Die Vorgänge - Der Eingang

Das Eingangsfenster fasst gleich fünf Funktionen zusammen:

• Bestellung
• Etikettierung
• Wareneingang
• Rechnungseingang
• Rückgabe

Bestellung, Etikettierung, Waren- und Rechnungseingang sind eng miteinander verbunden: die bestellten Artikel werden geliefert und müssen ins System übernommen werden, für die eingegangenen Artikel müssen Etiketten gedruckt werden, die Lieferantenrechnung muss geprüft, korrigiert und in die FiBu übernommen werden. Teillieferungen, Nachbestellungen und Rückgaben sind an der Tagesordnung.

Dies alles soll so wenig Aufwand wie möglich verursachen, d.h. Doppelerfassungen dürfen nicht notwendig sein. Beim Wareneingang ruft man einfach den Bestellvorgang auf und ändert ihn nur geringfügig ab statt alles noch einmal einzugeben. Andererseits braucht man auch nicht immer eine Bestellung, weil die Ware schon da ist und nur noch verbucht werden muss. Der Eingangsbereich von LIDIS bietet Ihnen hier höchst-mögliche Flexibilität.

Die Einführung soll Ihnen dabei helfen, dieses „Herzstück“ eines Warenwirtschaftssystems besser zu verstehen und die Zusammenhänge zu erkennen.

Das Herzstück der Warenwirtschaft

Je nach Ihrer Betriebsform und -organisation werden Sie unterschiedliche Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem stellen und nirgends ist die Bandbreite so groß wie im Bereich Bestellung - Etikettierung - Wareneingang. LIDIS stellt Ihnen alle Möglichkeiten zur Verfügung, Sie müssen nur die richtige für Sie herausfinden. Lassen Sie uns zwei typische Beispiele betrachten: Pflanzen und Hartwaren.

Beispiel Pflanzen

Beim Pflanzeneingang wird nur wenig mit angelegten Artikeln, sondern viel häufiger mit Warengruppen gearbeitet. Außerdem steht hier das Erstellen sehr vieler Etiketten im Vordergrund. Selten wird man eine Bestellung schreiben und statt dessen gleich den Eingang der Ware verbuchen wollen. Gleichzeitig sollen die Artikel kalkuliert werden, auf eine Bestandsfortschreibung wird aber wenig Wert gelegt. Schließlich ist die Rechnung des Lieferanten zu prüfen und alles an das Wareneingangsbuch zu übergeben.

Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wieder erkennen, sollten Sie sich im folgenden vor allem mit den Kapiteln Etikettierung und Rechnungseingang sowie Übergabe an die FiBu beschäftigen.

Beispiel Hartwaren

Bei Hartwaren oder im Zoobereich ist der Ablauf meist etwas anders: Eine Bestandsaufnahme am Regal wird als Bestellung erfasst und an den Lieferanten gefaxt oder gemailt. Oft liegt auch eine so exakte Bestandsfortschreibung vor, dass das Warenwirtschaftssystem eine Bestellung automatisch generieren kann. Dabei wird in hohem Maße mit angelegten Artikeln gearbeitet, die natürlich im Artikelstamm erfasst und gepflegt werden müssen. Nach Eingang der Ware werden Bestell- und Liefermengen verglichen und die Bestandserhöhung verbucht. Oft müssen weitere Teillieferungen oder die Ermittlung der genauen Preise abgewartet oder gar eine Nachbestellung erzeugt werden. Schließlich ist die Rechnung des Lieferanten zu prüfen und alles an das Wareneingangsbuch zu übergeben. Die noch zu leistenden Zahlungen müssen überwacht werden, um möglichst effektiv mit Fristen und Skonti umzugehen.

Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wieder erkennen, sollten Sie sich im Folgenden vor allem die Kapitel Bestellung, Wareneingang und Zahlungsüberwachung ansehen.

Erst bestellen, dann WE verbuchen: die klassische Variante

Bestellungs-Arten

Es gibt - wie Sie wissen - viele verschiedene Arten von Bestellungen. Die folgende Übersicht soll dazu dienen, dass Sie sämtliche Bestellfunktionen von LIDIS kennen, um die Bestellverwaltung optimal nutzen zu können. Aus der Sicht von LIDIS sind die folgenden Arten der Bestellung und des Wareneingangs möglich:

• Normale Bestellung, d.h. Sie fertigen eine Bestellung mit LIDIS an und versenden diese an den Lieferanten (oder geben dem Vertreter den Ausdruck). Legen Sie in diesem Fall eine „ganz normale“ Bestellung an, führen Sie sie aus und rufen Sie nach dem Wareneingang die Bestellung wieder auf, um sie zu verbuchen.

• Regelmäßig wiederkehrende Bestellung: Bestellungen mit einem bestimmten Bestellrhythmus brauchen Sie nur einmal anzulegen und später nur noch zu kopieren und erneut auszuführen.

• Nachbestellung: Sie kennen das: Es wurden wieder einmal nicht alle bestellten Artikel geliefert, die übrigen müssen neu bestellt werden. LIDIS erzeugt auf Wunsch automatisch eine Nachbestellung, die (zunächst) nur die nicht gelieferten Artikel enthält, ohne Erfassungsaufwand für Sie. Diese Bestellung können Sie, wie jede normale Bestellung auch, weiter bearbeiten und bei Bedarf absenden.

• Bestellung für mehrere Lieferanten: Sie können mit LIDIS eine Bestellung erzeugen, ohne wissen zu müssen, welcher Lieferant die fehlenden Artikel liefert. Geben Sie einfach die Artikelnummern ein, um die korrekte Zuordnung zu den Lieferanten kümmert sich LIDIS.

• Bestellung von Set-Artikeln: Sie stellen selbst Sets aus Artikeln Ihres Sortiments zusammen, die Sie als einen einheitlichen Artikel verkaufen. Die Komponenten eines solchen Sets werden häufig bei verschiedenen Lieferanten bezogen. Wenn Sie einen Set-Artikel in LIDIS angelegt haben, kennt LIDIS die Lieferanten für die Set-Komponenten und bestellt alle Artikel, die für die gewünschte Anzahl Sets erforderlich sind, bei den richtigen Lieferanten.

• Preisvergleich während der Bestellung: Während einer Bestellung kann LIDIS feststellen, ob Sie den Artikel auch beim preiswertesten Lieferanten bestellen. Wenn dies nicht der Fall ist, erhalten Sie eine Meldung und der preiswerteste Lieferant wird angezeigt. Voraussetzung ist allerdings, dass Preise auf dem neuesten Stand sind.

• Sofortiger Wareneingang: In diesem Fall wurde beim Bestellen nicht auf LIDIS zurückgegriffen, d.h., es ist noch keine Bestellung im System angelegt. Sie erfassen nun die eingegangenen Artikel wie eine Bestellung, verbuchen aber diese „Bestellung“ sofort als Wareneingang.

• Fax-Bestellung: Wenn Sie Ihre Bestellung nicht ausdrucken möchten, bevor Sie sie versenden, können Sie sie auch direkt vom Rechner aus faxen. Voraussetzungen: Automatik-Modul und Faxsoftware.

• Bestellung per E-Mail (dafür wird das Modul Automatik benötigt): Bestellungen an Lieferanten, die dies unterstützen, können ohne Ausdruck per E-Mail versandt werden.

• Automatische Bestellung (dafür wird das Modul Automatik benötigt): Eine Bestellung wird automatisch aufgrund eines vorgegebenen Meldebestands und einer Zielmenge erzeugt.

• Mobile Bestellung (für diese Art ist das Modul Mobile erforderlich): Die Bestellung wird mit einem Gerät zur mobilen Datenerfassung (MDE, PDA, Smartphone oder Tablet) erstellt und dann an LIDIS übertragen. Dort wird die Bestellung eingelesen, der Bestellwert errechnet und die Bestellung schließlich ausgeführt.

Ablauf von Bestellung und Wareneingang

In der Praxis liegen zwischen Bestellung und Wareneingang manchmal längere Zeitspannen. Damit Sie den generellen Ablauf einmal im Zusammenhang sehen können, wird dieser nun beschrieben:

Legen Sie zunächst eine Bestellung an. Dies kann auf vier verschiedenen Wegen passieren, nämlich indem Sie (1) die Bestellung manuell eingeben, indem Sie (2) aus Bestellvorgaben in Verbindung mit Mindestbeständen eine automatische Bestellung erzeugen lassen (Modul „Autom. Bestellung“ erforderlich), indem (3) Bestelldateien aus mobilen Geräten eingelesen werden (Modul Mobile erforderlich) oder indem Sie (4) eine alte Bestellung erneut aufrufen und kopieren.

Als nächstes erfassen Sie die zu bestellenden Artikel. Dies kann auf zwei Wegen erfolgen, nämlich (1) den Aufruf des Artikels über die Artikelnummer, die LAN, EAN oder seine Bezeichnung und (2) das Auswählen der zu bestellenden Artikel aus einer Liste, wenn ein Lieferant ausgewählt ist.

Nun ist zu entscheiden, was mit der angelegten Bestellung weiter passiert. Es gibt drei Arten, wie sie weiterverarbeitet werden kann: (1) die Bestellung wird an den Lieferanten versandt, die Lieferung der Ware wird erwartet. Oder (2) die Bestellung wird nicht versandt, sondern zur weiteren Verarbeitung gespeichert. Sie können über einen längeren Zeitraum weitere Artikel hinzufügen oder Änderungen vornehmen und die Bestellungen zu einem späteren Zeitpunkt versenden. Und schließlich gibt es (3) die Möglichkeit des sofortigen Wareneingangs, wenn Sie die Bestellung noch nicht mit dem System erstellt hatten.

Nachdem die Ware eingetroffen ist, können Sie anhand des Lieferscheins den Wareneingang verbuchen. Zu diesem Zweck rufen Sie die zuvor angelegte Bestellung wieder auf und verarbeiten Sie zu einem Wareneingang oder Teilwareneingang weiter.

Nach Aufruf eines Bestellungs- oder Wareneingangsvorgangs wird dieser angezeigt. Vergleichen Sie nun Bestellung und Lieferschein und tragen Sie bei Abweichungen die gelieferte Menge ein. Sofern keine Differenzen bestehen, können Sie die Bestellung ohne weitere Bearbeitung verbuchen.

Nachdem die gelieferten Mengen erfasst worden sind, bestimmen Sie die weitere Verarbeitung dieser Bestellung bzw. dieses Wareneingangs. Wenn Mengen und Preise korrekt und bekannt sind, können Sie den Vorgang als Rechnungseingang komplett verbuchen und ablegen. Zu diesem Zeitpunkt werden die Artikel-bestände fortgeschrieben und Soll-Umsatz und Soll-Rohgewinn er-rechnet. In diesem Fall wird der Vorgang als „erledigt“ abgelegt.

Wurden nicht alle Artikel oder nicht die richtigen Mengen geliefert, so bleibt der Vorgang noch zur Nachbearbeitung offen und Sie können später eine weitere Teillieferung erfassen, wenn die Nachlieferung eintrifft. Es kann aber auch sein, dass Sie neu bestellen müssen. Auf Wunsch können Sie dann eine neue Bestellung mit den Differenzen erzeugen lassen, die Sie weiterbearbeiten und ggf. später versenden können.

Wenn zwar die richtigen Mengen geliefert wurden, Sie aber noch nicht wissen, zu welchen Preisen, können Sie zunächst nur die Mengen verbuchen lassen (Bestandsfortschreibung), ohne dass Umsatz und Rohgewinn berechnet werden. Damit kann gewartet werden, bis die Rechnung eingegangen ist.

Die Abkürzungen: Etikettierung, Kalkulation und Rechnungskontrolle

In vielen Fällen werden Sie aber eine Bestellung gar nicht benötigen, z.B. weil Sie Ware von einer Auktion mitbringen, der Pflanzen-LKW einige Paletten Primeln ausgeladen hat oder ein Vertreter Ihnen gleich das Regal auffüllt. Sie müssen also entweder nur einen Wareneingang verbuchen (wenn Sie auf eine Bestandsführung Wert legen) oder aber auch einfach nur ein paar Tausend Etiketten drucken lassen.

Je nachdem werden Sie in diesen Fällen die Vorgangskette also mit einer Etikettierung oder einem Wareneingang beginnen.

Start mit der Etikettierung

Beim Start einer Etikettierung werden die sonst recht umfangreichen und komplexen Bedienelemente des Eingangsfenster auf das absolute Minimum reduziert: Eine Liste mit Nummer, Bezeichnung und Vk-Preis sowie eine Etikettenvorschau, in die Sie auch gleich noch zusätzliche Hinweise, Pflegetexte o.ä. eintragen können. Auf Wunsch kann auch noch der Ek erfasst werden, so dass Sie eine korrekte Rohgewinnermittlung erzielen können.

Das Schöne an dieser Methode ist, dass Sie auch solche Etikettierungen im Nachhinein in einen vollwertigen Waren- oder Rechnungseingang umwandeln können und dabei keine einzige Information noch einmal erfassen müssen! Sie erweitern den bestehenden Vorgang einfach um die fehlenden Daten und können in kürzester Zeit eine Rechnungskontrolle erzeugen sowie die Umsätze an das Wareneingangsbuch übergeben.

Start mit dem Wareneingang

Natürlich können Sie beim Erfassen eines Wareneingangs genauso komfortabel die Etikettierung miterledigen wie dies für das Beispiel oben beschrieben wurde. Aber Sie haben noch zusätzliche Möglichkeiten: Sie können für bereits im Artikelstamm angelegte Artikel (also solche mit eigener PLU) deren Bestände korrekt führen und noch nicht angelegte Positionen (sog. WG-Artikel) in den Artikelstamm übernehmen. Sie haben erweiterte Kalkulationsfunktionen zu Ihrer Verfügung. Und Sie können vorgefertigte und eigene Protokolle drucken lassen, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Platzierung der Ware erleichtern.

Auch beim Einstieg mit einem Wareneingang steht als mögliche weitere Stufe der Rechnungseingang parat, der die erfasste Ware in die Umsatzdaten und das Wareneingangsbuch übernimmt sowie eine Rechnungskontrolle erstellt.

Kurzanleitung am Beispiel Wareneingang

Wie wär's jetzt einfach mit einem kurzen Beispiel? Eine ausführliche Darstellung finden Sie in der Beschreibung der einzelnen Registerkarten und im Abschnitt Die Besonderheiten der verschiedenen Vorgangstypen.

Das Eingangsfenster öffnen

Öffnen Sie das Eingangsfenster, indem Sie im Menüband Start auf den Befehl Eingang klicken.

Einen Lieferanten auswählen oder anlegen

Wählen Sie einen Lieferanten oder legen Sie einen neuen Lieferanten an, indem Sie mit der rechten Maustaste in die Lieferantenliste klicken und den Befehl „Neuer Lieferant“ benutzen.

Einen Vorgangstyp auswählen

Wählen Sie im rechten oberen Fensterbereich „Neuer Wareneingang“ aus und bestätigen Sie die Nachfrage mit „Ja“. Sie gelangen nun automatisch zur Registerkarte „Positionen“. Dort sehen Sie im unteren Bereich eine Auswahl der Artikel des Lieferanten. Sie können diese Auswahl auch verändern, indem Sie beispielsweise auf einen anderen Lieferanten oder eine Warengruppe filtern.

Positionen anlegen

Wählen Sie nun Positionen aus, indem Sie

bei artikelgenauer Eingabe:

• Artikel, die im unteren Fensterbereich angezeigt werden, doppelt anklicken
• Artikel, die im unteren Fensterbereich angezeigt werden, mit der linken Maustaste durch Drag & Drop nach oben ziehen
• im rechten Bereich unter „Eingabe“ wahlweise folgende Daten eingeben:
  • die Artikelnummer
  • die EAN
  • die LAN (mit führendem Punkt oder Komma)
  • einen Teil der Bezeichnung
  • die Anfangsbuchstaben der botanischen Bezeichnung (z.B. „ca pe“ für „campanula persiflora“)

bei warengruppenbezogener Eingabe:

• im rechten Bereich unter „Eingabe“ die Warengruppennummer eingeben: Sie kennzeichnen eine WG-Eingabe mit
  • führender „0“ (also z.B. „0100“ für WG 100) oder mit
  • führendem „w“ („w100“ für WG 100).

Bei warengruppenbezogener Eingabe gelangen Sie nun auf die Registerkarte „Details“, wo Sie weitere Angaben zu der Position machen können. Zurück zum Register Positionen geht es über den gleichnamigen Befehl im Menüband.

Sie können aber ebenso im Register „Details“ im Textfeld „Neuer Artikel“ weitere Positionen eingeben und durch Doppelklick im linken Bereich zu einer Listendarstellung gelangen.

Abschließende Eingaben vornehmen

Wenn alle Vorgänge aufgenommen sind, wechseln Sie zur Registerkarte „Ende“. Dort können Sie einen eventuellen Gesamtrabatt eingeben, die Rechnungsadresse auswählen sowie die Zahlungsbedingungen festlegen.

Die Protokolle in der Vorschau betrachten

Sie können sich alle Ausdrucke und Protokolle, so wie sie gedruckt aussehen werden, auch über die Registerkarte „Vorschau“ ansehen. Dort können Sie unter „Anzeigen“ zwischen den Protokolltypen wählen.

Den Vorgang abschließen

Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf der Registerkarte „Ende“ auf Buchen klicken. Die Protokolle werden entsprechend der von Ihnen gewählten Optionen ausgedruckt. Wenn Sie den Vorgang zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeiten wollen, können Sie stattdessen den Vorgang auch nur Speichern.

Das Eingangsfenster

Das Eingangsfenster besteht aus sechs Registerseiten:

• Vorgänge - Vorgänge suchen, Übersichten darstellen und drucken
• Start - Vorgänge eines Lieferanten weiterbearbeiten oder neue beginnen
• Positionen - Artikel hinzufügen, Vorgänge bearbeiten
• Details - Positionen bearbeiten, Informationen einholen
• Ende - Einen Vorgang abschließen
• Vorschau - So wird der Druck aussehen

Die Titelleiste zeigt Vorgangsart, Nummer sowie den Lieferanten an. Das Menüband enthält die wichtigsten Funktionen des Eingangsfenster.

Das Register Vorgänge

Während das Register Start gleichzeitig immer nur die verschiedenen aktuellen und abgelegten Vorgänge eines einzelnen Lieferanten anzeigt, bietet das Register Vorgänge eine generelle Übersicht, die durch Filterungen auf verschiedenste Weise gestaltet werden kann.

