Der Dialog Optionen enthält alle Einstellungen, die für das gesamte Programm benötigt werden. Um die Übersicht zu wahren, werden die zusammenhängenden Einstellungen auf Registerseiten zusammengefasst. Das Automatikmodul von LIDIS fügt einige Register zu denen der Basisversion hinzu.
Klicken Sie im Menüband ganz links im Bereich Start auf den Befehl Optionen.
Daraufhin öffnet sich der Dialog mit den Optionen.
Die Optionen der Autom. Bestellung
Die Optionen steuern die Arbeitsweise der Autom. Bestellung im Eingangsfenster.
So stellen Sie die Optionen für die Autom. Bestellung ein
Öffnen Sie den Optionsdialog und wechseln Sie auf das Register Autom. Best.
Menge ist - Hier bestimmen Sie, welches Bestellverfahren verwendet werden soll:
Bestellvorschlag - Beim Unterschreiten des Mindestbestandes wird die eingegebene Menge bestellt.
Zielmenge - Beim Unterschreiten des Mindestbestands wird auf die angegebene Menge aufgefüllt.
Filterung - Geben Sie Ihre bevorzugte Filterung für die Autom. Bestellung an:
Nur Lief. und WGs - Eine einfache Filterung wird verwendet, die nur die Eingabe eines Lieferanten und/oder einer Warengruppe erlaubt.
Allgem. Filterung - Der allgemeine Filterdialog wird verwendet, mit dem Sie sämtliche Möglichkeiten der Filterung besitzen.
Nur beim akt. Lief. - Aktivieren Sie diese Einstellung wenn das Programm ausschließlich beim aktuell eingestellten Lieferanten und nicht bei einem eventuell günstigeren Alternativlieferanten bestellen soll.
Autom. Lief.-wechsel - Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, prüft das Eingangsfenster nach dem Suchlauf der Autom. Bestellung, ob bei einzelnen Artikeln auf einen anderen Lieferanten umgeschaltet werden sollte, da dessen Angebot preiswerter ist als das des aktuellen Lieferanten.
Beim WE aufteilen - Wenn Sie Aufteilungsschemata für Ihre Aufteilungsartikel festgelegt haben, können Sie LI-DIS hiermit anweisen, diese Schemata beim Wareneingang anzuwenden. Dadurch erreichen Sie eine „vollautomatische“ Behandlung Ihrer Aufteilungsartikel beim Wareneingang.
Bestand n. negativ - Negative Bestände werden bei der Berechnung so behandelt, als ob sie Null wären.
ABS verwenden - Wählen Sie hier, ob Sie als Standardeinstellung die Autom. Bestellung „Spezial“ (ABS) verwenden wollen.
Lieferzeitraum berück. - Wählen Sie hier, ob die beim Lieferanten hinterlegte Lieferzeit (ggf. sogar dop-pelt) in die Berechnung der Bestellmenge einbezogen werden soll.
Einbezogene Tage - Hier wird bestimmt, ob beim Berechnen der Referenzmenge alle Tage (Mo bis So) oder nur die Werktage (Mo bis Sa) berücksichtigt werden sollen.
Die Optionen der Finanzbuchhaltung
Die Optionen steuern die Arbeitsweise des FiBu-Fensters, der Zahlungsüberwachung sowie der Buchungsfunktionen in den Quellfenstern (Eingang, Kasse, Faktur), indem sie Voreinstellungen festlegen.
So stellen Sie die Optionen für das FiBu-Fenster ein
Öffnen Sie den Optionsdialog und wechseln Sie auf das Register FiBu. Die FiBu-Optionen sind in die folgenden Abschnitte eingeteilt:
Der Abschnitt „Bücher führen“
Im ersten Abschnitt finden Sie die Optionen, die darüber entscheiden, ob und wie die drei FiBu-Bücher geführt werden.
WE-Buch führen - Hiermit entscheiden Sie, ob beim Wareneingang automatisch ein Eintrag in das WE-Buch vorgenommen werden soll oder nicht.
WE-Buch Zahlungen - Diese Option legt fest, ob zusätzlich auch beim Bezahlen einer Rechnung (Fenster Zahlungsüberwachung) eine Buchung erfolgen soll oder nicht.
