LIDIS Mobile - Einleitung

Einleitung

Dieses Handbuch dient dazu, LIDIS-Anwendern mit mobilen Geräten zur Datenerfassung (MDE-Geräte, PDAs, Smartphones und Tablets) die Informationen an die Hand zu geben, die für die Bedienung der Geräte, das Übertragen und Einlesen mobil erfasster Daten sowie deren Weiterverarbeitung in LIDIS nötig sind.

Der zentrale Bearbeitungsort für mobil erfasste Vorgänge in LIDIS ist das Mobile-Fenster.

Der Funktionsumfang der Anwendungen

• Bestellung - Sie starten einfach einen Bestellvorgang, scannen dann die einzelnen Positionen und geben die Menge ein. Bei LIDIS Mobile haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit, Artikel aufzurufen und die Lieferantenkonditionen, Bestände und Umsätze einzusehen.
• Wareneingang - Wählen Sie eine wartende Bestellung aus und erfassen Sie die tatsächlich gelieferten Artikel. In LIDIS Mobile werden die Bestellmengen angezeigt, so dass Sie nur noch die Änderungen eingeben müssen.
• Verkauf - Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, mit den Kunden durch den Laden zu gehen und die ausgewählten Artikel aufzunehmen. Dabei können Sie sogar jedem Kunden einen individuellen Preis geben. Der Verkaufsvorgang wird dann an die Kasse oder an die Faktur übergeben (falls Sie das Modul Faktur installiert haben).
• Inventur - Auch hier lautet das Vorgehen: Artikel scannen und Menge eingeben. Bei LIDIS Mobile lässt sich auf Wunsch der Sollbestand anzeigen.
• Ersterfassung - Wenn Sie Ihren Laden oder eine Filiale neu einrichten bzw. ein neues Sortiment hinzunehmen, lässt sich mit den mobilen Anwendungen viel Zeit sparen. Sie können die neuen Artikel scannen und sich die wichtigsten Informationen aus den LIDIS-Katalogdaten holen (dazu wird das Modul Katalog benötigt).
• Bestandsberichtigung - Verderb, Schwund, Eigenentnahme: Auch diese Berichtigungen erfassen Sie nun schnell und bequem und halten dadurch Ihre Bestände immer aktuell.
• Warentransfer - Bewegungen von Artikeln zwischen Ihren Filialen werden korrekt gebucht.
• Etikettendruck - Erstellen Sie eine Druckliste am Regal und senden Sie sie direkt zum Etikettendrucker.
• Preisänderung - Mit neu erfassten Preisen lassen sich je nach Wunsch die Stammdaten ändern, zusätzlich eine Kassenprogrammierung durchführen oder eine Aktionsliste anlegen.
• Artikel-Info - Diese Funktion liefert Texte, Preise, Bestand und die komplette Artikelhistorie Soll und Ist, also sämtliche Ein- und Verkäufe des laufenden und des Vorjahres (nur LIDIS Mobile).
• Warengruppen-Info - In dieser Funktion steht Ihnen eine Übersicht über alle Warengruppen mit WG-Nummer, -Bezeichnung und Mehrwertsteuersatz zur Verfügung (nur LIDIS Mobile).
• Artikel anlegen - Während der Erfassung eines beliebigen Vorgangs können Sie noch nicht vorhandene Artikel bequem zum Anlegen vormerken und schon mal die wichtigsten Infos dafür erfassen (nur LIDIS Mobile).
• EAN verlegen - Während der Erfassung eines beliebigen Vorgangs können Sie einen EAN, der dem falschen Artikel zugeordnet ist, zum korrekten Artikel verlegen

Welche Funktionen generell bzw. speziell für jede Bedienperson aktiviert sind, können Sie in den Mobile-Optionen sowie den Verkäuferrechten einstellen.