Vorgänge suchen

Im linken oberen Bereich finden Sie die Filterkriterien. Wenn hier nichts ausgewählt ist, werden im rechten Bereich alle Vorgänge angezeigt. Da diese Ansicht jedoch meist zu unübersichtlich ist, sollten Sie Ihre Suche nach einem der folgenden Kriterien einschränken:

• Bestellnummer - z.B. von 10 bis 20 oder von 87 bis 87.
• Datum - Wenn Sie in das Feld neben „Datum“ klicken, erscheint ein Auswahlmenü, das folgende Zeit-räume anbietet: Tag, Vortag, Woche, Vorwoche, Monat, Vormonat, Jahr, Vorjahr sowie die einzelnen Monate. Selbstverständlich können Sie die angezeigten Daten auch überschreiben oder direkt mit der Eingabe eines bestimmten Zeitraums beginnen, ohne das Auswahlmenü zu benutzen.
• Lieferant - Geben hier bitte die Lieferantennummern ein, wenn Sie auf einen (oder mehrere) Lieferanten filtern möchten.
• Lieferdatum - Das Datum der voraussichtlichen bzw. bereits erfolgten Lieferung.
• Rechng.-Nr. - Die vom Lieferanten vergebene Vorgangsnummer für einen Lieferschein oder eine Rechnung.
• Filiale - Die Filiale ist über das Auswahlmenü zu wählen, das erscheint, wenn Sie in das Feld neben „Filiale“ klicken.
• Bearbeiter - Hiermit können Sie auf die von einem bestimmten LIDIS-Benutzer angelegten Vorgänge filtern.
• Notizen - Suchen Sie ein Textfragment im Notizfeld.
• Vorgangs-Typ - Hier können Sie zwischen einem der fünf Vorgangstypen wählen (Bestellung, Etikettierung, Wareneingang, Rechnungseingang und Rückgabe).
• Vorgangs-Status - Normalerweise werden die aktuellen Vorgänge angezeigt. Sie können aber auch die Muster, die Entwürfe, die erledigten oder die stornierten Vorgänge betrachten. Wenn Sie die Filterung entfernen möchten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste in den Filterbereich und wählen den Befehl „Filterung aufheben“.

Vorgänge bearbeiten

So öffnen Sie einen ausgewählten Vorgang:

Sie können den Vorgang entweder nur zur Ansicht oder zur Bearbeitung öffnen.

• Um ihn zu bearbeiten, können Sie mit der linken Maustaste doppelt auf den Vorgang klicken oder mit der rechten Maustaste da-rauf klicken und „Öffnen“ wählen.
• Um ihn zur Ansicht zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Vorgang und wählen „Ansehen“.

So bearbeiten Sie einen ausgewählten Vorgang weiter:

Um einen Vorgang weiterzuverarbeiten (z.B. aus einer Bestellung eine Rechnung zu machen), klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Vorgang und wählen Sie „Weiterverarbeiten“. Die möglichen Vorgangstypen werden angezeigt, mit einem weiteren Mausklick wird der Vorgang geöffnet.

So löschen Sie einen ausgewählten Vorgang:

Um einen nicht mehr benötigten Vorgang zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Vorgang und wählen „Löschen“.

Arbeiten mit mehreren Vorgängen

In der Vorgangsliste auf der Seite Vorgänge ist auch das Markieren mehrerer Vorgänge möglich. Auf alle markierten Vorgänge können dann einige Funktionen gleichzeitig ausgeführt werden.

Hinweis:
So markieren Sie mehr als einen Vorgang: Halten Sie die STRG-Taste gedrückt und klicken Sie auf weitere Vorgänge, um sie ebenfalls zu markieren. Oder halten Sie die UMSCHALT-Taste gedrückt und klicken Sie auf einen weiteren Vorgang. In diesem Fall werden alle Vorgänge zwischen dem ersten und zweiten markiert.

Diese Befehle sind für mehrere Vorgänge verfügbar:

• Alle Löschen: Alle markierten Vorgänge werden komplett entfernt, nachdem Sie eine Nachfrage bestätigt haben.
• Alle erledigen: Alle markierten Bestellungen werden erledigt, d.h., weitere Lieferungen dafür werden nicht mehr erwartet.

Übersichten darstellen und drucken

Sie können diese Registerseite nicht nur zum Suchen eines Vorgangs benutzen, sondern auch zur Erstellung einer Übersicht. So können Sie etwa die Eingänge in einem bestimmten Zeitraum ausdrucken, indem Sie auf diesen filtern und dann mit der rechten Maustaste in den Filterbereich klicken und „Liste drucken“ wählen.

Damit wird auf die Registerkarte Vorschau gewechselt und es erscheint eine Übersicht der Eingänge entsprechend der von Ihnen gewählten Filterkriterien. Dort haben Sie dann die Möglichkeit, einen Drucker sowie die zu druckenden Seiten zu wählen und können den Druck dann mit Liste drucken starten.

Das Register Start

Das Register Start liefert eine lieferantenspezifische Sicht auf die Vorgänge. Wählen Sie also zunächst einen Lieferanten aus. Hierzu können Sie einen oder mehrere Anfangsbuchstaben des Lieferantennamens in die obere Eingabezeile eintippen. Mit den Pfeiltasten bewegen Sie sich in der Liste, durch einfaches Klicken treffen Sie eine Auswahl.

Hinweis: Die Auswahl des Lieferanten ist lediglich eine Vorauswahl, die während der Bestellung jederzeit verändert werden kann, d.h. der Lieferant kann auch während der Bestellung gewechselt werden.

Sie können die Bestellung auch über den Eintrag „Alle Lieferanten“ erstellen. Der Vorteil dabei ist, dass Sie beliebige Artikel aufrufen können, oh-ne darauf zu achten oder wissen zu müssen, bei wem diese Artikel bezogen werden.

Sobald Sie einen Lieferanten zur Bearbeitung ausgesucht haben, zeigt LIDIS Ihnen im sog. Vorgangsbaum oben rechts Folgendes an:

• Neuen Vorgang anlegen: Sie haben die Wahl zwischen den fünf bekannten Vorgangstypen Bestellung, Etikettierung, Wareneingang, Rechnungseingang und Rückgabe.

• Aktuelle Vorgänge bearbeiten: Hier werden alle aktuellen Vorgänge mit Bezeichnung, Vorgangsnummer und Datum angezeigt.

• Archivierte Vorgänge: Sobald ein Vorgang bis zum Rechnungseingang weiterverarbeitet und als solcher gebucht wurde, erscheint ein neuer Ordner „Archivierte Vorgänge“, unterhalb dessen der Vorgang eingeordnet wird.

Rechts unter dem Vorgangsbaum sehen Sie die Detailinfos zum jeweiligen Vorgang.

Arbeiten mit der Lieferantenliste

Das Kontextmenü, das sich bei einem Klick mit der rechten Maustaste in die Lieferantenliste öffnet, bietet Ihnen diese Befehle:

• Öffnen - Das Lieferantenfenster wird mit dem gewählten Lieferanten geöffnet, um weitere Informationen darzustellen oder Änderungen vornehmen zu können.
• Neuer Lieferant - Wenn der gewünschte Lieferant noch nicht vorhanden ist, ermöglicht Ihnen dieser Befehl, einen neuen Eintrag anzulegen.
• Ansicht - Hiermit können Sie die Anzeige der Lieferantenliste an Ihre Vorlieben anpassen:
  • Einzeilig: Anzeige von Nummer, Firma und Name in einer Zeile
  • Zweizeilig: zusätzliche Anzeige der Anschrift in einer zweiten Zeile.

Mit diesen Befehlen können Sie eine übersichtlichere Darstellung der Lieferantenliste erreichen:

• Alle Lieferanten: Es werden alle Lieferanten angezeigt
• Lieferanten mit Vorgängen: Sie sehen nur Lieferanten, für die Vorgänge gespeichert sind
• Mit aktuellen Vorgängen: Nur Lieferanten mit aktuellen Vorgängen
• Aktuell offen ist: Filterung auf Lieferanten, bei denen aktuell je nach Auswahl mindestens eine Rechnung, ein Wareneingang, ein Rechnungseingang oder eine Rückgabe offen ist.
• Mit Entwürfen: Filterung auf Lieferanten mit Vorgangsentwürfen

Neue Vorgänge anlegen

Neue Vorgänge legen Sie an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag im Bereich Neuen Vorgang anlegen des Vorgangsbaums klicken. Wählen Sie zwischen diesen Befehlen:

• Anlegen - Legt einen neuen Vorgang des gewählten Typs an (wie auch ein Doppelklick auf den Vorgangstyp).
• Neuer Mustervorgang - Hier legen Sie einen Mustervorgang an, den Sie später für ähnliche Vorgänge wieder verwenden können.
• Autom. Bestellung - LIDIS erstellt einen Bestellvorschlag, den Sie weiterbearbeiten können. Für diese Funktion ist das Automatikmodul erforderlich.
• LIDIS Mobile - Legt einen neuen Vorgang an und füllt ihn mit Daten aus einem mobilen Gerät (MDE, PDA oder Tablet). Für diese Funktion ist das Modul Mobile erforderlich.

Aktuelle Vorgänge bearbeiten

Eine Bestellung, auf deren Lieferung Sie gerade warten, oder ein noch nicht abgeschlossener Wareneingang wird als aktueller Vorgang bezeichnet und befindet sich im gleichnamigen Zweig des Vorgangsbaums. Zur weiteren Bearbeitung haben Sie sehr viele Möglichkeiten:

• Bestellungen, die nur gespeichert und noch nicht abgeschickt wurden, können ergänzt und abgeschlossen werden.
• Bereits abgelegte Bestellungen können als Vorlage für eine neue Bestellung dienen, bspw. dann, wenn Sie regelmäßig fast dieselben Artikel bei einem Lieferanten bestellen.
• Ausstehende Bestellungen können erledigt werden, d.h., Sie teilen LIDIS mit, dass Sie keine weitere Lieferung mehr erwarten.
• Schließlich können Sie Bestellungen stornieren und/oder löschen.

Mit diesen Befehlen aus dem Kontextmenü für aktuelle Vorgänge steuern Sie die weitere Bearbeitung:

• Öffnen - Öffnet den Vorgang zur weiteren Bearbeitung. Es ist durchaus möglich, z.B. eine Bestellung nach dem eigentlichen Abschluss noch einmal zu öffnen und zu ergänzen. Dabei wird LIDIS eine neue Version des Vorgangs erstellen, die alte bleibt zu Vergleichszwecken ebenfalls gespeichert.
• Ansehen - Öffnet den Vorgang lediglich zur Ansicht. Es ist keine Bearbeitung möglich.
• Kopieren - Erstellt eine Kopie des Vorgangs. Das ist sehr praktisch, wenn Sie bei einem Lieferanten öfter ungefähr dieselben Dinge bestellen müssen: Lassen Sie einfach eine Kopie des alten Vorgangs erstellen! Dabei kann auf Wunsch auch noch der Vorgangstyp gewechselt werden.
• Weiterverarbeiten - Jeder Vorgang kann in einen „höheren“ Typ umgewandelt werden, also z.B. ein Wareneingang in einen Rechnungseingang oder eine Rückgabe. Die möglichen Vorgangsarten werden Ihnen angezeigt.
• Neuer Mustervorgang - Macht aus einem bereits vorhandenen Vorgang einen neuen Mustervorgang.
• Umbenennen - Wechseln Sie die Bezeichnung des Vorgangs. Dies ist vor allem für Mustervorgänge interessant, bei „normalen“ wird man es eher selten brauchen.
• Stornieren - Macht Bestandsveränderungen und Umsatzdaten eines bereits gebuchten Vorgangs wieder rückgängig. Der Vorgang wird dadurch nicht gelöscht, sondern bleibt, bspw. als Kopiervorlage, weiterhin verfügbar.
• Löschen - Der Vorgang wird entfernt, ohne die Buchungen zu verändern.

Achtung! Ein gelöschter Vorgang kann nicht mehr storniert werden!

• Erledigen - Versetzt eine Bestellung, deren Wareneingang Sie nicht mehr erwarten, in den Zustand „Erledigt“.
• LIDIS Mobile - Der Vorgang wird geöffnet und Daten aus einem mobilen Gerät (MDE, PDA, Smartphone oder Tablet) hinzugefügt. Für diese Funktion ist das Modul Mobile erforderlich.

Archivierte Vorgänge bearbeiten

Gebuchte Rechnungseingänge, Stornos und erledigte Bestellungen erhalten den Status „Archiviert“. Sie werden zunächst gespeichert um später z.B. als Kopiervorlage zu dienen.

Diese Vorgänge können nicht mehr weiter bearbeitet werden, aber es stehen die Befehle Ansehen, Kopieren, Neuer Mustervorgang, Umbenennen, Stornieren und Löschen zur Verfügung.

Arbeiten mit Filialen

Wenn Sie Filialen besitzen, ist für Sie auf der Start-Seite auch der Bereich links unten wichtig. Hier müssen Sie angeben, für welche Filiale der Vorgang gelten soll. Bei jeder Filiale (nicht jedoch bei der Zentrale) können Sie außerdem wählen, ob die Lieferung an die Zentrale erfolgen soll.

• Filiale - Hier können Sie „Zentrale“ oder die entsprechende Filiale auswählen, auf die sich der Vorgang bezieht.
• Lieferung an Zentrale - Die Grundeinstellung dieser Option erfolgt in den Filialstammdaten. Sie können diese Grundeinstellung aber hier problemlos abändern.
• Wareneingang in Zentrale - Diese Option ist nur für die FE-Version bestimmt und regelt die Buchung des Wareneingangs.
• Verkäufer / Vertreter - Geben Sie hier auf Wunsch den Verkäufer an, der die Bestellung veranlasst hat.

Hinweis: Wenn Sie „Lieferung an Zentrale“ wählen, können Sie auch Positionen für diejenigen Filialen aufnehmen, die über die Zentrale beliefert werden. Deaktivieren Sie aber das Häkchen, gilt der Vorgang nur für die gewählte Filiale.

Das Register Positionen

Sobald Sie einen Lieferanten und einen bestimmten Vorgangstyp gewählt haben, wechseln Sie automatisch zum Register Positionen, die Registerkarten Vorgänge und Start sind deaktiviert. Das Fenster ist in vier bis fünf Bereiche aufgeteilt:

• Die Positionsliste (oben)
• Die Auswahlliste (unten)
• Der Bereich Vorgang (rechts oben)
• Der Bereich Eingabe (rechts Mitte)
• Der variable Bereich (rechts unten, erscheint nur, wenn das Fenster groß genug ist)

Die Positionsliste

Die Liste im oberen Teil des Registers Positionen zeigt die Artikel an, aus denen Ihr Vorgang besteht. Sie können Menge und Bezeichnung direkt in der Liste verändern, die Zeilen- und Gesamtsummen werden sofort angepasst. Wenn Sie als Menge „0“ eingeben, wird die Zeile wieder gelöscht.

Mit dem Doppelpfeil am linken Rand können Sie die Reihenfolge der Artikel verändern. Klicken Sie mit der Maus auf einen solchen Pfeil, halten Sie die Maustaste gedrückt und schieben Sie den Artikel an seine neue Position.

Die Bedienelemente im Abschnitt Vorgang verändern die Darstellung der Artikel in der Positionsliste.

Ein Doppelklick auf eine Zeile der Liste öffnet das Detail-Register für den aktuellen Artikel. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste, wird ein sog. Kontext-Menü geöffnet. Es enthält die wichtigsten Befehle zum Bearbeiten der Artikel, man kann damit das Detail-Register öffnen oder Artikelinfos anzeigen lassen, Sonderzeilen einfügen oder auch eine Zeile löschen.

Die Positionsliste enthält grundsätzlich die Ek-Mengen der Artikel, während im Abschnitt Eingabe immer die Vk-Mengen dargestellt werden. Dies hat ausschließlich für solche Artikel eine Bedeutung, deren Ek-Gebinde nicht mit der Vk-Einheit übereinstimmt (Aufteilungsartikel). In diesem Fall wird die Ek-Menge in der Liste rot dargestellt.

Beispiel:
Sie kaufen ein Tableau mit 24 Müsli-Riegeln ein, verkaufen die Riegel aber einzeln. In den Artikelstammdaten ist ein Ek-Faktor von 24 und ein Vk-Faktor von 1 eingetragen. Wenn Sie nun diesen Artikel bestellen, geben Sie als Bestellmenge die Vk-Menge des Artikels ein, bspw. 48. Im Abschnitt Artikel steht im Mengenfeld anschließend die Zahl 48, das Mengenfeld der Bestellliste enthält dagegen die Menge in Ek-Gebinden, also 2. Diese Zahl wird rot dargestellt.

Befehle für die Positionsliste

Im Kontextmenü der Positionsliste finden Sie diese Befehle:

• Ansicht - Hier haben Sie die Wahl zwischen ein- und zweizeiliger Ansicht der Liste, wobei sich vor allem die Darstellung des Feldes Bezeichnung ändert.
• Öffnen - Öffnet den Artikelstamm mit dem aktuellen Artikel
• Auswahl - Hiermit können Sie die Auswahlliste wieder einblenden, wenn sie einmal nicht dargestellt wird.
• Ausschneiden/Kopieren/Einfügen - Ermöglicht Zwischenablage-Operationen mit dem gerade ausgewählten Text.
• Zeile einfügen - Dieser Befehl ist dazu da, Sonderzeilen anzulegen.
• Zeile löschen - löscht die markierte Position.

• Eigenschaften - Ermöglicht die Änderung diverser Zeileneigenschaften:
  • Alternative: schreibt das Wort „Alternativ:“ vor den Artikel und berechnet ihn nicht bei der Summenbildung. Damit können also Artikel gekennzeichnet werden, die man alternativ zu einer anderen Position bestellen möchte.
  • Ausblenden: lässt die Zeile grau erscheinen und in die Berechnung nicht einfließen. Beim Ausdruck wird die Position unterdrückt.
  • Kein Skonto: Die Artikel, die mit dieser Eigenschaft belegt werden, werden von der Skontoberechnung ausgenommen.
  • fett/kursiv/unterstrichen/größer: Formatierungen für den markierten Text

• LIDIS Mobile - Einlesen von mobil erfassten Daten (nur mit Modul Mobile)
• Vorschau - Direkter Wechsel zum Register Vorschau.

Die Auswahlliste

Die Liste im unteren Teil der Positionsseite enthält die Artikel, die für das Bestellen zur Auswahl stehen. Je nach den Einstellungen bei „Anzeigen“ sehen Sie hier alle Artikel oder nur ein Sortiment eines Lieferanten oder auch die Artikel einer Warengruppe. Die Auswahlliste ist nicht sichtbar, wenn Sie unter der Rubrik „Alle Lieferanten“ bestellen.

Die Auswahlliste zeigt zunächst die Artikel an, die dem gewählten Lieferanten zugeordnet sind, mit Ausnahme derjenigen Artikel, die gesperrt oder zur Bestellung gesperrt sind. Sollte der Lieferant nicht der „aktive“ Lieferant eines Artikels sein, wird dieser in Grau dargestellt. Oft können Sie die Anzeige durch Auswahl eines Sortiments weiter einschränken.

Eine weitere Möglichkeit ist die Anzeige eines Suchergebnisses: Bei dieser Option wird das Ergebnis der letzten Suche im unteren Fenster dargestellt.

Positionsliste und Auswahlliste müssen sich den linken Teil des Registers teilen, sie können die Platzaufteilung aber auf Wunsch ändern. Bewegen Sie die Maus auf den Streifen zwischen den beiden Listen. Der Mauszeiger wird zu einem Doppelpfeil. Klicken Sie jetzt auf die linke Maustaste und halten Sie sie fest. Bewegen Sie die Maus auf- oder abwärts. Wenn Sie das Positionsfenster maximal ausdehnen, wird das Auswahlfenster entfernt.

Die Auswahlliste enthält auch die Spalten „Mindestbestand“ und „Empf. Bestellmenge“ bzw. „Zielmenge“. Diese Spalten zeigen die Werte für die Autom. Bestellung an, die Sie in den Artikel-Stammdaten erfassen können. Es ist durchaus sinnvoll, Mindestbestände und Bestellmengen auch dann zu erfassen, wenn Sie nicht mit der Autom. Bestellung (im Modul Automatik enthalten) arbeiten wollen. Sie können die Werte, da sie hier in der Auswahlliste angezeigt werden, auch als Anhaltspunkt für die manuelle Bestellung nehmen. Ob „Empf. Bestellmenge“ oder „Zielmenge“ angezeigt wird, bestimmen Sie, ebenso wie den zu verwendenden Zeitraum, in den Optionen der Autom. Bestellung.

