Geautomatiseerde transacties

Das Automatik-Modul fügt dem Funktionsumfang von LIDIS auch einige neue Vorgänge hinzu bzw. erweitert bereits bestehende:

• Finanzbuchhaltung
  Als Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und eigenständigem FiBu-Programm bzw. dem Steuerberater fungiert unsere FiBu-Schnittstelle. Mit dem FiBu-Fenster erhalten Sie einen kompletten Überblick über Wareneingangs-, Kassen und Rechnungsbuch und mittels datev-Schnittstelle lassen sich Ihre Buchungsdaten ohne Doppelerfassung zur Weiterverarbeitung übertragen.

• Autom. Bestellung
  Das Eingangsfenster wird um die Möglichkeit erweitert, automatische Bestellvorschläge bei Unterschreiten eines bestimmten Mindestbestands oder auch basierend auf Verkäufen in einem Vergleichszeitraum zu erstellen. LIDIS erzeugt vollautomatisch einen Bestellvorschlag, den Sie nur noch bestätigen müssen.

• Online-Bestellungen
  Ebenfalls neu im Eingangsfenster ist die Online-Bestellung. Sie gibt Ihnen die Möglichkeit, ihre in LIDIS erstellten Bestellungen ohne Ausdrucken oder Faxen direkt zum Hersteller bzw. zu Ihrer Einkaufsgesellschaft zu schicken. Natürlich können auch die (gegenüber der Bestellung ja oft veränderten) Lieferscheine wieder zurückübertragen und als Wareneingang eingelesen werden.

• Zahlungsüberw.
  Das neue Fenster Zahlungsüberwachung ist quasi die OPOS-Verwaltung auf der Einkaufsseite. Damit haben Sie alle Zahlungsverpflichtungen gegenüber Ihren Lieferanten im Blick und verpassen keinen Skonto-Termin mehr. Mittels SEPA-Schnittstelle übertragen Sie bequem die Überweisungen elektronisch an Ihre Bank.

• Bonanalyse
  Auch das Kassenfenster bekommt ein Upgrade: Die Bonanalyse gibt Antworten auf Fragen, die Sie bislang gar nicht zu stellen wagten: Welche Artikel werden am Häufigsten zusammen mit 11537 verkauft? Auf wie vielen Bons ist die Warengruppe 90 enthalten?

• Gutschein-Erweiterungen
  Die immer weiter steigenden Anforderungen an die Verwaltung der als Marketing- und Kundenbindungsintrumente absolut unentbehrlich gewordenen Gutscheine und Coupons erfordern mächtige Instrumente in der Warenwirtschaft, die wir Ihnen in Form der Gutschein-Aktionen und Bonusberechnungen als Erweiterungen des Gutscheinfensters zur Verfügung stellen.

Die Finanzbuchhaltung

Das Automatik-Modul fügt dem Funktionsumfang der Warenwirtschaft LIDIS zwei Fenster zum Zahlungsverkehr hinzu, die Zahlungsüberwachung und das FiBu-Fenster. Es enthält das Wareneingangs-, das Kassen- und das Rechnungsbuch:

• Im Kassenbuch werden alle Kasseneinnahmen und die an der Kasse erfassten Ausgaben gesammelt, ergänzt und korrigiert. Sie haben einen perfekten Überblick über die Kasseneinnahmen und -ausgaben z.B. eines Monats und können die gesammelten Daten problemlos zur Weiterverarbeitung exportieren.
• Das Wareneingangsbuch ist das Pendant auf der Ek-Seite: Hierin wird bei jeder Wareneingangsverbuchung eine Zeile erzeugt. Auch hier haben Sie die Möglichkeit der Bearbeitung und Ergänzung sowie des Exports in beliebige weiterverarbeitende Programme.
• Das Rechnungsbuch nimmt die Buchungen auf, die in der Faktur anfallen. Auch hier bestehen dieselben Export- und Bearbeitungsmöglichkeiten wie im Kassen- bzw. WE-Buch. Das Rechnungsbuch erscheint natürlich nur, wenn Sie das Modul Faktur besitzen.

Das FiBu-Fenster besitzt auch eine datev-Schnittstelle, mit der Sie alle Finanzdaten an beliebige FiBu-Programme bei Ihnen oder Ihrem Steuerberater weiterleiten können.

Hinweis:
Das FiBu-Fenster versteht sich keineswegs als Ersatz für die vielen speziellen FiBu-Programme, die es auf dem Markt für Windows-PCs gibt und es will schon gar nicht Ihren Steuerberater oder Ihr eigenes finanztechnisches Know-how ersetzen. Es handelt sich hier ausschließlich um eine Schnittstelle zu anderen Programmen bzw. dem Steuerberater. Die Aufgabe des Moduls ist es, die anfallenden Finanzdaten so aufzubereiten und zu exportieren, dass Sie keine doppelte Erfassungsarbeit leisten müssen.

Diese Funktion ist auch im Teilmodul „Zahlungsverkehr“ des Automatik-Moduls enthalten, das Sie separat erwerben können.

Wie wird mit der FiBu-Schnittstelle gearbeitet?

Zuerst müssen die benötigten Konten angelegt werden (Menüband Start, Befehl Allgemeine Stammdaten, Register Konten). Sie benötigen bspw. für die Führung des Kassenbuchs Konten für die Verbuchung der Tageseinnahme und der Rabatte sowie mindestens ein Geldkonto für die Bankeinzahlung. Dazu kommen die Sachkonten für die Ausgaben (Porto, Benzin etc.). Für WE-Buch und Rechnungsbuch werden zusätzliche Konten benötigt.

Als nächsten Schritt öffnen Sie den Optionendialog (Menüband Datei, Befehl Optionen) auf der Seite FiBu. Hier bestimmen Sie die Voreinstellungen für die Bücher. Beispiel Kassenbuch: Aktivieren Sie zunächst die Einstellung „Kassenbuch führen“ (wenn Sie kein Kassenbuch führen wollen, übergehen Sie diesen Schritt). Wenn Sie Filialen haben, müssen Sie sich entscheiden, ob das Kassenbuch getrennt für jede Filiale oder gemeinsam für den ganzen Betrieb geführt werden soll. Wenn Sie Daten aus dem Kassenbuch exportieren wollen, geben Sie das Verzeichnis an, das die Exportdateien aufnehmen soll.

Der nächste Abschnitt wird nur benötigt, wenn Sie beabsichtigen, mit Ihrer Bank einen Datenträgeraustausch (Clearing) durchzuführen. Der Eintrag Format Zahlungsdateien sollte dann auf SEPA gesetzt sein. Geben Sie bei DTA-Verzeichnis an, wohin die Austauschdateien geschrieben werden sollen.

Anschließend bestimmen Sie die Konten für die Tageseinnahme, die Rabatte und die Bankeinzahlung. Gehen Sie ebenso für das WE- und das Rechnungsbuch vor.

Schließen Sie den Optionendialog und öffnen Sie das Fenster Finanzbuchhaltung. Als letzte Vorbereitung sollten Sie nun den Anfangsbestand der Bücher eintragen. Betätigen Sie den Schalter Ändern. Geben Sie im Dialog „Anfangsbestand ändern“ den momentanen Stand ein.

Nun sind Kassen-, WE- und Rechnungsbuch bereit für die erste Buchung.

Das FiBu-Fenster

Wählen Sie im Menüband Start den Befehl FiBu. Das Fenster Finanzbuchhaltung wird geöffnet.

Es enthält auf je einer Registerseite das Wareneingangs-, das Kassen- und das Rechnungsbuch, außerdem gibt es das Register Vorschau zum Ausdrucken der Bücher.

Das Wareneingangsbuch

Schalten Sie auf das Register Eingangsbuch um.

Sie sehen in der Mitte die Liste der Wareneingänge, darüber den Anfangsbestand (Übertrag) und die Filterelemente für Monat und Filiale (falls Sie Filialen haben und diese getrennt verwalten), darunter die Summen der bezahlten und offenen Wareneingänge sowie den aktuellen Saldo. Am unteren Fensterrand werden die Details der aktuellen Zeile zur Ansicht und Bearbeitung angezeigt.

Wenn das Fenster groß genug ist enthält es am linken Rand eine Baumdarstellung der Buchungsmonate, mit der Sie auf einen Blick die bereits archivierten und die noch aktuellen Monate überblicken können. In diesem Fall wird die Monatsauswahl oben rechts im Fenster ausgeblendet.

Hinweis: Monatsnamen in Fettschrift enthalten noch nicht exportierte Buchungen.

Die Buchungsliste

Das Wareneingangsbuch enthält fünf verschiedene Arten von Einträgen:

• Eingang - Diese Zeilen werden beim Verbuchen einer Eingangsrechnung automatisch aus den Rechnungsdaten erzeugt. Je nach den Optionseinstellungen erzeugt eine Buchung pro vorkommendem Mwst.-Satz bzw. pro Kostenstelle eine Zeile.
• Rabatte - Wenn die Rechnung Rabatte enthält und Sie dafür Konten zugeordnet haben, werden diese getrennt ausgewiesen.
• Nebenkosten - Hierunter versteht man Versandkosten, Fracht etc.
• Zahlung - Beim Bezahlen einer Rechnung im Fenster Zahlungsüberwachung entstehen Buchungszeilen dieses Typs.
• Skonti - Wenn Sie berechtigt waren, Skonto vom Rechnungsbetrag abzuziehen, wird dies hier extra ausgewiesen.

Kostenstelle, Lieferant, Rechnungsnummer, Konto und Belegnummer können direkt in der Liste geändert werden.

Die Buchungszeilen können auf Wunsch farbig markiert werden, um ihren Bearbeitungszustand auf einen Blick erfassen zu können. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Monatsnamen links in der Baumansicht und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Zeilen markieren:

• Keine - Die Markierungsfunktion wird deaktiviert.
• Automatisch - Die Zeilen werden automatisch rot oder grün markiert, je nachdem, welcher Bearbeitungszustand überwiegt.
• Schon exportierte - Die FiBu-Liste stellt alle bereits exportierten Zeilen in Grün dar.
• Noch nicht exportierte - Die Liste stellt alle noch nicht exportierten Zeilen in Rot dar. Zusammen mit fett geschriebenen Monatsnamen können Sie dadurch z.B. nach dem eigentlichen Monatsexport durch Vordatierung hinzugekommene Buchungen schnell auffinden und den Export wiederholen.

So filtern Sie das WE-Buch

Das WE-Buch kann nach Monat und ggf. Filiale gefiltert werden. Bitte wählen Sie diese beiden Einstellungen oberhalb der Liste aus (bzw. den Buchungsmonat aus der Baumdarstellung, falls diese angezeigt wird). Alle anderen Funktionen, wie Drucken, Export und Monatsabschluss, beziehen sich immer auf die aktuelle Ansicht.

Die Filterung Filiale ist nur vorhanden, wenn Sie das Wareneingangsbuch getrennt nach Filialen führen. Dies kann durch eine Optionseinstellung bestimmt werden.

Übertrag, Summen und Saldo

Sie können einen beliebigen Betrag als Startwert der WE-Buch-Berechnung vorgeben. Dieser wird links oberhalb der Liste angezeigt und kann jederzeit verändert werden. Wenn der zugehörige Schalter Ändern nicht verfügbar sein sollte, wechseln Sie bitte zum ersten Monat mit Einträgen.