Funktionsübersicht MDE-Geräte LIDIS Mobile Starter LIDIS Mobile Bestellung X X X Wareneingang X X X Verkauf X X X Inventur X X X Ersterfassung X X X Bestandsberichtigung X X X Warentransfer X X X Etikettendruck * X X Preisänderung * X X Artikel-Info - - X Warengruppen-Info - - X Artikel anlegen - - X EAN verlegen - - X

* Die Funktionen Etikettendruck und Preisänderung können mit dem MDE-Gerät zwar nicht direkt erzeugt werden, aber Sie können einen Vorgang anderen Typs (z.B. eine Bestellung) in LIDIS in einen Etikettendruck oder eine Preisänderung umwandeln.

MDE-Geräte

Mobile Geräte zur Daten-Erfassung sind eine effektive Ergänzung Ihrer Warenwirtschaft. MDE-Geräte stellen eine bewährte und preisgünstige Variante der mobilen Datenerfassung dar, die Bedienung ist denkbar einfach und funktioniert zuverlässig.

Einsatz in Zusammenarbeit mit dem LIDIS-Hauptprogramm

An vielen Stellen im Programm LIDIS kann die manuelle Eingabe von Daten durch die Erfassung mittels MDE-Gerät ersetzt werden. Die Daten werden im Verkaufs- oder Lagerraum erfasst und mit Hilfe der Übertragungsstation an den LIDIS-PC (z.B. im Büro) übertragen. Dort werden Sie im Mobile-Fenster weiterverarbeitet, entweder sofort oder zeitversetzt.

Voraussetzung für den Einsatz mit LIDIS:

• Das Mobile-Modul von LIDIS muss installiert sein.
• Für die Funktion Ersterfassung benötigen Sie zusätzlich das Modul Katalog.

Einsatz in Zusammenarbeit mit der Kasse

Für die mobile Datenerfassung im Kassenbereich gibt es zwei Hauptanwendungsfälle:

• Freilandverkauf - Wenn Sie beratungsintensive Artikel auf weitläufigem Gelände verkaufen, dann sorgt die direkte Erfassung der Kundeneinkäufe im MDE-Gerät für mehr Kundenzufriedenheit, da der Kassiervorgang deutlich beschleunigt wird.
  Wenn gewünscht, wird zunächst eine Verkäufernummer eingegeben und dann die Kundennummer über die Kundenkarte eingescannt (oder eingegeben). Jetzt erfassen Sie die Artikel, die der Kunde kaufen möchte, durch Scannen oder Eingabe der Artikelnummer. Nachdem alle Artikel ausgesucht wurden, geht der Verkäufer in den POS-Bereich und überträgt die Daten an die Kasse. Hierzu wird das Gerät lediglich auf die Übertragungsstation gesteckt, alles Weitere läuft automatisch. Wenn der Kunde zum Bezahlen an die Kasse kommt, ist sein Bon bereits fertig, ohne dass er alle Artikel noch einmal auf den Kassentisch legen musste.

• Kassierbeschleunig. - Wenn es nur an wenigen Tagen im Jahr zu Engpässen im Kassenbereich kommt, können Sie mit Hilfe eines MDE-Geräts gegebenenfalls diesen Engpass überbrücken. Hierzu erfasst ein Mitarbeiter die Einkäufe der Kunden, die an der Kasse warten, so dass der eigentliche Kassiervorgang auf das Ausdrucken des Bons und das Kassieren reduziert wird.

Voraussetzungen für den Einsatz im Kassenbereich:

• Sie verwenden die LIDIS-Kassensoftware.
• Das MDE-Modul ist auf jedem Kassen-PC installiert, an den Sie die Daten übertragen möchten.
• Ihr Kassen-PC besitzt eine freie serielle Schnittstelle.
• An jeder Kasse, an der Sie die Daten übertragen möchten, ist eine Übertragungsstation angeschlossen.

LIDIS Mobile

Was ist LIDIS Mobile?