Kassenbuch führen - Hiermit entscheiden Sie, ob Kassenabrufe in das Kassenbuch übernommen werden sollen. In diesem Fall erzeugt das Kassenfenster beim Buchen eines Abrufs die erforderlichen Buchungszeilen für das Kassenbuch, ansonsten wird der Abruf nur archiviert.
Rechnungsb. führen - Hiermit entscheiden Sie, ob beim Abschluss einer Rechnung in Faktur Rechnungsbucheinträge erstellt werden sollen oder nicht.
RE-Buch Zahlungen - Diese Option legt fest, ob zusätzlich auch beim Bezahlen von Rechnungen (Fenster OPOS) eine Buchung erfolgen soll oder nicht.
Hinweis: Wenn Sie eines der FiBu-Bücher nicht mehr führen wollen, werden Sie gefragt, ob das jeweilige Buch (WE-Buch, Kassenbuch oder Rechnungsbuch) komplett gelöscht werden soll. Wählen Sie „Ja“, wird das deaktivierte Buch nach einer weiteren Abfrage gelöscht, andernfalls kann es zwar noch eingesehen werden, es werden aber keine weiteren Buchungen mehr dafür erzeugt.
Der Abschnitt Konten
Im zweiten Abschnitt wird die Kontenzuordnung konfiguriert.
Filialabhängige Konten - Wenn Sie mit Filialen arbeiten und wollen, dass jede Filiale andere Konten für bestimmte Buchungszwecke benutzt, können Sie hier eine filialabhängige Kontenführung aktivieren. Wir empfehlen allerdings, für alle Filialen denselben Kontensatz zu benutzen, da die Verwaltung dadurch erheblich einfacher wird.
Eingangskonten - Wählen Sie hier, ob beim Wareneingang mit reinen Mehrwertsteuer-Konten oder mit Mwst.-Konten mit Kostenstellen gearbeitet werden soll.
Erlöskonten - Wählen Sie hier, ob beim Verkauf (Kasse und Faktur) mit reinen Mehrwertsteuer-Konten oder mit Mwst.-Konten mit Kostenstellen gearbeitet werden soll.
Die FiBu-Konten
Ein Klick auf den Schalter „...“ im Optionendialog auf der Registerseite FiBu bei den Einträgen Eingangskonten bzw. Erlöskonten öffnet den Dialog FiBu-Konten. Hier werden die in der Stammdatenverwaltung angelegten Sach- und Geldkonten ausgewählt, die für Kassen-, WE- und Rechnungsbuch benötigt werden.
Achtung! Diese Zuordnung der Konten zu den Funktionen der FiBu muss vor den ersten Buchungen vorgenommen werden!
So ordnen Sie die Konten des WE-Buchs zu
Wählen Sie die Registerseite WE-Buch.
Die Liste zeigt alle Kontentypen an, die für die Eingangsbuchungen (Verbindlichkeiten und Zahlungen) benötigt werden. Vergrößern Sie das Fenster, wenn Sie mehr Konten auf einmal überblicken möchten.
Einige Konten sind mehrfach vorhanden, jeweils einmal pro angelegtem Mwst.-Satz. Sie können dann jedem Satz ein eigenes Konto zuweisen oder auch Sammelkonten verwenden, also jedem Mwst.-Satz innerhalb eines Typs dasselbe Konto. Bei Sätzen, die Sie nicht benötigen, brauchen Sie auch kein Konto einzutragen. LIDIS zeigt Ihnen auf Wunsch die Liste der verfügbaren Konten an, Sie können aber auch eine andere Kontonummer eingeben.
Falls Sie in den FiBu-Optionen Mwst.-Konten mit Kostenstellen eingestellt haben, erfolgt die Zuordnung der Eingangskonten zu den Kostenstellen im Warengruppen-Fenster.
Falls Sie sich (an derselben Stelle) für filialabhängige Konten entschieden haben, wählen Sie bitte zuerst die richtige Filiale aus. Dabei sollten Sie alle Konten erst einmal unter „Alle Filialen“ konfigurieren und dann bei den jeweiligen Filialen nur noch die davon abweichenden Konten eintragen.
Die Kontentypen für das WE-Buch sind:
Geldkonto - meist ein Bankkonto, über das Sie normalerweise Ihre Zahlungen abwickeln.
Div. Kreditoren - Falls beim Lieferanten keine Kreditornummer eingetragen ist, wird das hier angegebene Konto verwendet.
