinnerungsereignissen werden damit irgendwelche Aktivitäten des Programms gestartet, sei es einmalig oder regelmäßig, mit oder ohne Bestätigung. Hiermit können Sie also eine weitgehende Automatisierung von LIDIS erreichen: Datensicherungen, Datenübertragungen, Ausdrucke und vieles mehr können ganz ohne Ihr Zutun (oder auch erst nach einer Bestätigung) zu bestimmten Zeiten gestartet werden.

Diese Ereignisse werden nicht von LIDIS, sondern von Ihnen selbst angelegt, und zwar im Dialog Neues Ereignis.

Druckauftrag: Das Automatikmodul von LIDIS erlaubt Ihnen, im Druckfenster sog. Druckvorgänge definieren. Dabei stellen Sie ei-ne Druckvorlage, eine Sortierung und eine Filterung zusammen und geben dem Paket einen Namen (z.B. Dispoliste Firma XY Filiale 2). Diese Druckvorgänge können nun innerhalb der Ereignisverwaltung in Druckaufträgen Verwendung finden. Sie können bestimmen, dass einer oder mehrere dieser Vorgänge zu einer bestimmten Zeit ausgedruckt werden. So können Sie beispielsweise längere Listendrucke über Nacht erledigen.

Datenübertragung: Auch die Übertragung von Umsatzdaten an externe Dienstleister kann mittels Ereignissen automatisiert werden. Dabei werden alle Daten selbständig im jeweils vorgesehenen Rhythmus (täglich, wöchentlich, monatlich) dem jeweiligen Partner zugestellt bzw. zur weiteren Verwendung exportiert. Weiterhin können Sie hiermit auch die Datenaustausche mit Filialen, PDAs oder Dienstleistern für Ext. Kundenkarten automatisieren.

Datensicherung: Datensicherung ist eine äußerst wichtige Sache und wird dennoch viel zu oft vernachlässigt. Daher ist es sinnvoll, diese Funktion zu automatisieren. Richten Sie einfach ein Ereignis Datensicherung ein und bestimmen Sie, dass regelmäßig, z.B. nachts, eine Sicherung (auf Band, eine weitere Festplatte, auf einen Server o.ä.) ausgeführt wird. Dabei stehen Ihnen alle Möglichkeiten der Datensicherungsfunktion offen, also auch z.B. das Starten eines externen Sicherungsprogramms.

Kasse: Sowohl den Kassenabruf als auch das Bereitstellen von Kassen-DBs für derzeit nicht benötigte LIDIS-Kassen können Sie zeitgesteuert über die Ereignisverwaltung erledigen lassen.

Aktionen: Preisänderungen und Aktionen sollen oft nicht sofort, sondern erst an einem Stichtag ausgeführt werden. Eine mit der Aktionsbearbeitung angelegte Aktionsliste wird zunächst nur gespeichert. Dann erzeugen Sie ein Ereignis, das die abgelegten Preisänderungen zu einem bestimmten Zeitpunkt (ggf. erst auf Nachfrage) aktiviert. Bei einer Aktion wird zusätzlich auch noch ein Datum vorgegeben, zu dem die Artikelpreise wieder auf den ursprünglichen Stand zurückgesetzt werden sollen.

Als Aktionen kommen sowohl sog. Vk-Aktionen in Betracht (also solche Aktionslisten, bei denen nur eine Änderung des Vk-Preises vorgesehen wurde, z.B. Sonderangebote, Aktionswochen etc.) als auch Ek-Aktionen (nur oder auch Änderung des Ek-Preises, z.B. Messepreise oder Aktionswochen Ihres Lieferanten).

Aufruf externes Programm: Sie können mit der Aktionsverwaltung jedes beliebige Programm zu einem bestimmbaren Zeitpunkt starten.

Memo: Schließlich können Sie sich oder Ihren Mitarbeitern mit der Aktionsverwaltung auch „elektronische Notizzettel“ schreiben: Verwenden Sie das Beschreibungsfeld für eine beliebige Notiz, die Sie an einen beliebigen Termin erinnern kann.

Das Ereignis-Fenster

Wählen Sie den Befehl Ereignisse aus dem Menüband Start. Das Hauptfenster der Ereignisbearbeitung wird geöffnet.

Das Fenster enthält die folgenden Elemente:

• Ereignisliste - Links sehen Sie die Liste der anstehenden Ereignisse. Zu jedem Ereignis gehört ein Symbol, das Datum (bzw. die Uhrzeit) seiner Aktivierung und ein Text. Sie können die Liste mit großen und kleinen Symbolen sowie in der Detailansicht anzeigen lassen, wenn Sie den Befehl Ansicht im Kontextmenü (mit der rechten Maustaste in die Liste klicken) wählen.
• Infobereich - Rechts neben der Ereignisliste werden weitere Informationen zu dem ausgewählten Ereignis angezeigt.
• Anzeigen - Hier können Filterung und Sortierung der Ereignisliste festgelegt werden. Sie können entweder nur heutige Ereignisse anzeigen lassen (das aktuelle Datum steht dabei) oder alle erzeugten Ereignisse.