So wählen Sie einen Artikel aus
Hierzu gibt es vier Möglichkeiten:

• Menge & ENTER - Sie können die Auswahlliste mit den Pfeiltasten Auf und Ab durchlaufen. Wenn Sie zu einem Artikel kommen, den Sie aufnehmen wollen, drücken Sie einfach die ENTER-Taste. Wollen Sie eine andere als die vorgegebene Menge bestellen, ändern Sie zunächst die Menge in der Auswahlliste und betätigen dann erst ENTER. Der Artikel wird dadurch mit der gewünschten Menge bestellt, die Anzahl in der Auswahlliste wechselt wieder auf den ursprünglichen Wert.
• Doppelklick - Wählen Sie den gewünschten Artikel aus der Auswahlliste durch Doppelklick.
• Drag & Drop - Wählen Sie den gewünschten Artikel aus der Auswahlliste durch Hochziehen mit der linken Maustaste in die obere Bestellliste.
• Eingabefeld - Tragen Sie die Artikelnummer (oder WG, EAN, LAN, Bezeichnung) in das Feld „Artikel“ im Bereich Eingabe auf der rechten Seite ein. Hier gelangen Sie mit den Plus- und Minustasten des Nummernblocks von einem Feld ins andere und bestätigen mit der ENTER-Taste.

So ändern Sie nachträglich die Werte in der Liste:

• Menge und Ek netto können durch einfaches Klicken markiert werden. Sobald sie markiert sind, können die Werte überschrieben werden.
• Um weitere Werte zu ändern, wechseln Sie bitte in das Register Details, indem Sie beispielsweise doppelt auf die Position klicken.

Kontextmenü der Auswahlliste

• Ansicht - Hier haben Sie die Wahl zwischen ein- und zweizeiliger Ansicht der Liste, wobei sich vor allem die Darstellung des Feldes Bezeichnung ändert.
• Öffnen - Öffnet den Artikelstamm mit dem aktuellen Artikel.
• Ausblenden - Damit können Sie die Anzeige der Auswahlliste beenden, wenn Sie diese gerade nicht mehr benötigen.
• Alle übernehmen - Alle Artikel, die gerade in der Auswahlliste zu sehen sind, werden in den Vorgang übernommen. Damit können Sie also Suchergebnisse oder Bestellvorschläge komfortabel in Ihre Bestellung einfügen.

So passen Sie das Layout der Listen an

Wie bei anderen Fenstern auch können Sie beim Eingangsfenster das „Layout“ der verschiedenen Listen Ihren Wünschen anpassen:

• Spaltenbreite - Bewegen Sie die Maus in die Titelzeile der Positions- oder Auswahlliste auf den Trennstrich zwischen zwei Spaltentiteln. Der Mauszeiger wechselt zu einem Doppelpfeil. Klicken Sie auf die linke Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Bewegen Sie nun die Maus hin und her, um die gewünschte Spaltenbreite einzustellen.

• Anordnung d. Spalten - Bewegen Sie die Maus in die Titelzeile der Positions- oder Auswahlliste auf einen Spaltentitel. Klicken Sie auf die linke Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Der Spaltenhintergrund wird schwarz und es erscheint eine graue Markierung, die die Position der Spalte anzeigt. Bewegen Sie nun die Maus hin und her, um die Markierung an die gewünschte neue Stelle zu ziehen. Lassen Sie die Maustaste los, und die Spalte wird an der neuen Position eingefügt.

• Sortierung d. Liste - Sie können die Positions- oder Auswahlliste nach jeder Spalte sortiert anzeigen lassen. Klicken Sie dazu mit der Maus in die Titelzeile der Liste auf einen Spaltentitel. Die Liste wird augenblicklich umsortiert. Es erscheint ein kleines Dreieck im Spaltentitel. Wenn Sie erneut auf denselben Spaltenkopf klicken, wird in absteigender Reihenfolge sortiert, der Pfeil zeigt dann nach unten.

Das sog. „Layout“ der Listen, also die Anordnung und Breite der Spalten, kann auf Wunsch gespeichert werden. Beim erneuten Öffnen präsentiert sich das Eingangsfenster dadurch genau so, wie es verlassen wurde. Dazu wählen Sie in den Allg. Optionen die Registerseite „Eingang“ und wählen dort bei „Listenlayout beibehalten“ (oben unter Bearbeitung) „Ja“.

Der Bereich Vorgang

Dieser Abschnitt bestimmt das Erscheinungsbild der Positionsliste. Außerdem bekommen hier Sie wichtige Kenngrößen des Vorgangs angezeigt.

Oben sehen Sie möglicherweise Auswahlfelder für Filialen und Lieferanten. Das Feld Filiale erscheint nur, wenn Sie vorher im Register Start eine Filiale mit der Option „Lieferung an Zentrale“ gewählt haben. Dann können Sie in einem Vorgang Positionen sowohl für die Zentrale als auch die Filiale(n) aufnehmen.

Achtung! Hiermit wechseln Sie im Falle einer Bestellung also nicht die Filiale, zu der geliefert werden soll - das haben Sie ja bereits im Start-Register eingestellt -, sondern Sie bestimmen hier die Filiale, die Artikel bestellt. Damit ist es also möglich, für mehr als eine Filiale gleichzeitig zu bestellen, sofern diese Filialen alle über die Zentrale beliefert werden.

Das Feld Lieferanten erscheint, wenn Sie bereits Positionen von unterschiedlichen Lieferanten aufgenommen haben. LIDIS macht dann beispielsweise aus einer Bestellung an drei Lieferanten drei Einzelbestellungen.

Mit der Auswahl der Filiale und des Lieferanten ist gleichzeitig eine Filterung der Positionsliste verbunden. Sie sehen also immer nur die Positionen in der Liste, die für die gewählte Filiale und den gewählten Lieferanten zutreffen. Stellen Sie also beim Bestellen für mehrere Filialen oder Lieferanten die richtige Filiale und den richtigen Lieferanten ein, bevor Sie Positionen eingeben.

Um den Gesamtvorgang einsehen und kontrollieren zu können, gibt es auch die Einträge „Alle Filialen“ bzw. „Alle Lieferanten“. Damit wird die Filterung der Liste aufgehoben und Sie sehen alle Positionen gleichzeitig. In diesem Zustand können aber nicht weitere Artikel eingegeben werden, da LIDIS dann nicht wissen kann, für welche Filiale diese bestimmt sind.

Außerdem finden Sie hier folgende Informationen zur aktuellen Bestellung:

• Bestellwert - die Summe der Positionen (Netto-EK-Preise) unter Berücksichtigung der gewählten Filiale und des gewählten Lieferanten.
• Summe VE - Hier wird die Anzahl an Verpackungseinheiten angezeigt.
• Rohgewinn - Angabe des Rohgewinns als Betrag.
• in % - Angabe des Rohgewinns in %.
• Gewicht - Gesamtgewicht aller Positionen; Voraussetzung ist natürlich die Angabe des Gewichts im Artikelstamm. Wenn nicht alle Artikel eine Gewichtsangabe besitzen, wird die Summe der bestimmbaren Gewichte in Klammern angezeigt.

• Mindestwert - Dieses Feld zeigt Ihnen den Mindestbestellwert für den gerade eingestellten Lieferanten an, falls Sie für diesen Lieferanten in den Stammdaten einen Mindestbestellwert eingetragen haben. Dieser Wert wird ständig mit der Gesamtsumme der Rechnung verglichen und entsprechend farblich hervorgehoben:
  • Grau: Kein Wert eingetragen oder keine Vergleichsmöglichkeit vorhanden.
  • Rot: Wert noch nicht erreicht, es sollten noch weitere Positionen aufgenommen werden.
  • Grün: Mindestbestellwert erreicht.

Hinweis: Sie können im Feld Mindestbestellwert des Lieferanten auch eine nicht-numerische Eingabe vornehmen (z.B. „10 Stück“ o.ä.). Diese wird hier zwar angezeigt, kann aber nicht automatisch überwacht werden.

• Frachtfrei - Falls der Lieferant einen Bestellbetrag anbietet, bei dessen Überschreiten keine Frachtkosten mehr anfallen, können Sie diese Frachtfreigrenze ebenfalls in den Stammdaten hinterlegen. Genau wie beim Mindestbestellwert kann LIDIS während des Bestellens diese Grenze überwachen.

Der Bereich Eingabe

Der Abschnitt Eingabe ist das Regiezentrum des Registers Positionen. Hier können Sie im Schnellverfahren Artikel eingeben und haben die wichtigsten Daten im Griff. Wenn Sie einen Artikel in der Positionsliste anklicken, werden seine „Kerndaten“ sofort hier dargestellt: Artikelnummer (PLU) und Bestellmenge, Ek-Netto und Rabatt sowie Vk-Preis.

Je nach Optionseinstellung können Sie zusätzlich auch noch den Bestand des Artikels sehen. Rechts neben dem Eingabefeld für den Bestand gibt es noch ein Infofeld, das den derzeit gültigen Mindestbestand für diesen Artikel anzeigt. Außerdem können Sie beim Feld Bestellmenge eine Liste ausklappen, die alle Bestellvorschläge für diesen Artikel in den verschiedenen Zeiträumen enthält.

Sie haben die folgenden Möglichkeiten der Eingabe in diesem Abschnitt:

• Artikel - Geben Sie hier eine Artikelnummer (PLU), eine Lieferantenartikelnummer (LAN, mit führendem Punkt oder Komma), eine EAN oder eine Artikelbezeichnung ein. Natürlich ist es auch möglich, nur einen Teil der Artikelbezeichnung einzugeben. Sobald LIDIS mehrere Artikel findet, auf die die Eingabe zutrifft, erhalten Sie eine Auswahlliste.

• Menge - Sofern im Artikelstamm bei dem gewählten Artikel eine Zahl unter „VE“ eingetragen ist, schlägt LIDIS diesen Wert vor. Geben Sie hier die gewünschte Menge ein. Bei Artikeln, für die im Artikelstamm unter „Sonstiges“ Bestellmengen für bestimmte Zeiträume angegeben sind, werden diese hier angezeigt, wenn sie auf den Pfeil am rechten Rand des Felds klicken.
• Netto - Geben Sie hier ggf. einen abweichenden Ek netto ein.
• Rabatt - Geben Sie hier ggf. einen abweichenden Ra-batt ein.
• Vk-Preis - Geben Sie hier ggf. einen abweichenden Vk ein.
• Bestand - Geben Sie hier ggf. einen Bestand ein.

Eine Besonderheit bietet die Eingabe der Menge bei sog. Aufteilungsartikeln, also solchen Artikel, deren Ek-Gebinde nicht mit der Vk-Einheit übereinstimmt (Ek-Faktor ungleich Vk-Faktor). Hier enthält die Positionsliste grundsätzlich die Ek-Mengen der Artikel, während im Abschnitt Eingabe immer die Vk-Mengen stehen.

Beispiel:
Sie kaufen ein Tableau mit 24 Müsli-Riegeln ein, verkaufen die Riegel aber einzeln. In den Artikelstammdaten ist ein Ek-Faktor von 24 und ein Vk-Faktor von 1 eingetragen. Wenn Sie nun diesen Artikel bestellen, geben Sie als Bestellmenge die Vk-Menge des Artikels ein, bspw. 48. Im Abschnitt Artikel steht im Mengenfeld anschließend die Zahl 48, das Mengenfeld der Positionsliste enthält dagegen die Menge in Ek-Gebinden, also 2. Diese Zahl wird rot dargestellt.

Wollen Sie auch bei solchen Artikeln die Menge in Ek-Einheiten erfassen, geben Sie bitte hinter der Zahl ein Sternchen ein.

Wenn Sie im Mengenfeld statt ENTER erneut die PLUS-Taste drücken, gelangen Sie in das Feld „Netto“. Hier können Sie einen anderen als den in den Stammdaten hinterlegten Ek-Netto für diesen Vorgang eintragen - z.B. dann, wenn der Lieferant Ihnen Sonderkonditionen anbietet. Mit ENTER gelangen Sie wieder in das Feld „Artikel“, mit PLUS in das Feld „Rabatt“.

Statt des Netto-Preises können Sie hier auch einen speziellen Rabatt eingeben, der nur für diesen Vorgang gültig sein soll. Auch die Eingabe von Staffelrabatten ist an dieser Stelle möglich (z.B. „10+5“). Der Ek-Netto wird automatisch angepasst.

Wenn Sie im Rabattfeld ein „N“ oder den Text „Netto“ eingeben, wirkt sich dies zunächst einmal wie die Vergabe eines Rabattes von 0% (kein Rabatt, Brutto gleich Netto) aus. Zusätzlich wird dieser Artikel aber auch beim Berechnen des Gesamtrabatts auf die Bestellsumme übergangen. Mit ENTER oder PLUS gelangen Sie zurück zu „Artikel“.

In Betrieben ohne direkten Kassenanschluss (also bei so genannter „offener Warenwirtschaft“) ist vielfach die Methode in Gebrauch, die Artikelbestände beim Bestellen oder beim Wareneingang zu erfassen. Um herauszufinden, welche Anzahl eines Artikels bestellt werden soll, muss ja sowieso der aktuelle Bestand ermittelt werden. Geben Sie hier den Bestand ein, den Sie gezählt haben und drücken Sie ENTER.

Während Sie sich im Bereich Eingabe befinden, können Sie selbstverständlich auch in der Positionsliste navigieren:

• UMSCHALT+PFEIL AUF - Eine Zeile nach oben wechseln.
• UMSCHALT+PFEIL AB - Eine Zeile nach unten wechseln.
• STRG+PFEIL AUF - Die aktuelle Zeile nach oben schieben.
• STRG+PFEIL AB - Die aktuelle Zeile nach unten schieben.

Bei der Auswahl eines Artikels zum Bestellen werden verschiedene Sonderfälle überprüft. Falls erforderlich wird eine Warnung angezeigt, bspw. dann, wenn ein Artikel bereits in der Bestellung enthalten oder zum Bestellen gesperrt ist.

So geben Sie effektiv eine große Zahl von Positionen ein

Sie können nach der Eingabe der Artikelnummer etc. sofort die ENTER-Taste drücken. Dadurch wird der Artikel mit der Standardmenge in die Positionsliste übernommen. Diese Standardmenge wird durch eine von zwei Eingaben in den Artikelstammdaten bestimmt:

• Falls Sie Mindestbestände und Zielmengen (bzw. Empf. Bestell-mengen) für diesen Artikel und den aktuellen Bestellzeitraum an-gelegt haben, wird die sich daraus ergebende Bestellmenge vorgeschlagen.
• Wenn nicht, wird die Standardbestellmenge durch den Eintrag VE in den Artikelstammdaten definiert. Dies ist diejenige Anzahl Artikel, die mindestens abgenommen werden muss.

Wenn Sie nicht diese Standardmenge, sondern eine andere Menge wünschen, drücken Sie statt der ENTER-Taste die PLUS-Taste im Nummernblock am rechten Rand der Tastatur. Sie gelangen in das Feld Menge und können dort eine neue Bestellmenge eingeben. Im dazugehörenden Listenfeld werden die Bestellvorschlagsmengen für verschiedene Bestellzeiträume angezeigt. Sie öffnen diese Liste durch einen Klick auf den kleinen Pfeil oder indem Sie ALT+PFEIL AB drücken.

Tipp: Mit der PLUS-Taste gelangen Sie immer ins nächste Feld des Bereichs Eingabe, mit der MINUS-Taste ein Feld zurück. Diese beiden Tasten bringen Sie von allen Stellen des Registers aus direkt in das erste bzw. letzte Feld dieses Abschnittes.

Drücken Sie nach der Eingabe einer Menge ENTER, wird die Menge in die Positionsliste übernommen und Sie gelangen zurück zum Feld „Artikel“, in dem Sie sofort die nächste Artikelnummer erfassen können.

Dieser Turnus (PLU eingeben, PLUS-Taste, Menge eingeben, ENTER) stellt die schnellste und effektivste Möglichkeit dar, in LIDIS zu bestellen - vorausgesetzt, Sie haben Ihre Artikelnummern im Kopf oder können Sie von einer Liste ablesen. Die so im „Schnellverfahren“ erstellte Bestellung kann natürlich in einem zweiten Durchgang noch einmal kontrolliert und korrigiert werden.

So suchen Sie nach Artikeln

Außer den oben genannten Eingaben im Feld Artikel, mit denen Sie gezielt einen Artikel angeben, können Sie auch nach Artikeln suchen:

• Suche nach Bezeichnung: Geben Sie z.B. „Dünger“ ein. LIDIS zeigt dann eine Liste aller Artikel, die in der Bezeichnung das Wort „Dünger“ beinhalten, auch z.B. „Rasendünger“.
• Suche nach botanischer Bezeichnung: Geben Sie hierzu die ersten 2 oder 3 Buchstaben des ersten Wortes, ein Leerzeichen und einige Buchstaben des zweiten Wortes ein, z.B. „ca pe“ für „campanula persiflora“.

Hinweis: Die Eingabe der Buchstaben „L“, „M“, „N“ und „T“ führen jeweils zur Erstellung einer sog. Sonderzeile. Wenn Sie also eine Bezeichnung suchen, die mit einem dieser Buchstaben beginnt, geben Sie bitte noch zusätzliche Buchstaben ein, damit die Textsuche und nicht die Sonderzeilenfunktion aktiviert wird.

Der variable Bereich

Unterhalb des Bereichs „Eingabe“ gibt es einen weiteren variablen Bereich, dessen Inhalt mit Hilfe der rechten Maustaste gewählt werden kann:

• Lieferanten und Preise - Hier werden die Preise eines Artikels dargestellt. Sofern zu einem Artikel verschiedene Lieferanten existieren, lassen sie sich die Preise so einfach vergleichen.
• Filialen - Wenn Sie den Wareneingang mehrerer Filialen überprüfen müssen, sollten Sie die Filialliste einblenden, die Ihnen anzeigt, für welche Filialen der gewählte Artikel vorgesehen ist.
• Bild - Hier kann auch das in den Stammdaten hinterlegte Bild gezeigt werden.
• FiBu - Warengruppe, Mwst.-Satz, Konto und Kostenstelle der aktuellen Zeile werden angezeigt.
• Vorgänge - Bei der Poolbearbeitung sehen Sie hier die komplette Bestell- und Lieferhistorie des aktuellen Artikels.

Sonderzeilen

Zwischen die Artikelzeilen können Sie auch noch andere Informationen in die Bestellung einfügen.

Hinweis: Sonderzeilen werden normalerweise fett gedruckt, um sie besser von normalen Artikelzeilen unterscheiden zu können (kann in den Optionen geändert werden).

Text

Sie können zwischen die Artikel beliebige Textzeilen einfügen, bspw. Mitteilungen an den Lieferanten, Lieferbedingungen o.ä. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Geben Sie im Feld „Artikel“ des Abschnitts Eingabe ein „T“ (für Text) ein. Sie können auch den Befehl Zeile einfügen, Text aus dem Kontextmenü wählen, das Sie bei einem Klick mit der rechten Maustaste in die Positionsliste erhalten.

Der Dialog „Text einfügen“ wird geöffnet. Er stellt die zur Verfügung stehenden Textbausteine dar (Textbausteine erfassen Sie in den Allgemeinen Stammdaten).

Wählen Sie die Textbausteingruppe, die Sie benötigen. Welche Gruppe hier normalerweise angezeigt wird, können Sie in den Eingangsoptionen bestimmen.

