Die Optionen steuern die Arbeitsweise des Fakturfensters und der OPOS-Verwaltung, indem sie Voreinstellungen festlegen. Diese können Sie während der Vorgangsbearbeitung jederzeit wieder ändern oder umstellen. Sie sollten sich aber trotzdem hier die Arbeitsweise einstellen, die Sie am häufigsten benötigen.
Bitte beachten Sie auch die Einstellungen in den Filial-Stammdaten sowie die Fibu-Option „Umsatzberechnung“.
So stellen Sie die Optionen für das Fakturfenster ein
Klicken Sie im Menüband ganz links auf den Eintrag Datei und dann auf den Befehl Optionen. Daraufhin öffnet sich der Dialog mit den Allgemeinen Optionen. Klicken Sie auf das Register Faktur.
Abschnitt Bearbeitung
Im ersten Abschnitt sind die Optionen zusammengefasst, die für die Bearbeitung der Vorgänge eine Rolle spielen.
Neuer Vorgang - Bestimmen Sie hier die Vorgangsart, die Sie am häufigsten anlegen. Bei der Wahl eines Kunden wird diese im Vorgangsbaum auf der Startseite voreingestellt.
Vorgang öffnen auf - Nach dem Start eines Vorgangs wechselt das Fakturfenster wie hier eingestellt entweder auf die Positions- oder auf die Detailseite.
Textgruppe - Hier geht es um die Textbausteine, die Sie beim Einfügen einer Sonderzeile Text am häufigsten benötigen. Legen Sie hier fest, welche Gruppe standardmäßig angezeigt wird. Selbstverständlich stehen Ihnen dort auch die anderen Gruppen zur Verfügung, nur ist die hier gewählte Gruppe voreingestellt. Diese Gruppen und die Textbausteine selbst müssen vorher in den Allgemeinen Stammdaten angelegt werden.
Listenlayout beibeh. - Das so genannte „Layout“ der verschiedenen Listen in Faktur und OPOS, also die Anordnung und Breite der Spalten, kann auf Wunsch gespeichert werden. Beim erneuten Öffnen präsentieren sich die Listen dadurch genauso, wie sie verlassen wurden.
Listenzeilen markieren - Die Zeilen der Positionsliste werden abwechselnd dezent farbig markiert, um die Übersicht zu erhöhen und sich schneller in langen Listen zurechtzufinden.
Positionsliste sortierbar - Ist diese Option gewählt, kann die Liste durch Klick auf den Spaltenkopf sortiert werden. Bei erneutem Klick auf dieselbe Spalte erfolgt die Sortierung in der umgekehrten Reihenfolge.
Bez. altern. Zeilen - Hier wird definiert, mit welchem Text alternative Zeilen, also solche ohne Berechnung, gekennzeichnet werden sollen. Voreingestellt ist der Begriff „Alternativ:“
Gutschein - Wählen Sie hier den Gutschein-Typ, der beim Einfügen der Sonderzeile Gutschein normalerweise verwendet werden soll.
Abschnitt Artikelbehandlung
Im zweiten Abschnitt der Fakturoptionen finden Sie Voreinstellungen für die Behandlung von Artikeln, die in die Positionsliste eingefügt werden.
Staffelpreise verw. - Aktivieren Sie diese Option, wenn Staffelpreise Berücksichtigung finden sollen.
Preisanpassung bei Mengenänderung - Stellen Sie diese Option auf „Ja“, wenn Sie möchten, dass bei Mengenänderungen der für die jeweilige Staffelmenge gültige Preis gewählt wird und auf „Nein“, wenn ein einmal festgesetzter Preis auch bei Änderungen der Menge beibehalten werden soll.
Langtext autom. einf. - Hier können Sie bestimmen, dass bei jedem Artikel zusätzlich automatisch eine Sonderzeile mit dem Inhalt eines der Textfelder aus dem Artikelstamm eingefügt wird.
Nachfolger a. einf. - Wenn Sie für einen Artikel in den Stammdaten einen Nachfolger definiert haben, wird dieser auf Wunsch auch in Fakturvorgänge automatisch eingefügt.
Bestandsprüfung - Wenn die Bestandsprüfung aktiviert ist, dann werden Sie beim Eingeben eines Artikels auf einen für den Vorgang nicht ausreichenden Bestand hingewiesen. Ist „Reservierung berücksichtigen“ gewählt, dann wird neben dem aktuellen Bestand auch der für die automatische Bestellung gewählte Mindestbestand sowie aus Anfragen resultierende Reservierungen berücksichtigt.
