LIDIS Webshop - Shopbestellungen in der Faktur

Wenn ein Kunde etwas in Ihrem Shop bestellt und Sie die Datenübertragung entweder manuell oder ereignisgesteuert ausgeführt haben, wird in der Faktur automatisch ein neuer Vorgang (meist eine Auftragsbestätigung oder ein Lieferschein) erstellt. Je nachdem, was bestellt wurde, müssen diese Vorgänge nun unterschiedlich weiterverarbeitet werden.

So bearbeiten Sie Bestellungen mit Artikeln

Je nach den Optionseinstellungen kommen neue Artikelbestellungen als Angebot, Anfrage oder Auftragsbestätigung. Normalerweise wird es sich um den Typ Auftragsbestätigung handeln, den Sie nun zum Lieferschein oder zur Rechnung weiterverarbeiten können. Shopvorgänge können nicht geöffnet, sondern nur (per Rechtsklick auf den Vorgang) weiterverarbeitet werden.

Hinweis:
So lange die Beschreibung eines Webshopvorgangs noch den Vermerk „(offen)“ trägt, kann der Vorgang nicht weiterverarbeitet werden. Dies kann bspw. daran liegen, dass der Webshop mit der Ausstellung von Gutscheinen noch nicht fertig ist oder dass ein Drittlieferant im Dropship-Verfahren den Vorgang noch nicht zu Ende bearbeitet hat. Sobald diese Hindernisse nicht mehr vorliegen, wird der Vorgang automatisch freigegeben.

Als Zwischenüberschriften, die aber nicht mitgedruckt werden, enthalten die Onlinevorgänge die gewünschte Lieferart, in diesem Beispiel Versand, weitere Möglichkeiten wären Anlieferung, Abholung (Click & Collect) oder Dropship (Versand durch einen Dritten).

Sobald Sie den Vorgang Lieferschein abschließen, wird eine Statusänderung an den Shop gesendet – Sie haben den Kundenauftrag bestätigt und einen Kaufvertrag geschlossen. Der Shop kümmert sich darum, dass der Kunde eine E-Mail bekommt, die ihm oder ihr die Sendung ankündigt.

Wenn Sie entweder gleich im ersten Schritt oder später, wenn die Artikel zusammengestellt und abgeschickt bzw. ausgeliefert wurden, den Vorgang zur Rechnung weiterverarbeiten, wird auch diese Statusänderung dem Shop gemeldet, wodurch der Onlinevorgang abgeschlossen ist. Zusätzlich wird dabei aber auch eine Rechnung im pdf-Format erzeugt, die der Bestätigungsmail an den Kunden, die der Shop versendet, als Anhang beigefügt wird. Diese pdf-Datei wird von LIDIS erstellt, wofür der in LIDIS eingebaute pdf-Drucker verwendet wird.

Dieser Drucker kann nicht umgestellt werden. Falls Sie eine Kopie benötigen, können Sie dies im unteren Teil des Dialogfensters bestimmen.

Beim Abschluss des Rechnungsvorgangs erstellt LIDIS also mit Hilfe des eingebauten pdf-„Druckers“ eine pdf-Datei mit der Rechnung und sendet diese im Hintergrund an den Shop, der sie dem Kunden zustellt. Bitte achten Sie darauf, dass Sie eine Druckvorlage benutzen, die auch sämtliche in Ihrem Briefpapier voreingedruckten Elemente, wie bspw. Kopfzeile, Logo und Fußzeile enthält. Diese Druckvorlage kann in den Shopoptionen vorgewählt werden.

Wenn der pdf-Drucker nicht korrekt installiert ist und Sie eine entsprechende Meldung erhalten, führen Sie bitte eine Workstation-Installation durch, um das Problem zu beheben.

So bearbeiten Sie Bestellungen mit Gutscheinen

Hier müssen wir nun verschiedene Fälle unterscheiden: Ein Gutschein kann entweder zusammen mit physischen Artikeln oder auch alleine bestellt werden (oder auch mehrere Gutscheine in einer Bestellung, mit oder ohne andere Artikel). Außerdem kann der Gutschein vom Typ Mail oder Versand sein, sofern Sie beide Typen angelegt und eingerichtet haben.

Online- bzw. Mail-Gutscheine werden dem Kunden ja vom Shop zum Selbstausdruck angeboten, sofern sie per PayPal oder Kreditkarte sofort bezahlt wurden. Wenn ein Onlinevorgang ausschließlich solche Gutscheine enthält, ist kein manueller Eingriff Ihrerseits mehr erforderlich – der Vorgang wird gleich als Lieferschein angelegt, der Kaufvertrag ist zustande gekommen und das einzige, was Ihnen zu tun bleibt, ist noch, den Vorgang zu einer Rechnung weiterzuverarbeiten, so dass der Kunde vom Shop eine pdf-Rechnung erhalten und der Vorgang im Shop als erledigt markiert werden kann.

Diesen Fall erkennen Sie an der Lieferant „Download“, was bedeutet, dass das immaterielle Gut „Mail-Gutschein“ dem Kunden ohne Ihr Zutun zur Verfügung gestellt worden ist. Die 16-stellige Gutscheinnummer, die Sie in der Artikelbezeichnung sehen können, wurde bereits im Shop und auch in LIDIS angelegt, so dass der Kunde oder die von ihm beschenkte Person von diesem Moment an damit sowohl im Webshop als auch an Ihren Kassen bezahlen kann.

Handelt es sich hingegen um Gutscheine vom Typ Versand, ist der Gutschein noch nicht aktiv, da Sie die Auftragsbestätigung erst akzeptieren und zu einem Lieferschein oder einer Rechnung weiterverarbeiten müssen – ganz ähnlich wie bei physischen Artikeln. Diesen Fall erkennen Sie daran, dass als Lieferart „Versand“ angezeigt wird und der Gutschein noch keine Nummer bekommen hat.

Diese Gutscheinnummer wird erst beim Buchen des Vorgangs von green solutions bezogen und damit sowohl im Shop als auch in LIDIS aktiviert. Beachten Sie bitte die Registerseite Gutscheine im Abschlussdialog der Faktur: Dort wählen Sie sowohl die Druckvorlage als auch den Drucker aus, die bzw. der für das Drucken des Gutscheins (entweder als Ganzes oder als Eindruck der veränderlichen Informationen wie Wert und Nummer in ein vorgefertigtes Formular) benutzt werden soll.