Suchen Sie mit den Pfeiltasten oder der Maus den gewünschten Text aus und klicken Sie auf den grünen Ok-Haken. Der Textbaustein wird als eigene Zeile in die Positionsliste eingefügt. Anschließend können Sie den Text im Bezeichnungsfeld der Liste beliebig abändern und formatieren.

Eine schnellere Eingabe erreichen Sie durch die Kenntnis der Nummer desjenigen Textbausteins, den Sie einfügen wollen. Diesen geben Sie einfach im direkten Anschluss an den Buchstaben „T“ in das Feld „Nummer“ ein. Beispiel: „T3“ fügt den Textbaustein mit der Nummer 3 in die Positionsliste direkt und ohne Umweg über den Dialog ein.

Tipp:
Sie sollten alle Texte, die Sie öfter beim Bestellen benötigen, als Textbaustein anlegen. Verwenden Sie dazu möglichst die Textbausteingruppe „Eingang“ und stellen Sie diese als bevorzugte Gruppe in den Optionen ein. So erreichen Sie einen schnellstmöglichen Zugriff auf die Textbausteine.
Um die Nummern Ihrer Textbausteine im Überblick zu haben, können Sie diese auch ausdrucken.

Rabatt und Bonus

Wenn Sie nur auf einige Artikel, nicht aber auf alle, Rabatt bekommen, können Sie hinter den zu rabattierenden Zeilen eine Rabattzeile einfügen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Rabatt oder Bonus zu erfassen:

Geben Sie im Feld „Artikel“ des Bereichs Eingabe ein „R“ (für Rabatt) ein. Sie können auch den Befehl Zeile einfügen, Rabatt aus dem Kontextmenü wählen, das Sie bei einem Klick mit der rechten Maustaste in die Positionsliste erhalten.

Der Dialog „Rabatt“ wird geöffnet. Er ermöglicht Ihnen die Eingabe eines Prozentsatzes oder Betrags.

Um einen Betrag (also einen Bonus) einzugeben, drücken Sie einfach die Taste PFEIL AB, während Sie sich im Eingabefeld befinden oder klicken Sie auf das Auswahlfeld „Bonus“. Nach Bestätigen des Dialogs wird der Rabatt oder Bonus in die Positionsliste eingefügt.

Naturalrabatt

Als Naturalrabatt werden Einheiten eines Artikels bezeichnet, die man vom Lieferanten zusätzlich und unentgeltlich zur bezahlten Bestellmenge erhält. Beispiel: Für 20 Blumentöpfe gibt's einen extra. Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Naturalrabatt zu erfassen:

Fügen Sie auf eine beliebige Art und Weise einen Artikel der Positionsliste hinzu. Geben Sie diejenige Anzahl als Menge ein, die Sie bezahlen müssen. Achten Sie darauf, dass der Artikel, den Sie mit einem Naturalrabatt versehen wollen, der „aktuelle“ Artikel ist, dass Sie also nicht zwischenzeitlich zu einem anderen Artikel gewechselt haben.

Geben Sie im Feld „Artikel“ des Abschnitts Eingabe ein „N“ (für Naturalrabatt) ein. Sie können auch den Befehl Zeile einfügen, Naturalrabatt aus dem Kontextmenü wählen, das Sie bei einem Klick mit der rechten Maustaste auf den Artikel in der Positionsliste erhalten.

In die Positionsliste wird eine neue Zeile mit dem Text „Naturalrabatt LAN“ (für LAN steht die Lieferantenartikelnummer des Artikels) und der Menge „1“ eingefügt. Wenn Sie eine andere Anzahl wünschen, korrigieren Sie das Mengenfeld anschließend in der Positionsliste. Der Bestellwert wird durch diesen Vorgang nicht verändert, da Sie die Naturalrabatt-Artikel ja unentgeltlich erhalten. Die Erhöhung des Rohgewinns durch den Naturalrabatt wird aber berücksichtigt.

Für eine schnellere Eingabe ist es auch möglich, die Menge des Naturalrabatts gleich im Anschluss an das N mit einzugeben. Bsp.: „N3“ fügt eine Naturalrabattzeile mit der Menge 3 ein.

Artikeltext

Wenn Sie einen Artikel aus dem Stamm einfügen, wird davon nur der normale Artikeltext angezeigt. Möchten Sie weitere bei diesem Artikel hinterlegte Texte zur Bestellung hinzufügen, verwenden Sie dazu den Befehl Artikeltext.

Fügen Sie auf eine beliebige Art und Weise einen Artikel der Positionsliste hinzu. Dabei muss es sich um einen angelegten Artikel handeln, nicht um einen WG-Artikel.

Wählen Sie den Befehl Zeile einfügen, Artikeltext aus dem Kontextmenü, das Sie bei einem Klick mit der rechten Maustaste auf den Artikel in der Positionsliste erhalten.

Es öffnet sich ein weiteres Untermenü, das Ihnen die Inhalte der Felder Bezeichnung, Bontext, Etikettentext und Beschreibung sowie der drei frei benennbaren Felder (Freies Feld 1, Freies Feld 2, Artikeltext 2) des aktuellen Artikels anzeigt. Klicken Sie auf den gewünschten Text.

Der Text wird in der nächsten Zeile eingefügt.

Hinweis: Mit der Optionseinstellung „Langtext“ ist es möglich, ein bestimmtes Artikeltextfeld automatisch hinter jedem Artikel einfügen zu lassen.

Warengruppen-Artikel

Einen sog. Warengruppen-Artikel legen Sie immer dann an, wenn Sie eine Position eingeben wollen, die nicht in Ihrem Artikelstamm enthalten ist. Dazu können Artikel gehören, die grundsätzlich auf Warengruppen-ebene verbucht werden und keine eigene Artikelnummer haben (Pflanzen, Tiere) oder es können Artikel sein, die der Lieferant erst seit kurzem anbietet, so dass Sie noch keine Zeit hatten, sie Ihrem Artikelstamm hinzuzufügen.

Achtung!
Sie sollten sehr sparsam mit der Verwendung von Warengruppen-Artikeln sein und im Einzelfall überlegen, ob Sie nicht doch lieber einen Artikel anlegen (durch die Fenstertechnik von LIDIS ist dies ja sogar während des Bestellvorgangs möglich). Der Grund dafür ist, dass Sie bei Warengruppen-Artikeln nur sehr eingeschränkte Auswertungsmöglichkeiten haben (eben nur auf Warengruppenebene).

Für die Eingabe von Warengruppenartikeln gibt es folgende Möglichkeiten:

• Geben Sie im Feld im Feld „Artikel“ des Eingabebereichs ein „W“ (für Warengruppen-Artikel) oder eine „0“ ein.
• Geben Sie dort die Warengruppennummer mit führender „0“ ein, also z.B. „0115“ für Warengruppe 115.
• Sie können auch den Befehl Zeile einfügen, WG-Artikel aus dem Kontextmenü wählen, das Sie bei einem Klick mit der rechten Maustaste in die Positionsliste erhalten.

Das Register Details wird geöffnet. Dort ist auch das weitere Vorgehen unter So fügen Sie Warengruppen-Artikel ein beschrieben.

Leerzeile

Eine optische Gliederung der Bestellung erreichen Sie durch das Einfügen von Leerzeilen in die Positionsliste. Dieser Befehl erlaubt auch das Eingeben ganz beliebigen Textes (unabhängig von irgendwelchen Textbausteinen), da das Bezeichnungsfeld der Leerzeile ja beliebig verändert werden kann. So gehen Sie vor:

Geben Sie im Feld „Artikel“ des Abschnitts Eingabe ein „L“ (für Leerzeile) ein. Sie können auch den Befehl Zeile einfügen, Leerzeile aus dem Kontextmenü wählen, das Sie bei einem Klick mit der rechten Maustaste in die Positionsliste erhalten.

An der aktuellen Position wird eine leere Zeile eingefügt.

Hinweis: Da ein komplett leeres Bezeichnungsfeld das Löschen der Zeile zur Folge hätte, enthält das Bezeichnungsfeld in Wirklichkeit drei Leerzeichen.

Versandkosten

Die Sonderzeile Versandkosten dient der Erfassung von Kosten, die evtl. auch auf ein anderes Fibu-Konto als Wareneinkauf gebucht werden, aber warenwirtschaftlich auf den EK verrechnet werden sollen. Sie verändern also in den LIDIS-Statistiken den (mittleren) EK und dadurch sowohl den Wareneinsatz als auch den Rohgewinn. In der Regel handelt es sich hierbei um artikelbezogene Bezugsnebenkosten, außer Versandkosten können dies z.B. auch Spesen, Versicherungs- oder Handlingskosten sein. Dabei haben Sie die freie Auswahl, wie diese Kosten in den Umsatzdaten und im Wareneingangsbuch behandelt werden sollen:

• Warengruppe
  Wenn Sie für die Zeile eine Warengruppe bestimmen, wird sie, ganz ähnlich wie ein WG-Artikel, auf diese und ein ebenfalls frei wählbares Konto gebucht. Sie können aber auch wählen, dass die Kosten auf alle anderen Artikel verteilt werden und entsprechend den Rohgewinn dieser Artikel bzw. ihrer Warengruppen verringern.
  Die Zuweisung einer Warengruppe bzw. Verteilung auf alle Warengruppen betrifft lediglich die Bewegungsdaten der Warenwirtschaft, also Ihre LIDIS-Auswertungen. Die Buchung auf eine spezielles FiBu-Konto bzw. die Verbuchung der Versandkosten auf die Eingangskonten erfolgt dadurch nicht. Diese Entscheidung treffen Sie im Eintrag Konto.
• Konto
  Um Bezugskosten auf die Wareneingangskonten der FiBu zu buchen, stellen Sie bei Konto „(Auf Eingangskonten verteilen)“ ein. Nun werden die eingegebenen Bezugskosten auf die WE-Konten gebucht. Ist dies nicht gewünscht, sondern möchten Sie die Bezugskosten auf ein spezielles FiBu-Konto buchen, so wählen Sie dieses Konto aus und ordnen Sie den entsprechenden MwSt.-Satz zu.

So erfassen Sie Versandkosten

Geben Sie im Feld „Artikel“ des Bereichs Eingabe ein „V“ (für Ver-sandkosten) ein. Sie können auch den Befehl Zeile einfügen, Versandkosten aus dem Kontextmenü wählen, das Sie bei einem Klick mit der rechten Maustaste in die Positionsliste erhalten.

Zur schnelleren Erfassung können Sie nach dem Buchstaben „V“ auch gleich eine Zahl eingeben, die als Versandkosten interpretiert wird, also bspw. „V3“, um 3 Euro Versandkosten zu erreichen. Auch die Eingabeeiner Prozentzahl ist hier möglich, mit „V5%“ erfassen Sie also bspw. 5% Versandkosten auf die letzte Position bzw. Zwischensumme.

Das Register Details wird geöffnet. Im Feld Bezeichnung wird das Wort „Versandkosten“ vorgegeben, das Sie natürlich nach Belieben abändern können.

Hinweis: Wenn Sie in den FiBu-Konten den Nebenkosten des Wareneingangs ein Konto zugeordnet haben, wird dieses Konto für die Versandkosten vorbelegt (Optionen / FiBu / Eingangskonten).

Geben Sie eine Summe ein und wählen Sie ggf. eine Warengruppe aus. Je nach Mwst.-Satz der gewählten Warengruppe bzw. dem bei der WG hinterlegten Konto wird das passende Konto voreingestellt. Sie können aber auch ein beliebiges anderes Konto aussuchen.

Wenn Sie keine Warengruppe wählen, werden die Kosten auf alle Artikel verteilt, die sich im Vorgang befinden.

Wählen Sie ein Konto aus, auf das der Betrag in der FiBu gebucht werden soll. Wählen Sie „(Auf WE-Konten verteilen)“, wenn Sie die Kosten auf alle vorkommenden Eingangskonten aufteilen wollen.

Kosten

Die Sonderzeile Kosten dient der Erfassung von reinen Kosten, die den Warenbezug nicht belasten und den Wareneinsatz nicht erhöhen sollen, also z.B. Werbemittel. Sie werden lediglich auf ein anzugebendes FiBu-Konto gebucht. In Artikel- oder WG-Auswertungen sind sie nicht enthalten und verändern auch nicht den Rohertrag. Darüber können also auch Rechnungen in LIDIS erfasst werden, die reine Kostenrechnungen sind, aber über die SEPA-Schnittstelle bezahlt und über die FiBu-Schnittstelle gebucht werden sollen.

So erfassen Sie Kosten

Geben Sie im Feld „Artikel“ des Bereichs Eingabe ein „K“ (für Kosten) ein. Sie können auch den Befehl Zeile einfügen, Kosten aus dem Kontextmenü wählen, das Sie bei einem Klick mit der rechten Maustaste in die Positionsliste erhalten.

Das Register Details wird geöffnet. Im Feld Bezeichnung wird das Wort „Kosten“ vorgegeben, das Sie natürlich nach Belieben abändern können.

Hinweis: Wenn Sie in den FiBu-Konten den Nebenkosten des Wareneingangs ein Konto zugeordnet haben, wird dieses Konto für die Versandkosten vorbelegt (Optionen / FiBu / Eingangskonten).

Geben Sie einen Betrag in das Feld Summe ein.

Wählen Sie ein Konto aus, auf das der Betrag in der FiBu gebucht werden soll und ggf. einen Mehrwertsteuersatz, falls dieser nicht schon automatisch richtig ausgewählt wurde.

Zeile löschen

Eine Artikel- oder Sonderzeile kann auch wieder aus der Positionsliste entfernt werden. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten, Voraussetzung ist dabei, dass Sie die zu löschende Zeile anwählen (mit den Pfeiltasten oder der Maus).

Klicken Sie auf den Befehl Löschen im Menüband.

Wählen Sie den Befehl Zeile löschen aus dem Kontextmenü, das sich nach einem Klick auf die rechte Maustaste in die Positionsliste öffnet.

Drücken Sie die Tastenkombination STRG+L.

Löschen Sie den Inhalt des Feldes „Menge“ in der Positionsliste und drücken Sie die Taste TAB oder eine Pfeiltaste (nur bei Artikeln).

Löschen Sie das Feld „Menge“ im Abschnitt Eingabe und drücken Sie die ENTER-Taste (nur bei Artikeln).

Löschen Sie das Feld „Bezeichnung“ in der Positionsliste komplett und drücken Sie die Taste TAB oder eine Pfeiltaste.

Achtung! Die aktuelle Zeile wird ohne Nachfrage gelöscht.

Das Register Details

Sie gelangen zur Registerkarte Details, indem Sie

• darauf klicken; es wird dann die Detailansicht der gerade markierten Position gezeigt
• oder doppelt auf eine Zeile in der Positionsliste klicken

Im linken Bereich des Fensters kann eine Detail- oder eine Listenansicht angezeigt werden. Rechts sehen Sie zusätzliche Informationen zu dem Artikel, den Sie gerade bearbeiten.

Die Detailansicht

Die Detailansicht zeigt Ihnen sämtliche im Eingang verfügbaren Informationen über genau einen Artikel an. Die Rollleiste dient zum Wechsel zwischen den einzelnen Positionen. Artikelnummer, Filiale und Konto werden nur angezeigt und können nicht verändert werden, alle weiteren Felder aber schon. Hierzu klickt man einfach in das Feld (bitte nur einmal, da Sie sonst in die Listenansicht wechseln) und überschreibt den Wert bzw. wählt aus der jeweiligen Auswahl einen Eintrag aus.

Das Feld Ek/VK-Faktor stellt das Verhältnis des Ek-Faktors zum Vk-Faktor dar. Dies ist bei Artikeln wichtig, die in einem anderen Gebinde eingekauft als verkauft werden.

Die grau hinterlegten Felder rechts unten sind - genau wie im Artikelstamm- Kalkulationsfelder. Hier können Sie mit den Tasten + und - des Nummernblocks navigieren.

Die kleine Ampel rechts oben zeigt Ihnen, ob die hier innerhalb eines Eingangsvorgangs vorgenommene Änderungen in die Stammdaten übernommen werden sollen oder nicht. Sie wird erst aktiv, wenn eine Änderung erfolgt und zeigt dann einen von zwei Zuständen an:

• Ist die Ampel rot, werden die Änderungen nicht in die Artikelstammdaten „durchgelassen“, sind also nur innerhalb des Vorgangs gültig.
• Ist sie grün, werden alle Änderungen an Texten und Preisen beim Abschluss des Vorgangs in die Stammdaten zurück geschrieben (nicht aber, wenn Sie den Vorgang ohne Speichern abbrechen).

Hinweis: Ob die von Ihnen hier vorgenommenen Änderungen normalerweise nur für den aktuellen Vorgang gelten sollen oder meist in den Artikelstamm übernommen werden sollen, können Sie mit der Option „Änderung in Stammdaten speichern“ bestimmen.

Wollen Sie das voreingestellte Verhalten ändern, klicken Sie einfach auf die Ampel und sie springt von rot nach grün um (bzw. umgekehrt).

Die Listenansicht

Um schnell aus der Detailansicht heraus eine Übersicht zu gewinnen, gibt es die Listenansicht. Sie kann über den Link „-> Liste“ rechts oben angesteuert werden oder durch Doppelklick in den Bereich. Genauso lässt sich mit dem Link „-> Details“ oder einem Doppelklick wieder zurück in die Detailansicht wechseln.

Für die Etikettierung ist dies die Standardansicht.

Arbeiten mit dem Detailsregister

In den Kontextmenüs der Detailseite finden Sie dieselben Befehle wie im Register Positionen, sehen Sie bitte dort für weitere Erklärungen nach. Außerdem stehen Ihnen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:

So fügen Sie im Register Details neue Artikel ein

Geben Sie einfach in das Feld „Neuer Artikel“ eine Artikelnummer, Warengruppe, EAN, LAN, Bezeichnung oder die ersten Buchstaben der botanischen Bezeichnung ein (Genaueres zur Eingabe und Suche finden Sie in der Beschreibung für das Register Positionen). Für Warengruppennummern geben Sie vorher ein „W“ oder eine „0“ ein, also „010“ für Warengruppe 10. Drücken Sie auf die ENTER-Taste oder klicken Sie auf Einfügen.

Bei Mehrdeutigkeiten erscheint dann auf der rechten Seite ein zusätzliches Unterregister Suche mit einer Liste der Artikel, auf die das eingegebene Kriterium zutrifft. Klicken Sie doppelt auf den gewünschten Eintrag, um ihn einzufügen.

Ganz unten links besteht die Möglichkeit, die Art der Eingabe festzulegen:

• Normal - Hier können Sie die gleichen Eingaben machen wie im Register Positionen.

