Optionen & Sonstiges - Die Datensicherung

Alle Daten, die mit LIDIS erfasst und verarbeitet werden, müssen Sie regelmäßig sichern. Bitte lesen Sie in einem eigenen Kapitel nach, was bei der Datensicherung unbedingt beachtet werden muss.

Sie können die Datensicherung entweder auf externen (DVDs, Bänder, Wechselfestplatten) oder auf internen Sicherungsmedien (Netzlaufwerke, zweite Festplatte, anderes Verzeichnis) erstellen. Aus Gründen der Datensicherheit sollten Sie aber zumindest eine Sicherung auf einem externen Medium aufbewahren. Grundsätzlich stehen Ihnen zwei Wege bei der Erstellung der Datensicherung zur Verfügung:

• Sie verwenden ein Sicherungsmedium, das über einen Pfadnamen angesprochen werden kann und auf das die Datenbank komplett kopiert werden kann (z.B. zweite Festplatte, Wechselfestplatte, Netzlaufwerk). In diesem Fall verwenden Sie die Option Datenbank auf zweite Festplatte kopieren.

• Sie setzen ein Sicherungsmedium ein, bei dem ein externes Programm notwendig ist, um die Datensicherung durchzuführen (Bandlaufwerk, DVD brennen). Wählen Sie in diesem Fall die Option Externes Programm starten und geben Sie den Namen des zu startenden Programms ein.

Grundlagen der Datensicherung

Alle Daten, die mit LIDIS erfasst und verarbeitet werden, werden in der Datei lidis.db (Hintergrund-Daten: info.db) auf der Festplatte gespeichert. Diese Datenbestände müssen Sie regelmäßig sichern! Denn: Kann wegen eines Fehlers der Festplatte mit dem Datenbestand nicht mehr gearbeitet werden, können Sie nur mit dem Zurückkopieren einer Datensicherung den Datenbestand wiederherstellen. Dabei ist es wichtig, dass eine aktuelle Datensicherung vorliegt, denn je älter die Datensicherung, desto mehr Daten oder Vorgänge müssen Sie nacherfassen, um wieder den aktuellen Stand der Daten zu erreichen.

Zusätzlich zur Datenbankdatei lidis.db wird auch eine sog. Log-Datei mit dem Namen lidis.log geführt. Auch diese Datei muss zwingend gesichert werden!

Gehen Sie bei der Datensicherung nach dem Großmutter-Mutter-Tochter-Prinzip vor, d.h. bewahren Sie drei Generationen Ihrer Datensicherungen auf. Erstellen Sie einmal wöchentlich (z.B. am Samstag) eine Datensicherung, die Sie möglichst getrennt von den übrigen Sicherungen aufbewahren. Nach einer Woche ersetzen Sie diese Sicherung durch eine aktuelle Sicherung.

Zudem sichern Sie täglich Ihre Daten, wobei Sie am Montag bspw. den Sicherungssatz A, am Dienstag den Sicherungssatz B und am Mittwoch wieder den Sicherungssatz A verwenden usw. (Sicherungssatz ist eine wiederbeschreibbare DVD, ein Band oder ähnliches). Damit stellen Sie sicher, dass Sie auch bei fehlerhaften Datensicherungen (z.B. aufgrund eines Defekts Ihres Sicherungsmediums) noch eine verwendbare Datensicherung zur Verfügung haben.

Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, dann können Sie auch für jeden Tag der Woche einen Sicherungssatz anlegen, so dass Sie bspw. montags immer auf den Satz „Montag“ sichern. Dadurch können Sie auch noch Ihre Daten vor weiter zurückliegenden Verarbeitungsfehler wieder herstellen.

Erstellen Sie zusätzliche Datensicherungen vor Verarbeitungsschritten, die Zustände erzeugen, die nicht wieder rückgängig zu machen sind, wie z.B. Löschen mehrerer Datensätze (Artikel, Adressen), Inventur starten oder berechnen, Jahresschluss etc.