LIDIS Mobile ist eine Anwendung, die auf einem PDA zum Einsatz kommt. Anders als ein MDE-Gerät verfügt sie über eine eigene Datenbank „on board“, die gewissermaßen eine Miniaturausgabe der großen LIDIS-Datenbank darstellt. Die Datenbank kann einfach durch Anschließen des Geräts an einen Desktop-Computer erstellt bzw. aktualisiert werden. Vom Hauptprogramm aus wird dann per Knopfdruck ein Extraktionsprozess angestoßen, anschließend wird die Datenbank automatisch auf den PDA übertragen. Später werden auf demselben Wege die Vorgänge des Geräts in die Hauptdatenbank transportiert sowie zwischenzeitlich erfolgte Änderungen an den Stammdaten dem PDA übermittelt.

Unterschiede gegenüber MDE-Geräten

MDE-Geräte dienen lediglich der Erfassung, aber nicht der direkten Bearbeitung von Artikeln. Die Funktionalität der PDA-Applikation lehnt sich aber stark an diejenige der MDEs an, so dass Kenner dieser Geräte kaum umlernen müssen. Alle wichtigen Funktionen (Bestellung, Wareneingang, Verkauf, Bestandsberichtigung, Filialtransfer, Inventur, Ersterfassung) sind vorhanden. Außerdem kommen Preisänderung und Etikettendruck sowie eine Artikel-Info, eine Warengruppenliste und eine Funktion zum Anlegen von Artikeln hinzu. Die Vorteile gegenüber den MDE-Geräten sind:

• Man bekommt immer eine Rückmeldung, ob ein bestimmter Artikel vorhanden ist oder nicht.
• Viele Stammdaten-Informationen über Artikel sind verfügbar, dazu die komplette Artikelhistorie für Soll- und Ist-Umsätze.
• Es können praktisch beliebig viele Vorgänge gespeichert werden. Das bedeutet, dass nicht nach jedem Vorgang ein Datenaustausch durchgeführt werden muss.
• Vorgänge können auch unterbrochen und später weiterbearbeitet werden.
• Bereits erfasste Artikel können auch wieder verändert oder aus dem Vorgang entfernt werden.
• Der Funktionsumfang ist erheblich erweitert, die Bedienung komfortabler.

Die verschiedenen Versionen von LIDIS Mobile

• Starter - Die Basisversion der Applikation arbeitet ohne Datenbank und ähnelt von der Bedienung her eher einem MDE-Gerät. Es sind nicht alle Funktionen verfügbar, z.B. fehlt die Artikel-Info und die Möglichkeit, neue Artikel zum Anlegen vormerken zu können. Allerdings können auf Wunsch sog. lookup-Tabellen verwendet werden, die Ihnen beim Scannen sofort eine Rückmeldung darüber geben, ob der Artikel vorhanden ist oder nicht. Vorteil der Eingangsversion ist natürlich der unschlagbare Preis.
• Normal - Diese Version verfügt über alle in dieser Erläuterung behandelten Funktionen.
• Online - Zusätzlich zur „Normal“-Version können Sie hiermit den Datenaustausch per Funk (WLAN) vornehmen, müssen also das PDA dazu nicht mehr in die Übertragungsstation einstellen. Alle erfassten Vorgänge und alle Stammdatenänderungen werden so ohne Ihr Zutun und in kürzester Zeit automatisch ausgetauscht.

Was sind Pocket-PCs?

Pocket-PCs (auch PDAs genannt) sind kleine, handliche Westentaschencomputer. Die Ausstattung dieser Geräte ist relativ ähnlich, egal, wie auch immer heißen. Alle haben einen Farbbildschirm mit einer Größe von mindestens 240 * 320 Pixeln (oft mehr) und das Betriebssystem Windows Pocket von Microsoft. So können mit allen diesen Geräten dieselben Programme ausgeführt werden. Die Bedienung lehnt sich eng an die gewohnten Funktionen von Windows auf Schreibtischcomputern an. Bedient werden sie mit einem kleinen Stift, mit dem man den Bildschirm berührt und so Befehle eingibt oder auch Zahlen und Buchstaben direkt auf die Oberfläche schreiben kann.