WE-Konten - Dies sind die Konten für die Verbindlichkeiten, je eines für jeden Mwst.-Satz.
Skonti - Dies sind die Konten für erhaltene Skonti.
Rabatte - Dies sind die Konten für Rabatte.
Nebenkosten - Hierauf werden alle Nebenkosten, wie Ver-sandkosten u.ä., gebucht.
So ordnen Sie die Konten des Kassenbuchs zu
Wählen Sie die Registerseite Kassenbuch. Die Liste zeigt alle Kontentypen an, die für die Kassenbuchungen benötigt werden:
Kasse - Das Kassenkonto.
Bargeld - Das Bankkonto, auf das Sie normalerweise Ihre Bareinnahmen einzahlen.
Fremdwährungen - Das Konto, auf das Sie Fremdwährungen buchen wollen.
Kassendifferenz p. - Konto für positive Kassendifferenzen (Überschüsse).
Kassendifferenz n. - Konto für negative Kassendifferenzen (Verluste).
Schecks - Konto für Scheckeinlösungen.
Gutscheine - Für jeden im Kassenfenster angelegten Gutschein können Sie hier auf Wunsch ein eigenes Konto zuordnen.
GS-Rabatte - Wenn Sie auf Gutscheine Rabatte geben wollen können Sie diese auf ein eigenes Konto buchen.
Kreditkarten - Für jede im Kassenfenster angelegte Kreditkarte können Sie hier auf Wunsch ein eigenes Konto zuordnen.
Erlöse - Dies sind die Konten für die Kasseneinnahmen, je eines für jeden Mwst.-Satz.
So ordnen Sie die Konten des Rechnungsbuchs zu
Wählen Sie die Registerseite Rechnungsbuch. Die Liste zeigt alle Kontentypen an, die für die Fakturbuchungen (Verbindlichkeiten und Zahlungen) benötigt werden:
Geldkonto meist - ein Bankkonto, über das Ihre Kunden normalerweise bezahlen.
Div. Debitoren - Falls beim Kunden keine Debitornummer eingetragen ist, wird das hier angegebene Konto verwendet.
Gutscheine - Das Konto für in der Faktur verkaufte Gutscheine.
Anzahlung - Das Konto für Anzahlungen.
Erlöse - Dies sind die Konten für die Faktureinnahmen, je eines für jeden Mwst.-Satz.
Rabatte - Die Konten für Rabatte.
Fracht - Die Konten für Frachtkosten etc.
Erlösschmälerung - Hierauf werden die gegebenen Skonti gebucht.
Der Abschnitt Sonstiges
Im dritten Abschnitt sind weitere Optionen zusammengefasst, die das Verhalten des FiBu-Fenster sowie der Buchungsfunktion im Kassenfenster steuern.
Bücher fil.-abh. führen - Mit dieser Einstellung bestimmen Sie, ob die Buchungen im FiBu-Fenster nach Filialen getrennt angezeigt werden sollen oder ob die Zeilen aller Filialen zusammen in einer Liste dargestellt werden. Dies hängt davon ab, ob Ihre Filialen eine selbstständige Buchführung haben oder nicht.
Bücher sortierbar - Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie die Einträge im FiBu-Fenster nach anderen Kriterien als dem Datum sortieren. Dies ist zwar praktisch, z.B. um einen bestimmten Eintrag suchen zu können, widerspricht aber der buchhalterischen Forderung, dass eine Buchungsliste nie ins Minus fallen darf. Entscheiden Sie selbst zwischen Komfort und Sicherheit.
Bargeld ins Kassenb. - Mit dieser Einstellung erreichen Sie, dass der Bargeldbestand beim Buchen eines Kassenabrufs ins Kassenbuch mit übertragen wird.
Fremdwähr. ins KB - Wie oben, aber für Fremdwährungen.
Kundenname aus Feld - Wählen Sie, aus welchem Feld der Kundenname bei der Übergabe in die Bücher genommen wird.
Der Abschnitt datev
Im vierten Abschnitt konfigurieren Sie die datev-Schnittstelle.
Dateiformat - Wählen Sie hier, nach welchem Standard die datev-Dateien erstellt werden sollen. Aus Kompatibilitätsgründen sind außer dem aktuellen Format auch noch die Einstellungen OBE und KNE möglich. Entscheiden Sie je nachdem, welchen Standard Ihre weiterverarbeitende Software bzw. Ihr Steuerberater unterstützt.
