LIDIS Faktur - Die OPOS-Verwaltung

Beim Erstellen einer Rechnung wird auf Wunsch ein Offener Posten (O-POS) angelegt. Es handelt sich hierbei um eine Erinnerung daran, dass von einem bestimmten Kunden ein bestimmter Betrag zu einem bestimmten Termin zu bezahlen ist. Falls der Termin überschritten wird, muss eine Mahnung erstellt werden. Die OPOS-Liste gibt Ihnen Auskunft über die Höhe Ihrer Forderungen. Sie ist die Basis für eine Offene-Posten-Buchhaltung.

Das OPOS-Fenster enthält zwei Registerseiten zur Verwaltung der Offenen Posten:

• Offene Posten - Rechnungen aus Faktur sowie zu Rechnungen umgewandelte Lieferscheine aus der Kasse stellen Forderungen gegenüber Ihren Kunden dar. Sie finden sie im Register OPOS. Sie sehen auf einen Blick, welche Außenstände Sie haben, wann diese fällig werden oder waren und können Zahlungen erfassen sowie säumige Zahler anmahnen.
• Vorschau - Das Register Vorschau zeigt Ihnen eine ausdruckbare Version der OPOS-Liste an.

Das Menüband bietet Ihnen die wichtigsten Befehle „auf einen Klick“.

Die OPOS-Verwaltung aufrufen

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Faktur / Offene Posten auf.

Wählen Sie das Register OPOS, soweit nicht schon geöffnet.

Die OPOS-Bearbeitung beenden

Wenn Sie das OPOS-Fenster schließen, ohne dass alle erfassten Zahlungseingänge verbucht und alle anstehenden Mahnungen gedruckt wurden, werden Sie darauf hingewiesen und gefragt, ob Sie die Bearbeitung fortsetzen möchten.

Das Register OPOS

Das OPOS-Register besteht aus drei Abschnitten: Den größten Teil nimmt die OPOS-Liste ein. Rechts daneben befindet sich der Abschnitt Filterung und darunter ein weiterer Abschnitt mit den Registern Zahlung und Mahnung sowie der Vorgangshistorie.

Vorgänge auswählen und bearbeiten

Wählen Sie den Vorgang aus der OPOS-Liste aus, den Sie bearbeiten möchten. Ist die Anzahl der Einträge zu groß, geben Sie eine Kundennummer oder die ersten Buchstaben des Kundennamens in das Listenfeld neben „Kunde“ im Bereich Filterung ein. So haben Sie den Kunden schon mit wenigen Tastendrücken gefunden. Die Statuszeile zeigt dabei „... offene Posten“ an. Es handelt sich hierbei um die Anzahl der Einträge, auf die die Filterung zutrifft. Selbstverständlich können Sie auch nach anderen oder weiteren Kriterien wie Filiale oder Zeitraum filtern.

Wenn Sie einen Zahlungseingang erfassen möchten, benutzen Sie das Unterregister Zahlung.

Um eine Mahnung zu schreiben, verwenden Sie stattdessen das Unterregister Mahnung. Dieses steht nur zur Verfügung, wenn Sie die Mahnverwaltung in den OPOS-Optionen aktiviert haben.

Die OPOS-Liste

In der OPOS-Liste werden alle Offenen Posten angezeigt.

Die Bedienung der Liste

Die Liste lässt sich wie die anderen Listen in LIDIS bedienen:

Die Bedienelemente im Bereich Filterung verändern die Darstellung der OPOS-Liste.

Wie in Faktur können Sie das Layout der OPOS-Liste Ihren Wünschen anpassen:

• Spaltenbreite - Bewegen Sie die Maus in die Titelzeile der OPOS-Liste auf den Trennstrich zwischen zwei Spaltentiteln. Der Mauszeiger wechselt zu einem Doppelpfeil. Klicken Sie auf die linke Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Bewegen Sie nun die Maus hin und her, um die gewünschte Spaltenbreite einzustellen.
• Anordnung d. Spalten - Bewegen Sie die Maus in die Titelzeile der Positionsliste auf einen Spaltentitel. Klicken Sie auf die linke Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Bewegen Sie nun die Maus hin und her, um die Spalte an die gewünschte neue Stelle zu ziehen. Lassen Sie die Maustaste los, und die Spalte wird an der neuen Position eingefügt.