Im Dialog „Anfangsbestand ändern“ geben Sie einfach einen neuen Startwert ein und bestätigen mit dem grünen Ok-Haken.

Hinweis: Wenn Sie einen Monat anzeigen lassen, dem Buchungen vorausgehen, wird der für diesen Monat gültige Übertrag angezeigt.

Am unteren Listenrand sehen Sie die Summen der Spalten Bezahlt und Offen sowie den sich daraus unter Einbeziehung des Übertrags ergebenden Saldo. Wenn Sie das Kontrollkästchen „Gesamtsaldo“ deaktivieren, werden die Summen - und natürlich der Saldo - nur bis zur aktuellen Zeile (einschließlich) berechnet.

So bearbeiten Sie die WE-Buchungen

Durch einen Klick auf den Befehl Bearbeiten im Menüband FiBu wird der Detailbereich am unteren Fensterrand geöffnet. Auch ein Doppelklick auf eine Listenzeile führt zum selben Ergebnis.

Sie können die Buchung in allen Feldern jederzeit abändern, die Möglichkeiten entsprechen denjenigen bei der Neuanlage von Buchungen. Die Summen und der Saldo werden immer korrigiert.

Die Änderungen werden automatisch gespeichert.

So fügen Sie Buchungen ein

Mit dem Befehl Neu im Menüband FiBu können Sie dem Wareneingangsbuch zusätzliche Einträge hinzufügen. Falls noch nicht sichtbar wird der Detailbereich eingeblendet und die einzeilige Liste „Buchung“ erhält einen roten Hintergrund.

Zunächst müssen Sie sich damit entscheiden, welche Art Buchung Sie hinzufügen möchten (Eingang, Rabatt, Nebenkosten, Zahlung oder Skonto).

Wählen Sie je nach Buchungsart Konto und Gegenkonto und geben Sie den Betrag, das Datum, den Lieferant und weitere Informationen wie Belegnummer, Mwst.-Satz, Rechnungsnummer und Kostenstelle ein.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass das Datum zunächst immer von der aktuellen Zeile in der Liste übernommen wird. Stellen Sie daher zuerst in der Liste den Tag ein, für den Sie Buchungen ergänzen möchten und geben Sie dann den Befehl zum Einfügen. Sie können aber selbstverständlich auch für andere Tage Buchungen erfassen, indem Sie das Datumsfeld ändern.

Sobald die Buchung vollständig erfasst wurde, wird sie in die Liste an der richtigen Stelle eingefügt und automatisch gespeichert.

So löschen Sie eine Buchung

Buchungszeilen können auch wieder entfernt werden. Bitte stellen sie die gewünschte Zeile in der Liste ein und geben Sie im Menüband FiBu den Befehl Löschen.

Nach einer Abfrage wird die Buchungszeile entfernt.

So drucken Sie das Wareneingangsbuch

Wählen Sie die Registerseite Vorschau und klicken Sie auf den Schalter Drucken, um das aktuell dargestellte Wareneingangsbuch auszudrucken. Der Ausdruck entspricht genau der Ansicht in der Liste, d.h. Monat und ggf. Filiale müssen vorher eingestellt werden.

• Drucker - Wählen Sie aus den zur Verfügung stehenden Druckern den gewünschten aus.
• Kontosummen - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um statt dem kompletten WE-Buch eine Summenliste der darin vorkommenden Konten zu drucken.

So exportieren Sie das Wareneingangsbuch

Der Befehl Exportieren aus dem Menüband FiBu öffnet ein Dialogfenster für den Export des Wareneingangsbuchs.

Export bedeutet, dass das WE-Buch in einem wählbaren Format in einer Datei auf die Festplatte oder auf einen Wechseldatenträger abgelegt wird, um anschließend von einem anderen Programm - bei Ihnen oder bei Ihrem Steuerberater - weiterverarbeitet zu werden.

• Format - Zur Auswahl stehen u.a. einige Arten von Textdateien (mit oder ohne Trennzeichen zwischen den Spalten), dBase und Excel sowie das datev-Format.
• Mit Spaltentiteln - LIDIS schreibt in die erste Zeile der Exportdatei die Namen (Überschriften) der Spalten.
• Datei - Wählen Sie mit Hilfe des Schalters „...“ den Namen der Exportdatei. LIDIS erstellt eine Vorgabe, die Sie übernehmen oder verändern können. Das Verzeichnis für den Export kann in den FiBu-Optionen vorgegeben werden.

Beim Bestätigen des Dialogs mit Ok wird der Export ausgeführt. Bei der Auswahl eines Standardformats ist der Vorgang damit abgeschlossen, wenn Sie datev gewählt haben, sind noch zusätzliche Eingaben erforderlich. Dazu öffnet sich der Dialog „datev-Export“.

Geben Sie zunächst Name und Nummer Ihres Steuerberaters ein bzw. die Kennung, die von der weiterverarbeitenden Stelle erwartet wird. Außerdem erfassen Sie Ihre Mandantennummer und ein Namenskürzel.

Markieren Sie die entsprechende Option wenn Sie wünschen, dass auch Stammdaten (Kreditoren- bzw. Debitorenadressen) exportiert werden sollen. Klicken Sie auf den grünen Ok-Haken, um fortzufahren.

Für Spezialfälle haben Sie mit dem Nummern-Schalter die Möglichkeit, jedem Mwst.-Satz eine eigene Schlüsselnummer zuzuordnen und damit die automatische Kontenbehandlung von LIDIS zu übergehen.

Sollten im Verlauf des Exports Probleme auftauchen, werden Sie darüber informiert. Wenn bspw. eine Kreditoren- bzw. Debitoren-Nummer nicht im erlaubten Bereich liegt, erhalten Sie Gelegenheit, dies zu korrigieren.

So führen Sie einen Monatsabschluss durch

Der Befehl Abschließen im Menüband FiBu öffnet den Dialog „Monatsabschluss Wareneingangsbuch“. Beim Monatsabschluss werden alle Buchungen des gewählten Monats (und ev. der eingestellten Filiale) zu einem neuen Übertrag zusammengefasst und archiviert.

Vor dem eigentlichen Monatsabschluss haben Sie noch die Möglichkeit, einen Ausdruck und/oder einen Export des Wareneingangsbuchs vorzunehmen. Dabei werden dieselben Funktionen ausgeführt, die sich auch mittels der Druckvorschau bzw. dem Befehl Exportieren erreichen lassen.

Hinweis: Der Monatsabschluss kann nur für den ersten Monat durchgeführt werden, für den Buchungen vorliegen (chronologische Reihenfolge). Sie können die Funktion sofort nach Ende des Monats durchführen oder erst einige Zeit später, dies ist für die Funktion des Wareneingangsbuchs unerheblich.

Bereits archivierte Monate können bei Bedarf wieder aktiviert (Befehl Monat aktivieren im Kontextmenü) oder auch komplett gelöscht werden (Befehl Monat löschen).

Das Kassenbuch

Wählen Sie im Menüband Start den Befehl FiBu. Das Fenster Finanzbuchhaltung wird geöffnet. Klicken Sie auf das Register Kassenbuch.

Sie sehen in der Mitte die Liste der Kassenbucheinträge, darüber den Anfangsbestand (Übertrag) und die Filterelemente für Monat und Filiale (falls Sie Filialen haben und diese getrennt verwalten), darunter die Summen und den aktuellen Kassenstand (Saldo). Am unteren Fensterrand werden die Details der aktuellen Zeile zur Ansicht und Bearbeitung angezeigt.

Wenn das Fenster groß genug ist enthält es am linken Rand eine Baumdarstellung der Buchungsmonate, mit der Sie auf einen Blick die bereits archivierten und die noch aktuellen Monate überblicken können. In diesem Fall wird die Monatsauswahl oben rechts im Fenster ausgeblendet.

Hinweis: Monatsnamen in Fettschrift enthalten noch nicht exportierte Buchungen.

Die Kassenbuchliste

Das Kassenbuch enthält drei verschiedene Arten von Einträgen:

• Erlöse - Diese Zeilen werden vom Kassenabruf automatisch aus den Kassendaten erzeugt. Je nach den Optionseinstellungen erzeugt ein Kassenabschluss pro vorkommendem Mwst.-Satz bzw. pro Kostenstelle eine Erlöszeile.
• Zahlungsmittel - Eingelöste Gutscheine und Anzahlungen, ec-Kartenbuchungen, Schecks und Kreditkartenzahlungen sowie, je nach den gewählten FiBu-Optionen auch Bargeld und Fremdwährungen werden als Zahlungsmittel verbucht.
• Ausgaben - werden ebenfalls an der Kasse erfasst und beim Buchen des Kassenabschlusses in das Kassenbuch übertragen, es können aber auch noch manuelle hinzugefügt werden.

Das Konto ist in der Liste nicht aufgeführt, da es immer „Kasse“ lauten würde. Kostenstelle, Belegnummer und Buchungstext können direkt in der Liste geändert werden.

Die Kassenbuchzeilen können auf Wunsch farbig markiert werden, um ihren Bearbeitungszustand auf einen Blick erfassen zu können. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Monatsnamen links in der Baumansicht und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Zeilen markieren:

• Keine - Die Markierungsfunktion wird deaktiviert.
• Automatisch - Die Zeilen werden automatisch rot oder grün markiert, je nachdem, welcher Bearbeitungszustand überwiegt.
• Schon exportierte - Die FiBu-Liste stellt alle bereits exportierten Zeilen in Grün dar.
• Noch nicht exportierte - Die Kassenbuchliste stellt alle noch nicht exportierten Zeilen in Rot dar. Zusammen mit fett geschriebenen Monatsnamen können Sie dadurch z.B. nach dem eigentlichen Monatsexport durch Vordatierung hinzugekommene Buchungen schnell auffinden und den Export wiederholen.

So filtern Sie die Kassenbuchliste

Das Kassenbuch kann nach Monat und ggf. Filiale gefiltert werden. Bitte wählen Sie diese beiden Einstellungen oberhalb der Liste aus (bzw. den Buchungsmonat aus der Baumdarstellung, falls diese angezeigt wird). Alle anderen Funktionen, wie Drucken, Export und Monatsabschluss, beziehen sich immer auf die aktuelle Ansicht.

Die Filterung Filiale ist nur vorhanden, wenn Sie das Kassenbuch getrennt nach Filialen führen. Dies kann durch eine Optionseinstellung bestimmt werden.

Übertrag, Summen und Saldo

Sie können einen beliebigen Betrag als Startwert der Kassenbuchberechnung vorgeben. Dieser wird links oberhalb der Liste angezeigt und kann jederzeit verändert werden. Wenn der zugehörige Schalter Ändern nicht verfügbar sein sollte, wechseln Sie bitte zum ersten Monat mit Kassenbucheinträgen.

Im Dialog „Anfangsbestand ändern“ geben Sie einfach einen neuen Startwert ein und bestätigen mit dem grünen Ok-Haken.