Max. L. Sachkonten - Geben Sie hier an, ob Ihre Sachkonten maximal vier, sechs oder acht Ziffern umfassen.
Ber. Buchungsjahr - Mit dieser Einstellung bestimmen Sie, ob das für eine Datei anzugebende Buchungsjahr aus den zu exportierenden Daten ermittelt werden soll oder manuell (als „Geschäftsjahr“) angegeben wird.
Fälligkeit exportieren - Hiermit bestimmen Sie, ob die Fälligkeit der Buchung (nur Wareneingangs- und Rechnungsbuch) mit in die datev-Datei übernommen werden soll oder nicht. Als dritte Möglichkeit kann auch die Kennziffer der Zahlungsbedingung von Kunden bzw. Lieferanten exportiert werden.
Leistungsdatum export. - Wählen Sie hier, ob beim Export des Eingangs- und Rechnungsbuches das Leistungsdatum mit übergeben werden soll.
Nr. auch im Textfeld - Rechnungs- und Belegnummer werden im Textfeld wahlweise zusätzlich ausgegeben.
Buch. festschreiben - Die Buchungszeilen werden auf Wunsch mit einem Festschreibungskennzeichen versehen.
Der Abschnitt SEPA/DTA
Im letzten Abschnitt der FiBu-Optionen geht es um die SEPA- bzw. DTA-Schnittstelle.
Format Zahlungsdat. - Wenn dieser Schalter auf DTA oder SEPA gesetzt ist, wird bei jeder neuen WE- bzw. Fakturbuchung die Zahlungsart SEPA/DTA eingestellt (natürlich muss für den entsprechenden Lieferanten bzw. Kunden auch eine Kontoverbindung hinterlegt sein). Hier legen Sie also fest, wie die meisten Wareneingänge (Fakturvorgänge) behandelt werden sollen.
Datein. ist dtaus/dtazv - bedeutet, dass der Name dtaus0 bzw. dtaus1 (siehe Umlaute) für die DTA-Datei vor-gegeben wird (entsprechend dtazv für internationale Buchungen). Wählen Sie diese Option, wenn Sie die DTA-Datei direkt auf eine Diskette speichern wollen. Im anderen Fall wird eine Datei erzeugt, die folgenden Namensaufbau besitzt: Gddmmjj.dta. Dabei bedeutet „G“ Gutschriften (im Gegensatz zu Lastschriftdateien) und ddmmjj enthält das aktuelle Datum. Die Dateiendung ist „.dat“. Diese Variante sollten Sie bei einer Ausgabe auf ein Verzeichnis der Festplatte verwenden.
Internat. Gutschriften - Wählen Sie, wie mit internationalen Buchungen umgegangen werden soll:
dtazv-Datei erstellen - Wenn bei der Bearbeitung der Gutschriften eine internationale Bankverbindung vorkommt (eine IBAN, die nicht mit DE beginnt), wird automatisch zusätzlich zur nationalen dtaus-Datei eine dtazv-Datei erstellt. Dieser Standard regelt den Zahlungsverkehr auf europäischer Ebene. Wenn Sie ausländischen Lieferanten Geld überweisen wollen, müssen Sie nur in den Lieferantenstammdaten die IBAN und die BIC des Zahlungspartners eintragen, den Rest erledigt LIDIS für Sie.
Ignorieren - Internationale Gutschriften werden bei der Zusammenstellung der DTA-Datei übergangen.
Umlaute - Hier stellen Sie ein, wie die Umlaute in der DTA-Datei behandelt werden sollen. Im Normalfall (Einstellung Windows) wird eine Datei mit dem Namen dtaus1 erzeugt. Sollte Ihre Bank auf DOS-Umlauten bestehen, verwendet LIDIS den Dateinamen dtaus0.
DTA-Verzeichnis - Geben Sie den Ordner an, in dem DTA- bzw. SEPA-Dateien abgelegt werden sollen.
Drucker f. Begleitzettel - Hiermit stellen Sie den Drucker ein, auf dem der oder die Begleitzettel für den SEPA/DTA-Austausch gedruckt werden sollen.