Aktuelle Vorgänge bearbeiten: Hier werden alle aktuellen Vorgänge mit Bezeichnung, Vorgangsnummer (bzw. bei einer Rechnung der Rechnungsnummer) und Datum angezeigt.
Archivierte Vorgänge: Sobald ein Vorgang bis zur Rechnung weiterverarbeitet und diese bezahlt wurde, erscheint ein neuer Ordner „Archivierte Vorgänge“, unterhalb dessen der Vorgang eingeordnet wird. Auch nach dem Stornieren erscheint eine Rechnung dort, wenn sie nicht zusätzlich auch noch gelöscht wurde.
Abschnitt Auswahlliste
Im dritten Abschnitt der Fakturoptionen finden Sie Voreinstellungen für die Auswahlliste (den unteren Bereich des Positionsregisters).
In Auswahlliste anz. - Vorwahl, mit welchem Inhalt die Auswahlliste geöffnet werden soll: Mit der Liste der Lieferanten, mit der Warengruppenauswahl oder gar nicht (Ausblenden).
Alle Sortimente anz. - Bei „Ja“ wird die komplette Artikelliste eines Lieferanten angezeigt. Wenn Sie schwächere Hardware benutzen oder sehr viele Artikel pro Lieferant haben, können Sie die Anzeige beim Öffnen des Fensters zunächst auf das erste Sortiment des Lieferanten begrenzen.
Abschnitt Abschluss
Im vierten Abschnitt der Fakturoptionen befinden sich Voreinstellungen für den Vorgangsabschluss.
Mindestwert - Wenn Sie hier einen Wert eingeben, wird im Bereich Vorgang des Registers Positionen das Wort „Mindestwert“ solange in roter Schrift angezeigt, bis der Wert durch die Summe der Positionen erreicht ist. Erst dann wird es grün dargestellt.
Frachtfrei-Grenze - Analog zum Mindestwert kann auch für die Frachtfrei-Grenze ein Wert eingegeben werden, der dann von LIDIS in gleicher Weise überwacht wird.
Versandkosten - Hier kann einer der in den Allgemeinen Stammdaten eingegebenen Versandkostensätze ausgewählt werden. Dieser wird dann auf der Ende-Seite der Faktur vorgeschlagen.
Re.-Nr. = Vorg.-Nr. - Wenn Sie diese Option wählen, passt sich die Rechnungsnummer immer der Vorgangsnummer an. Beachten Sie dabei aber, dass dann keine lückenlose Abfolge von Rechnungsnummern möglich ist.
Format der Vorg.-Nr. - Klicken Sie auf den Schalter "drei Punkte", der erst dann erscheint, wenn man in das Textfeld klickt, um das Erscheinungsbild der Vorgangsnummer Ihren Vorstellungen anzupassen. Sie können die eigentliche Vorgangsnummer in dem sich öffnenden Dialog z.B. um die Filialnummer, Teile des Datums (z.B. Jahr oder Monat) und beliebige Texte und Sonderzeichen erweitern. Außerdem können Sie den Anfangswert der Vorgangsnummer nach Belieben ändern.
Format der Re.-Nr. - Analog zur Vorgangsnummer kann auch die Rechnungsnummer angepasst werden.
Rechnungsadr. verw. - Wählen Sie „Ja“, wenn LIDIS bei der Rechnung eine beim Kunden hinterlegte Rechnungsadresse verwenden soll.
Bestandsführung - Entscheiden Sie hier, ob schon bei der Auftragsbestätigung oder erst beim Lieferschein die Bestände verändert werden sollen.
Umsatzberechnung - Bitte wählen Sie, ob die Umsatzerstellung (Erzeugen von Bewegungsdaten) bereits beim Lieferschein oder erst bei der Rechnung erfolgen soll.
Negative Rechnung zu Gutschrift - Ermöglicht auf Wunsch, eine Rechnung mit negativer Summe zu einer Gutschrift umzuwandeln (Auswahl „Immer“, „Nie“ und „Nachfragen“).
Mwst.-Satz „ohne“ Wenn Sie mehrere Mwst.-Sätze mit 0 Prozent angelegt haben, können Sie hier denjenigen auswählen, der bei der Buchung der Umsätze mit der Mehrwertsteuerausweisung „ohne“ benutzt werden soll.
Lieferung nach - Bei der Auftragsbestätigung wird auf der Ende-Seite der Faktur ein Lieferdatum entsprechend dieser Vorgabe vorgeschlagen. Bei der Anfrage werden die Felder „Reserviert bis“ und „Wiedervorlage“ mit diesem Wert vorbelegt.