• Artikel & Menge - Dies ist eine Möglichkeit, die Erfassung erheblich zu beschleunigen: Sie können ganz einfach mit der PLUS-Taste im Nummernblock oder auch dem Leerzeichen getrennt die Artikelnummer (oder WG-Nummer oder EAN, LAN oder Bezeichnung) gefolgt von der Menge (und auf Wunsch auch noch dem Preis) erfassen. So führt beispielsweise die Eingabe „1215+3“ zu einer Position mit drei Artikeln mit der PLU 1215. Genauso führt die Eingabe von „1225+10+3,95“ zu einer Position mit der PLU 1225, der Menge 10 und dem Preis von 3,95 €.
  Das gleiche gilt auf Warengruppenebene: Um eine Position mit 20 Artikeln der Warengruppe 10 zum Vk-Preis von 1,99 € zu erhalten, geben Sie beispielsweise „010+20+1,99“ ein.
• Artikel & Preis - Wie oben, nur wird als zweite Eingabe ein Vk-Preis erwartet (ggf. gefolgt von einer Menge).
• Mengeneing. für WG - Bei dieser Auswahl erscheint eine zweite Auswahlbox, aus der Sie die Warengruppe wählen können. So können Sie zügig für eine Warengruppe Mengen erfassen, ohne die WG-Nummern jedes Mal mit eingeben zu müssen. Beispiel: Eingestellt ist die Warengruppe 26, Pflanzgefäße. Die Eingabe von „2“, gefolgt von ENTER, führt zu einer Bestellung von 2 Stück des WG-Artikels 26. Die Eingabe „2+1,95“ fügt noch den Vk-Preis hinzu.

• Preiseingabe für WG - Auch bei dieser Auswahl sehen Sie die zweite Auswahlbox rechts, aus der Sie eine Waren-gruppe auswählen können und für diese zügig Preise (und in zweiter Linie Mengen) erfassen können.
• Auswahl aus WG - Auch hier wählen eine Warengruppe, deren sämtliche Artikel im rechten Teil des Fensters in einem neuen Register „Auswahl“ aufgelistet werden. Daraus können Sie per ENTER, Drag & Drop oder Doppelklick einen Artikel auswählen.
• Auswahl aus Lieferant - Sobald Sie in der rechten Auswahlbox einen Lieferanten wählen, erscheinen im rechten Teil des Fensters in einem neuen Register „Auswahl“ sämtliche Artikel des Lieferanten. Sie können dann per ENTER, Drag & Drop oder Doppelklick einen Artikel auswählen.
• Auswahl aus Suche - Wenn Sie eine Bezeichnung oder botanische Bezeichnung eingegeben haben und diese mehr als ein Ergebnis bringt, erscheint im rechten Teil der Seite ein neues Register „Suche“, in dem die Suchergebnisse aufgelistet sind. Sie können dann per ENTER, Drag & Drop oder Doppelklick einen Artikel auswählen.

So fügen Sie Warengruppen-Artikel ein

Wenn Sie keine artikelgenauen Eingaben machen wollen oder können, gibt es hier die Möglichkeit, warengruppenspezifische Daten einzugeben, ohne sich auf einen konkreten Artikel zu beziehen.

Hinweis: Bei dieser Vorgehensweise werden für Auswertungen natürlich keine artikelgenauen Daten geliefert. Damit für Bewegungsdaten auf WG-Ebene berechnet werden können, sollte zumindest der Ek Netto erfasst werden.

Die Eingabe ist sowohl in der Detail- als auch in der Listenansicht möglich. Hierbei ist die Listenansicht für schnellere Eingaben (z.B. nur WG-Nr. und Preis) vorteilhafter, die Detailansicht für die Angabe weiterer Daten.

Bitte wählen Sie die entsprechende Ansicht. Falls Sie nicht in der gewünschten Ansicht sind, genügend ein Doppelklick in den Bereich oder ein Klick auf den blauen Link rechts oben.

Wählen Sie die gewünschte Eingabeart aus dem Feld ganz links unten.

Geben Sie in das Feld „Neuer Artikel“ die Warengruppennummer mit einer führenden „0“ oder einem führenden „W“ ein, damit LIDIS diese Eingabe von einer Artikelnummer unterscheiden kann, also z.B. „0150“ für die Warengruppe 150.

Je nach Eingabeart und Ansicht können Sie nun Ihre Daten eingeben. In der Listenansicht sind das die Felder Nummer, Menge, Bezeichnung, ev. Ek- und Vk-Preis. In der Detailansicht haben Sie folgende Eingabemöglichkeiten:

• LAN - ist die Lieferantenartikelnummer, also diejenige Nummer, die der Lieferant für den gewünschten Artikel vergeben hat.
• WG - Gewicht - Geben Sie möglichst viele Informationen über den WG-Artikel ein, soweit diese bekannt sind.
• EK-Brutto - Vk-Preis - Sie können diese Kalkulationsfelder wie immer zum Berechnen der Artikelpreise verwenden. Rabatt und Standard-Rohgewinn werden - soweit vorhanden - aus den WG- und Lieferantenstammdaten vorbelegt.

Bewegen Sie sich mit der TAB-Taste von einem Feld zum nächsten. Mit ENTER gelangen Sie in die Eingabezeile zurück, um den nächsten Artikel erfassen zu können.

Die Artikel-Informationen

In der rechten Hälfte des Registers Details werden je nach Artikeltyp unterschiedliche zusätzliche Informationen angezeigt:

Etikett

Im oberen Bereich des Registers Etikett sehen Sie ein Listenfeld und zwei Textfelder:

• Vorlage - Hier können Sie wählen, welches Etikett benutzt werden soll. Zunächst wird die Druckvorlage angenommen, die in den Artikelstammdaten eingestellt ist. Wenn dort keine gewählt wurde oder bei WG-Artikeln wird die in den Eingangsoptionen gewählte Vorlage herangezogen.
• 2 Textfelder - Je nach Einstellungen in der Etikettendruckvorlage können bis zu zwei variable Texte auf das Etikett gedruckt werden. In diese Felder wird automatisch die Artikelbezeichnung, der Bontext, der Etikettentext, die Artikelbeschreibung oder auch der Inhalt eines freien Feldes übernommen. Änderungen hier wirken sich nur auf den Etikettendruck aus und werden nicht in die Stammdaten übernommen.

Im unteren Bereich wird eine Vorschau für den aktuell markierten Artikel angezeigt. Sämtliche Veränderungen, die Sie oben durchführen, werden hier sofort dargestellt.

Bild: Wenn in den Artikelstammdaten ein Bild hinterlegt wurde, ist es hier sichtbar.

Preise

Bei einem Artikel, dem mehrere Lieferanten zugeordnet sind, werden im Unterregister Preise die Ek-Preise (inklusive Staffelpreise) der verschiedenen Lieferanten aufgeführt.

Dabei wird der aktive Lieferant in blauer Schrift dargestellt, ein eventuell vorhandener günstigerer Lieferant in roter Schrift, die der aktuellen Bestell- oder Liefermenge nicht entsprechenden Staffelmengen in Grau.

Filialen

Wenn Sie für mehrere Filialen gleichzeitig bestellen, kann es sehr praktisch sein, die Bestell- bzw. Liefermengen eines Artikels für die verschiedenen Filialen auf einmal anzusehen. In dieser Liste können Sie auch Mengenangaben ändern und dadurch gleich während des Wareneingangs die Artikel auf Ihre Filialen aufteilen.

Info

Hier sehen Sie - wie im Artikelstamm - die Umsatzdaten des Artikels. Es werden alle Wareneingänge (Soll) und Umsätze (Ist) mit diesem Artikel sowie die Artikelbestände angezeigt, soweit diese Daten verfügbar sind.

Um die Anzeige auf eine bestimmte Filiale zu beschränken, wählen Sie diese aus der Liste. Sie können zwischen vorgegebenen Zeiträumen wählen oder einen beliebigen Zeitraum eingeben.

In der Anzeige der Soll-Daten (Wareneingänge) können Sie auch erkennen, ob der Artikel gerade bestellt ist (rot dargestellt). Warentransfers zwischen Filialen und Bestandsberichtigungen werden blau dargestellt. In der Anzeige der Ist-Daten (Umsätze) sehen Sie gelieferte, aber noch nicht bezahlte Artikel (auf Lieferschein verkauft) in rot dargestellt.

Suche

Hier sehen Sie die dieselben Artikel, die auch in der Auswahlliste im Register Positionen enthalten sind. Die Liste ermöglicht Ihnen eine bequeme Artikelauswahl per Drag & Drop oder Doppelklick.

Wenn Sie links unten im Feld „Neuer Artikel“ eine Angabe gemacht haben, die auf mehrere Artikel zutrifft, wird hier eine Liste dieser Artikel dargestellt.

Das Register Ende

Nachdem Sie alle Artikel in den Vorgang eingetragen haben, gehen Sie auf die Registerseite Ende.

Hinweis: In der Etikettierung gibt es diese Registerseite nicht; dort wird ein Vorgang durch Klicken auf den Befehl Ende (grüner Haken) abgeschlossen.

Oben sehen Sie die wichtigsten Daten des Vorgangs auf einen Blick: Vorgangstyp, Lieferant, Vorgangsnummer und den Warenwert (also den Gesamtbetrag des Vorgangs ohne Mehrwertsteuer und Gesamtrabatt).

Sie können einen Gesamtrabatt für den Vorgang eingeben. Hierzu können Sie entweder in das erste Feld den Prozentsatz oder in das zweite Feld den Rabattbetrag eintragen. LIDIS füllt dann das jeweils andere Feld aus und errechnet den Gesamtbetrag und die Mehrwertsteuer neu.

Hinweis: Hier sind auch Staffelprozentangaben zulässig, wie zum Beispiel „10+5“.

Wenn im Lieferantenstamm Staffelrabatte eingetragen sind, werden diese auch in dem einzeiligen Listenfeld angezeigt, welches sich öffnet, wenn Sie auf den Pfeil im Feld Gesamtrabatt klicken.

Je nach Vorgangstyp finden Sie hier noch weitere Felder wie „Bestelladresse“, „Zahlungsbedingungen“ oder „Skonto“, die im Abschnitt Besonderheiten der verschiedenen Vorgangstypen beschrieben werden.

Am unteren Rand sind einige Datumsfelder eingeblendet:

• Bestelldatum - Vorbelegt mit dem heutigen Datum.
• Voraus. Lieferdatum - Geben Sie hier das Datum ein, zu dem Sie die Lieferung erwarten. LIDIS verwendet die Angabe „Lieferzeit“ in den Lieferanten-Stammdaten zur Berechnung des voraussichtlichen Eingangsdatums.
• Rechnungsdatum - Geben Sie hier, wenn gewünscht, das Datum ein, zu dem Sie die Rechnungsstellung erwarten.

Vorgangstyp ändern

In dem großen Anzeigefenster finden Sie Informationen zum Vorgangstyp. Hier können Sie den Vorgang auch in einen anderen Typ umwandeln.

Wenn Sie beim Start des Vorgangs nicht den richtigen Typ erwischt haben oder erst während der Erfassung bemerken, dass Sie eigentlich gleich die nächste Stufe wählen könnten, haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit dazu.

Klicken Sie auf den blauen Text zur Umwandlung einer Bestellung in einen Waren- oder Rechnungseingang bzw. zur Umwandlung eines Waren- in einen Rechnungseingang.

Der Erklärungstext zeigt Ihnen noch einmal, was dabei passiert: Eine Bestellung erzeugt weder Bestandsänderungen noch Umsatzdaten. Beim Wareneingang werden die Bestände korrigiert und beim Rechnungseingang zusätzlich auch noch Umsatzdaten geschrieben und die Buchungen an das Wareneingangsbuch übergeben.

Hinweis: Wenn das Eingangsfenster nur seine minimale Größe hat, wird statt des Erklärungstextes nur ein Schalter mit dem aktuellen Vorgangstyp angezeigt. Klicken Sie ihn an, um den Typ wie oben beschrieben zu ändern.

Kopf- und Fußzeilen

Auf der rechten Seite des Fensters finden Sie die Bereiche Kopftext und Fußtext, wo Sie entweder

• einen Text manuell eingeben oder
• einen der angelegten Textbausteine über den Schalter "Kästchen mit drei Punkten" auswählen können.

In der rechten Spalte können Sie zudem wählen, bei welchem Vorgangstyp der jeweilige Text angezeigt werden soll. Klicken Sie dazu mit der linken oder rechten Maustaste in das Feld „bei Typ“ und wählen Sie einen oder mehrere Vorgangsarten aus. Wenn der Befehl „Neue Zeile“ markiert ist, wird der aktuelle Eintrag am Beginn einer neuen Zeile gedruckt, ansonsten unmittelbar im Anschluss an andere Kopf- oder Fußzeileneinträge.

Die Unterregister der Ende-Seite

Rechts unten auf der Ende-Seite finden noch zwei Register für zusätzliche Informationen Platz:

• Interne Notizen: Hier können Sie Ihre persönlichen Notizen zu dem Vorgang eintragen. Diese werden nicht auf der Bestellung, sondern nur auf den Bestellprotokollen ausgedruckt.
• Zahlung (sichtbar nur bei Waren- und Rechnungseingängen): Hier können Sie die Zahlart (manuell oder SEPA) sowie das Zahlkonto wählen. Außerdem werden die Debitorennummer und die Buchungsvorgänge, so wie sie später in die FiBu-Schnittstelle übernommen werden, hier schon einmal zur Kontrolle angezeigt.

Das Vorgangsende

Zum Abschluss eines Vorgangs gibt es zwei Möglichkeiten:

• Sie speichern den Vorgang lediglich, um ihn später weiterzubearbeiten. Hierzu klicken Sie auf Nur speichern.
• Sie schließen die aktuelle Phase des Vorgangs vollständig ab. Hierzu klicken Sie auf den Schalter mit der Bezeichnung Bestellen bzw. Buchen.

Hinweis: Ein Vorgang, der nur gespeichert wird, kann nicht gedruckt werden, es sei denn über die Vorschau als „Entwurf“.

Nachdem Sie den Vorgang abgeschlossen haben, erscheint der Dialog „Bestellung ausführen“.

Hinweis: In der Etikettierung sieht der Dialog anders aus.

Im oberen Listenfeld können Sie die Druckvorlage für das Hauptformular wählen, also je nach Vorgangsart z.B. die Bestellung oder das WE-Protokoll. Im unteren Abschnitt bestimmen Sie über Kopien des Hauptausdruckes, weitere Protokolle sowie den Ausdruck von Etiketten. Alle Werte werden aus den Eingangs-Optionen vorbelegt.

Für eine Bestellung haben Sie bspw. die Wahl zwischen:

• Normal - Der Ausdruck enthält neben LAN, Bezeichnung und einigen weiteren allgemeinen Feldern, die je nach Vorgangstyp variieren, auch mehrere Preisfelder, z.B. Ek brutto und Ek netto.
• Nur Ek netto - Von den Preisfeldern wird nur der Ek netto gedruckt.
• Ohne Preise - Es wird keines der Preisfelder gedruckt.
• Keine - Es wird keine Bestellung gedruckt.
• Weitere - Von Ihnen selbst im Designer angepasste Druckvorlagen werden in roter Farbe dargestellt.

Im Listenfeld Drucker können Sie wählen, wie die Bestellung gedruckt werden soll bzw. wie sie Ihren Lieferanten erreichen soll. Zum einen erscheinen hier alle Ihre Drucker, sofern sie in Windows angemeldet sind. Hier können Sie auch einen Fax-Druckertreiber auswählen, so dass die Bestellung sofort aus dem Computer heraus an den Lieferanten gefaxt werden kann. Bei der Bestellung gibt es zusätzlich die Möglichkeit, festzulegen, dass der Vorgang per E-Mail versendet wird (das passende Format dafür können Sie in den Lieferanten-Stammdaten festlegen).

Durch Klicken auf das Bearbeiten-Symbol öffnet sich der druckerspezifische Einstellungsdialog, in dem Sie je nach Drucker weitere Konfigurationsmöglichkeiten haben.

Kopien
Im ersten Unterregister Kopien können Sie festlegen, wie viele Kopien von dem Hauptdokument gedruckt werden sollen. Ebenso wie für das Original finden Sie hier die Möglichkeit, einen Drucker und eine Druckvorlage zu wählen.

Protokolle
Im zweiten Unterregister Protokolle, das je nach Vorgangstyp leicht variiert, entscheiden Sie, welche Protokolle neben dem Hauptdokument und seinen Kopien gedruckt werden sollen und welche Vorlagen Sie dafür benutzen möchten:

• Protokoll - Das Bestellprotokoll in der Bestellung bzw. das WE-Protokoll in Wareneingang und Rechnungseingang.
• WE-Kontrolle - Dieser Ausdruck dient zum Abgleich der bestellten mit den gelieferten Mengen vor Ort. Als Vorlage ist „Keine“, „Normal“ oder „Packliste“ wählbar.
• Rechnungskontrolle - Dieser Ausdruck dient zum Abgleich der Lieferantenrechnung. Als Vorlagen können Sie „Keine“ oder „Normal“ (sowie natürlich wie immer eine von Ihnen hinzugefügte) wählen.

Außerdem kann für die Protokolle ein eigener Drucker gewählt werden.

Etiketten
Im dritten Unterregister Etiketten legen Sie schließlich fest, ob Sie im Vorgang gleich Etiketten drucken möchten. Bei welchem Vorgangstyp standardmäßig Etiketten gedruckt werden, bestimmen Sie in den Optionen.

• Eti-Vorlage - Wenn Sie aktuell keine Etiketten drucken möchten, wählen Sie hier „keine“. Ansonsten wählen Sie eine Ihrer Vorlagen oder „automatisch“, wodurch die in der Etikettenvorschau festgelegten Etikettenvorlagen benutzt werden.
• Etiketten-Art - Bei „Artikeletiketten“ werden so viele Etiketten gedruckt, wie Sie im Feld Menge für den Artikel eingegeben haben (Liefermenge). Bei Regaletiketten wird pro Artikel nur ein Etikett gedruckt.
• Zeilen auffüllen - Bei mehrspaltigen Etikettenvorlagen haben Sie hiermit die Möglichkeit, alle eingegebenen Mengen jeweils auf eine ganze Zeile aufzurunden.
• Drucker - Hier können Sie den Etikettendrucker wählen.

Das Register Vorschau

Der Inhalt des Registers Vorschau variiert je nach vorher besuchtem Register.

Wenn Sie aus dem Register Vorgänge kommen, erscheint eine Übersicht der Eingänge, entsprechend der von Ihnen gewählten Filterkriterien. Bei „Anzeigen“ können Sie auch wahlweise auf eine Liste der in diesen Vorgängen enthaltenen Artikel umschalten.

Wenn Sie aus einem der Register Positionen, Details oder Ende kommen, erscheint eine Vorschau des auszudruckenden Belegs mit dem Schriftzug „Entwurf“.

Einstellungen im Register Vorschau

Am rechten Rand finden Sie einige Elemente zur Steuerung der Druckvorschau:

• Anzeigen - Wenn zu einem Vorgang mehrere Belege gehören, können Sie sie hier auswählen.
• Druckvorlage - Für viele Ausdrucke existieren mehrere mitgelieferte Druckvorlagen, die Sie hier einstellen können. Die meisten davon können Sie im Designer auch selbst bearbeiten. Solche eigenen Vorlagen werden in der Liste in rot dargestellt.
• Drucker - Wählen Sie hier einen der in Windows zur Verfügung stehenden Drucker aus.
• Seitenwahl - Wählen Sie „Alle Seiten drucken“, um den Ausdruck komplett zu bekommen. Für spezielle Fälle ist es auch möglich, nur einzelne Seiten aus einem umfangreichen Vorgang zu drucken. Geben Sie die Seitenzahl(en) in das Eingabefeld ein.

So ändern Sie die Daten wieder

Am schnellsten gelangen Sie wieder in den Änderungsmodus, indem Sie mit der rechten Maustaste in den Beleg klicken und aus dem Kontextmenü „Bearbeiten“ wählen.

So stellen Sie die Vergrößerung der Vorschau ein

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Vorschau und wählen Sie den Befehl „Zoom“:

• Ganze Seite - Die ganze Seite wird komplett dargestellt.
• Seitenbreite - Die Darstellung orientiert sich an dem vorhanden Platz.
• 100% - Die Darstellung erfolgt in Originalgröße.