Das so genannte „Layout“ der Liste, also die Anordnung und Breite der Spalten, kann auf Wunsch gespeichert werden. Beim erneuten Öffnen präsentiert sich die OPOS-Liste dadurch genauso, wie sie verlassen wurde. Öffnen Sie dazu die Allg. Optionen, klicken Sie auf das Register Faktur und aktivieren dort im Abschnitt Bearbeitung das Kontrollkästchen „Listenlayout beibehalten“.

Je nachdem, auf welchen Spaltenkopf Sie klicken, wird die Liste sortiert. Ein erneuter Klick auf denselben Spaltentitel löst eine umgekehrte Sortierung aus.

Befehle für die rechte Maustaste

Im Kontextmenü der OPOS-Liste sind die folgenden Befehle verfügbar:

• Zurückstellen - Der Vorgang wird weder bei Zahlungen noch bei Mahnungen berücksichtigt, bis das Häkchen wieder entfernt wird.
• Komplett bezahlen - Der Vorgang wird in voller Höhe bezahlt und aus der Liste der Offenen Posten entfernt.
• Löschen - Löscht den OPOS aus der Liste. Dabei wird keine Buchung vorgenommen. Verwenden Sie darum den Befehl Zahlen, wenn der Kunde seine Rechnung bezahlt hat.
• Rechnung - Hiermit wechseln Sie zur Vorschau, die die zum markierten Offenen Posten gehörende Rechnung anzeigt.
• Listenvorschau - Öffnet die Vorschau mit den aktuell gefilterten Vorgängen.

Mehrfachbearbeitung

Einige der Befehle des Kontextmenüs können auch auf mehrere Offene Posten gleichzeitig angewandt werden. Dazu wählen Sie mit Hilfe der SHIFT- und der STRG-Taste die gewünschten Vorgänge aus und klicken mit der rechten Maustaste in die Liste:

• Mark. zurückstellen - Alle markierten Vorgänge werden zurückgestellt.
• Mark. komplett bez. - Die markierten Vorgänge werden in voller Höhe bezahlt und aus der Liste der Offenen Posten entfernt.
• Markierte löschen - Die markierten Vorgänge werden aus der Liste gelöscht.
• Zusammenfassen - Die markierten Vorgänge werden zu einem Offenen Posten zusammengefasst. Wenn Sie Vorgänge von verschiedenen Kunden markiert haben, müssen Sie vor dem Zusammenfassen eine entsprechende Nachfrage bestätigen.

Befehle im Menüband

Im Menüband des OPOS-Fensters finden Sie im Abschnitt Vorgänge folgende Befehle:

• Zahlen - Die vorher von Ihnen erfassten Zahlungen wer-den entsprechend der gewählten Zahlart verbucht.
• Mahnen - Es werden alle in der Liste angezeigten Mahnungen gedruckt. Sie können die Anzahl einschränken, indem Sie in der Filterung eine bestimmte Mahnstufe wählen.
• Exportieren - Dieser Befehl erlaubt den Export der Daten in eine Datei, wobei zwischen den Formaten Text, CSV und dBase gewählt werden kann. Auch in die Zwischenablage kann kopiert werden.

Summen

Am unteren Fensterrand wird noch eine wichtige Information zu den Offenen Posten angezeigt: Hier sehen Sie die Gesamtsumme derjenigen Offenen Posten, die momentan in der OPOS-Liste angezeigt werden (abhängig von der eingestellten Filterung). Dabei steht unter „Summe“ die Summe der Rechnungsbeträge. Bei dem Wert unter „Betrag“ kommen noch die Mahngebühren hinzu.