Hinweis: Wenn Sie einen Monat anzeigen lassen, dem Buchungen vorausgehen, wird der für diesen Monat gültige Übertrag angezeigt.

Am unteren Listenrand sehen Sie die Summen der Spalten Einnahmen und Ausgaben sowie den sich daraus unter Einbeziehung des Übertrags ergebenden Saldo. Wenn Sie das Kontrollkästchen „Gesamtsaldo“ deaktivieren, werden die Summen - und natürlich der Saldo - nur bis zur aktuellen Zeile (einschließlich) berechnet.

So bearbeiten Sie die Kassenbuchungen

Durch einen Klick auf den Befehl Bearbeiten im Menüband FiBu wird der Detailbereich am unteren Fensterrand geöffnet. Auch ein Doppelklick auf eine Listenzeile führt zum selben Ergebnis.

Sie können die Buchung in allen Feldern jederzeit abändern, die Möglichkeiten entsprechen denjenigen bei der Neuanlage von Buchungen. Die Summen und der Saldo werden immer korrigiert.

Die Änderungen werden automatisch gespeichert.

So fügen Sie Buchungen ein

Mit dem Befehl Neu im Menüband FiBu können Sie dem Kassenbuch zusätzliche Einträge hinzufügen. Falls noch nicht sichtbar wird der Detailbereich eingeblendet und die einzeilige Liste „Buchung“ erhält einen roten Hintergrund.

Zunächst müssen Sie sich damit entscheiden, welche Art Buchung Sie hinzufügen möchten (Erlös, Zahlungsmittel oder Ausgabe).

Wählen Sie je nach Buchungsart ein Gegenkonto und geben Sie den Betrag, das Datum, einen Text und weitere Informationen wie Belegnummer, Mwst.-Satz und Kostenstelle ein.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass das Datum zunächst immer von der aktuellen Zeile in der Liste übernommen wird. Stellen Sie daher zuerst in der Liste den Tag ein, für den Sie Buchungen ergänzen möchten und geben Sie erst anschließend den Befehl zum Einfügen. Sie können aber selbstverständlich auch für andere Tage Buchungen erfassen, indem Sie das Datumsfeld ändern.

Sobald die Buchung vollständig erfasst wurde, wird sie in die Liste an der richtigen Stelle eingefügt und automatisch gespeichert.

So löschen Sie eine Buchung

Kassenbuchzeilen können auch wieder entfernt werden. Bitte stellen sie die gewünschte Zeile in der Liste ein und geben Sie im Menüband FiBu den Befehl Löschen.

Nach einer Abfrage wird die Buchungszeile entfernt.

So lassen Sie die Belegnummer neu berechnen

Gehen Sie in die gewünschte Kassenbuchzeile und geben Sie den Befehl Nummerieren aus dem Menüband FiBu. LIDIS kann nun, beginnend mit dem Startwert der Belegnummer in der aktuellen Zeile, alle folgenden Zeilen des Monats neu durchnummerieren.

So drucken Sie das Kassenbuch

Wählen Sie die Registerseite Vorschau und klicken Sie auf den Schalter Drucken, um das aktuell dargestellte Kassenbuch auszudrucken. Der Ausdruck entspricht genau der Ansicht in der Liste, d.h. Monat und ggf. Filiale müssen vorher eingestellt werden.

• Drucker - Wählen Sie aus den zur Verfügung stehenden Druckern den gewünschten aus.
• Kontosummen - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um statt dem kompletten Kassenbuch eine Summenliste der darin vorkommenden Konten zu drucken.

So exportieren Sie das Kassenbuch

Der Befehl Exportieren aus dem Menüband FiBu öffnet ein Dialogfenster für den Export des Kassenbuchs.

Export bedeutet, dass das Kassenbuch in einem wählbaren Format in einer Datei auf die Festplatte oder auf einen Wechseldatenträger abgelegt wird, um anschließend von einem anderen Programm - bei Ihnen oder bei Ihrem Steuerberater - weiterverarbeitet zu werden.

• Format - Zur Auswahl stehen u.a. einige Arten von Textdateien (mit oder ohne Trennzeichen zwischen den Spalten), dBase und Excel sowie das datev-Format.
• Mit Spaltentiteln - LIDIS schreibt in die erste Zeile der Exportdatei die Namen (Überschriften) der Spalten.
• Datei - Wählen Sie mit Hilfe des Schalters „...“ den Namen der Exportdatei. LIDIS erstellt eine Vorgabe, die Sie übernehmen oder verändern können. Das Verzeichnis für den Export kann in den FiBu-Optionen vorgegeben werden.

Beim Bestätigen des Dialogs mit Ok wird der Export ausgeführt. Bei der Auswahl eines Standardformats ist der Vorgang damit abgeschlossen, wenn Sie datev gewählt haben, sind noch zusätzliche Eingaben erforderlich. Dazu öffnet sich der Dialog „datev-Export“.

Geben Sie zunächst Name und Nummer Ihres Steuerberaters ein bzw. die Kennung, die von der weiterverarbeitenden Stelle erwartet wird. Außerdem erfassen Sie Ihre Mandantennummer und ein Namenskürzel.

Markieren Sie die entsprechende Option wenn Sie wünschen, dass auch Stammdaten (Kreditoren- bzw. Debitorenadressen) exportiert werden sollen. Klicken Sie auf den grünen Ok-Haken, um fortzufahren.

Für Spezialfälle haben Sie mit dem Nummern-Schalter die Möglichkeit, jedem Mwst.-Satz eine eigene Schlüsselnummer zuzuordnen und damit die automatische Kontenbehandlung von LIDIS zu übergehen.

Sollten im Verlauf des Exports Probleme auftauchen, werden Sie darüber informiert. Wenn bspw. eine Kreditoren- bzw. Debitoren-Nummer nicht im erlaubten Bereich liegt, erhalten Sie Gelegenheit, dies zu korrigieren.

So führen Sie einen Monatsabschluss durch

Der Befehl Abschließen im Menüband FiBu öffnet den Dialog „Monatsabschluss Kassenbuch“. Beim Monatsabschluss werden alle Buchungen des gewählten Monats (und ev. der eingestellten Filiale) zu einem neuen Übertrag zusammengefasst und archiviert.

Vor dem eigentlichen Monatsabschluss haben Sie noch die Möglichkeit, einen Ausdruck und/oder einen Export des Kassenbuchs vorzunehmen. Dabei werden dieselben Funktionen ausgeführt, die sich auch mittels der Druckvorschau bzw. dem Befehl Exportieren erreichen lassen.

Hinweis: Der Monatsabschluss kann nur für den ersten Monat durchgeführt werden, für den Buchungen vorliegen (chronologische Reihenfolge). Sie können die Funktion sofort nach Ende des Monats durchführen oder erst einige Zeit später, dies ist für die Funktion des Kassenbuchs unerheblich.

Bereits archivierte Monate können bei Bedarf wieder aktiviert (Befehl Monat aktivieren im Kontextmenü) oder auch komplett gelöscht werden (Befehl Monat löschen).

Das Rechnungsbuch

Wählen Sie im Menüband Start den Befehl FiBu. Es öffnet sich das Fenster Finanzbuchhaltung. Schalten Sie auf das Register Rechnungsbuch um.

Sie sehen in der Mitte die Liste der Fakturbuchungen, darüber den Anfangsbestand (Übertrag) und die Filterelemente für Monat und Filiale (falls Sie Filialen haben und diese getrennt verwalten), darunter die Summen der bezahlten und offenen Rechnungen sowie den aktuellen Saldo. Am unteren Fensterrand werden die Details der aktuellen Zeile zur Ansicht und Bearbeitung angezeigt.

Wenn das Fenster groß genug ist enthält es am linken Rand eine Baumdarstellung der Buchungsmonate, mit der Sie auf einen Blick die bereits archivierten und die noch aktuellen Monate überblicken können. In diesem Fall wird die Monatsauswahl oben rechts im Fenster ausgeblendet.

Hinweis: Monatsnamen in Fettschrift enthalten noch nicht exportierte Buchungen.

Die Rechnungsbuchliste

Das Rechnungsbuch enthält sieben verschiedene Arten von Einträgen:

• Erlöse - Diese Zeilen werden beim Verbuchen einer Fakturrechnung automatisch aus den Rechnungs-daten erzeugt. Je nach den Optionseinstellungen erzeugt eine Buchung pro vorkommendem Mwst.-Satz bzw. pro Kostenstelle eine Zeile.
• Rabatte - Wenn die Rechnung Rabatte enthält und Sie dafür Konten zugeordnet haben, werden diese getrennt ausgewiesen.
• Fracht - Versandkosten, Fracht oder ähnliche Nebenkosten.
• Gutschein - In der Faktur angelegte Gutscheine
• Anzahlung - In der Faktur verrechnete Anzahlungen
• Zahlung - Beim Bezahlen einer Rechnung im OPOS-Fenster entstehen Buchungszeilen dieses Typs.
• Skonti - Wenn Ihr Kunde berechtigt war, Skonto vom Rechnungsbetrag abzuziehen, wird dies hier extra ausgewiesen.

Kostenstelle, Kunde, Rechnungsnummer, Konto und Belegnummer können direkt in der Liste geändert werden.

Die Rechnungsbuchzeilen können auf Wunsch farbig markiert werden, um ihren Bearbeitungszustand auf einen Blick erfassen zu können. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Monatsnamen links in der Baumansicht und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Zeilen markieren:

• Keine - Die Markierungsfunktion wird deaktiviert.
• Automatisch - Die Zeilen werden automatisch rot oder grün markiert, je nachdem, welcher Bearbeitungszustand überwiegt.
• Schon exportierte - Die FiBu-Liste stellt alle bereits exportierten Zeilen in Grün dar.
• Noch nicht exportierte - Die Rechnungsbuchliste stellt alle noch nicht exportierten Zeilen in Rot dar. Zusammen mit fett geschriebenen Monatsnamen können Sie dadurch z.B. nach dem eigentlichen Monatsexport durch Vordatierung hinzugekommene Buchungen schnell auffinden und den Export wiederholen.

So filtern Sie das Rechnungsbuch

Das Rechnungsbuch kann nach Monat und ggf. Filiale gefiltert werden. Bitte wählen Sie diese beiden Einstellungen oberhalb der Liste aus (bzw. den Buchungsmonat aus der Baumdarstellung, falls diese angezeigt wird). Alle anderen Funktionen, wie Drucken, Export und Monatsabschluss, beziehen sich immer auf die aktuelle Ansicht.

Die Filterung Filiale ist nur vorhanden, wenn Sie das Rechnungs-buch getrennt nach Filialen führen. Dies kann durch eine Optionseinstellung bestimmt werden.

Übertrag, Summen und Saldo

Sie können einen beliebigen Betrag als Startwert der Rechnungsbuchberechnung vorgeben. Dieser wird links oberhalb der Liste angezeigt und kann jederzeit verändert werden. Wenn der zugehörige Schalter Ändern nicht verfügbar sein sollte, wechseln Sie bitte zum ersten Monat mit Rechnungsbucheinträgen.

Im Dialog „Anfangsbestand ändern“ geben Sie einfach einen neuen Startwert ein und bestätigen mit dem grünen Ok-Haken.