So speichern Sie die angezeigte Artikelliste in die Filterung

Wenn Sie von der Registerseite Vorgänge kommen und bei „Anzeigen“ die Artikelliste gewählt haben, können Sie mit einem Befehl des Kontextmenüs die aktuell angezeigten Artikel in eine Filterung übernehmen und dadurch beliebig weiterverarbeiten (z.B. mit der Mehrfachbearbeitung im Artikelfenster, beim Anzeigen einer speziellen Liste im Druckfenster oder zur Erstellung von Etiketten etc.).

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die Vorschau und wählen Sie den Befehl „Artikel in Filterung“.

Das Menüband

Mit dem Menüband „Eingang“ erhalten Sie direkten Zugang zu den wichtigsten Funktionen des Fensters. Diese Befehle stehen Ihnen zur Verfügung:

• Gruppe Zwischenablage - Einfügen, Ausschneiden, Kopieren und Rückgängig
• Gruppe Ansicht - Vorgänge, Start, Positionen, Details, Ende und Vorschau
• Gruppe Schrift - Fett, Kursiv, Unterstrichen und Größer
• Gruppe Zeile - Löschen, Alternative, Ausblenden und Kein Skonto
• Gruppe Vorgang - Exportieren, Artikel aufteilen und Beenden
• Gruppe Ende - Fenster schließen

Besonderheiten beim Bestellen

Beim Bestellen treten gegenüber den anderen Vorgangsarten folgende Besonderheiten auf:

Warnungen beim Bestellen

Sobald Sie einen Artikel zum Bestellen aufrufen, nimmt LIDIS umfangreiche Überprüfungen vor, wie dieser Artikel zu behandeln ist. Dabei können Sie eine Warnung erhalten oder Sie müssen sich in manchen Fällen entscheiden, wie das Programm den Artikel behandeln soll.

Folgende Warnungen können auftreten:

Artikel ist schon in der Bestellung enthalten

Der aufgerufene Artikel ist in der aktuellen Bestellung schon enthalten. Ein Meldungsfenster mit dem Titel „Artikel schon vorhanden“ wird geöffnet.

Im oberen Abschnitt wählen Sie, wie mit dem aktuellen Fall umgegangen werden soll. Sie können den Artikel nicht bestellen oder, falls Sie ihn dennoch bestellen möchten, festlegen, ob eine neue Zeile geschrieben werden soll oder ob die Menge in der bestehenden Zeile erhöht werden soll.

Im unteren Abschnitt stellen Sie ein, wie LIDIS beim nächsten Auftreten eines solchen Falls reagieren soll. Normalerweise wird dann erneut nachgefragt, Sie können die Warnung aber auch abstellen und das Programm anweisen, alle weiteren Artikel, die bereits bestellt sind, zurückzuweisen bzw. trotzdem zu bestellen. Diese Wahl gilt für die ganze weitere Behandlung der aktuellen Bestellung.

Ansicht „Alle Filialen“ ist gewählt

So lange Sie im Bereich Vorgang die Ansicht „Alle Filialen“ eingestellt haben, ist es nicht möglich, Artikel zum Vorgang hinzuzufügen. Tun Sie es dennoch, erhalten Sie diese Warnung und die Anzeige wechselt auf „Zentrale“.

Artikel nicht vorhanden

Diese Meldung erscheint in der Statuszeile, wenn Sie eine nicht vorhandene Artikelnummer eingeben. Überprüfen Sie Ihre Eingabe.

Artikel in gewählter Filiale nicht vorhanden

Der Artikel existiert zwar, ist aber in der gerade aktuellen Filiale (siehe Bereich Vorgang) nicht angelegt, kann also für diese Filiale nicht bestellt werden. Wechseln Sie die Filiale oder ordnen Sie den Artikel in den Stammdaten der Filiale zu.

Artikel ist schon bestellt

Diese Warnung erscheint, wenn der Artikel in einer anderen Bestellung vorkommt. Durchsucht werden dabei die Bestellungs-Entwürfe (schon gespeichert, aber noch nicht abgeschickt) sowie die „ausstehenden“ Bestellungen (schon an den Lieferanten versandt, Ware aber noch nicht eingetroffen). Auch wenn der Artikel in einer teilweise gelieferten Bestellung auftaucht, selbst aber noch nicht geliefert wurde, wird die Meldung angezeigt.

Im oberen Abschnitt wählen Sie, wie mit dem aktuellen Fall umgegangen werden soll. Sie können den Artikel nicht oder trotz der Warnung bestellen.

Im unteren Abschnitt stellen Sie ein, wie LIDIS beim nächsten Auftreten eines solchen Falls reagieren soll. Normalerweise wird dann erneut nachgefragt, Sie können die Warnung aber auch abstellen und das Programm anweisen, alle weiteren Artikel, die bereits bestellt sind, zurückzuweisen bzw. trotzdem zu bestellen. Diese Wahl gilt für die ganze weitere Behandlung der aktuellen Bestellung.

Fehler beim Lesen des Artikels

Diese Meldung sollte eigentlich nicht auftreten, wenn doch, informieren Sie uns bitte!

Artikel ist gesperrt

Der aufgerufene Artikel ist gesperrt, d.h. in den Artikelstammdaten ist das Kontrollkästchen „Artikel gesperrt“ angekreuzt. Normalerweise erhalten Artikel dieses Merkmal für eine Übergangszeit, bevor sie endgültig gelöscht werden.

Sie sehen ein Warnungsfenster, das in zwei Abschnitte gegliedert ist:

• Im oberen Abschnitt wählen Sie, wie mit dem aktuellen Fall umgegangen werden soll. Sie können den Artikel nicht oder trotz der Warnung bestellen.
• Im unteren Abschnitt stellen Sie ein, wie LIDIS beim nächsten Aufruf eines gesperrten Artikels reagieren soll. Normalerweise wird dann erneut nachgefragt, Sie können die Warnung aber auch abstellen und das Programm anweisen, alle weiteren gesperrten Artikel zurückzuweisen bzw. trotzdem zu bestellen. Diese Wahl gilt für die ganze weitere Behandlung der aktuellen Bestellung.

Artikel ist zur Bestellung gesperrt

Der aufgerufene Artikel ist in der gewählten Filiale zur Bestellung gesperrt, d.h. in den Artikelstammdaten ist das Kontrollkästchen „Bestellung gesperrt“ angekreuzt.

Sie sehen ein Warnungsfenster, das in zwei Abschnitte gegliedert ist:

• Im oberen Abschnitt wählen Sie, wie mit dem aktuellen Fall umgegangen werden soll. Sie können den Artikel nicht oder trotz der Warnung bestellen.
• Im unteren Abschnitt stellen Sie ein, wie LIDIS beim nächsten Aufruf eines zur Bestellung gesperrten Artikels reagieren soll. Normalerweise wird dann erneut nachgefragt, Sie können die Warnung aber auch abstellen und das Programm anweisen, alle weiteren zur Bestellung gesperrten Artikel zurückzuweisen bzw. trotzdem zu bestellen. Diese Wahl gilt für die ganze weitere Behandlung der aktuellen Bestellung.

Aufteilungsartikel eingegeben

Sie wollen einen Artikel bestellen, der die Aufteilung eines anderen Artikels darstellt. Dies ist nicht möglich, Sie können nur den Original-Artikel bestellen. Eine Warnung weist Sie darauf hin und das Programm bestellt automatisch den Originalartikel.

Bitte beachten Sie das angezeigte Ek-Vk-Verhältnis bei der Festlegung der Bestellmenge.

VE angebrochen (xxx)!

Diese Meldung erscheint in der Statuszeile, wenn Sie eine Bestellmenge eingeben, die mit der in den Stammdaten hinterlegten VE (Verpackungseinheit) dieses Artikels kollidiert. In Klammern wird die VE angezeigt.

Beispiel: Ein Artikel hat die VE 10, d.h., sie können nur 10 Stück oder ein Vielfaches davon vom Lieferanten erhalten. Geben Sie nun als Bestellmenge 13 ein, erhalten Sie die Warnung „VE angebrochen (10)“.

Mit dem Kontrollkästchen „VE-Anbruchwarnung“ in den Lieferanten-Stammdaten können Sie (für jeden Lieferanten) bestimmen, ob LIDIS die-se Warnung anzeigen soll oder nicht.

Artikel mit Aufteilung eingegeben

Sie haben einen Artikel gewählt, den Sie in einer anderen Einheit einkaufen als Sie ihn wieder verkaufen (Ek-Faktor und Vk-Faktor sind unter-schiedlich). Eine Meldung weist Sie auf diesen Umstand hin und erinnert Sie daran, dass Sie die richtige Bestellmenge auswählen müssen.

Bei diesen Artikeln wird die Bestellmenge in der Positionsliste rot dargestellt, um darauf hinzuweisen, dass Ek-Gebinde und Vk-Einheit unter-schiedlich sind.

Aktueller Lieferant ist nicht der aktive Lieferant des Artikels

Bei diesen Artikeln wird die Bestellmenge in der Positionsliste rot dargestellt, um darauf hinzuweisen, dass Ek-Gebinde und Vk-Einheit unter-schiedlich sind.

1. Aktueller Lieferant ist ein alternativer Lieferant des Artikels.

Das bedeutet, dass Sie den gerade gewählten Lieferanten dem gewünschten Artikel zwar als Alternativ-Lieferant zugeordnet haben, er aber zur Zeit nicht der „aktive“ Lieferant ist. Es erscheint ein Meldungsfenster mit drei Wahlmöglichkeiten:

• Sie können den Artikel nicht bestellen.
• Sie können ihn bei dem aktuellen (also gerade im Bereich Vor-gang eingestellten) Lieferanten bestellen. Dadurch wird dieser zum neuen „aktiven“ Lieferanten des Artikels.

Sie können den Artikel bei seinem aktiven Lieferanten bestellen. Dies geht aber nur in Bestellungen, beim Hinzufügen von Artikeln zu Wareneingängen ist diese Möglichkeit nicht vorgesehen.

Hinweis:
Das beschriebene Verhalten tritt nur auf, wenn Sie in den Eingangsoptionen bei „Automatischer Lieferantenwechsel“ „Nein“ gewählt haben. Im anderen Fall wird LIDIS ohne Benutzereingriff den aktiven Lieferanten des Artikels auswählen und ihn gleichzeitig zum aktuellen Lieferanten des Eingangsfensters machen (es sei denn, die Option „Aktiven Lieferanten speichern“ wäre deaktiviert). Dies gilt auch dann, wenn Sie eine Bestel-lung unter der Rubrik „Alle Lieferanten“ durchführen.

2. Aktueller Lieferant ist kein alternativer Lieferant des Artikels

Das heißt, dass der gerade gewählte Lieferant mit dem gewünschten Artikel bisher nichts zu tun hatte. Es erscheint eine Meldung mit diesen Wahlmöglichkeiten:

Sie können den Artikel nicht bestellen.

Sie können ihn bei seinem aktiven Lieferanten bestellen. Die Auswahlliste schaltet auf diesen Lieferanten um. Dies geht aber nur in Bestellungen, beim Hinzufügen von Artikeln zu Wareneingängen ist diese Möglichkeit nicht vorgesehen.

Sie können den Artikel dennoch beim aktuellen Lieferanten bestellen, wenn Sie dieses in Form eines „Warengruppen-Artikels“ tun.

Sie können festlegen, dass der Lieferant beim Artikel angelegt wird. Dies geschieht, sobald die Bestellung abgeschlossen wurde. Der Lieferant wird dann auch zum aktiven Lieferanten, es sei denn, die Option „Aktiven Lieferanten speichern“ ist deaktiviert.

Alternativer Lieferant ist preiswerter

Wenn Sie einen Artikel bei seinem aktiven Lieferanten bestellen, obwohl ein alternativer Lieferant ihn preisgünstiger anbietet, erhalten Sie die Meldung „Alternativer Lieferant ist preiswerter“ in der Statuszeile. Je nach Einstellung des Kontrollkästchens „Preisüberwachung aktiv“ in den Eingangsoptionen wird das Programm...

• zu dem billigeren Lieferanten umschalten und diesen zum aktiven Lieferanten des Artikels machen („Preisüberwachung aktiv“ ist gewählt) oder...
• auf die Detail-Seite wechseln, damit Sie sich über die Lieferanten und Staffelpreise informieren und ggf. zu einem anderen Lieferanten umschalten können („Preisüberwachung aktiv“ nicht gewählt).

Auch in diesem Fall ist es so, dass die Option nicht beachtet wird, solange Sie die Bestellung unter der Rubrik „Alle Lieferanten“ durchführen. Dabei wählt LIDIS grundsätzlich den günstigsten Lieferanten aus.

Hinweis:
Natürlich kann LIDIS ein günstigeres Angebot nur erkennen, wenn die Preise aller Lieferanten, die den Artikel anbieten, im System gespeichert und auf dem neuesten Stand sind. Das automatische Erkennen des preiswertesten Lieferanten ist vor allem dann nützlich, wenn Sie die Artikelpreise aus Hintergrunddaten aktualisieren lassen (siehe Modul Katalog).

Die Bestellung abschließen

Alles Wesentliche ist bereits in der Beschreibung zum Register Ende erläutert. Falls der Lieferant mit mehreren Unteradressen bei Ihnen eingetragen ist, können Sie die gewünschte Bestelladresse aus dem einzeiligen Auswahlfeld „Bestelladresse“ auswählen. Für die Rechnungserstellung kann dann später eventuell eine andere Unteradresse verwendet werden.

Beim Abschluss der Bestellung haben Sie diese beiden Möglichkeiten:

• Bestellung erzeugen - Die Bestellung wird an den Lieferanten versandt, die Lieferung der Ware wird erwartet. Klicken Sie hierzu auf Bestellen im Register Ende.
• Nur speichern Die Bestellung wird nicht versandt, sondern zur weiteren Verarbeitung gespeichert. Sie können sie jederzeit wieder aufrufen, weitere Artikel hin-zufügen, Artikel löschen oder ändern und die Bestellung zu einem späteren Zeitpunkt versenden. Klicken Sie hierzu auf Speichern im Register Ende.

Eine vorhandene Bestellung weiterverarbeiten

Wenn Sie eine Bestellung zur Weiterverarbeitung oder zum Kopieren ausgewählt haben, werden die Artikel dieser Bestellung nach dem Vorgangsstart in der Positionsliste dargestellt. Die Auswahlliste zeigt i.d.R. die Artikel des Lieferanten an, der Lieferant der ursprünglichen Bestellung war.

Nach dem Laden der Artikel werden diese durchsucht, um zwischenzeitlich erfolgte Abweichungen zwischen den in der Bestellung hinterlegten und den im Artikelstamm gespeicherten Daten zu finden. Sie können den Fortschritt dieser Aktion in der Statuszeile verfolgen. Wenn LIDIS Unterschiede aufspürt, wird der Dialog „Bestellung korrigieren“ angezeigt.

Es gibt drei Umstände, die eine Korrektur erforderlich machen:

• Sie beziehen Artikel, die in einer alten Bestellung enthalten sind, mittlerweile von einem anderen Lieferanten. Sie bekommen die Anzahl solcher Artikel mitgeteilt und können entscheiden, wie die Bestellung korrigiert werden soll:
  • Manuell - Die Artikel werden „manuell“, also als WG-Artikel bei dem aktuellen Lieferanten bestellt.
  • Löschen - Die betroffenen Artikel werden aus der Bestellung entfernt.
  • Lieferant ändern - Die Artikel werden bei dem in den Stammdaten eingetragenen Lieferanten bestellt.
• Sie haben bei in dieser alten Bestellung enthaltenen Artikeln zwischenzeitlich den Ek-Preis geändert. Sie werden aufgefordert zu entscheiden, ob der Preis auch in der Bestellung gewechselt werden soll oder ob Sie noch zum alten Preis bestellen wollen.
• Bei in der alten Bestellung enthaltenen Artikeln bietet ein alternativer Lieferant mittlerweile einen günstigeren Preis an. Bitte wählen Sie, ob zu diesem Lieferanten umgeschaltet werden soll. Klicken Sie auf den grünen Ok-Haken oder drücken Sie die ENTER-Taste, um die ausgewählten Änderungen ausführen zu lassen.

Eine vorhandene Bestellung weiterverarbeiten

Wenn Sie Artikel von mehr als einem Lieferanten in die Bestellung eingefügt haben, werden am Vorgangsende auch automatisch mehrere Bestellungen erzeugt und gedruckt, für jeden Lieferanten eine. In diesem Fall sehen Sie auf der Ende-Seite eine Ansicht, die für jeden Lieferanten ein Symbol enthält.

Je nachdem, ob Sie auf einen der Lieferanten oder auf „Summe“ klicken, ändern sich die restlichen Angaben auf der Ende-Seite, also Bestellsumme, Rabatte etc. In dieser Ansicht können Sie auch mittels Kontextmenü bestimmen, wie mit den einzelnen Lieferanten verfahren werden soll.

Kontextmenü bei mehreren Lieferanten

Folgende Befehle hält das Kontextmenü bereit, das Sie über einen Rechtsklick auf eines der Lieferantensymbole erreichen:

• Öffnen - Das Lieferantenfenster wird mit dem jeweiligen Lieferanten geöffnet.
• Zurückstellen - Die Bestellung bei diesem Lieferanten wird noch nicht durchgeführt, die Gesamtsumme entsprechend reduziert und das Lieferantensymbol abgeblendet dargestellt. Für diesen Lieferanten wird am Vorgangsende ein Bestellentwurf er-zeugt, der später weiterbearbeitet werden kann.
• Entfernen - Sämtliche Artikel dieses Lieferanten werden aus der Bestellung entfernt.

Sets und Aufteilungen

Bei der Behandlung von Vk-Sets, Ek-Sets und Aufteilungen gibt es einige Besonderheiten:

Vk-Set bestellen

Bei der Artikeleingabe können Vk-Sets automatisch erkannt und in ihre Komponenten aufgelöst werden. Ein Vk-Set ist eine Zusammenstellung, die Sie so nicht vom Lieferanten beziehen können, die also nur auf der Vk-Seite existiert (Sie kaufen also die einzelnen Komponenten ein und verkaufen das Set).

Sie brauchen also nur die Artikelnummer eines Vk-Sets und die Anzahl Sets einzugeben und LIDIS gibt die richtige Menge der dafür benötigten Komponenten an, auch wenn diese von verschiedenen Lieferanten bezogen werden.

Geben Sie die Artikelnummer eines Vk-Sets ein. Es öffnet sich der Dialog „Set-Bestellung“. Hier geben Sie die Anzahl Sets an, die Sie bestellen wollen und klicken auf den grünen Ok-Haken.

LIDIS berechnet aus der eingegebenen Set-Anzahl und den für jedes Set benötigten Komponenten die Mengen für jede einzelne Komponente und fügt sie in den Vorgang ein. Sollte eine Komponente schon in dem Vorgang vorhanden sein, wird ihre Menge entsprechend erhöht.

Ek-Set bestellen

Auch Ek-Sets werden bei der Artikeleingabe automatisch erkannt. Dabei handelt es sich um Zusammenstellungen, die vom Lieferanten vorgenommen werden, deren Komponenten Sie aber einzeln verkaufen möchten (Sie kaufen also ein Set ein und verkaufen die einzelnen Komponenten).