Entscheidend ist, dass das Betriebssystem Windows Pocket ist. Andere PDAs oder Smartphones, die nicht dieses Betriebssystem verwenden, eignen sich leider nicht für LIDIS Mobile. Für Smartphones und Tablets sehen Sie sich bitte unsere LIDIS-Apps an.

Wenn Sie auf Ihren Flächen (oder auch nur im Büro oder im POS-Bereich) ein WLAN aufgebaut haben, können Sie auch die Online-Version nutzen, die zusätzliche Vorteile bringt. In diesem Fall brauchen Sie noch die Gegenstation für das Funknetzwerk, einen so genannten Access Point. Dieses Gerät wird an das normale Kabelnetz angeschlossen und leitet alle Signale von Ihrem Bürocomputer an das portable Gerät weiter. Funknetze haben eine Reichweite von ca. 50 bis 300 m, die sich durch den Einsatz mehrerer Access Points fast beliebig vergrößern lässt. Und sie sind oft genauso schnell wie ein modernes kabelgebundenes Netzwerk.

Voraussetzungen zum Einsatz

Folgende Voraussetzungen müssen zum Betrieb von LIDIS Mobile gegeben sein:

• Sie benötigen einen oder mehrere Pocket-PCs, entweder in der Consumer-Variante, wie man sie im PC-Handel erwerben kann oder in der Profi-Version mit Schutzklasse und Stoßsicherheit. Für welchen Typ Sie sich entscheiden, hängt von der bevorzugten Anwendung ab: Für gelegentliche Artikelauskünfte und Preisänderungen reicht sicherlich ein handelsübliches Gerät aus; für den täglichen rauen Einsatz mit verschiedenen Bedienungspersonen empfehlen wir die Profivariante.
• Empfehlenswert ist, die Geräte mit einem Barcodescanner auszurüsten (dies erhöht die Arbeitsgeschwindigkeit gegenüber dem manuellen Erfassen der Artikelnummer enorm).
• Sie benötigen die Software LIDIS Mobile in einer der genannten Versionen (Starter, Normal oder Online).

LIDIS-Apps

Was sind Apps?

Smartphones und Tablets sind allgegenwärtig und werden immer preiswerter und leistungsfähiger. Damit LIDIS-Funktionen auch auf diesen Geräten ausgeführt werden können, haben wir eine ganze Gruppe von kleinen Programmen erstellt, die sog. Apps, die jeweils auf eine genau eingegrenzte Aufgabe spezialisiert sind.

Die Basis stellen auch hier zwei Apps dar, die zur schnellen Erfassung von beliebigen Vorgängen und auch zum komfortablen Nachschlagen von Artikel-Infos optimiert sind, wir nennen Sie LIDIS Start und LIDIS Mobile. Dazu kommen derzeit noch vier weitere Applikationen, LIDIS mPOS zum mobilen Verkaufen, LIDIS infoPOS für die jederzeitige Kontrolle des Kassenerfolgs, LIDIS Edit für die umfängliche Stammdatenpflege direkt am Regal sowie LIDIS Board für den Betrieb eines Info-Terminals für Ihre Kunden.

Für die Ausführung der Apps können Sie fast beliebige Smartphones und Tablets einsetzen, da die beiden häufigsten Umgebungen von uns unter-stützt werden:

• Apple iOS
• Google Android

Was benötigen Sie zur Ausführung der LIDIS-Apps?