Hinweis:
Die OPOS-Liste ist ein wichtiges Element Ihrer Buchhaltung, sofern Sie mit einer Offenen-Posten-Buchhaltung arbeiten. Sie können Ihrer Buchhaltung bzw. Ihrem Steuerberater den jeweiligen aktuellen Forderungsbestand übergeben.
Wenn die OPOS-Liste nicht gefiltert ist und das Kontrollkästchen „Nur fällige anzeigen“ angekreuzt ist, entspricht die Gesamtsumme Ihrem aktuell fälligen Forderungsbestand. Wenn das Kontrollkästchen hingegen nicht angekreuzt ist, entspricht der Gesamtbestand der Höhe Ihres gesamten Forderungsbestands, so wie Sie ihn am Ende des Geschäftsjahres in die Bilanz übernehmen müssen.

Der Bereich Filterung

Ganz rechts im OPOS-Fenster gibt es den Bereich Filterung, mit dessen Hilfe Sie den Inhalt der Liste bestimmen und eingrenzen können.

• Filiale - Wenn Sie über Filialen verfügen, wählen Sie hier eine Filiale oder „Alle Filialen“ aus.
• Kunde - Hier kann eine Kundennummer oder ein Name eingegeben werden. Bei der Namenseingabe reichen oft auch schon die ersten Buchstaben.
• Zeitraum - Hier können Sie einen Monat aus der Liste aus-wählen oder einen Zeitraum taggenau eingeben.
• Verkäufer/Vertreter - Sie sehen hier eine Liste der in den Allgemeinen Stammdaten unter Verkäufer angegebenen Personen. Wählen Sie einen von ihnen oder „Alle“, um keine Einschränkung vorzunehmen.
• Nur fällige Vorgänge - Diese Auswahl kreuzen Sie an, wenn alle Offenen Posten, die noch nicht fällig sind, ausgeblendet werden sollen. Möchten Sie sämtliche Offenen Posten sehen können, dann darf dieses Kontrollkästchen nicht angekreuzt sein.
• Vorgang - Hier können Sie die Nummer eines bestimmten Fakturvorgangs eingeben, falls Sie genau wissen, welchen Offenen Posten Sie bearbeiten wollen. Oder Sie wählen aus der Liste einen Typ aus:
  • Alle Vorgänge - Die Auswahl wird aufgehoben, alle Offenen Posten werden wieder angezeigt.
  • Offene Posten - Dies sind die Vorgänge, die noch nicht angemahnt wurden (Mahnstufe 0).
  • Mahnungen - Alle bereits mindestens einmal angemahnten Vorgänge.

Das Unterregister Zahlung

Unterhalb der Liste im OPOS-Register erfassen Sie einen Zahlungseingang, um einen Offenen Posten ganz oder teilweise aufzulösen. Dabei können Sie zunächst mehrere Zahlungen erfassen, bevor Sie sie dann schließlich alle auf einmal buchen. Wenn der Kunde nicht vollständig bezahlt hat, können Sie im gleichen Arbeitsgang eine Mahnung auslösen.

• Zahlart - Wählen Sie hier zwischen manuell und DTA, je nachdem, ob die Zahlung schon eingegangen ist oder ob Sie den Betrag vom Konto des Kunden einziehen wollen. Dazu benötigen Sie natürlich eine Einzugsermächtigung, die Sie LIDIS in den Kundenstammdaten mitteilen können.
• Zurückgestellt - Der Vorgang wird weder bei Zahlungen noch bei Mahnungen berücksichtigt, bis das Häkchen wieder entfernt wird.
• Datum - Geben Sie hier das Datum des Zahlungseingangs ein.
• "Kalender" - Wie auch an zahlreichen anderen Stellen in LIDIS hilft Ihnen der Kalender bei der Auswahl des richtigen Datums.
• Betrag - Hier erfassen Sie den eingegangenen oder einzuziehenden Betrag.
• Komplett bezahlen - Mit diesem Befehl im Menüband können Sie, ohne den Betrag manuell einzugeben zu müssen, die komplette Bezahlung des Vorgangs angeben bzw. bewirken.
• Noch zu zahlen - Hier zeigt Ihnen LIDIS den Restbetrag an, der nach Verbuchen des aktuellen Zahlungseingangs ggf. noch verbleibt.
• Ausgeglichen - Wenn ein Restbetrag verbleibt, müssen Sie entscheiden, ob Sie auf die restliche Zahlung verzichten wollen (beispielsweise weil es sich nur um einen Rundungsfehler handelt oder weil der Kunde das Zahlungsziel - und damit den Skontoabzug - nur knapp verfehlt hat) oder ob Sie eine weitere Zahlung erwarten. In diesem Fall bleibt der Offene Posten mit reduziertem Betrag weiterhin im System stehen.
• Vorgangshistorie - Hier erhalten Sie eine Übersicht über die Forderung und die bisher erfolgten Zahlungen.