Zur Kontrolle der eingegangenen Mengen wird in die Positionsliste nicht nur der bestellte Artikel (also das Set) eingefügt, sondern zusätzlich auch noch die einzelnen Komponenten. Zur Unterscheidung von normalen Artikeln werden diese eingerückt, kursiv und in grüner Farbe dargestellt.

Geben Sie die Artikelnummer eines Ek-Sets ein. Das Set und alle seine Komponenten werden eingefügt.

Die Mengenspalte enthält bei den Komponenten das Produkt aus der Bestellmenge des Sets und der im Artikelstamm hinterlegten Anzahl der Komponente im Set. Die Darstellung der Komponenten erfolgt nur in der Positionsliste sowie in internen Ausdrucken, sie werden aber nicht auf die eigentliche Bestellung gedruckt.

Aufteilungsartikel bestellen

Artikel, die Sie in Großgebinden einkaufen, um daraus Kleinpackungen selbst zu erstellen, werden Aufteilungsartikel genannt. Wenn Sie einen solchen Artikel (egal, ob Original oder Aufteilung) erfassen, wird der komplette Artikel mit allen Aufteilungen in die Positionsliste geladen. Das Original, das ja als einziges beim Lieferanten bestellt werden kann, wird dabei in normaler Farbe dargestellt, die Aufteilungen, die nur intern von Wichtigkeit sind, werden wie Setkomponenten angezeigt.

Geben Sie die Artikelnummer eines Aufteilungsartikel ein. Das Original und alle Aufteilungen werden eingefügt. Wenn Sie versehentlich nicht das Original, sondern eine Aufteilung aufrufen, schaltet LIDIS automatisch auf das Original um und Sie bekommen einen entsprechenden Hinweis.

Wenn der Artikel ein Aufteilungsschema hat (dazu benötigen Sie das Automatikmodul), werden die Mengen der Aufteilungen daraus automatisch ermittelt und in die Mengenspalte der Positionsliste geschrieben. Wie bei den Setkomponenten sehen Sie die Aufteilungen nur auf dem Bildschirm sowie in internen Protokollen, auf der Bestellung selbst erscheinen sie nicht.

Sie können den Vorschlag das Schemas aber auch abändern bzw. eine eigene Aufsplittung vornehmen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Original klicken und aus dem Kontextmenü den Befehl „Aufteilen“ auswählen. Im Dialog Aufteilungen vornehmen können Sie die aktuelle Aufteilung überprüfen bzw. korrigieren.

Mehrfachbearbeitung

Für die Positionsliste gibt es eine Reihe von Befehlen, die alle Zeilen auf einmal betreffen. Sie finden diese im Kontextmenü unter „Mehrere“:

• Ek-Steuersatz - Wählen Sie mit dem Untermenü einen Mehrwertsteuersatz aus, der für alle Positionen des Vorgangs gelten soll.
• Rabatte entfernen - Dieser Befehl entfernt alle Artikelrabatte, sodass die Einträge in Ek-Netto denen in Ek-Brutto entsprechen. Sie benötigen dies z.B. dann, wenn ein Lieferant Ihnen vorübergehend einen bestimmten Rabatt gibt, der alle bisherigen Rabatte ersetzt.
• Rabatte vereinh. - Geben Sie allen (markierten) Zeilen den Rabatt der aktuellen Zeile.
• Menge negativ - Wandelt alle Mengen in der Positionsliste in negative Werte um, bspw. für Rückgaben.
• Alle Zeilen löschen - Entfernt alle angezeigten Zeilen aus der Positionsliste.
• Liefermengen = 0 - Entfernt die Mengenvorgaben aus der Spalte „Geliefert“.
• Liefermengen = Bestellmengen - Füllt die Mengenangaben in der Spalte „Geliefert“ mit denen der Spalte „Bestellt“.
• Originale Sortierung - Stellt die ursprüngliche Sortierung des Vorgangs wieder her.

Automatische Bestellung

Wenn Sie das Automatik-Modul besitzen, haben Sie auch die Möglichkeit, sich von LIDIS automatisch einen Bestellvorschlag erstellen zu lassen. Nähere Hinweise zu diesem Thema finden Sie im Automatik-Handbuch.

• Klicken Sie im Vorgangsbaum auf der Startseite mit der rechten Maustaste auf den Eintrag „Neue Bestellung“ und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl „Autom. Bestellung“. Dabei ist es unerheblich, ob Sie vorher einen Lieferanten gewählt haben oder sich im Modus „Alle Lieferanten“ befinden.
• Der Dialog „Autom. Bestellung“ wird geöffnet und fordert Sie zur Eingabe diverser Einstellungen auf.
• Wenn Sie auf den grünen Haken klicken, erstellt LIDIS einen Bestellvorschlag und lädt ihn zur weiteren Bearbeitung in die Positionsliste.

Besonderheiten der Etikettierung

Die Eingabe

Beim Etikettieren stehen die Felder im Vordergrund, die i.d.R. auf ein Etikett gedruckt werden: Artikel- bzw. WG-Nummer, Bezeichnung, Menge und Vk-Preis sowie, je nach verwendeter Druckvorlage, weitere Textfelder wie Beschreibung, Botanische Bezeichnung oder Freie Texte.

Das Eingangsfenster zeigt nur die wichtigsten Bedienelemente an, damit Sie sich ganz auf das Etikettieren konzentrieren können. Die Bearbeitung findet normalerweise in der Listenansicht des Registers „Details“ statt. Rechts daneben zeigt das Unterregister Etikett Ihnen die Vorschau des gerade bearbeiteten Etiketts an. Im unteren Eingabebereich rufen Sie neue Artikel auf oder Sie wählen sie aus einer Lieferanten- bzw. Warengruppenliste aus. Im Kapitel Das Register Details werden sämtliche Möglichkeiten ausführlich besprochen.

Das Vorgangsende

In der Etikettierung gibt es die Registerseite Ende nicht, ein Vorgang wird durch Klicken auf den grünen Haken im Menüband Eingang abgeschlossen. Es erscheint der Dialog „Etikettierung ausführen“.

Im Listenfeld Vorlage stehen Ihnen sämtliche Standardvorlagen sowie Ihre abgeänderten und selbst erstellten Vorlagen zur Verfügung. Außerdem können Sie hier die Einstellungen „keine“ und „automatisch“ wählen:

• keine - Es werden keine Etiketten gedruckt; der Vorgang wird aber dennoch gespeichert.
• automatisch - LIDIS benutzt die Vorlage, die Sie dem jeweiligen Artikel in der Etikettenvorschau zugewiesen haben.
• (Vorlagenname) - Alle Etiketten werden mit dieser Druckvorlage gedruckt, die Einstellungen in der Etikettenvorschau werden übergangen.

Bei Etikettenart haben Sie folgende Optionen:

• Artikeletiketten - Es werden so viele Etiketten gedruckt, wie Sie im Feld Menge für den Artikel eingegeben haben.
• Regaletiketten - Es wird pro Artikel nur ein Etikett gedruckt.

Unter Drucker können Sie einen der installierten Drucker auswählen. Wenn Sie auf das Bearbeiten-Symbol klicken, öffnet sich der druckerspezifische Einstellungsdialog, in dem Sie je nach Drucker weitere Konfigurationsmöglichkeiten haben.

Schließen Sie die Etikettierung mit „Ok“ ab. Im Gegensatz zum Rechnungseingang ist ein abgeschlossener Vorgang vom Typ Etikettierung im Nachhinein immer noch im Register Start unter „Aktuelle Vorgänge bearbeiten“ sichtbar. Dies ermöglicht Ihnen jederzeit eine Wiederholung oder Weiterbearbeitung des Vorgangs, falls er nicht mehr benötigt wird, können Sie ihn einfach löschen.

Besonderheiten des Wareneingangs

Zwei Mengenfelder in der Positionsliste

Wenn Sie eine vorliegende Bestellung zu einem Waren- oder Rechnungseingang weiterverarbeiten, zeigt die Positionsliste zwei Mengenspalten an.

Dabei wird zunächst die Liefermenge mit der Bestellmenge vorbelegt, weil Sie normalerweise von Ihrem Lieferanten genau das erhalten, was Sie bestellt haben. Zur besseren Übersicht werden die Liefermengen derjenigen Artikel, die nur teilweise geliefert wurden, in Rot dargestellt.

Wenn allerdings viele Korrekturen an den Liefermengen erforderlich sein sollten, können Sie die Übersicht u.U. dadurch erhöhen, dass Sie alle Liefermengen zunächst löschen, um dann diejenigen Artikel, die tatsächlich geliefert wurden, mit ihrer genauen Liefermenge einzutragen.

Dazu geben Sie den Befehl Mehrere, Liefermengen = 0 aus dem Kontextmenü. Alle Liefermengen werden entfernt. Umgekehrt können Sie mit dem Befehl Mehrere, Liefermengen = Bestellmengen wieder alle Liefermengen mit den Bestellmengen vorbelegen.

Filialtransfer vornehmen

Wenn Sie in der Zentrale Bestellungen auch für Ihre Filialen mit erledigen, können Sie beim Wareneingang die eintreffende Ware sofort auf die Filialen aufteilen. Dazu wählen Sie das Register Filialen auf der Detailseite oder die Filialansicht im variablen Bereich der Positionsseite.

Hier sehen Sie für jede Filiale, die von der Zentrale beliefert werden soll (siehe Filialstammdaten), eine Zeile. Sie können nun die gelieferten Mengen beliebig zwischen den Filialen aufteilen, indem Sie einfach die gewünschte Anzahl in die Spalte Menge eintragen. Besonders komfortabel gelingt dies auf der Positionsseite in der Einstellung „Alle Filialen“.

Aufteilungen vornehmen

Sie können auf Wunsch LIDIS anweisen, schon während des Wareneingangs (auch Teil-WE oder Rechnungseingang) die eingegangenen Originale in Ihre Aufteilungen zu splitten. Dazu können Sie, wenn Sie das Automatik-Modul besitzen, sog. Aufteilungs-Schemata anlegen. Nähere Hinweise zu diesem Thema finden Sie im Automatik-Handbuch.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Aufteilungsartikel und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl „Aufteilen“. Genau so können Sie den Befehl auch im Menüband aufrufen.

Der Dialog „Aufteilungen vornehmen“ wird geöffnet. Darin können Sie die ev. automatisch vorgenommene Aufteilung überprüfen bzw. korrigieren oder auch selbst eine Aufteilung vornehmen.

Die Mengen der einzelnen Aufteilungen werden beim Abschluss des Wareneingangs im WE-Protokoll ausgedruckt.

Register Ende: Zusätzliche Felder

Beim Wareneingang zeigt das Ende-Register gegenüber der Bestellung einige zusätzliche Felder an:

• Rechnungsadresse - Wenn dies in den Optionen festgelegt wurde, kann LIDIS für die Wareneingangs- und Rechnungsverbuchung eine andere Unteradresse des Lieferanten als für die Bestellung verwenden. Automatisch wird nach einer Unteradresse mit dem Namen „Rechnungsadresse“ gesucht.
• Zahlungsbedingungen - Wählen Sie hier die Konditionen, die der Lieferant Ihnen einräumt. Zahlungsbedingungen werden in den Allg. Stammdaten eingerichtet.
• Mit Skonto - „Kreuzen“ Sie diese Option an, wenn Sie bei einer Zahlungsbedingung mit Skontogewährung vorhaben, die Rechnung mit Skontoabzug zu bezahlen.
• Skonto - Hier sehen Sie die von der Zahlungsbedingung übernommenen Skontoprozente, die Sie auf Wunsch auch abändern können.
• Zahlbar bis - Hier sehen Sie das je nach Zahlungsbedingung und Skontogewährung errechnete Zahlungsziel sowie den Zahlbetrag.

Hinweis: LIDIS analysiert beim Aufruf des Ende-Registers die Artikelliste und stellt fest, ob alle Artikel komplett geliefert wurden. In diesem Fall wird die Vorgangsart Wareneingang eingestellt. Im anderen Fall nimmt das Programm an, dass die fehlenden Artikel nachgeliefert werden und aktiviert automatisch die Vorgangsart Teillieferung.

Protokolle beim Wareneingang

Alle wareneingangsspezifischen Ausdrucke und Protokolle können Sie natürlich auch schon beim Abschluss einer Bestellung drucken lassen. Einige davon werden Sie aber erst dann interessieren, wenn Sie den Eingang verbucht haben und damit die genaue Liefermenge feststeht:

• WE-Protokoll - Dieser Ausdruck zeigt die Liefermengen und Ek-Preise an und dient zur Dokumentation des erfolgten Wareneingangs.
• WE-Kontrolle - Auf diesem Ausdruck sind nur Vk-Preise zu sehen, so dass Ihre MitarbeiterInnen damit die Auszeichnung vornehmen können. Es steht auch eine Vorlage „Packzettel“ zur Verfügung, die für die Zusammenstellung der für eine Filiale vorgesehenen Artikel optimiert ist.

Hinweis: Von diesem Ausdruck wird ein Exemplar pro beteiligter Filiale gedruckt.

• Rechnungskontrolle - Zur Kontrolle der Lieferantenrechnung kann LIDIS eine „Phantomrechnung“ erstellen.
• Etiketten - Schließlich können beim Wareneingang, falls bei der Bestellung oder der Vorgangsstufe „Etikettierung“ noch nicht geschehen, natürlich auch Etiketten gedruckt werden.

Der Teil-Wareneingang

Das Eingangsfenster von LIDIS enthält eine sehr komfortable Verwaltung von Teil-Wareneingängen. Zu Beginn eines Wareneingangs müssen Sie sich noch nicht entscheiden, ob er komplett sein wird oder ob eventuell noch etwas fehlt. Rufen Sie einfach die entsprechende Bestellung auf und verarbeiten Sie sie mittels eines Klicks mit der rechten Maustaste in einen „(Teil-) Wareneingang“ weiter.

Wie beschrieben zeigt die Positionsliste bei der Bearbeitung eines Wareneingangs, der auf einer Bestellung basiert, zwei Mengenspalten an. Die Spalte „Geliefert“ ist dabei normalerweise mit den Bestellmengen vorbelegt. Gehen Sie nun die Liste Zeile für Zeile durch und tragen Sie die tatsächliche Liefermenge in die Spalte „Geliefert“ ein. Bei Artikeln, die nicht geliefert wurden, tragen Sie eine 0 ein oder löschen die Liefermenge. Zur besseren Rückmeldung werden von der Bestellmenge abweichende Liefermengen in rot angezeigt.

Wenn Sie nun die Vorgangsbearbeitung beenden, werden Sie gefragt, ob die noch nicht gelieferten Artikel aus der Liste entfernt werden sollen. Dies sollten Sie normalerweise bejahen, da dadurch übersichtlichere Protokolle gedruckt werden können. Bei allen gelieferten Artikeln werden nun die Bestände um die Liefermengen erhöht.

So bearbeiten Sie eine weitere Lieferung

Trifft eine Nachlieferung ein, klicken Sie wiederum mit der rechten Maustaste auf die ursprüngliche Bestellung oder auf den ersten Teil-WE und wählen den Befehl Weiterverarbeiten / Neue Teillieferung. Die komplette Bestellliste wird geladen und Sie werden gefragt, ob die bereits vollständig gelieferten Artikel daraus entfernt werden sollen. Auch hier sollten Sie im Interesse einer übersichtlicheren Bearbeitung normalerweise „Ja“ angeben.

Ab der zweiten Teillieferung werden bei bereits teilweise gelieferten Artikeln die Mengen in der Spalte „Geliefert“ mit den noch ausstehenden Liefermengen vorbelegt. Sie können beliebig viele Teillieferungen erfassen. Wenn alle Artikel da sind oder Sie das Warten aufgeben, fassen Sie alle Teillieferungen zu einem Rechnungseingang zusammen.

So fassen Sie alle Teil-Lieferungen wieder zusammen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu Grunde liegende Bestellung oder auf einen beliebigen Teilwareneingang. Wählen Sie den Befehl Weiterverarbeiten / Rechnung. Alle Teilwareneingänge werden durchsucht und die jeweils gelieferten Mengen addiert. Als Ergebnis erhalten Sie eine Artikelliste, die in der Mengenspalte für jeden Artikel die Summe aller Lieferungen anzeigt. Auch hier sind natürlich noch weitere Bearbeitungen möglich, bevor die Rechnungserstellung dann ganz normal abgeschlossen wird.

So fassen Sie die Teil-Lieferungen zu einer Gesamtrechnung zusammen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu Grunde liegende Bestellung oder auf einen beliebigen Teilwareneingang. Wählen Sie den Befehl Weiterverarbeiten / Gesamtrechnung. Dadurch werden alle Teillieferungen der Reihe nach aufgerufen und in die Positionsliste kopiert. Vor jedem Teilvorgang wird eine Erklärungszeile mit dem jeweiligen Datum des Wareneingangs eingefügt. Dadurch erhalten Sie eine Liste, in der die einzelnen Artikel ggf. mehrfach vorkommen, die aber genauer den Werdegang des Vorgangs widerspiegelt.

So erzeugen Sie eine Nachbestellung

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu Grunde liegende Bestellung oder auf einen beliebigen Teilwareneingang. Wählen Sie den Befehl Weiterverarbeiten / Nachbestellung. LIDIS erstellt daraufhin eine neue Bestellung (mit einer neuer Bestellnummer) und füllt sie mit allen Artikeln, die bisher nicht oder nur teilweise geliefert wurden. Sie können diese Nachbestellung wie gewohnt weiterbearbeiten.

Besonderheiten des Rechnungseingangs

Den Vorgang komplett abschließen

Beim Abschluss des Vorgangs haben Sie im Wesentlichen dieselben beiden Möglichkeiten wie bei den anderen Vorgangsarten auch. Der Rechnungseingang stellt allerdings die letzte Stufe der aufeinander aufbauenden Vorgänge dar und führt daher zu seiner Archivierung:

• Buchen - Der Vorgang wird komplett gebucht, d.h., sowohl die Bestände werden korrigiert als auch die Umsatzdaten erzeugt. Je nach Einstellungen in den FiBu-Optionen werden die Forderungen an das Wareneingangsbuch übergeben sowie ein Eintrag im Fenster Zahlungsüberwachung erzeugt, so dass Sie die Fälligkeit der Rechnung im Auge behalten können. Ansonsten ist die Vorgangsbearbeitung hiermit beendet und der Vorgang wird abgelegt. Sie können ihn später unter „Archivierte Vorgänge“ erneut einsehen, ausdrucken und auch in einen neuen Vorgang kopieren.

• Speichern - Der Rechnungseingang wird nicht gebucht, sondern nur zur weiteren Verarbeitung gespeichert. Sie können ihn jederzeit wieder aufrufen und abändern und die Buchung zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen.

Was ist der Unterschied zwischen Waren- und Rechnungseingang?

Beim Wareneingang werden nur Bestandsveränderungen vorgenommen, die Umsatzdaten aber noch nicht geschrieben. Damit können Sie erreichen, dass Ihre Bestände schnell auf dem neuesten Stand sind, auch wenn die Rechnung vom Lieferanten noch gar nicht vorliegt oder einzelne Preise noch nicht bekannt sind. In einem zweiten Schritt, nämlich der Verbuchung der Eingangsrechnung, werden dann die tatsächlich zu zahlenden Preise kontrolliert und der Vorgang gebucht (in Umsatzdaten geschrieben und an das Wareneingangsbuch übergeben).

Natürlich können Sie beides auch auf einmal erledigen, wenn Sie die Bestellung sofort zum Rechnungseingang weiterverarbeiten.