Hinweis: Wenn Sie einen Monat anzeigen lassen, dem Buchungen vorausgehen, wird der für diesen Monat gültige Übertrag angezeigt.

Am unteren Listenrand sehen Sie die Summen der Spalten Bezahlt und Offen sowie den sich daraus unter Einbeziehung des Übertrags ergebenden Saldo. Wenn Sie das Kontrollkästchen „Gesamtsaldo“ deaktivieren, werden die Summen - und natürlich der Saldo - nur bis zur aktuellen Zeile (einschließlich) berechnet.

So bearbeiten Sie das Rechnungsbuch

Durch einen Klick auf den Befehl Bearbeiten im Menüband FiBu wird der Detailbereich am unteren Fensterrand geöffnet. Auch ein Doppelklick auf eine Listenzeile führt zum selben Ergebnis.

Sie können die Buchung in allen Feldern jederzeit abändern, die Möglichkeiten entsprechen denjenigen bei der Neuanlage von Buchungen. Die Summen und der Saldo werden immer korrigiert.

Die Änderungen werden automatisch gespeichert.

So fügen Sie Buchungen ein

Mit dem Befehl Neu im Menüband FiBu können Sie dem Rechnungsbuch zusätzliche Einträge hinzufügen. Falls noch nicht sichtbar wird der Detailbereich eingeblendet und die einzeilige Liste „Buchung“ erhält einen roten Hintergrund.

Zunächst müssen Sie sich damit entscheiden, welche Art Buchung Sie hinzufügen möchten (Erlös, Rabatt, Fracht, Gutschein, Anzahlung, Zahlung oder Skonto).

Wählen Sie je nach Buchungsart Konto und Gegenkonto und geben Sie den Betrag, das Datum, den Kunden und weitere Informationen wie Belegnummer, Mwst.-Satz, Rechnungsnummer und Kostenstelle ein.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass das Datum zunächst immer von der aktuellen Zeile in der Liste übernommen wird. Stellen Sie daher zuerst in der Liste den Tag ein, für den Sie Buchungen ergänzen möchten und geben Sie dann erst den Befehl zum Einfügen. Sie können aber selbstverständlich auch für andere Tage Buchungen erfassen, indem Sie das Datumsfeld ändern.

Sobald die Buchung vollständig erfasst wurde, wird sie in die Liste an der richtigen Stelle eingefügt und automatisch gespeichert.

So löschen Sie eine Buchung

Rechnungsbuchzeilen können auch wieder entfernt werden. Bitte stellen sie die gewünschte Zeile in der Liste ein und geben Sie im Menüband FiBu den Befehl Löschen.

Nach einer Abfrage wird die Buchungszeile entfernt.

So drucken Sie das Rechnungsbuch

Wählen Sie die Registerseite Vorschau und klicken Sie auf den Schalter Drucken, um das aktuell dargestellte Rechnungsbuch auszudrucken. Der Ausdruck entspricht genau der Ansicht in der Liste, d.h. Monat und ggf. Filiale müssen vorher eingestellt werden.

• Drucker - Wählen Sie aus den zur Verfügung stehenden Druckern den gewünschten aus.
• Kontosummen - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um statt dem kompletten Rechnungsbuch eine Summenliste der darin vorkommenden Konten zu drucken.

So exportieren Sie das Rechnungsbuch

Der Befehl Exportieren aus dem Menüband FiBu öffnet ein Dialogfenster zum Exportieren des Rechnungsbuchs.

Export bedeutet, dass das Rechnungsbuch in einem wählbaren Format in einer Datei auf Festplatte oder Diskette abgelegt wird, um anschließend von einem anderen Programm - bei Ihnen oder bei Ihrem Steuerberater - weiterverarbeitet zu werden.

• Format - Zur Auswahl stehen u.a. einige Arten von Textdateien (mit oder ohne Trennzeichen zwischen den Spalten), dBase und Excel sowie das datev-Format.
• Mit Spaltentiteln - LIDIS schreibt in die erste Zeile der Exportdatei die Namen (Überschriften) der Spalten.
• Datei - Wählen Sie mit Hilfe des Schalters „...“ den Namen der Exportdatei. LIDIS erstellt eine Vorgabe, die Sie übernehmen oder verändern können. Beim datev-Export wählen Sie einen Ordner statt einem Dateinamen aus, da dabei mehrere Dateien erstellt werden. Das Verzeichnis für den Export kann in den FiBu-Optionen vorgegeben werden.

Beim Bestätigen des Dialogs mit Ok wird der Export ausgeführt. Bei der Auswahl eines Standardformats ist der Vorgang damit abgeschlossen, wenn Sie datev gewählt haben, sind noch zusätzliche Eingaben erforderlich. Dazu öffnet sich der Dialog „datev-Export“.

Geben Sie zunächst Name und Nummer Ihres Steuerberaters ein bzw. die Kennung, die von der weiterverarbeitenden Stelle erwartet wird. Außerdem erfassen Sie Ihre Mandantennummer und ein Namenskürzel.

Markieren Sie die entsprechende Option wenn Sie wünschen, dass auch Stammdaten (Kreditoren- bzw. Debitorenadressen) exportiert werden sollen. Klicken Sie auf den grünen Ok-Haken, um fortzufahren.

Für Spezialfälle haben Sie mit dem Nummern-Schalter die Möglichkeit, jedem Mwst.-Satz eine eigene Schlüsselnummer zuzuordnen und damit die automatische Kontenbehandlung von LIDIS zu übergehen.

Sollten im Verlauf des Exports Probleme auftauchen, werden Sie darüber informiert. Wenn bspw. eine Kreditoren- bzw. Debitoren-Nummer nicht im erlaubten Bereich liegt, erhalten Sie Gelegenheit, dies zu korrigieren.

So führen Sie einen Monatsabschluss durch

Der Befehl Abschließen im Menüband FiBu öffnet den Dialog „Monatsabschluss Rechnungsbuch“. Beim Monatsabschluss werden alle Buchungen des gewählten Monats (und ev. der eingestellten Filiale) zu einem neuen Übertrag zusammengefasst und archiviert.

Vor dem eigentlichen Monatsabschluss haben Sie noch die Möglichkeit, einen Ausdruck und/oder einen Export des Rechnungsbuchs vorzunehmen. Dabei werden dieselben Funktionen ausgeführt, die sich auch mittels der Druckvorschau bzw. dem Befehl Exportieren erreichen lassen.

Hinweis: Der Monatsabschluss kann nur für den ersten Monat durchgeführt werden, für den Buchungen vorliegen (chronologische Reihenfolge). Sie können die Funktion sofort nach Ende des Monats durchführen oder erst einige Zeit später, dies ist für die Funktion des Rechnungsbuchs unerheblich.

Bereits archivierte Monate können bei Bedarf wieder aktiviert (Befehl Monat aktivieren im Kontextmenü) oder auch komplett gelöscht werden (Befehl Monat löschen).

Das Menüband

Mit dem Menüband FiBu erhalten Sie direkten Zugang zu den wichtigsten Funktionen des Fensters. Diese Befehle stehen Ihnen zur Verfügung:

• Gruppe Zwischenablage - Einfügen, Ausschneiden, Kopieren und Rückgängig
• Gruppe Ansicht - Eingangsbuch, Kassenbuch, Rechnungsbuch und Vorschau
• Gruppe Bearbeiten - Bearbeiten, Neu und Löschen
• Gruppe Monat - Exportieren, Abschließen, Aktivieren, Nummerieren und Löschen
• Gruppe Ende - Fenster schließen

Automatische Bestellung

Mit der Funktion Automatische Bestellung stellt das Automatik-Modul Ihnen ein mächtiges Werkzeug zur Rationalisierung Ihrer täglichen Arbeit bereit. Auf Knopfdruck erhalten Sie Bestellvorschläge, die Sie nur noch zu kontrollieren und abzuschicken brauchen – fertig ist das Bestellwesen.

Hinweis: Sie behalten immer die volle Kontrolle über Ihre Bestellungen – LIDIS bestellt nichts „heimlich“ hinter Ihrem Rücken, sondern macht Ihnen nur Vorschläge, die Sie bestätigen, korrigieren oder auch verwerfen können.

Diese Funktion ist auch als Teilmodul „Autom. Bestellung“ des Automatik-Moduls separat erhältlich.

So arbeiten Sie mit der Autom. Bestellung

Bevor Sie die Funktion Automatische Bestellung nutzen können, müssen Sie Ihre Artikel entsprechend vorbereiten.

Außerdem sollten Sie in den Allg. Optionen (Menüband Datei, Befehl Optionen) auf der Registerkarte Autom. Best. einige Einstellungen vornehmen, die die Arbeitsweise der Funktion steuern.

Anschließend können Sie Ihre erste Autom. Bestellung durchführen.

Außer der „normalen“ Autom. Bestellung steht Ihnen auch noch die Autom. Bestellung Spezial (ABS) zur Verfügung. Diese ist in der Lage, die zu bestellenden Artikelmengen aus früheren Verkaufszahlen zu berechnen und kann daher in vielen Fällen noch flexibler als die Standardvariante agieren.

Wenn Sie fast ausschließlich mit der Autom. Bestellung arbeiten, werden Sie es nützlich finden, dass man der Automatik ab und an auch auf die Sprünge helfen kann. Direkt aus dem Artikelfenster heraus können Sie nämlich Artikel für die Autom. Bestellung vormerken, diese werden dann beim nächsten Mal auf jeden Fall mitbestellt, auch wenn ihr Mindestbestand noch nicht unterschritten sein sollte.

Autom. Bestellung vorbereiten

So bereiten Sie die Autom. Bestellung vor

Bevor Sie eine Automatische Bestellung durchführen können, müssen Sie zunächst Mindestbestände und Zielmengen für die einzelnen Artikel eintragen. Dies geschieht im Artikelfenster, Register Sonstiges.

Sie müssen jedem Artikel, der in die Autom. Bestellung einbezogen werden soll, mindestens einen Mindestbestand und eine Zielmenge zuordnen. Sie können aber auch saisonal verschiedene Werte eintragen, bspw. für Artikel, die im Winter nicht benötigt werden oder für solche, die Sie vor allem vor Weihnachten vorhalten müssen.

Hinweis: Die beiden Werte lassen sich auch mittels des Befehls Mehrere/AB-Informationen aus dem Menüband Artikel bei mehreren Artikeln gleichzeitig setzen und löschen.

Der Mindestbestand ist dabei jene Stückzahl, bei deren Unterschreiten eine Autom. Bestellung ausgelöst werden soll. Als Zielmenge wird diejenige Anzahl bezeichnet, auf die durch die Bestellung wieder aufgefüllt werden soll.

Statt der Zielmenge kann auch die Bestellmenge eingegeben werden. Bei diesem Verfahren wird durch die Autom. Bestellung eine fest vorgegebene Anzahl (eben die Bestellmenge) bestellt, statt auf einen Zielwert aufzufüllen. Welche Methode Sie verwenden wollen, teilen Sie dem Programm in den Allg. Optionen auf der Registerkarte Autom. Bestellung mit.