Wiedervorlage nach - Bei einem Angebot wird auf der Ende-Seite der Faktur entsprechend dieser Vorgabe ein Wiedervorlagetermin eingetragen, den Sie natürlich ändern können.
Vorgängervers. erh. - Beim Weiterverarbeiten eines Vorgangs, z.B. eines Lieferscheins zu einer Rechnung, wird der bisherige Vorgang erhalten und nicht überschrieben.
Löschen erlauben - Vorgänge nur zu löschen, ohne sie zu stornieren kann eine gefährliche Angelegenheit sein, weil dann Datenreste verbleiben, die keinem Vorgang mehr zugeordnet werden können. Daher ist das Löschen von bereits gebuchten Vorgängen normalerweise nicht möglich, Sie können es aber für Ausnahmefälle hier erlauben.
Abschnitt Druck
In diesem Abschnitt sind die Voreinstellungen für den Ausdruck zusammengefasst. Sie lassen sich alle im Ende-Dialog des Fakturfensters auch wieder verändern.
Standardvorlage - Normalerweise werden die Fakturvorgänge auf die beim jeweiligen Kunden hinterlegte Druckvorlage gedruckt. Sollte dort nichts eingestellt sein, wird die hier gewählte Vorlage benutzt. Sie sollten also die Druckvorlage, die Sie am häufigsten benötigen, hier einstellen. Wählen Sie zwischen drei mitgelieferten Layouts oder stellen Sie eine im Designer selbst erstellte Druckvorlage ein.
Lieferscheinvorlage - Die Vorlage für Lieferscheine, die Sie am häufigsten benötigen. Hier gibt es eine mitgelieferte Vorlage und auch hier können Sie selbst erstellte Vorlagen wählen.
Rechn.-kopf drucken - Wählen Sie „Ja“, wenn LIDIS Ihre in den Filialstammdaten hinterlegte Anschrift auf Bestellungen drucken soll und „Nein“, wenn Sie Formulare mit einem entsprechenden Vordruck verwenden.
Formatierung Auslandsadressen - Seit einiger Zeit ist im innereuropäischen Briefverkehr die Verwendung des ausgeschriebenen Ländernamens eine Zeile unterhalb des Ortes vorgeschrieben, alternativ können Sie aber auch noch die ältere Methode verwenden, das Länderkürzel vor die Postleitzahl zu setzen.
Achtung! Wenn Sie diese Option umstellen, müssen Sie anschließend eine Views-Reorganisation in der Toolbox durchführen!
Drucker - Wählen Sie den Drucker, mit dem Sie normalerweise Vorgänge drucken möchten. Dabei kann es sich auch um einen Fax-Druckertreiber oder die Auswahl „E-Mail“ handeln.
Anzahl Kopien - Wählen Sie hier, wie viele Kopien des Vorgangs erstellt werden sollen.
Druckvorl. Kopien - Suchen Sie, analog zur Standardvorlage, das am meisten benötigte Layout für Vorgangskopien aus.
Kopien-Drucker - Für die Kopien kann auf Wunsch ein vom Original abweichender Drucker verwendet werden.
Druckvorl. Gutscheine - Suchen Sie, analog zur Standardvorlage, das am meisten benötigte Layout für Gutscheine aus.
Gutschein-Drucker - Für Gutscheine kann auf Wunsch ebenfalls ein anderer Drucker verwendet werden.
Abschnitt pdf & Mail
Wenn Sie möchten, können Sie Rechnungen und andere Fakturvorgänge als pdf-Dateien ablegen oder auch gleich als Mailanhang an den Kunden verschicken. Dazu stellen Sie hier die passenden Optionen ein.
pdf-Ordner - Wählen Sie das Verzeichnis, in dem die Fakturvorgänge als pdf-Datei abgelegt werden sollen.
pdf-Dateiname - Wählen Sie den Dateinamen, der für die pdf-Datei gewählt werden soll. Sie können hier sowohl feste Texte als auch (zwischen #-Zeichen) eine Anzahl von Variablen vergeben. Bsp: „#Vorgangstyp# vom #Datum# Kundennr. #Kunde#“. Zur Verfügung stehen die Variablen #Datum#, #Zeit#, #Kunde#, #KundName#, #Anrede#, #Vorname#, #Name#, #Briefanrede#, #Nummer#, #Rechnungsnummer# und #Vorgangstyp#.
Mailbetreff - Für den Betreff der Mail wählen Sie hier eben-falls eine Kombination aus festen Texten und den oben erwähnten Variablen.