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Sie mit den LIDIS-Apps arbeiten können:

• Ihr Smartphone oder Tablet muss für den normalen Betrieb eingerichtet und mit allen Updates ausgestattet sein, so dass keine Sicherheitslücken zu erwarten sind. Sie sollten in Ihrem lokalen WLAN angemeldet sein, Sie müssen damit Internetzugang haben und Ihr Gerät sollte über eine Zugangs-App zum jeweiligen App-Store verfügen (bei Android-Geräten bspw. also zum Google Playstore).

• Empfehlenswert ist, das Gerät mit einem Barcodescanner auszurüsten. Zwar kann auch die integrierte Kamera zum Scannen benutzt werden, für eine Massenerfassung bspw. in der Inventur ist dies aber eher nicht zu empfehlen.

• Sie benötigen ein WLAN, das an allen Stellen, an denen Sie mit den Apps arbeiten wollen, sicheren Kontakt ermöglicht.

• Ihr LIDIS muss in der aktuellen Version vorliegen und Sie benötigen das Modul Mobile sowie einen Lizenzschlüssel für die Apps-Unterstützung. Im Mobile-Fenster weisen Sie LIDIS an, die App-Schnittstelle zu aktivieren, geben den Lizenzschlüssel ein und wählen die Apps, die ausgeführt werden sollen sowie ggf. weitere Einstellungen und Optionen. Je nachdem, welche Ausstattung Sie erworben haben, können Sie die Apps auf einer bestimmten Anzahl von Endgeräten in Ihrem WLAN betreiben.

• Schließlich gehen Sie in den Store, wo Sie mit dem Suchbegriff „LIDIS“ die LIDIS-Apps finden und installieren können. Die Apps selbst sind kostenlos und können auf beliebig vielen Geräten installiert werden.

Unterschiede zu PDAs

Der Funktionsumfang der Apps LIDIS Starter und LIDIS Mobile ist mit den gleichnamigen Applikationen auf PDAs vergleichbar. Dennoch gibt es einige Unterschiede:

• Auch bei Smartphones und Tablets gibt es Profi-Geräte, die einen Fall aus zwei Meter Höhe oder eine Dusche vertragen können. Unsere Apps laufen aber genauso auf einfachen und preiswerten Consumer-Geräten, die Sie im Telefonladen um die Ecke erwerben können. Die Entscheidung liegt bei Ihnen.

• Sobald das System einmal eingerichtet ist, haben Sie nie wieder Schwierigkeiten mit der Installation. Mit jedem „normal“ ausgestatteten Handy sind Sie in der Lage, in Sekundenschnelle die Apps herunterzuladen, einzurichten und mit der Arbeit zu beginnen. Updates erfolgen vollautomatisch, der Datenaustausch mit Ihrer LIDIS-Datenbank findet in Echtzeit statt, Lade- und Übertragungsstationen gehören der Vergangenheit an.

• Zusätzlich zu den Erfassungs-Apps gibt es bereits drei weitere Anwendungen, die noch mehr LIDIS-Funktionen auf Ihrem Smartphone oder Tablet zur Verfügung stellen - und weitere werden folgen!

Wie sicher ist das?

Die LIDIS-Apps können theoretisch von jedem Smartphonebesitzer heruntergeladen werden. Dennoch müssen Sie nicht befürchten, dass Unbefugte in Ihre Daten eindringen können:

Alle LIDIS-Apps benötigen zur Benutzung die Kenntnis einer gültigen Kundennummer sowie die Anmeldung eines Verkäufers, deren Kürzel und Passwörter Sie (im Kassenfenster) beliebig gestalten und bei Verdacht auf Missbrauch auch schnell ändern können.

Welche Funktionen jeder App-Benutzer (in LIDIS: Verkäufer) ausführen und welche Daten er oder sie sehen kann, können Sie in den Verkäuferrechten ganz exakt einstellen.

Die Apps werden nur innerhalb Ihres WLANs mit Ihren Unternehmensdaten versorgt, ein Zugriff von außerhalb (übers Internet) ist nicht möglich.