• Sortieren - Außerdem können Sie die Liste entweder nach Fälligkeitsdatum („Sortierung nach Datum“ ist angekreuzt) oder nach Ereignissen sortieren lassen (wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktivieren).
• Ereignisse für - Das einzeilige Listenfeld erlaubt Ihnen, nur Ereignisse für bestimmte Benutzer (bzw. Arbeitsstationen) oder alle Ereignisse anzusehen.

Außerdem beinhaltet das Fenster vier Schalter zur Bearbeitung der Ereignisse. Mit "Verlassen" schließen Sie das Ereignisfenster.

So bestätigen Sie ein Ereignis

Mit dem Schalter "grüner Hacken" werden Erinnerungsereignisse bestätigt. Bestätigen bedeutet, dass das Ereignis, das gerade in der Liste markiert ist, nachdem Sie es zur Kenntnis genommen haben, gelöscht wird. Wahlweise können Sie dabei in die jeweilige Bearbeitungsfunktion verzweigen.

Es wird ein Meldungsfenster angezeigt, das die Art des Ereignisses enthält und die Frage stellt, ob die Funktion ausgeführt werden soll.

Wenn Sie „Ja“ wählen, wird die Erinnerung bestätigt und das Ereignis gelöscht. Es öffnet sich das Eingangsfenster (oder OPOS oder Zahlungsüberwachung) und Sie können unmittelbar mit der Erfassung einer Bestellung für den angegebenen Lieferanten beginnen (bzw. den Wareneingang oder OPOS bearbeiten).

Wenn Sie „Nein“ wählen, ist die Erinnerung ebenfalls erfolgt, das Ereignis wird gleichfalls gelöscht. Sie müssen die Bestellung allerdings selbständig durchführen.

Wählen Sie „Abbrechen“, wird das Ereignis nicht gelöscht und verbleibt in der Liste.

Bei allen Ausführungsereignissen - außer bei Aktionen - ist der Schalter abgeblendet, da diese zeitgesteuert gestartet werden. Bei Aktionen wird mit dem Ok-Schalter ein Dialogfenster geöffnet, das zum Starten bzw. Beenden der Aktion dient. Dort können Sie außerdem noch eine Preisänderungsliste ausdrucken lassen.

So erzeugen Sie ein Ereignis

Der Schalter "Blatt" ermöglicht das manuelle Anlegen eines neuen Ereignisses. Sie können hier ein Erinnerungsereignis (nämlich die Bestellerinnerung) und alle sieben Ausführungsereignisse erstellen. Wählen Sie das gewünschte Ereignis und betätigen Sie den grünen Ok-Haken. Es öffnet sich ein Dialogfenster, mit dem Sie die Eigenschaften des neuen Ereignisses festlegen können. Bitte sehen Sie unter Ereignis bearbeiten nach für weitere Informationen über die Eigenschaften der verschiedenen Ereignisarten.

So löschen Sie ein Ereignis

Mit dem Schalter "Radiergummi" können Sie ein Ereignis löschen. Dabei werden wieder Erinnerungs- und Ausführungsereignisse unterschiedlich behandelt:

Bei Erinnerungsereignissen öffnet sich ein Dialogfenster, das Sie fragt, welche Ereignisse gelöscht werden sollen. Das ist sehr praktisch, wenn Sie mehrere Ereignisse auf einmal loswerden wollen, bspw., weil sie nicht mehr aktuell sind. Sie können

• entweder nur das ausgewählte Ereignis löschen oder
• alle Ereignisse dieses Typs oder auch
• sämtliche Erinnerungsereignisse auf einmal löschen

Alle anderen Ereignisse werden - nach einer Sicherheitsabfrage - einzeln gelöscht.

Ereignisse bearbeiten

Mit dem Schalter "Y" können Sie die Ereignisse bearbeiten. Es öffnet sich der Eigenschafts-Dialog des in der Liste markierten Ereignisses, in dem Sie seine Einstellungen (Fälligkeitsdatum bzw. Zeitsteuerung, Optionen) verändern können. Die Titelzeile des Dialogs zeigt dabei immer die Ereignisart an.