Hinweis: Falls Sie mit der Autom. Bestellung Spezial (ABS) arbeiten wollen, benötigen Sie keine Ziel- bzw. Bestellmengen, da diese Variante in der Lage ist, die zu bestellende Artikelmenge aus früheren Verkaufszahlen zu berechnen. Eine Mindestmenge müssen Sie aber eintragen (zumindest eine 0), damit die Funktion den Artikel überhaupt erfasst.

Autom. Bestellung durchführen

So erzeugen Sie eine Automatische Bestellung

Rufen Sie das Eingangsfenster auf, indem Sie den Befehl Eingang aus dem Menüband Start wählen.

Wählen Sie den gewünschten Lieferanten (oder auch „Alle Lieferanten“) und die Filiale, an die die Bestellung geliefert werden soll. Klicken Sie im Vorgangsbaum mit der rechten Maustaste auf „Neue Bestellung“ und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Automatische Bestellung. Der Dialog „Autom. Bestellung“ wird geöffnet.

Im oberen Teil sehen Sie das Datum und die Kalenderwoche so-wie die Filiale, an die die Lieferung gehen soll. Sie können auch die Option „Alle Filialen“ ankreuzen, dann werden in die Suche nach zu bestellenden Artikeln alle Filialen mit einbezogen.

Wenn Sie „Alle Filialen“ gewählt haben, können Sie auf der Registerseite Filialen Ihre Auswahl noch genauer anpassen.

Darunter wählen Sie bitte den Zeitraum, der für die Autom. Bestellung ausgewertet werden soll. LIDIS schlägt Ihnen den gerade aktuellen Zeitraum vor. Alle Artikel, die einen Eintrag für diesen Zeitraum besitzen, werden dann damit bestellt – für alle anderen Artikel gelten die Eintragungen unter „immer“.

Den Schalter "Kalender" können Sie zur Orientierung über den zu wählenden Zeitraum verwenden. Möglicherweise müssen Sie ja auch ein wenig im Voraus bestellen, um längere Lieferzeiten zu berücksichtigen.

Das Kontrollkästchen „ABS verwenden“ wählen Sie, wenn Sie statt der „normalen“ Autom. Bestellung die Autom. Bestellung Spezial benutzen wollen. Diese berechnet die Bestellmengen sehr viel flexibler auf der Basis früherer Verkaufszahlen.

Aktivieren Sie die Einstellung „Nur beim akt. Lieferanten“, wenn das Programm ausschließlich beim aktuell eingestellten Lieferanten eines Artikels bestellen soll.

Beispiel: Wenn Beim Artikel 1000 gerade der Lieferant B als aktueller Lieferant eingestellt ist und Sie mittels Autom. Bestellung beim Lieferant A bestellen wollen, wird dieser Artikel nicht mitbestellt, auch wenn A ein Alternativlieferant dieses Artikels sein sollte.

Auf der Registerseite Filterung wählen Sie nun, welche Artikel bei der Autom. Bestellung berücksichtigt werden sollen. Es dürfte nicht sinnvoll sein, keine Filterung zu bestimmen, da LIDIS dann sämtliche Artikel durchsuchen muss, was entsprechend lange dauern kann. Wählen Sie eine geeignete Filterung, beispielsweise auf einen Lieferanten oder eine Warengruppe, und bearbeiten Sie auf diese Weise schrittweise Ihr gesamtes Sortiment.

Unter „Einfache Filterung“ können Sie die beiden meistverwendeten Filterkriterien Sortiment und Warengruppe ganz leicht aus Listen auswählen. Bei Lieferanten mit sehr vielen Artikeln kann es sinnvoll sein, auf ein Sortiment zu filtern, ebenso, wenn Sie von diesem Lieferanten z.B. nur Sommerware bestellen wollen. Selbstverständlich können Sie auch ein Sortiment und eine Warengruppe wählen, dann wird die Filterung entsprechend eingeschränkt.

Unter „Allgemeine Filterung“ steht Ihnen der gewohnte Filterdialog zur Verfügung, mit dem Sie fast jede denkbare Filterung einstellen können. Sie öffnen dieses Dialogfenster wie immer mit dem Schalter "Filter".

Mit dem "Puzzle" Symbol rufen Sie den Optionen-Dialog auf, um die Einstellungen für die Autom. Bestellung zu ändern.

Wenn alles eingestellt ist, klicken Sie auf den grünen Ok-Haken. LIDIS durchsucht die Artikel und stellt die Bestellliste zusammen.

Der Schalter "bunte Symbole" dient der Bearbeitung der Liste der Artikel, die für die Autom. Bestellung vorgemerkt sind.

So bearbeiten Sie eine automatisch erzeugte Bestellung

Die Artikel, die von der Autom. Bestellung zusammengestellt wurden, werden anschließend in der Bestellliste des Eingangsfensters dargestellt. Wenn nicht „Alle Lieferanten“ gewählt war, zeigt die Auswahlliste darunter die Artikel des ausgewählten Lieferanten an.

Nach dem Laden der Artikel werden diese durchsucht und die bereits anderweitig bestellten Artikel entfernt. Sie können die Liste der zu entfernenden Artikel einsehen und durch Entfernen der Markierung bestimmen, dass einzelne oder alle Artikel dennoch bestellt werden sollen.

Anschließend werden die geladenen Artikel mit den im Artikelstamm gespeicherten Daten verglichen, um Besonderheiten aufzufinden. Sie können den Fortschritt dieser Aktion in der Statuszeile verfolgen. Wenn LIDIS „Problemartikel“ aufspürt, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Es gibt zwei Gründe, die eine Korrektur erforderlich machen können:

• Alternativer Lieferant - Ein alternativer Lieferant bietet einen günstigeren Preis an als der aktuelle Lieferant des Artikels (die Autom. Bestellung wählt immer den aktuellen Lieferanten aus, ohne auf den Preis zu achten). Bitte wählen Sie, ob zu dem günstigeren Lieferanten umgeschaltet werden soll.
• Staffelpreis - Die Bestellmenge übersteigt eine Staffelmenge des Lieferanten (die Autom. Bestellung wählt zunächst immer den Originalpreis aus). Bitte wählen Sie, ob zum Staffelpreis umgeschaltet werden soll.

Klicken Sie auf den grünen Ok-Haken, um die Änderung ausführen zu lassen.

Hinweis: Sie können diesen Test auch übergehen, wenn Sie grundsätzlich nicht bei anderen als dem aktuellen Lieferanten bestellen wollen. Dazu deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Autom. Lieferantenwechsel“ in den Optionen der Autom. Bestellung.

Selbstverständlich können Sie an der Artikelliste, die von der Autom. Bestellung erzeugt wurde, beliebige Ergänzungen, Erweiterungen, Korrekturen und Streichungen vornehmen. Betrachten Sie die automatisch erstellte Liste bitte als Vorschlag, den Sie beliebig abändern können.

Autom. Bestellung Spezial

Die Autom. Bestellung berechnet aus dem aktuellen Bestand eines Artikels und der bei ihm hinterlegten Informationen über Mindestbestand und Zielmenge eine benötigte Bestellmenge. Das ist ein klarer und nachvollziehbarer Ansatz, der in den meisten Fällen Ihre Bestellverwaltung erheblich vereinfachen und leistungsfähiger machen wird.

Es kann aber auch Artikel oder Sortimente geben, auf die diese Methode nicht so gut passt, z.B. saisonale Artikel oder solche mit hohen Verkaufsschwankungen. Auch ist der Aufwand für die Pflege der Rahmendaten (Mindestumsatz und Zielmenge) nicht unerheblich, vor allem dann, wenn pro Artikel mehrere Zeiträume zu berücksichtigen wären.

Für diese Fälle stellt das Automatikmodul von LIDIS die Autom. Bestellung Spezial (ABS) zur Verfügung, die wesentlich flexibler bei der Zusammenstellung der Bestellungsvorschläge vorgehen kann: Sie ermittelt die Bestellmengen für einen Artikel aufgrund der früheren Zeitraum verkauften Mengen dieses Artikels (Referenzzeitraum). Man geht dabei davon aus, dass das Kaufverhalten der Vergangenheit zur Ermittlung der Bestellmengen in die Zukunft projiziert werden kann.

Dadurch, dass ein beliebiger Zeitraum für die Ermittlung der Bestellmengen vorgegeben werden kann, können „Ausreißer“, die sich z.B. aufgrund von Aktionen ergeben haben, eliminiert werden. Die Bestellmengen werden so berechnet, dass sie für einen -ebenfalls frei wählbaren- Zeitraum ausreichen. Dieser Zeitraum ist der Zeitraum vom Wareneingang (dieser Bestellung) bis zum nächsten Wareneingang der nächsten Bestellung. Berücksichtigt wird dabei der Zeitraum, den der Lieferant für die Lieferung benötigt, da die Ware ja bis zum Eintreffen der Lieferung ausreichen muss.

Bei der ABS wird ein ggf. vermerkter Mindestbestand in die Berechnung mit einbezogen. Es handelt sich hierbei sozusagen um die „Eiserne Reserve“, auch NOS (never out of stock) genannt, der am Ende der Bestellperiode noch am Lager sein soll.

So arbeiten Sie mit der Autom. Bestellung Spezial

Rufen Sie das Eingangsfenster auf, indem Sie den Befehl Eingang aus dem Menüband Start wählen.

Wählen Sie den gewünschten Lieferanten (oder auch „Alle Lieferanten“) und die Filiale, an die die Bestellung geliefert werden soll. Klicken Sie im Vorgangsbaum mit der rechten Maustaste auf „Neue Bestellung“ und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Automatische Bestellung. Der Dialog „Autom. Bestellung“ wird geöffnet.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „ABS verwenden“ (wenn Sie immer oder überwiegend damit arbeiten wollen, stellen Sie die Arbeitsweise in den Optionen der Autom. Bestellung als Standard ein).

Wechseln Sie zur Registerseite ABS und geben Sie die Eckdaten der Berechnung ein:

• Referenzzeitraum - Geben Sie das Anfangs- und Enddatum des gewünschten Vergleichszeitraums ein, in Klammern wird die Anzahl der Tage zwischen den beiden Daten angegeben. Welchen Zeitraum Sie wählen, bleibt Ihnen überlassen. Wenn Sie eine bestimmte Periode, z.B. im Vorjahr kennen, die mit den aktuellen Verhältnissen vergleichbar sein dürfte, nehmen Sie einfach diese, auch wenn sie eher kurz ist. Geben Sie hingegen einen längeren Zeitraum ein, werden ggf. auftretende Schwankungen besser ausgeglichen. Experimentieren Sie etwas, bis Sie das Optimum gefunden haben.

Hinweis: Der gewählte Zeitraum wird gespeichert und beim nächsten Öffnen des Dialogfensters erneut angeboten.

• Voraussichtliche Lief. - Geben Sie das voraussichtliche Datum der Lieferung ein oder die Anzahl Tage, die bis zur Lieferung verstreichen dürften. Die jeweils andere Angabe wird automatisch daraus errechnet. Die Voreinstellung dieses Feldes entnimmt LIDIS dem Feld „Lieferzeit“ auf der Registerseite Sonstiges des Lieferantenfensters.