Filialbehandlung - Wenn Sie Filialen haben und die FiBu filialabhängig führen, sollten Sie hier einstellen, wie beim Erstellen von SEPA/DTA-Dateien vorgegangen werden soll:
(keine) - Die Buchungen aller Filialen werden in eine einzige Datei geschrieben.
Filialnr. im Dateien. - Es wird pro beteiligter Filiale eine eigene Datei erzeugt, diese unterscheiden sich zusätzlich zum Datum durch die jeweilige Filialnummer.
Filialnummer im Pfad - Auch hier wird pro beteiligter Filiale eine eigene Datei erzeugt, diese werden aber in verschiedenen Ordnern abgelegt, die sich durch die Filialnummer unterscheiden.
Die Automatik-Optionen
Die Automatik-Optionen steuern die Arbeitsweise der Ereignisverwaltung.
So stellen Sie die Automatik-Optionen ein:
Der Abschnitt Ereignisverwaltung
Öffnen Sie den Optionsdialog und wechseln Sie auf das Register Automatik.
Ereignistest - aktiviert die Überprüfung auf anstehende Ereignisse. Alle fünf Minuten überprüft LIDIS, ob ein Ereignis ausgeführt werden muss.
Ereign. erzeugen - bestimmt, ob LIDIS automatisch Erinnerungsereignisse erzeugen soll. Dies betrifft die Ereignisse für Bestellerinnerung, WE-Erinnerung, Mahnungs- und Zahlungserinnerung. Wenn Sie die Auswahl „Zusammenfassen“ wählen, wird LIDIS die Ereignisse für den Wareneingang und die Mahnungen jeweils zusammenfassen. Mit anderen Worten: Wenn schon ein WE-Ereignis existiert, wird nicht noch eines erstellt, Sie bekommen also nur einen allgemeinen Hinweis, dass ein Wareneingang ansteht (entspr. bei Mahnungen und Zahlungen).
Stationsabh. Ereign. - ist nur im Netzwerk verfügbar und bestimmt, dass Ereignisse außer einem bestimmten Benutzer auch einer Workstation zugeordnet werden können. Diese Ereignisse werden dann - unabhängig vom angemeldeten Benutzer - auf einer definierten Station im Netz ausgeführt.
Der Abschnitt Termine
Termine beim Start anz. - öffnet das Ereignisfenster beim Programmstart und stellt die aktuellen Termine dar - falls es für diesen Tag Termine gibt.
Erneut anzeigen - Wenn LIDIS rund um die Uhr läuft, wird das Ereignisfenster morgens nicht automatisch angezeigt (kein Programmstart). Mit dieser Option können Sie Abhilfe schaffen: verkleinern Sie LIDIS abends zum Symbol. Wenn es morgens wieder aktiviert wird, öffnet sich das Ereignisfenster und zeigt die aktuellen Termine an. Geben Sie eine Zeit in Stunden ein, die vor einer erneuten Aktivierung verstreichen muss (Null bedeutet, dass die Funktion ausgeschaltet ist).
Beim Programmende - Wählen Sie aus, wie LIDIS reagieren soll, wenn Sie das Programm beenden wollen, obwohl für diesen Tag noch Ereignisse anstehen:
Nein - Ereignisse werden nicht angezeigt, LIDIS ohne weiteres beendet.
Übersicht - Die Ereignisübersicht wird dargestellt.
Einzeln - Alle anstehenden Ereignisse werden der Reihe nach angezeigt. Sie können für jedes Ereignis bestimmen, ob es ausgeführt werden soll oder nicht.
Der Abschnitt Mailversand
SMTP-Server - Um aus dem Programm LIDIS heraus Mails bspw. an Lieferanten oder Kunden schreiben zu können, geben Sie hier die benötigten Sende-daten Ihres Postfachs an, also den Domainnamen,…
SSL-Port - …ggf. eine Portnummer für den verschlüsselten Versand,…
Verschlüsselung - …das von Ihrem Mailserver erwartete Sicherheitsprotokoll,…
User - …den zu benutzenden Usernamen,…
Passwort - …das Passwort…
Absender - …und den Absendername, der beim Empfänger angezeigt werden soll.
Kopie an - Wenn Sie möchten, können Sie hier noch eines Ihrer eigenen Postfächer angeben, an das eine Kopie der Mail zur Kontrolle gesendet wird.
