Jaarafsluiting

Am Ende eines jeden Rechnungsjahres müssen Sie in LIDIS einen Jahresabschluss vornehmen. Bitte lesen Sie dazu zunächst den Abschnitt Was ist ein Jahresabschluss?, um sich über die Hintergründe des Vorgangs zu informieren.

Was ist ein Jahresabschluss?

Am Ende eines jeden Rechnungsjahres müssen Sie in LIDIS einen Jahresabschluss vornehmen. Dabei geschieht folgendes:

Das aktuelle Datum (oder ein beliebig anderes, Sie können den Jahresabschluss auch zurückdatieren) wird zum Beginn des neuen Rechnungsjahres.

Dadurch werden automatisch die gespeicherten Umsatzdaten zu denen des Vorjahres erklärt - einfach dadurch, dass Sie nun vor dem Beginn des aktuellen Rechnungsjahres zu liegen kommen.

Die noch weiter zurückliegenden Umsatzdaten des bisherigen Vorjahres werden gelöscht, es sei denn, Sie aktivieren das Kontrollkästchen „Zwei Vorjahre erhalten“.

Beim Jahresabschluss ergibt sich die Gelegenheit, die angefallenen Umsatzdaten auf Wunsch zu verdichten. Dazu können Sie das Programm anweisen, die bisher tagesgenau gespeicherten Daten zu Monatswerten zu aggregieren (verdichten). Dabei ändert sich die Summe der Umsätze selbstverständlich nicht, nur die Detailgenauigkeit der gespeicherten Werte sinkt - und damit ganz erheblich der Platzbedarf der Daten.

Ob Sie eine Verdichtung wünschen, kann für Soll- und Ist-Umsätze getrennt eingestellt werden (Soll-Umsätze sind Wareneingänge, Bestandsberichtigungen und Warentransfers, als Ist-Umsätze werden Kassenverkäufe, Kassierer- und Verkäuferdaten sowie Fakturumsätze bezeichnet).

Hinweis: Diese Funktion stammt aus einer Zeit, als Computerhardware noch nicht so leistungsfähig war. Sie wird heute im Großen und Ganzen nicht mehr benötigt.

Außerdem können noch die erledigten Bestellungen des Vorjahres gelöscht werden. Unter erledigten Bestellungen sind solche Vorgänge zu verstehen, deren Wareneingang abgeschlossen ist. Diese Bestellungen werden i.d.R. nur noch vorgehalten, um als Vorlage für eine ähnlich gelagerte Bestellung zu dienen. Aus Gründen der Übersicht ist aber zu empfehlen, diese Bestellungen spätestens beim Jahresabschluss zu löschen.

Jahresabschluss durchführen

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Jahresabschluss auf. Dazu klicken Sie auf das kleine Dreieck unterhalb des Befehls Inventur, um ein Untermenü mit dem gewünschten Befehl zu öffnen.

Es öffnet sich der Dialog „Jahresabschluss“.

Geben Sie das Datum ein, an dem das kommende Rechnungsjahr beginnen soll. Sie können auch ein beliebiges Datum der Vergangenheit wählen, da der Jahresabschluss auch rückwirkend vorgenommen werden kann.

Führen Sie unbedingt vor dem Jahresabschluss eine Datensicherung durch!

Drücken Sie ENTER oder klicken Sie auf den grünen Ok-Haken, um fortzufahren. Als nächstes müssen Sie einige Optionen für den Jahresabschluss angeben.

• Erl. Best. löschen - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie erledigte Bestellungen löschen wollen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, den Zeitraum anzugeben, für den die Löschung stattfinden soll:
  • Alle - Alle erledigten Bestellungen werden gelöscht.
  • Alle vorjährigen - Alle erledigten Bestellungen des abgelaufenen Rechnungsjahres werden gelöscht.
  • Bis zum - Die erledigten Bestellungen, die älter sind als das eingegebene Datum, werden gelöscht.

• Artikeld. (Soll) kompr. - Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie Soll-Umsätze verdichten wollen. Soll-Daten sind alle Umsätze der Ek-Seite, wie Wareneingänge, Warentransfers in Filialen und Bestands- bzw. Wertberichtigungen. Die Soll-Umsätze des abgelaufenen Rechnungsjahres werden dabei so verdichtet, dass für jeden Monat ein Eintrag übrigbleibt.

• Artikeld. (Ist) kompr. - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie Ist-Umsätze verdichten wollen. Unter Ist-Daten versteht man die Kassenumsätze, die Kassierer- und Verkäuferdaten sowie die Umsätze aus der Faktur. Die Ist-Umsätze des abgelaufenen Rechnungsjahres werden dabei so verdichtet, dass für jeden Monat ein Eintrag übrigbleibt.

• Zwei Vorjahre erh. - Normalerweise werden die Bewegungsdaten des Vor-Vorjahres beim Jahresübergang gelöscht. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiv ist, bleiben diese Daten erhalten, so dass Sie die Umsätze des laufenden Jahres nicht nur mit dem Vorjahr, sondern auch mit dem Vor-Vorjahr vergleichen können.

Drücken Sie die ENTER-Taste oder klicken Sie auf den grünen Ok-Haken, um den Jahresabschluss zu starten. Beantworten Sie die Nachfrage mit „Ja“.

Wichtig! Der Jahresabschluss kann nicht rückgängig gemacht werden. Ihre einzige Möglichkeit, etwaige Fehlentscheidungen zu korrigieren, ist, vorher eine Datensicherung durchzuführen!

Der Jahresabschluss kann durchaus eine längere Zeit in Anspruch nehmen. Bitte gedulden Sie sich etwas!

Wir raten Ihnen, den Jahresabschluss in einer ruhigen Zeit und direkt am Server vorzunehmen, um den Vorgang zu beschleunigen.

Der Abschluss der Aktion wird gemeldet. Sollten Fehler auftreten, muss der Jahresabschluss wiederholt werden.