Es ergeben sich folgende Kombinationsmöglichkeiten der Liefermengen und Preise:

• Alle Artikel wurden mit den bestellten Mengen geliefert, die Preise sind bekannt:
  Verarbeiten Sie die Bestellung zum Rechnungseingang weiter und verbuchen Sie diesen.
• Alle Artikel wurden mit den bestellten Mengen geliefert, die Preise sind nicht bekannt:
  Verarbeiten Sie die Bestellung zum Wareneingang weiter und verbuchen Sie diesen. Wenn die Preise bekannt sind, verarbeiten Sie den Wareneingang zum Rechnungseingang und korrigieren dabei die Preise.
• Einige Artikel fehlen oder wurden mit anderen Mengen geliefert, es erfolgt automatisch eine Nachlieferung, die Preise sind bereits bekannt:
  Verarbeiten Sie die Bestellung zum Wareneingang weiter und verbuchen Sie diesen. Starten Sie später eine weitere Teillieferung. Fassen Sie schließlich alle Teillieferungen wieder zu einem Rechnungseingang zusammen.
• Einige Artikel fehlen oder wurden mit anderen Mengen geliefert, es erfolgt automatisch eine Nachlieferung, die Preise sind noch nicht bekannt:
  Verarbeiten Sie die Bestellung zum Wareneingang weiter und verbuchen Sie diesen. Starten Sie später eine weitere Teillieferung.
• Einige Artikel fehlen oder wurden mit anderen Mengen geliefert, Fehlmengen müssen neu bestellt werden, die Preise sind bereits bekannt:
  Verarbeiten Sie die Bestellung zum Wareneingang weiter und verbuchen Sie diesen. Starten Sie eine Nachbestellung. Fassen Sie die Teilwareneingänge zum Rechnungseingang zusammen.
• Einige Artikel fehlen oder wurden mit anderen Mengen geliefert, Fehlmengen müssen neu bestellt werden, die Preise sind noch nicht bekannt:
  Verarbeiten Sie die Bestellung zum Wareneingang weiter und verbuchen Sie diesen. Starten Sie eine Nachbestellung.

Die Speditionsrechnung

Wenn Sie eine Rechnung erstellen, die ausschließlich Versandkosten enthält, die auf Vorgangspositionen verteilt werden sollen, können Sie diese als Speditionsrechnung erzeugen. Klicken Sie bei einer solchen Rechnung auf Buchen und es wird der Dialog Speditionsrechnung angezeigt.

Geben Sie nun die Vorgangsnummer einer bereits verbuchten Rechnung dieses oder eines anderen Lieferanten ein. Der Dialog zeigt weitere Details zu der Rechnung an, falls sie gefunden wurde. Bestätigen Sie mit dem grünen Haken. Wenn Sie doch keine Speditionsrechnung, sondern eine ganz normale erzeugen möchten, brechen Sie die Bearbeitung mit dem roten Kreuz ab.

Besonderheiten der Rückgabe

Die Rückgabe ist das Gegenteil eines Wareneingangs: Der Lieferant hat Ihnen das Falsche geschickt oder Sie müssen verdorbene Ware retournieren. Vielleicht handelte es sich auch um eine Kommissionslieferung, die nicht ganz benötigt wurde - wie auch immer.

Erfassen Sie alle Artikel ganz normal, also mit positiven Mengen. Beim Abschluss des Vorgangs werden die erfassten Mengen dann von den Beständen wieder abgezogen und die Umsätze korrigiert.

Sie können eine Rückgabe entweder aus einem anderen Vorgang heraus entwickeln, indem Sie bspw. die angenommenen Artikel aus der Liste herauslöschen und nur die zurückzusendenden stehen lassen. Natürlich kann eine Rückgabe aber auch als neuer Vorgang gestartet werden.

Der Bestellpool

Wenn ein Lieferant zeitnah die am Lager befindlichen Artikel aus einer Bestellung liefert und den Rest erst später, erschwert das die Zuordnung der gelieferten zu den bestellten Mengen und die Übersicht über weitere benötigte Artikel. Vorgangsketten verlieren dann ihre Bedeutung, besser ist es, sich die Diskrepanz zwischen bestellten und gelieferten Mengen auf Artikelebene anzusehen.

Genau dazu dient der Bestellpool. Er zeigt alle derzeit offenen Bestellungen sowie die Entwürfe von Waren- und Rechnungseingängen an und listet beim Öffnen alle darin enthaltenen Artikel samt den noch nicht gelieferten Mengen übersichtlich in einer einzigen Ansicht auf. Auch Teillieferungen, Nachlieferungen sowie Bestell-Stornos lassen sich damit bequem handhaben.

Poolbearbeitung starten

Sobald bei einem Lieferanten offene Bestellungen vorhanden sind, wird der Bestellpool verfügbar. Klicken Sie auf das gleichnamige Unterregister rechts oben auf der Start-Seite des Eingangsfenster, um ihn zu öffnen. Sollten Bestellungen für mehr als eine Filiale vorhanden sein, wird die gerade aktive Pool-Filiale in Klammern angezeigt.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Vorgang, um die speziellen Pool-Befehle zu sehen:

• Ansicht - Hiermit können Sie die Darstellung des Pools anpassen, zur Wahl stehen große und kleine Symbole, eine Listen- sowie eine Detailansicht.
• Filiale - Dieser Befehl erlaubt das Umschalten zwischen den Filialpools, falls mehr als eine Filiale offene Bestellungen besitzt.
• Pool öffnen - Dieser Befehl (oder ein Doppelklick auf einen beliebigen Poolvorgang) startet die Poolbearbeitung, d.h. die Artikel aller derzeit im Pool wartenden Vorgänge werden zur Weiterbearbeitung aufgelistet. Das Vorgehen entspricht im Prinzip der Weiterverarbeitung einer einzelnen Bestellung zu einem Wareneingang, nur dass eben alle derzeit offenen Bestellungen des Lieferanten einbezogen werden und der Pool immer genau darüber Buch führt, welche Artikel daraus schon komplett, nur teilweise oder noch gar nicht geliefert worden sind.
• LIDIS Mobile - ermöglicht, einen mobilen WE-Vorgang, z.B. von einem PDA, aufrufen und in die Bestellliste einlesen lassen.
• Bestellung erledigen - benutzen Sie, wenn keine weiteren Lieferungen für den markierten Vorgang mehr erwartet werden. Damit der Pool nicht zu unübersichtlich wird sollten Sie immer mal wieder kontrollieren, ob (vor allem schon ältere) Bestellungen nicht erledigt werden können.
• Neue Bestellung - Schließlich können Sie an dieser Stelle auch einen neuen Bestellvorgang anlegen.

Hinweis:
Sie können wählen, ob Sie (ggf. auch nur bei ausgewählten Lieferanten) mit der neuen Poolfunktion arbeiten wollen oder nicht. Selbstverständlich ist auch die bisherige Bearbeitung mit aufeinander aufbauenden Vorgängen (Vorgangskette) weiterhin möglich. Die einzige Einschränkung besteht darin, dass einige der normalerweise im Kontextmenü des Vorgangsbaums zur Verfügung stehenden Befehle während einer laufenden Poolbearbeitung gesperrt sein können. Sobald aber der Pool eines Lieferanten wieder abgearbeitet ist, können Sie auch bei diesem wieder zur „herkömmlichen“ Bedienung zurückkehren.

Poolvorgang bearbeiten

Nachdem Sie im Kontextmenü den Befehl Pool öffnen gegeben oder einen Doppelklick auf einen beliebigen Poolvorgang ausgeführt haben, werden die Artikel aller derzeit offenen Bestellungen in der zeitlichen Reihenfolge aufgelistet. Eine Zwischenüberschrift informiert über Bestellnummer und -datum. Je nach Einstellung der entsprechenden Eingangsoption wird die Spalte Liefermenge mit den Bestellmengen vorbelegt oder die Liefermengen zunächst auf 0 gesetzt. Wenn bei einem Lieferanten für die derzeit offenen Bestellungen noch keine Wareneingänge verbucht wurden (erste Poolbearbeitung), entsprechen die Werte in der Spalte Bestellt exakt den ursprünglichen Bestellmengen.

Bei der Poolbearbeitung stehen diese vier Spalten der Artikelliste im Zentrum der Aufmerksamkeit:

Bei der Poolbearbeitung stehen diese vier Spalten der Artikelliste im Zentrum der Aufmerksamkeit:

• Bestellt - Hier wird beim ersten Öffnen des Pools die originale Bestellmenge angezeigt, später dann die noch verbleibende Restmenge (also ursprüngliche Bestellmenge abzüglich bereits gelieferte Mengen). Der Wert kann manuell nicht mehr geändert werden.

• Geliefert - In dieser Spalte tragen Sie ein, wie viele Einheiten des Artikels bei der gerade zu verbuchenden Lieferung mitgekommen sind. Je nachdem, ob der Artikel komplett, teilweise oder gar nicht geliefert wurde, wechselt die entsprechende Anzeige in der Spalte Lieferstatus, außerdem erfolgt zur besseren Übersicht eine Farbmarkierung in der Spalte Geliefert: Der Hintergrund wird grün, wenn der Artikel komplett angekommen ist und rot, wenn seine Lieferung nicht mehr erwartet wird (leere Eingabe). Teillieferungen oder Nichtberücksichtigung beim aktuellen Vorgang (Eingabe 0) wird durch eine rote Schriftfarbe ausgedrückt.

Hinweis:
Wurde ein Artikel mehr als einmal bestellt, liegt also mehrfach im Vorgang vor, können Sie die gesamte Liefermenge auf einmal in der Zeile des ersten Vorkommens eingeben, auch wenn sie höher als die dortige Bestellmenge ist. LIDIS verteilt die gelieferte Menge dann automatisch auf die verschiedenen Vorkommen. Beispiel: Der Artikel wurde zweimal mit je fünf Stück bestellt, der Wareneingang beträgt acht Stück. Das erste Vorkommen (ältere Bestellung) bekommt in diesem Fall die kompletten fünf zugewiesen, während der Artikel in der jüngeren Bestellung die Restmenge von drei Stück bekommt.

• Lieferung - Hier erfassen Sie das Lieferdatum. Zunächst wird automatisch das heutige Datum vorgegeben, Sie können aber problemlos mehrere Wareneingänge auf einmal verarbeiten, indem Sie für jeden Artikel jeweils das passende Datum verwenden. Am Ende der Vorgangsbearbeitung erzeugt LIDIS dann für jedes vorkommende Datum einen gesonderten WE-Vorgang.

Hinweis:
Wenn Sie ein Datum mehreren Artikeln zuweisen möchten müssen Sie es nur einmal manuell eintragen und können es anschließend mit der Sterntaste im numerischen Block Ihrer Tastatur in alle darunterliegenden Zeilen derselben Bestellung übernehmen lassen.

• Lieferstatus - Zur besseren Übersicht zeigt diese Spalte für jeden Artikel je nach Bestell- und gerade erfasster Liefermenge den sich ergebenden Lieferstatus an. Meistens müssen Sie hier nichts selbst einstellen, da sich der Status von selbst ergibt: Bei Komplett entspricht die Liefermenge der (offenen) Bestellmenge, der Artikel ist vollständig angekommen und wird bei einer ggf. erforderlichen Weiterbearbeitung des Poolvorgangs nicht mehr aufgeführt. Teilweise bedeutet, dass der Artikel in Teilen geliefert wurde, Noch nicht, dass er dieses Mal nicht dabei war, aber in einer späteren Lieferung noch erwartet wird. Der Status Nicht mehr hingegen drückt aus, dass die Lieferung dieses Artikels nicht mehr erwartet wird.
  Der Status Nicht mehr wird automatisch gewählt, wenn Sie die Liefermenge leer lassen. Hier können noch zwei spezielle Varianten durch manuelle Änderung des Lieferstatus erreicht werden: Alle mit Nachbestellen markierten Artikel werden am Ende der Vorgangsbearbeitung zu einem neuen Bestellentwurf zusammengefasst (für den Fall, dass der Lieferant den Artikel nicht von sich aus nachliefert, sondern eine weitere Bestellung wünscht), während der Status Bestell-Storno dazu führt, dass die so markierten Artikel auf einer Storno-Liste gesammelt werden, die Sie dem Lieferanten zur Verdeutlichung der Ungültigkeit Ihrer früheren Bestellung zuschicken können.

Das Kontextmenü des Bestellpools

Damit nicht sämtliche Artikel einzeln bearbeitet werden müssen gibt es umfangreiche Mehrfachbefehle im Kontextmenü, das mit einem rechten Mausklick in die Liste aufgerufen werden kann. Dazu markieren Sie entweder zuerst alle Artikel, die gleichartig geändert werden sollen (dazu klicken Sie die gewünschten Zeilen mit der linken Maustaste an, während Sie die Strg- oder Umschalttaste gedrückt halten) oder wenden die Be-fehle auf sämtliche Artikel im Vorgang an. Eine dritte Möglichkeit besteht darin, mit rechts auf die Überschriftzeile einer Bestellung zu klicken, wodurch automatisch alle Artikel dieser Bestellung markiert werden.

• Originale Sortierung - Hiermit stellen Sie die Startreihenfolge der Artikel wieder her, falls Sie sie zwischenzeitlich mit einem Klick auf einen Spaltenkopf verändert haben sollten (z.B. können Sie auf Art.-Nr. klicken, um vorübergehend alle Zeilen eines mehrfach vorkommenden Artikels direkt untereinander darzustellen).
• Liefermenge = Bestellmenge - ändert die Liefermenge aller markierten Artikel auf deren Bestellmenge ab
• Artikel werden später geliefert - setzt die Liefermengen auf 0
• Artikel werden nicht mehr geliefert - entfernt den Artikel aus dem Vorgang
• Nachbestellen - Die markierten Artikel werden am Schluss der Bearbeitung zu einem Bestell-Entwurf zusammengefasst, um sie bequem beim Lieferanten nachbestellen zu können
• Bestellstorno erstellen - Die markierten Artikel werden am Schluss der Bearbeitung zu einem Storno-Liste zusammengefasst, die Sie dem Lieferanten zur Stornierung Ihrer früheren Bestellung zukommen lassen können
• Lieferdatum = heute - das Lieferdatum wird auf das heutige Datum gesetzt, die Liefermenge ggf. ebenfalls korrigiert
• Lieferdatum = tt.mm.jjjj - das Lieferdatum wird auf das letzte manuell erfasste Datum gesetzt, die Liefermenge ggf. ebenfalls korrigiert (nur verfügbar, wenn Sie ein Datum vorgegeben haben)
• Lieferdatum löschen - das Lieferdatum sowie die Liefermenge werden entfernt (entspricht dem Befehl „Artikel werden nicht mehr geliefert“)

Zusätzliche Artikel

Wie bei jedem Wareneingang können Sie selbstverständlich auch bei der Poolbearbeitung zusätzliche Artikel hinzufügen, die nicht bestellt waren und dennoch geliefert wurden. Sie werden in einem zusätzlichen Abschnitt am Ende der Vorgangsliste gesammelt. Es wird immer eine vollständige Lieferung angenommen und die neu hinzugekommenen Zeilen werden beim Buchen aus dem Pool wieder entfernt.

Der Kontrollbereich bei der Poolbearbeitung

Zur besseren Übersicht dienen auch zwei Abschnitte des im Eingangsfenster rechts angeordneten Kontrollbereichs. Im oberen Teil können Sie erkennen, aus wie vielen Bestellungen und ggf. Waren- bzw. Rechnungseingängen der Pool derzeit besteht. Darunter im variablen Bereich wird für den aktuell bearbeiteten Artikel seine komplette Bestell- und Lieferhistorie angezeigt.

Vorgang abschließen

Wenn Sie auf die Seite Ende des Eingangsfensters umschalten, sehen Sie im Infobereich noch einmal eine ausführliche Erklärung der Funktionsweise des Bestellpools und Hinweise zum weiteren Vorgehen. Hier wird bspw. erwähnt, dass je auftretendem Lieferdatum beim Ausführen des Befehls Buchen ein neuer WE-Vorgang angelegt wird und dass alle vollständig gelieferten Bestellungen automatisch abgelegt werden, außerdem auch solche, deren Artikel nicht mehr erwartet werden.

Beim Buchen werden alle erfassten Informationen von LIDIS durchgesehen und Sie bekommen eine Zusammenfassung, welche Aktionen ausgeführt werden. Hier können Sie ggf. auch noch Erfassungsfehler erkennen, bspw. wenn Sie irrtümlich nicht gelieferte Artikel als zurückgestellt oder nicht mehr lieferbar gekennzeichnet haben oder irgendwo ein falsches Lieferdatum eingegeben haben. Schließlich gelangen Sie in den gewohnten Ende-Dialog, der beim Bestätigen die Wareneingänge ausdruckt plus (optional einstellbar) einer zusätzlichen Liste, die alle noch nicht gelieferten Artikel zur Kontrolle enthält.

Alternativ können Sie natürlich auch den Befehl Nur speichern wählen. In diesem Fall werden Entwürfe der Wareneingänge erstellt, die Sie als Auftragsbestätigungen ansehen und je nach Liefertermin getrennt weiterverarbeiten können. Auch in diesem Fall können die Vorgänge auch schon gedruckt werden, wenn Sie dies wünschen. Ein Link in blauer Schrift ermöglicht es an dieser Stelle auch, die Wareneingänge gleich in Rechnungseingänge umzuwandeln und damit die ansonsten zwei Schritte erfordernde Bearbeitungskette abzukürzen.

Die weitere Poolbearbeitung

Seine eigentlichen Stärken spielt der Bestellpool natürlich erst aus, wenn er ein weiteres Mal nach einem Wareneingang bzw. einem WE-Entwurf geöffnet wird. In diesem Fall werden Bestellungen, aus denen schon Artikel geliefert wurden, mit einem abweichenden Symbol (halber Brief) im Pool dargestellt. Auch die Weiterverarbeitung zur Rechnung oder das Stornieren können direkt in der Poolansicht erfolgen, dazu müssen Sie nicht auf den Vorgangsbaum zurückschalten.

Stellt LIDIS beim Zusammenstellen der Artikelliste fest, dass Artikel bereits geliefert wurden, werden diese in der Liste gar nicht mehr aufgeführt. Bei Teillieferungen werden die noch offenen Mengen um die bereits gelieferten reduziert, so dass Sie also in der Spalte Bestellt nur die noch nicht gelieferte Menge zu sehen bekommen - die komplette Bestell-Geschichte des Artikels ist aber weiterhin rechts unten im Eingangsfenster zu sehen.

Wurde der Wareneingang beim letzten Mal nicht gebucht, sondern nur als Entwurf gespeichert, stellt sich das für Sie beim nächsten Öffnen so dar, als ob Sie den Pool gar nicht verlassen hätten – alle Liefermengen sind also mit den schon einmal erfassten Werten belegt und Sie können unmittelbar mit der Bearbeitung fortfahren.

Poolbearbeitung mit LIDIS Mobile

Wenn Sie Ihre Wareneingänge mit MDE-Geräten oder PDAs durchführen, unterstützt Sie LIDIS auch bei der Poolbearbeitung mit intelligenten Funktionen. Wurde ein Artikel bspw. zweimal bestellt, sagen wir jeweils fünf Stück davon, und erfassen Sie einen Wareneingang von acht Stück, wird diese Liefermenge beim Einlesen automatisch auf die beiden Artikelzeilen verteilt. Die ältere Bestellung bekommt die ganzen fehlenden fünf zugewiesen, während der Artikel in der jüngeren Bestellung die Restmenge von drei Stück bekommt.