Mailtext - Schließlich geben Sie hier den kompletten Text ein, der in der Mail erscheinen soll. Klicken Sie auf den Schalter "drei Punkte", um einen Dialog zur komfortablen Eingabe als normalen Text oder mit html-Formatierung zu öffnen.
Abschnitt OPOS
Im sechsten Abschnitt der Fakturoptionen sind diejenigen Einstellungen zusammengefasst, die sich auf die Verwaltung der Offenen Posten beziehen.
OPOS erzeugen - Hier können Sie festlegen, ob beim Buchen von Rechnungen Offene Posten erzeugt werden sollen, d.h., ob Sie die OPOS-Verwaltung überhaupt aktivieren möchten, und wie die Voreinstellung dafür sein soll:
Ja - Normalerweise werden Offene Posten erstellt, dies kann fallweise aber auch deaktiviert werden.
Normalerweise nicht - In der Regel findet keine OPOS-Erstellung statt, bei Bedarf lässt sich das aber ändern.
Nicht bei PayPal-Zahlung - In der Regel findet eine OPOS-Erstellung statt, außer dann, wenn der Betrag bereits, bspw. per PayPal, bezahlt worden ist.
Nein, nie - Die Möglichkeit zur OPOS-Erzeugung besteht nicht.
Mahnwesen aktiv - Wenn Sie das Mahnwesen aktivieren, weist Sie LIDIS bei Offenen Posten, deren Fälligkeitsdatum erreicht oder überschritten ist, auf diesen Umstand hin und ermöglicht die Erstellung von Mahnungen.
Bei off. M. warnen - Wenn Sie das OPOS-Fenster verlassen, obwohl noch Mahnungen zur Bearbeitung anstehen, erhalten Sie eine Warnung.
Textgruppe - Hier geht um die Textbausteine, die Sie beim Erstellen einer Mahnung am häufigsten benötigen. Legen Sie fest, welche Gruppe standardmäßig angezeigt wird. Selbstverständlich stehen Ihnen dort auch die anderen Gruppen zur Verfügung, nur ist die hier gewählte Gruppe voreingestellt. Diese Gruppen und die Textbausteine selbst müssen vorher in den Allgemeinen Stammdaten angelegt werden.
Mahn.-Kopie drucken - Beim Abschluss einer Mahnung haben Sie die Möglichkeit, eine Kopie zu drucken. Wählen Sie hier, ob das Häkchen standardmäßig gesetzt sein soll oder nicht.
Rechnung drucken - Ebenso haben Sie beim Abschluss einer Mahnung die Möglichkeit, die Original-Rechnung zusätzlich zu drucken. Wählen Sie hier, ob das Häkchen standardmäßig gesetzt sein soll oder nicht.
Protokoll-Drucker - Geben Sie den Drucker an, auf den die OPOS-Protokolle normalerweise gedruckt werden sollen.
Abschnitt pdf & Mail OPOS
Wenn Sie möchten, können Sie Zahlungserinnerungen (Mahnungen) als pdf-Dateien ablegen oder auch gleich als Mailanhang an den Kunden verschicken. Dazu stellen Sie hier die passenden Optionen ein.
pdf-Ordner OPOS - Wählen Sie das Verzeichnis, in dem die Zahlungserinnerungen als pdf-Datei abgelegt werden sollen.
pdf-Dateiname OPOS - Wählen Sie den Dateinamen, der für die pdf-Datei gewählt werden soll. Sie können hier sowohl feste Texte als auch (zwischen #-Zeichen) eine Anzahl von Variablen vergeben. Bsp: „Zahlungserinnerung vom #Datum# Kundennr. #Kunde#“. Zur Verfügung stehen die Variablen #Datum#, #Zeit#, #Kunde#, #KundNa-me#, #Anrede#, #Vorname#, #Name#, #Briefanrede#, #Nummer# und #Rechnungs-nummer#.
Mailbetreff - Für den Betreff der Mail wählen Sie hier ebenfalls eine Kombination aus festen Texten und den oben erwähnten Variablen.
Mailtext - Schließlich geben Sie hier den kompletten Text ein, der in der Mail erscheinen soll. Klicken Sie auf den Schalter "drei Punkte", um einen Dialog zur komfortablen Eingabe als normalen Text oder mit html-Formatierung zu öffnen.
Abschnitt Kasse
Im letzten Abschnitt finden Sie die Voreinstellungen für die Zusammenarbeit mit der LIDIS-Kasse.