• Bestellung soll… - Geben Sie nun das Datum ein, bis zu dem der neu bestellte Artikelbestand ausreichen soll oder wählen Sie die Anzahl Tage (auch hier wird die andere Angabe automatisch ausgerechnet). Es ist nicht nötig, dass dieser Zeitraum genau so lang ist wie der Referenzzeitraum.

Alle anderen Bedienelemente erfüllen denselben Zweck wie bei der herkömmlichen Autom. Bestellung. Wenn alles eingestellt ist, klicken Sie auf den grünen Ok-Haken. LIDIS durchsucht die Artikel und stellt die Bestellliste zusammen. Die Weiterverarbeitung geschieht wie gewohnt.

Ein Berechnungsbeispiel

Für die manchmal etwas kompliziert erscheinende Berechnung der ABS geben wir Ihnen gerne noch ein Beispiel:

• Referenzzeitraum: 100 Tage

• Lieferzeit: 6 Tage

• Ware soll reichen für...: 60 Tage

• Aktueller Bestand: 8

• Mindestbestand: 5

• VE: 10

Im Referenzzeitraum haben Sie 40 Stück des Artikels verkauft, also 0,4 pro Tag. Wie viel muss nun bestellt werden, damit der Bestand die geforderten 60 Tage reicht?

• Für 60 Tage benötigen Sie: 60 (Tage) x 0,4 (Verk. pro Tag) = 24 Stück

• Dazu kommen für die 2 * 6 Tage bis zur Lieferung = + 4,8 Stück

• Abgezogen wird der aktuelle Bestand = - 8 Stück

• Da ein Mindestbestand angegeben ist, wird dieser noch addiert = + 5 Stück

• Ergebnis: bestellt werden 25,8 Stück (aufgerundet 26)

Falls der Artikel eine VE hat und die VE-Anbruchwarnung aktiviert ist, wird auf eine komplette VE aufgerundet, in unserem Beispiel bei einer VE von 10 würden also nicht 26, sondern 30 Stück bestellt werden.

Hinweis: Der Lieferzeitraum geht zweimal in die Berechnung ein, da die bestellte Menge definitionsgemäß „von jetzt bis zur nächsten Lieferung“ reichen soll. Wünschen Sie dies nicht, können Sie die Art der Berechnung in den Optionen ändern.

Vormerken von Artikeln

LIDIS führt eine Liste von Artikeln, die für die Autom. Bestellung vorgemerkt werden. Beim Durchblättern der Artikel im Artikelfenster können Sie ja den jeweils aktuellen Artikel auch schon im Basismodul zum Bestellen vormerken. Sobald das Modul „Autom. Bestellung“ installiert ist, ist es auch möglich, die Artikel nicht in eine normale Bestellung zu speichern, sondern sie einer gesonderten Liste zu übergeben und dadurch für die Autom. Bestellung vorzumerken.

Dieses Vormerken bedeutet, dass der Artikel bei der nächsten Autom. Bestellung an seinen Lieferanten in der gewünschten Menge mitbestellt wird, auch wenn sein Mindestbestand noch gar nicht unterschritten sein sollte.

So merken Sie einen Artikel für die Autom. Bestellung vor

Klicken Sie im Menüband des Artikelfensters auf den Befehl Bestellen. Der Dialog „Artikel bestellen“ wird geöffnet.

Im oberen Teil des Fensters sehen Sie wichtige Artikelinformationen. Darunter geben Sie bitte die zu bestellende Anzahl ein. Als Vorbelegung für das Mengenfeld dient die VE des Artikels.

Wählen Sie „Für automatische Bestellung vormerken“ und klicken Sie auf den grünen Ok-Haken. Der Artikel wird in eine interne Liste übernommen, die bei der nächsten Autom. Bestellung berücksichtigt wird.

So bearbeiten Sie die Liste der vorgemerkten Artikel

Sobald die interne Liste der für die Autom. Bestellung vorgemerkten Artikel mindestens einen Artikel enthält, erscheint im Bestelldialog ein zusätzlicher Schalter "bunte Symbole", mit dem Sie den Dialog „Für die Autom. Bestellung vorgemerkte Artikel“ öffnen.

In der Liste sehen Sie sämtliche derzeit vorgemerkten Artikel. Sie können die vorgemerkten Bestellmengen jederzeit abändern oder auch einen Artikel mittels "Radiergummi" aus der Liste entfernen.

Klicken Sie auf den grünen Ok-Haken, um Ihre Änderungen zu speichern.

Die Online-Bestellung

Mit der Online-Bestellung verbindet Sie das Automatik-Modul auf direktem Weg mit Ihren Lieferanten oder Ihrer Einkaufsgesellschaft. Statt Bestellungen langwierig auszudrucken oder zu faxen, werden Sie online und damit auf dem schnellstmöglichen Weg übertragen. Um die Sache erst richtig rund zu machen können natürlich auch die (gegenüber der Bestellung ja oft veränderten) Lieferscheine wieder zurückübertragen und als Wareneingang eingelesen werden.

Diese Funktion ist auch im Teilmodul „Autom. Bestellung“ des Automatik-Moduls enthalten.

So arbeiten Sie mit der Online-Bestellung

Bevor Sie die Online-Bestellung nutzen können, müssen Sie den richtigen Kommunikationspartner im Lieferantenfenster wählen sowie einige Optioneneinstellungen vornehmen.

Anschließend können Sie Ihre erste Online-Bestellung durchführen.

Sobald die Bestellung vom Lieferanten entgegengenommen und verarbeitet wurde, wird Ihnen ein elektronischer Lieferschein zur Verfügung gestellt. Die wartenden Lieferscheine können Sie ebenfalls im Eingangsfenster einsehen und zu einem Wareneingangs-Vorgang verarbeiten.

Online-Bestellung einrichten

Bevor Sie mit der Online-Bestellung arbeiten können, müssen Sie einige Einstellungen im Lieferanten- sowie im Eingangsfenster vornehmen.

So weisen Sie den Lieferanten ein B2B-System zu

Öffnen Sie das Lieferantenfenster und wechseln Sie auf die Registerseite Sonstiges.

Wechseln Sie zum gewünschten Lieferanten und stellen Sie im Feld B2BSystem das passende System (derzeit sind das saga, Altena und allg. ftp-Übertragung) ein.

So erfassen Sie die Optionen der Online-Bestellung

Damit LIDIS Ihre Bestellungen online versenden kann, benötigen Sie in der Regel einen Zugangscode bzw. ein Passwort beim Lieferanten bzw. bei der Einkaufsgesellschaft. Um dieses und ggf. weitere Parameter einzugeben, öffnen Sie nun das Eingangsfenster und wählen im Register Start den gewünschten Lieferanten.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und führen Sie den Befehl Online aus dem Kontextmenü aus. Der Dialog Online-Bestellsystem wird auf der Registerseite Optionen geöffnet.

Geben Sie Ihre Kundennummer beim Online-Bereich des Lieferanten ein, die Sie von ihm erhalten haben. Außerdem müssen Sie bei einigen Kommunikationspartnern einen Lizenzschlüssel eingeben, den Sie vom LIDIS-Team beziehen können.

Klicken Sie zum Speichern auf den grünen Haken. Sollten Sie schon jetzt gefragt werden, ob eine Online-Verbindung gestartet werden soll, klicken Sie bitte auf Nein.

Online-Bestellung durchführen

Das Schöne an der Online-Bestellung ist, dass Sie in Ihrer gewohnten Umgebung arbeiten und sämtliche Bestell-Funktionen nutzen können, die LIDIS Ihnen zur Verfügung stellt. Zunächst unterscheidet sich also das Erstellen einer Online-Bestellung gar nicht von einer herkömmlichen Bestellung.

So führen Sie eine Online-Bestellung durch

Erstellen Sie wie gewohnt im Eingangsfenster eine Bestellung für den Lieferanten.

Schließen Sie den Vorgang durch Klicken auf den Schalter Bestellen im Register Ende ab. Der Dialog Bestellung ausführen wird geöffnet.

Da Sie das B2B-System bei diesem Lieferanten aktiviert haben, ist die Online-Bestellung im Feld Drucker vorgewählt. Selbstverständlich können Sie aber auch weiterhin konventionell bestellen, indem Sie die Bestellung auf einem normalen Drucker ausgeben lassen.

Nachdem Sie mit Ok bestätigt haben, wird Ihre Bestellung übers Internet an den Lieferanten übertragen. Bei manchen Partnern wird anschließend automatisch deren Website bzw. Online-Shop geöffnet, so dass Sie Ihre Bestellung kontrollieren und ggf. weiterbearbeiten können.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Verarbeitung Ihrer Bestellung auf dem Lieferantenserver durchaus ein paar Minuten dauern kann!

Online-Lieferschein einlesen

Nachdem Ihre Bestellung vom Online-Shop des Lieferanten entgegengenommen und verarbeitet wurde, wird normalerweise ein Lieferschein erstellt, der alle Artikel und Liefermengen enthält, die in der tatsächlichen Lieferung enthalten sein werden. Da manche Artikel vielleicht nicht in der gewünschten Menge verfügbar sind oder andere Änderungen erforderlich waren, kann es sein, dass der Lieferschein nicht hundertprozentig mit Ihrer Bestellung übereinstimmt. Damit Sie nicht alle Änderungen manuell erfassen müssen, können Sie den elektronischen Lieferschein wieder in LIDIS einlesen lassen.

So lesen Sie einen Online-Lieferschein ein

Öffnen Sie das Eingangsfenster und wählen Sie im Register Start den gewünschten Lieferanten.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie den Befehl Online aus dem Kontextmenü. Der Dialog Online-Bestellsystem wird geöffnet.

Sie werden gefragt, ob eine Onlineverbindung hergestellt werden soll. Bestätigen Sie diese Abfrage mit Ja.

LIDIS nimmt nun Kontakt zum Lieferanten-Server auf und zeigt Ihnen alle wartenden Lieferscheine an.

Klicken Sie auf den gewünschten Vorgang und danach auf den grünen Haken. LIDIS liest den Lieferschein ein und erstellt daraus einen Wareneingang. Bitte prüfen Sie diesen erneut sorgfältig und achten Sie dabei vor allem auf die avisierten Liefermengen.

So lesen Sie einen elektronischen Lieferschein manuell ein

Wenn der Online-Zugang des Lieferanten einmal versagen sollte oder Sie Lieferscheindateien auf anderem Wege, z.B. per E-Mail, bekommen, können Sie diese auch manuell einlesen.

Beantworten Sie dazu die Nachfrage beim Öffnen des Bestelldialogs, ob die Online-Verbindung gestartet werden soll, mit Nein. Der Dialog zeigt daraufhin die Registerseite Lokal an.

Klicken Sie auf den Schalter "Disketten" und suchen Sie die gewünschte Datei auf Ihrer Festplatte aus. Nach einem Klick auf den grünen Haken wird sie genauso weiterverarbeitet, wie wenn sie aus dem Onlineshop stammen würde.