Zahlungen buchen

Um die Zahlung (oder mehrere aufgelaufene Zahlungen) zu buchen, klicken Sie auf den Befehl Zahlen im Menüband.

Es erscheint der Dialog „Zahlungen verbuchen“, der Ihnen anzeigt, wie viele Rechnungen manuell verbucht und wie viele per DTA eingezogen werden.

Über einen Klick auf das Symbol "gibt es die Möglichkeit, die Zahlungsliste als Datei zu speichern. Dabei erscheint ein neuer Dialog „Zahlungsliste exportieren“, der Ihnen die Auswahl mehrerer Formate, des Dateinamens und des Speicherortes erlaubt und es Ihnen überlässt, ob die Spaltentitel gedruckt werden sollen.

Wenn unter den Zahlungen mindestens ein DTA-Vorgang ist, wird zusätzlich der Dialog „Datenträgeraustausch“ sichtbar. Dort können Sie folgende Angaben vornehmen:

• Name - Die oberen vier Felder beziehen sich auf Sie als Absender. Geben Sie hier den Kontoinhaber, den Namen Ihrer Firma an.
• Konto - Bitte geben Sie hier Ihre Kontonummer ein.
• BLZ - Bitte geben Sie hier Ihre Bankleitzahl ein.
• Text - Hier haben Sie die Möglichkeit, weiteren Text einzugeben.
• Datei - Hier können Sie den Speicherort wählen.
• "Dateien" - Über dieses Symbol können Sie einen anderen Speicherort wählen.
• Gedruckt wird - Hier haben Sie die Wahl, ob ein Begleitschreiben zur dta-Datei, eventuell auch mit Kopien, gedruckt werden soll.
• "Y" - Wählen Sie einen Drucker für das dta-Begleitschreiben sowie eventuelle Kopien aus.

Klicken Sie auf grünen OK-Haken, um den Vorgang abzuschließen. Sollte ein für LIDIS erkennbarer Fehler in den Bankdaten vorliegen, erscheint ein Dialog, in dem Sie Korrekturen vornehmen können. Dann werden die Vorgänge gebucht und aus der OPOS-Liste entfernt.

Das Unterregister Mahnung

Unterhalb der Liste im OPOS-Register erfassen Sie Informationen für das Mahnwesen. Dabei können Sie zunächst mehrere Kunden bearbeiten, bevor Sie sie dann schließlich alles auf einmal ausdrucken. Im Unterschied zu Zahlungen müssen Sie hier nicht zwingend Eingaben vornehmen. Solange Sie mit den durch Zahlungs- und Mahnbedingungen vorgegebenen Standardwerten einverstanden sind, läuft die Mahnverwaltung weitgehend automatisch ab.

• Aktuelle Mahnstufe - Wenn ein Offener Posten irrtümlich gemahnt wurde oder Sie dem Kunden eine „Gnadenfrist“ einräumen wollen, können Sie hier die aktuelle Mahnstufe wieder reduzieren.
• Zurückgestellt - Der Vorgang wird weder bei Zahlungen noch bei Mahnungen berücksichtigt, bis das Häkchen wieder entfernt wird.
• Nächste Mahnung am - Geben Sie hier ein anderes Datum ein, wenn die nächste Mahnung zu einem anderen Zeitpunkt als bisher geplant erfolgen soll.
• "Kalender" - Wie auch an zahlreichen anderen Stellen in LIDIS hilft Ihnen der Kalender bei der Auswahl des richtigen Datums.
• Mahngebühr - Für die Kosten der Anmahnung wird ggf. eine Mahngebühr dem aktuell fälligen Betrag hinzugefügt.
• Vorlage - Wählen Sie aus der Liste die Druckvorlage aus, die für die nächste Mahnung verwendet werden soll.
• Freier Text - Mit diesem Schalter öffnen Sie den Dialog „Mahntext bearbeiten“, mit dessen Hilfe ein bequemes Editieren des freien Textes möglich ist. Ebenso können Textbausteine übernommen werden.
• Vorgangshistorie - Hier erhalten Sie eine Übersicht über die Forderung und die bisher erfolgten Zahlungen.