Die Registerkarte Allgemein

Alle Ereignisse besitzen die Registerkarte Allgemein, auf der Sie die Bezeichnung des Ereignisses und seinen „Besitzer“ ändern sowie dem Ereignis eine Bemerkung zuordnen können. Zwei Ereignisarten besitzen noch eine Besonderheit auf der Karte Allgemein:

Bei Bestellungserinnerungen wählen Sie als Bezeichnung den Namen des Lieferanten aus einer Liste aus.

Bei Aktionsereignissen bestimmen Sie die auszuführende Aktionsliste ebenfalls aus einer Auswahl aller zur Verfügung stehenden Listen.

Alle Ereignisse sind einem Benutzer zugeordnet. Bitte wählen Sie den gewünschten Benutzer aus der Liste. In einem Netzwerksystem ist es auch möglich, Ereignisse einer bestimmten Arbeitsstation zuzuordnen. Wenn Sie dieses in den Automatik-Optionen freigegeben haben, enthält die „Benutzer“-Liste auch einen Eintrag in blauer Farbe für jeden angeschlossenen Netzarbeitsplatz am Ende der Benutzerliste.

Bei Ausführungsereignissen geben Sie zusätzlich an, ob das Ereignis automatisch ausgeführt werden soll oder ob der Start erst nach einer manuellen Bestätigung erfolgen soll.

Die Registerkarte Plan

Je nach Art des Ereignisses stellt sich die Karte Plan unterschiedlich dar.

Bei Erinnerungs- und Aktionsereignissen können Sie hier den Fälligkeitstermin des Ereignisses ändern. Sie können das Ereignis entweder um einen Tag oder um eine Woche verschieben oder Sie können ihm einen beliebigen neuen Termin zuweisen. Dabei steht Ihnen mit dem Schalter "Kalender" ein Kalender zur Seite.

Bei allen anderen Ausführungsereignissen können Sie auf dieser Karte auf vielfältige Weise einstellen, wann das Ereignis ausgeführt werden soll:

• Einmal am - Geben Sie Tag und Monat ein, an dem die Ausführung gestartet werden soll. Nach erfolgter Ausführung wird dieses Ereignis gelöscht.
• Täglich - bedeutet, dass das Ereignis einmal am Tag ausgeführt werden soll.
• An den Wochentagen - Hier kreuzen Sie einen oder mehrere Wochentage an, an dem der Start des Ereignisses erfolgen soll.
• Alle 14 Tage - Hier geben Sie einen Wochentag ein, an dem der Start des Ereignisses in jeder zweiten Woche erfolgen soll.

• Monatlich am - Entsprechend wählen Sie hier den Starttag für eine Ausführung einmal im Monat.
• Jährlich am - Entsprechend wählen Sie hier den Starttag und Monat für eine Ausführung einmal im Jahr.
• Alle X Stunde(n) - Hier wählen Sie einen Rhythmus, in dem oft benötigte Ereignisse ausgeführt werden sollen (z.B. Datensicherung alle 8 Stunden o.ä.). Sie können alle Intervalle von einer bis zu 72 Stunden (gleich 3 Tagen) einstellen.
• Alle X Minuten - Für besondere Zwecke können Sie Ereignisse auch noch öfter als einmal pro Stunde aufrufen.
• Uhrzeit - Wenn Sie das Kontrollkästchen Uhrzeit ankreuzen, können Sie zusätzlich zu den oben vorgenommenen Datumsangaben auch noch eingeben, zu welcher Zeit das Ereignis gestartet werden soll (außer bei „Alle X Stunden bzw. Minuten“). Wird hier nichts eingegeben, nimmt LIDIS als Zeit 00:00 Uhr, also Mitternacht an. Bei den meisten Ereignissen bedeutet dies, dass sie sofort nach Programmstart aktiviert werden (es sei denn, der Computer bleibt über Nacht angeschaltet).

Die Registerkarte Parameter

Außerdem gibt es bei allen Ausführungsereignissen noch eine Registerkarte Parameter. Darauf werden die - je nach Ereignis verschiedenen - zusätzlichen Einstellungen vorgenommen:

Druckauftrag: Bitte wählen Sie aus der Liste der vorhandenen Druckvorgänge denjenigen aus, der bei diesem Auftrag ausgeführt werden soll. Wenn Sie mehrere Vorgänge (bis zu 15) miteinander verketten wollen, betätigen Sie anschließend den Schalter "nach rechts". Die hierarchische Anzeige der Druckvorgänge wechselt zu einer normalen Liste, die als erste Zeile den gerade gewählten Druckvorgang enthält. Sie können jetzt mit den Schalter "Blatt" weitere Vorgänge hinzufügen bzw. mit dem Schalter "Radiergummi" den aktuellen Eintrag wieder entfernen.

Datenübertragung: Geben Sie hier an, welche Art der automatischen Übertragung Sie wünschen. Bei Umsatzdaten wählen Sie zusätzlich, ob Sie an alle konfigurierten Partner automatisch im korrekten Rhythmus übertragen wollen oder ob nur ein bestimmter Anbieter berücksichtigt werden soll.