Wichtig:
Bedenken Sie, dass ein zerstörter Datenbestand unter hohem Zeit- und Kostenaufwand wieder hergestellt werden muss!
Sichern Sie Ihren Datenbestand regelmäßig!
Sichern Sie nach dem Großmutter-Mutter-Tochter-Prinzip!
Sichern Sie Ihre Daten vor bestimmten Verarbeitungsschritten!

Datensicherung I: Daten kopieren

Klicken Sie im Menüband ganz links auf den Eintrag Datei und dann auf den Befehl Datensicherung.

Daraufhin öffnet sich der Dialog „Datensicherung“.

Wählen Sie unter Sicherungsart die Option „Datenbank auf zweite Festplatte kopieren“. Wählen Sie bei Bedarf die zusätzlichen Optionen:

• Katalog mitsichern - Diese Option bestimmt, dass die Datenbank, die die Hintergrund- bzw. Katalog-Daten enthält (info.db), ebenfalls gesichert wird (nur erforderlich, wenn Sie das Katalog-Modul einsetzen).

• Fortl. Dateinamen - Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass verschiedene Versionen Ihrer Datenbank im gleichen Verzeichnis erhalten bleiben sollen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, notfalls auch auf eine frühere Version Ihrer Daten zurückgreifen zu können. Die Datei lidis.db wird dann bei der ersten Sicherung gesichert als lidis01.db, bei der nächsten als lidis02.db usw. Die Log-Datei wird dabei mit derselben Nummer wie die zugehörige Datenbank gespeichert.

Wählen Sie unter „Sicherungsordner“ mit Hilfe des Schalters „…“ den Namen des Verzeichnisses, in dem die Daten gesichert wer-den sollen. Bei einer zweiten internen Festplatte z.B. D:\Lidis, bei einem Netzlaufwerk evtl. F:\Daten\Lidis o.ä.

Drücken Sie die ENTER-Taste oder klicken Sie auf den grünen OK-Haken, um die Datensicherung zu starten.

LIDIS startet das Hilfsprogramm dbbackup.exe, um die Datenbank und die Log-Datei zu kopieren. Dieses Programm ist in der Lage, eine Kopie der Datenbank anzulegen, obwohl sie gerade benutzt wird. Sie sehen während des Ablaufs ein CMD-Fenster.

Anschließend wird die Datei an ihren Zielort kopiert und ggf. umbenannt. Die Datensicherung ist beendet.

Datensicherung II: Externes Programm starten

Klicken Sie im Menüband ganz links auf den Eintrag Datei und dann auf den Befehl Datensicherung.

Daraufhin öffnet sich der Dialog „Datensicherung“.

Wählen Sie unter Sicherungsart die Option „Externes Programm starten“. Aktivieren Sie bei Bedarf die beiden zusätzlichen Optionen.

Tragen Sie unter Programmname mit Hilfe des Schalters „…“ den Namen des Programms ein, das gestartet werden soll. Sie können ein einzelnes Sicherungsprogramm oder auch eine Stapeldatei (Batch) aufrufen.

Drücken Sie die ENTER-Taste oder klicken Sie auf den grünen OK-Haken, um die Datensicherung zu starten.

LIDIS startet zunächst das Hilfsprogramm dbbackup.exe, um die Datenbank und die Log-Datei zu kopieren. Dieses Programm ist in der Lage, eine Kopie der Datenbank anzulegen, obwohl sie gerade benutzt wird. Sie sehen während des Ablaufs ein CMD-Fenster.

Anschließend wird das angegebene externe Programm gestartet. Dieses führt dann die eigentliche Datensicherung durch, indem es die gerade kopierten Dateien (Datenbank- und Log-Datei) auf ein Band, eine DVD oder ähnliches abspeichert. Die Datensicherung ist damit beendet.