Mahnungen durchführen

Um Mahnungen zu drucken, wählen Sie eine entsprechende Filterung. Dabei können Sie etwa auf einen Kunden oder nur auf eine bestimmte Mahnstufe filtern. Wenn Sie keine Filterung angeben, werden zu allen fälligen Vorgängen die entsprechenden Mahnungen ausgedruckt.

Anschließend klicken Sie auf den Befehl Mahnen im Menüband. Es erscheint der Dialog „Offene Posten: Mahnen“. Darin haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Drucken - Wählen Sie hier einen der Drucker aus der Liste.
• "Y" - Wählen Sie zusätzliche Einstellungen zum Druck.
• Original-Vorl. verw. - Bei dieser Einstellung wird eine Mahnung der Stufe 1 mit der Vorlage „Normal 1“ gedruckt, eine Mahnung der Stufe 2 mit der Vorlage „Normal 2“ usw.
• Für alle Mahnungen diese Vorlage verw. - Wählen Sie hier eine Vorlage aus, die für alle angezeigten Mahnungen gelten soll.
• Duplikat drucken - Die Mahnung wird in zweifacher Ausfertigung gedruckt.
• Rechnung drucken - Es wird zusätzlich die zur Mahnung gehörende Rechnung gedruckt.
• Als Mail versenden - Wenn eine Mailadresse beim Kunden vorhanden ist, wird die Mahnungen direkt per Mail zugestellt. In den Automatik- und Faktur-Optionen sind dafür zuvor die passenden Einstellungen vorzunehmen.

Sobald Sie auf den grünen OK-Haken klicken, werden die Mahnungen gedruckt. Zur Sicherheit werden Sie gefragt, ob der Ausdruck korrekt erfolgt ist, damit Sie ihn gegebenenfalls wiederholen können. Wenn Sie den Druck als korrekt bestätigen, wird die Mahnstufe um eins erhöht.

Die Vorschau

Im Register Vorschau des OPOS-Fensters sehen Sie eine Liste der Offenen Posten und können diese auf Wunsch ausdrucken.

• Anzeigen - Hier können Sie zwischen einer Listenansicht aller offen Posten mit der gewählten Filterung einerseits und einer Rechnung zu einer einzelnen Position andererseits wählen.
• Druckvorlage - Wenn Sie die Rechnungsansicht gewählt haben, können Sie hier eine der Standardvorlagen oder eine von Ihnen erstellte Vorlage auswählen.
• Drucker - Wählen Sie hier den Drucker für den Vorgang.
• Alle Seiten / Nur Seite - Hier können Sie die Anzahl der zu druckenden Seiten einschränken.
• Drucken - Über diese Schaltfläche geben Sie den Startbefehl für den Druckvorgang.

Das Menüband

Mit dem Menüband „OPOS“ erhalten Sie direkten Zugang zu den wichtigsten Funktionen des Fensters. Diese Befehle stehen Ihnen zur Verfügung:

• Gruppe Zwischenablage - Einfügen, Ausschneiden, Kopieren und Rückgängig
• Gruppe Ansicht - Offene Posten und Vorschau
• Gruppe Bearbeiten - Bearbeiten, Komplett bezahlen, Zurückstellen, Zusammenfassen und Löschen
• Gruppe Vorgänge - Zahlen, Mahnen, Exportieren und Zoom
• Gruppe Ende - Fenster schließen