Hinweis:
LIDIS legt sämtliche Bestellungen und Lieferscheine auf dem Server ab. Sie finden Sie in einem eigens dafür angelegten Ordner „b2b\Lieferantenname“ unterhalb Ihres Daten-Verzeichnisses, für Altena/Graciana also bspw. in „\\server\L3Data\b2b\graciana“. Dort können Sie nachsehen, wenn Sie die Korrektheit der Übertragung überprüfen wollen oder eine Übertragung mal schiefgegangen ist.
Die Daten werden dauerhaft auf Ihrem Computer gespeichert, um Ihnen die Kontrolle über alle Vorgänge zu gewährleisten. Ab und zu kann es aber sicher nicht schaden, das Verzeichnis zu leeren.

Die Zahlungsüberwachung

Das Automatik-Modul fügt dem Funktionsumfang der Warenwirtschaft LIDIS zwei Fenster zum Zahlungsverkehr hinzu, die FiBu-Schnittstelle und die Zahlungsüberwachung.

Um das Wareneingangsbuch komplett führen zu können, müssen nicht nur die offenen Rechnungen (beim Buchen im Fenster Eingang) übertragen, sondern auch Ihre Zahlungen an die Lieferanten erfasst werden. Damit die damit zusammenhängenden Informationen für Sie jederzeit transparent bleiben und Sie maximal bei der Planung Ihrer Zahlungen (z.B. Skontoüberwachung, elektronischer Zahlungsverkehr etc.) unterstützt werden, gibt es die Funktion Zahlungsüberwachung.

Die fälligen Zahlungen an Ihre Lieferanten können Sie mit dem sog. SEPA-Datenaustausch durchführen. Diese Schnittstelle ermöglicht es Ihnen, alle Überweisungen elektronisch bei Ihrer Bank einzureichen bzw. sie mit einem beliebigen Finanzprogramm per electronic banking abzuwickeln.

Diese Funktion ist auch im Teilmodul „Zahlungsverkehr“ des Automatik-Moduls enthalten, das Sie separat erwerben können.

Die Möglichkeiten der Bezahlung

In LIDIS haben Sie drei Möglichkeiten, den Zahlungsverpflichtungen an Ihre Lieferanten nachzukommen: Manuell, SEPA und Einzug. Natürlich kann LIDIS Ihre Rechnungen nicht wirklich bezahlen, es kann Sie aber sehr weitgehend darin unterstützen.

So zahlen Sie manuell

Die einfachste Art der Zahlung ist „Manuell“. Dies bedeutet, dass das Programm die anstehenden Zahlungen bis zum vorgesehenen Zahlungstermin speichert und auflistet und sie anschließend löscht. Sie müssen also selber dafür Sorge tragen, dass die Zahlung tatsächlich ausgeführt wird.

Dies kann beispielsweise durch das manuelle Ausfüllen von Überweisungsformularen oder durch das Bezahlen mit Bargeld geschehen. Für LIDIS spielt die eigentliche Zahlungsart keine Rolle.

Wenn Sie sich für diese Zahlungsmöglichkeit entscheiden, wird ein Ausdruck der Zahlungsliste für Sie eine große Hilfe sein. Mit der Liste der jeweils fälligen Zahlungen in der Hand können Sie bequem die weiteren Vorgänge durchführen.

So zahlen Sie mit SEPA/DTA

Eine wesentliche Vereinfachung Ihrer Zahlungsvorgänge können Sie mit dem sog. Datenträgeraustausch erreichen. Damit bezeichnet man eine papierlose Übertragung von Überweisungsaufträgen an die Bank.

Es können zwei Verfahren unterschieden werden. Beim heute veralteten DTA erstellten Sie eine Diskette und einen Begleitzettel und brachten dies zu Ihrer Bank. LIDIS kann solche Dateien für eine Übergangszeit aus Kompatibilitätsgründen immer noch erstellen.

Standard ist heute aber eine SEPA-Datei, um am sog. electronic banking teilzunehmen. Es gibt eine große Zahl an Programmen unter Windows, mit denen Sie Überweisungen und andere Bankgeschäfte von Ihrem PC aus tätigen können. Alle diese Programme verfügen über die Möglichkeit, SEPA- (oder auch DTA-) Dateien einzulesen und per Internet an Ihre Bank zu übertragen.

Für welche dieser Möglichkeiten Sie sich entscheiden, bleibt Ihnen überlassen. Sie müssen nur in den FiBu-Optionen den SEPA/DTA-Export freigeben und konfigurieren.

So zahlen Sie mit Bankeinzug

Wenn ein Lieferant von Ihnen die Erlaubnis zum Bankeinzug bekommt, sollten Sie dies LIDIS mitteilen. Öffnen Sie dazu das Lieferantenfenster und wechseln Sie ev. auf die Registerseite Kommunikation.

Kreuzen Sie das Kontrollkästchen „Einzugsermächtigung erteilt“ an.

Von nun an werden alle Zahlungen an diesen Lieferanten automatisch mit der Zahlart „Einzug“ versehen (eine Voreinstellung, die Sie selbstverständlich im Einzelfall auch ändern können).

Das bedeutet, dass die fälligen Zahlungen zwar in der Liste mitgeführt werden (vor allem, um die Summe der Fälligkeiten nicht zu verfälschen), Sie aber keine Maßnahmen zum Bezahlen mehr ergreifen müssen. Sobald der vorgesehene Zahltermin verstrichen und der Einzug damit vermutlich erfolgt ist, wird die Zahlung aus der Liste gelöscht.

Bei jedem Öffnen des Fensters Zahlungsüberwachung überprüft LIDIS, ob seit der letzten Bearbeitung der Zahlungsliste Bankeinzüge stattgefunden haben. Wenn dies der Fall ist, wird ein Fenster geöffnet, das die eingezogenen Beträge anzeigt.

Sie können durch Klick auf den grünen Ok-Haken die Zahlungen aus der Liste entfernen oder auch den Dialog abbrechen. In diesem Fall bleiben die Zahlungen noch stehen, sie können dann noch einmal ausführlicher betrachtet bzw. bearbeitet werden.

Das Fenster Zahlungsüberwachung

Im Fenster Zahlungsüberwachung sehen Sie auf einen Blick, welche Zahlungen an welche Lieferanten noch zu leisten sind und wann sie fällig werden. Einzelne Einträge können auch noch bearbeitet und ggf. zurückgestellt werden.

Schließlich können Sie die Zahlungsliste drucken, exportieren und in Form einer SEPA-Datei an Ihre Bank weiterleiten.

Zahlungen beobachten

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Eingang/Zahlungsüberwachung auf. Es öffnet sich das Fenster Zahlungsüberwachung. Es besteht aus drei Abschnitten: Der Liste der fälligen Zahlungen, dem Abschnitt Filterung und dem Detailbereich.

Die Liste der fälligen Zahlungen

Die Liste im linken Fensterteil enthält für jede Zahlung, die Sie noch zu leisten haben, eine Zeile. Dabei sind die Spalten „Fällig am“ und „Tage“ rot, wenn der Zahlungstermin erreicht oder bereits verstrichen ist. Die übrigen Felder erscheinen grau, wenn die Zahlung derzeit zurückgestellt ist.

Die Bedienelemente im Abschnitt Filterung verändern die Darstellung der Zahlungsliste.

Wichtig ist die Spalte Zahlung. Hier sehen Sie, für welche Zahlungsart die Buchung vorgesehen ist:

• Manuell - Überweisung wird von Hand geschrieben, Geld wird bar übergeben o.ä.
• SEPA/DTA - Überweisung soll per Datenträgeraustausch erfolgen
• Einzug - Lieferant zieht den Betrag ein
• Zurückgestellt - Zahlung wird vorerst nicht ausgeführt

Der Befehl Bearbeiten im Menüband Zahlungsüberwachung oder ein Doppelklick auf eine Zeile der Liste öffnet den Detailbereich mit weiteren Informationen über die aktuelle Zahlung.

Wie bei allen Listen können Sie das Layout der Zahlungsliste Ihren Wünschen anpassen:

• Spaltenbreite - Bewegen Sie die Maus in die Titelzeile der Liste auf den Trennstrich zwischen zwei Spaltentiteln. Der Mauszeiger wechselt zu einem Doppelpfeil. Klicken Sie auf die linke Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Bewegen Sie nun die Maus hin und her, um die gewünschte Spaltenbreite einzustellen.

• Anordn. d. Spalten - Bewegen Sie die Maus in die Titelzeile der Liste auf einen Spaltentitel. Klicken Sie auf die linke Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Der Spaltenhintergrund wird schwarz und es erscheint eine gestrichelte Markierung, welche die Position der Spalte anzeigt. Bewegen Sie nun die Maus hin und her, um die Markierung an die gewünschte neue Stelle zu ziehen. Lassen Sie die Maustaste los, und die Spalte wird an der neuen Position eingefügt.

• Sortierung d. Liste - Sie können die Liste nach jeder Spalte sortiert anzeigen lassen. Klicken Sie dazu mit der Maus in die Titelzeile der Liste auf einen Spaltentitel. Die Liste wird augenblicklich umsortiert. Es erscheint ein kleines Dreieck im Spaltentitel. Wenn Sie erneut auf denselben Spaltenkopf klicken, wird in absteigender Reihenfolge sortiert, der Pfeil zeigt dann nach unten.

Das Layout der Liste, also die Anordnung und Breite der Spalten, kann auf Wunsch gespeichert werden. Beim erneuten Öffnen präsentiert sich die Zahlungsliste dadurch genau so, wie sie verlassen wurde. Dazu wählen Sie in den Allg. Optionen die Registerseite Eingang und aktivieren dort die Einstellung „Listenlayout beibehalten“.

Der Abschnitt Filterung

Im Abschnitt Filterung legen Sie fest, welche Zahlungen in der Liste angezeigt werden sollen. Folgende Einstellungen können Sie in diesem Abschnitt vornehmen, um die Anzeige der Zahlungen einzuschränken:

• Filiale - Wenn Sie mit Filialen arbeiten, können Sie hier die Zahlungen auf eine Filiale eingrenzen oder die Zahlungen aller Filialen ansehen. Andernfalls ist das Listenfeld gesperrt.
• Lieferant - Genauso können Sie entweder die Zahlungen eines bestimmten Lieferanten oder auch die aller Lieferanten gleichzeitig betrachten.
• Zeitraum - Hier können Sie die Anzeige auf die Betrachtung eines bestimmten Zeitraums für das Fälligkeitsdatum einschränken. Dazu geben Sie entweder ein Datum oder einen Zeitraum mit Anfangs- und Enddatum ein oder Sie wählen einen Monat aus der Auswahlliste.
• Zahlungsart - Wählen Sie aus dem Listenfeld eine bestimmte Zahlungsart aus (Manuell, SEPA/DTA, Einzug oder Zurückgestellt) oder wählen Sie „--Alle--“, um die Filterung auf eine Zahlungsart wieder aufzuheben.
• Nur fällige Zahl. - Kreuzen Sie dieses Kontrollkästchen an, wenn Sie ausschließlich fällige Zahlungen sehen wollen, d.h. solche, deren Zahldatum erreicht oder überschritten ist.
• plus...Tag(e) - Wenn die Anzeige auf fällige Zahlungen eingeschränkt ist können Sie hier zusätzlich auf Wunsch die Anzahl der Tage eingeben, die zur Berechnung hinzugezählt werden. Geben Sie also bspw. 2 ein, sehen Sie auch diejenigen Zahlungen, die erst in zwei Tagen fällig werden.
• Bestellung - Geben Sie hier die Nummer einer Bestellung (bzw. eines Wareneingangs) ein, die in der Zahlungsliste angezeigt werden soll oder wählen Sie „--Alle--“, um die Einschränkung auf eine bestimmte Bestellnummer aufzuheben.