Datensicherung: Die Einstellungen auf der Registerkarte Parameter entsprechen für die Datensicherung exakt denjenigen Angaben, die Sie auch beim normalen Aufruf der Funktion Datensicherung eingeben. Sie können übrigens auch verschiedene Einstellungen in mehreren Ereignissen vornehmen, diese werden unabhängig voneinander gespeichert und ausgeführt.

Kasse: Geben Sie an, ob Sie einen Kassenabruf oder eine Kassen-„Programmierung“ wünschen. Durch letzteres wird für jede derzeit inaktive LIDIS-Kasse regelmäßig eine neue Kassen-Datenbank bereitgestellt, damit diese im Bedarfsfall schnell wieder benutzt werden kann.

Aktionen: Bestimmen Sie hier, ob es sich bei dem Ereignis um eine Preisänderung oder eine Aktion handeln soll. Im zweiten Fall geben Sie zusätzlich noch einen Termin an, wann die Aktionspreise wieder zurückgesetzt werden sollen. Diese Beschreibung gilt aber nur für Preisänderungen sowie Aktionen, die noch nicht gestartet wurden. Läuft eine Aktion bereits, wird in der Titelzeile „(Ende)“ angezeigt. Sie können dann nur noch den Endtermin der Aktion beeinflussen (ähnlich wie bei Erinnerungsereignissen).

Aufruf externes Programm: Geben Sie zunächst die Befehlszeile ein, d.h. den Namen des zu startenden Programms und eventuelle Programmparameter. Wählen Sie im Feld „Starten in“ das Verzeichnis, in dem sich das zu startende Programm befindet. Mit dem Listenfeld Anzeige wählen Sie, ob das Programm in einem normalen Windowsfenster, als Vollbild (maximiert) oder als Symbol (minimiert) gestartet werden soll. Schließlich können Sie „Auf Programmende warten“ ankreuzen, wenn LIDIS so lange warten soll, bis das externe Programm beendet ist.

Die Ereignisliste im Hauptfenster

Im Aufgabenbereich des Hauptfensters kann auch die Ereignisliste ständig angezeigt werden. Sie können sie als ToDo-Liste einblenden, um die anstehenden Aufgaben nacheinander abzuarbeiten.

So zeigen Sie die Ereignisliste im Hauptfenster an

Falls der Aufgabenbereich nicht eingeblendet sein sollte, wählen Sie den Befehl Anpassen aus dem Abschnitt Datei des Menübands. Der Dialog Anpassen wird geöffnet. Wechseln Sie auf die Registerseite Anzeige.

Kreuzen Sie die Option „Aufgabenbereich anzeigen“ an und schließen Sie den Dialog mit dem Schalter Ok. Nun wird der Aufgabenbereich im Hauptfenster dargestellt. Wählen Sie in der einzeiligen Liste am oberen Rand den Eintrag „Ereignisse“.

Die Liste zeigt normalerweise die heute anstehenden Ereignisse für den angemeldeten Benutzer an, genauso wie im Fenster der Ereignisverwaltung. Mit den Bedienelementen am unteren Rand können Sie aber auch auf die Ereignisse eines anderen Benutzers umschalten, die Einschränkung auf heutige Ereignisse aufheben und die Sortierung der Symbole zwischen Ereignistyp und Datum umstellen.

Durch einen Klick mit der rechten Maustaste in den Listenbereich rufen Sie ein Kontextmenü auf, das die folgenden Befehle enthält:

• Neu - öffnet das Dialogfenster zum Anlegen neuer Ereignisse.
• Ansicht - verändert das Erscheinungsbild der Ereignisliste. Sie können wählen, ob Sie die Ereignisse als große oder kleine Symbole, als Liste oder in der Detaildarstellung sehen wollen.
• Anpassen - öffnet den Dialog Anpassen.
• Ausblenden - beendet die Anzeige des Aufgabenbereichs.

Sie können ein Ereignis durch Anklicken bestätigen bzw. seine Eigenschaften ansehen und verändern (das hängt davon ab, ob es sich um ein Erinnerungs- oder ein Ausführungsereignis handelt).

Ein Klick mit der rechten Maustaste auf ein Ereignissymbol öffnet ein Kontextmenü mit diesen Befehlen:

• Bestätigen - das aktuelle Ereignis wird bestätigt und Sie gelangen auf Wunsch direkt zur entsprechenden Bearbeitungsfunktion.
• Löschen - das aktuelle Ereignis wird gelöscht.
• Eigenschaften - öffnet den Eigenschafts-Dialog des aktuellen Ereignisses.