Kassen-LS bei Bezahl. - Hier geht es darum, was in der Faktur passiert, wenn ein Lieferschein an der Kasse beglichen wird. Sie können wählen, dass er gelöscht, erledigt (d.h. zu den archivierten Vorgängen verschoben) oder in eine Rechnung umgewandelt wird.
Hinweis: Diese Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn Sie in den FiBu-Optionen„Umsatzberechnung bei Lieferschein“ gewählt haben.
Kassen-LS - Hier können Sie festlegen, ob ein Faktur-Rabatt schon an der Kasse für den Kunden sichtbar sein soll oder ob an der Kasse noch die normalen Preise angezeigt werden sollen und der Rabatt erst in der Faktur zum Tragen kommt.
Bei Gesamtrechn. verw. - Wählen Sie, ob beim Zusammenfassen von Kassen-Lieferscheinen zu Gesamtrechnungen die Bonnummer des Kassen-LS oder die Vorgangsnummer, die der Lieferschein in Faktur bekommen hat, ausgedruckt werden soll.
LS in Fil.-Kasse ann. - Wenn Sie in einer Filiale kein LIDIS mit Filialmodul haben, können Sie dort auf Wunsch dennoch Lieferscheine erstellen und sie automatisch zur Zentrale übertragen lassen.
Benutzerrechte Faktur
So stellen Sie die Benutzerrechte für das Fakturfenster ein
Wählen Sie im Menüband den Befehl Allgemeine Stammdaten. Wechseln Sie, falls noch nicht geschehen, auf die Registerseite Benutzer.
Bestimmen Sie den Benutzer, für den Sie Rechte einstellen möchten und klicken Sie auf den Schalter Rechte. Achten Sie darauf, dass bei dem Benutzer die richtige Rechteebene eingestellt ist.
Wählen Sie im Abschnitt „Vorgänge“ den Eintrag „Faktur“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um das Fakturfenster freizugeben. Wechseln Sie auf die Registerseite Details, die weitere Feineinstellungen der Rechte für die Faktur zulässt:
Neue Vorgänge - Hier bestimmen Sie, welche Vorgangsarten ein Benutzer der aktuell bearbeiteten Rechteebene anlegen darf: Angebot, Anfrage, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung oder Gutschrift.
Ohne Musterv. anl. - Aktivieren Sie diese Option, wenn es dem Benutzer erlaubt sein soll, neue Vorgänge ohne Verwendung eines Mustervorgangs anzulegen.
Vorgänge bearbeiten - Wenn aktiviert, darf der Benutzer bereits angelegte Vorgänge öffnen und weiter bearbeiten.
Vorgänge buchen - Der Benutzer ist berechtigt, Vorgänge abzuschließen und zu buchen.
Vorgänge löschen - Der Benutzer darf Vorgänge löschen.
Vorgänge stornieren - Der Benutzer darf Vorgänge stornieren.
Vorgänge weiterv. - Der Benutzer ist berechtigt, bereits gebuchte Vorgänge weiterzuverarbeiten und dabei deren Typ zu ändern (also z.B. einen Lieferschein zu einer Rechnung weiterzuverarbeiten).
Rechnung/GS buchen - Für das endgültige Abschließen (Buchen) dieser beiden Vorgangsarten kann eine extra Berechtigung vergeben werden.
Geb. Vorgänge öffnen - Wenn dieses Recht aktiviert ist, darf der Benutzer einen bereits gebuchten Vorgang erneut öffnen und abändern.
Mustervorg. anlegen - Der Benutzer ist berechtigt, neue Mustervorgänge zu erstellen.
MwSt.-Ausw. ändern - Der Benutzer ist berechtigt, die aus den Kundenstammdaten übernommene Mehrwertsteuerausweisung für den Vorgang zu ändern.
Preise ändern - Der Benutzer ist berechtigt, die Preise der Artikel zu ändern.
Zahlungsbed. ändern - Der Benutzer ist berechtigt, die aus den Kundenstammdaten übernommene Zahlungsbedingungen für den Vorgang zu ändern.
WG-Artikel einfügen - Der Benutzer darf in einen Vorgang WG-Artikel einfügen, also solche Artikel verwenden, die nicht im Artikelstamm angelegt sind.
Rabatte geben - Der Benutzer ist berechtigt, Zeilen- oder Gesamtrabatte zu geben.
Soll-Daten ansehen - Der Benutzer darf die Soll-Daten der Artikel (Einkäufe, Warentransfers, Bestandsberichtigungen) einsehen.
Ist-Daten ansehen - Der Benutzer darf die Ist-Daten der Artikel (Faktur- und Kassenumsätze) einsehen.