Zahlungsüberwachung: Zahlungen bearbeiten

So bearbeiten Sie eine Zahlung

Wenn Sie einen Doppelklick auf eine Zahlungszeile ausführen, öffnet sich der Detailbereich am unteren Fensterrand. Außerdem können Sie dazu den Befehl Bearbeiten im Menüband Zahlungsüberwachung verwenden.

Der Detailbereich zeigt weitere Informationen an und erlaubt Ihnen, die Eigenschaften der Zahlung zu ändern:

• Zahlart - An dieser Stelle kann die Zahlart (Manuell, SE-PA/DTA, Einzug) gewechselt werden.
• Zahldatum - Geben Sie im Eingabefeld einen neuen Zahltermin ein.
• Zurückstellen - Wenn dieses Auswahlfeld markiert ist, wird der Vorgang derzeit nicht bei Zahlungen berücksichtigt.
• Rechnungsbetrag - Dies ist der Rechnungsbetrag, den Sie von Ihrem Lieferanten genannt bekommen haben.
• Skonto - Wählen Sie einen Prozentsatz, einen Skontobetrag oder den sich ergebenden Zahlbetrag, wenn Sie Skonto oder andere Zahlungsabzüge in Anrechnung bringen möchten. Die beiden anderen Felder werden von LIDIS jeweils passend errechnet.
• Rechnungsnummer - In diesem Feld können Sie die Rechnungsnummer ansehen und verändern.
• Rechnungsdatum - Das Datum der Rechnungserstellung.
• Zahlkonto - Auf dieses Konto wird die Zahlung bei Übergabe in das Wareneingangsbuch gebucht.
• Notizen - Dieses Feld dient zur Aufnahme beliebiger Bemerkungen.

Änderungen im Detailbereich werden sofort wirksam und müssen nicht gespeichert werden.

So drucken Sie die Zahlungsliste

Wechseln Sie zur Registerseite Vorschau.

Wählen Sie bei Anzeigen die Einstellung „Zahlungsliste“.

Mit der bekannten einzeiligen Liste können Sie den Drucker auswählen, auf dem die Zahlungsliste gedruckt werden soll. Ein Klick auf den Schalter Drucken startet den Ausdruck.

Hinweis: Es wird genau die Liste der Zahlungen ausgedruckt, die auch gerade im Register Vorgänge zu sehen ist. Stellen Sie also alle Filterungen und Sortierungen so ein, wie Sie es wünschen, und geben Sie dann erst den Befehl zum Drucken.

So zeigen Sie eine Rechnungskontrolle an

Wählen Sie in der Zahlungsliste die gewünschte Zahlung aus und wechseln Sie zur Registerseite Vorschau.

Wählen Sie bei Anzeigen die Einstellung „Rechnung“. Das Vorschaufenster zeigt die ausgewählte Eingangs-Rechnung an.

Bitte verwenden Sie das Kontextmenü (rechte Maustaste), um den Zoomfaktor (Vergrößerung) der Rechnung einzustellen oder zur Zahlungsliste zurückzukehren.

Mit der bekannten einzeiligen Liste können Sie den Drucker wählen, auf dem die Rechnung gedruckt werden soll.

Außerdem können Sie eine mitgelieferte oder selbst erstellte Druckvorlage aus dem Bereich „Rechnungskontrolle“ des Designers zum Druck auswählen. Ein Klick auf den Schalter Drucken startet den Ausdruck.

So löschen Sie einen Zahlungsvorgang

Vergewissern Sie sich, dass der gewünschte Zahlungsvorgang gerade markiert ist. Klicken Sie auf den Befehl Löschen im Menüband Zahlungsüberwachung.

Nach einer Sicherheitsabfrage wird der betreffende Vorgang gelöscht.

Zahlungen ausführen

Wenn Sie mit der Bearbeitung der Zahlungsliste fertig sind, klicken Sie auf den Befehl Zahlen im Menüband Zahlungsüberwachung. Dadurch wird der Dialog „Rechnungen bezahlen“ aufgerufen.

LIDIS durchsucht die Zahlungsliste und zählt die Zahlungen, die manuell bzw. per SEPA/DTA bezahlt werden müssen. Dabei werden nur fällige Zahlungen berücksichtigt.

Hinweis: Sollte das Kontrollkästchen „Nur fällige Zahlungen“ nicht angekreuzt sein, wenn Sie das Zahlungsfenster verlassen, wird es aktiviert. Stellt das Programm dann fest, dass es gar keine fälligen Zahlungen gibt, erscheint eine entsprechende Meldung.

Bevor Sie die Zahlungen ausführen lassen, erhalten Sie noch einmal Gelegenheit, die Zahlungsliste zu exportieren.

So exportieren Sie die Zahlungsliste

Klicken Sie auf den Schalter "Disketten" im Dialog „Rechnungen bezahlen“ oder auf den Befehl Exportieren im Menüband Zahlungsüberwachung. Es öffnet sich das Dialogfenster „Zahlungsliste exportieren“.

• Format - Zur Auswahl stehen u.a. einige Arten von Textdateien (mit oder ohne Trennzeichen zwischen den Spalten), dBase, Excel und XML sowie der Austausch über die Zwischenablage.

• Mit Spaltentiteln - LIDIS schreibt in die erste Zeile der Exportdatei die Namen (Überschriften) der Spalten.
• Datei - Wählen Sie mit Hilfe des Schalters „...“ den Namen der Exportdatei. LIDIS erstellt eine Vorgabe, die Sie übernehmen oder verändern können. Das Verzeichnis für den Export kann in den FiBu-Optionen vorgegeben werden.

Beim Bestätigen des Dialogs mit Ok wird der Export ausgeführt.

So beginnen Sie den Bezahlvorgang

Klicken Sie im Dialog „Rechnungen bezahlen“ auf den grünen Ok-Haken.

Der weitere Ablauf hängt davon ab, ob manuelle Zahlungen, SEPA-Zahlungen oder beide Arten zu verarbeiten sind. Manuelle Zahlungen werden ganz einfach aus der Liste gelöscht, für das tatsächliche Bezahlen sind Sie selbst verantwortlich. Wenn SEPA-Zahlungen anliegen, wird an dieser Stelle die Erzeugung einer SE-PA-Datei gestartet.

So bearbeiten Sie SEPA/DTA-Zahlungen

Wenn SEPA-Zahlungen zu leisten sind, wird zunächst der Dialog „Datenträgeraustausch“ geöffnet.

Überprüfen Sie hier Ihren Namen und Ihre Bankverbindung. Ergänzen Sie fehlende Angaben oder berichtigen Sie, falls es zu Fehlern kommt. Sie erhalten entsprechende Meldungen, wenn die Eingaben den Konventionen für SEPA-Dateien nicht entsprechen.

Wählen Sie dann einen Dateinamen für die zu erstellende SEPA- oder DTA-Datei.

Schließlich können Sie noch Einstellungen für den Ausdruck eines Begleitzettels für die SEPA-Datei vornehmen:

• Drucken - Hiermit wählen Sie wie immer den gewünschten Drucker aus.
• Gedruckt wird - Wählen Sie aus den Möglichkeiten Kein Druck, Nur Begleitzettel, Eine Kopie oder Zwei Kopien die gewünschte Einstellung aus.

Schließen Sie das Dialogfenster, indem Sie auf den grünen Ok-Haken klicken oder ENTER drücken. Die Erstellung der SEPA/DTA-Datei beginnt. Sollten dabei Probleme auftreten, erhalten Sie entsprechende Meldungen. Die häufigste Schwierigkeit, besonders in der ersten Zeit, liegt in fehlenden oder inkorrekten Empfängerangaben begründet.

So bearbeiten Sie falsche oder fehlende Empfängerangaben

Während LIDIS eine Zahlung nach der anderen in die Datei schreibt, kann es vorkommen, dass Namen oder Bankverbindungen der Lieferanten nicht korrekt sind oder fehlen.

In diesem Fall öffnet sich das Dialogfenster „Datenträgeraustausch“ und erwartet die Korrektur der Daten.

Drei Informationen sind es, die für jeden Zahlungsempfänger korrekt vorliegen müssen:

• Name - Der Lieferantenname darf maximal 27 Zeichen lang sein und außer Buchstaben (inkl. Umlauten und ß) und Ziffern nur wenige Sonderzeichen enthalten. Dies sind: Leerzeichen, Punkt, Komma, &, +, -, *, /, % und $.
• IBAN - Hier wird die korrekte IBAN erwartet, die früher verwendeten Kontonummern sind bei SEPA nicht mehr erlaubt.
• BIC - Bei Auslandsüberweisungen wird eine BIC (Bank-Identifizierung) erwartet.

Die Erstellung der SEPA-Datei wird nicht fortgesetzt, solange die Daten nicht korrekt sind. Mit dem Schalter "grüner Hacken" fahren Sie nach der Korrektur fort.

Hinweis: Die Änderungen an IBAN und BIC werden in die Lieferantenstammdaten zurückgeschrieben, so dass sie beim nächsten Mal nicht wieder korrigiert werden müssen.

Nach erfolgreicher Fertigstellung der SEPA-Datei erscheint die Meldung „Der Export wurde ausgeführt und die bezahlten Rechnungen aus der Zahlungsliste entfernt.“

Wichtig!
Für LIDIS sind die fälligen Rechnungen nun bezahlt, Sie sind für die Weiterleitung der SEPA/DTA-Datei natürlich selbst verantwortlich. Bitte achten Sie darauf, dass Sie die richtige Datei bei Ihrer Bank auf Diskette einreichen bzw. in Ihr Programm für electronic banking einlesen. Dabei auftretende Fehlbedienungen können selbstverständlich von LIDIS weder erkannt noch verhindert werden. Seien Sie an dieser Stelle besonders vorsichtig!

Das Menüband

Mit dem Menüband Zahlungsüberwachung erhalten Sie direkten Zugang zu den wichtigsten Funktionen des Fensters. Diese Befehle stehen Ihnen zur Verfügung:

• Gruppe Zwischenablage - Einfügen, Ausschneiden, Kopieren und Rückgängig
• Gruppe Ansicht - Vorgänge und Vorschau
• Gruppe Bearbeiten - Bearbeiten, Zurückstellen, Zusammenfassen und Löschen
• Gruppe Vorgänge - Zahlen, Exportieren und Zoom
• Gruppe Ende - Fenster schließen

Die Bonanalyse

Mit dem Automatik-Modul wird das Kassenfenster um die Funktion Bonanalyse erweitert. Während das Journal die Kassenbons immer ordentlich nach Datum und Kasse aufteilt, ist damit ein übergreifender Blick auf Ihre detailliertesten Verkaufsdaten möglich.

Anders als die Umsatzzahlen (auch Bewegungsdaten genannt), die als Basis für die Info-Register der Stammdatenfenster sowie die Umsatzauswertungen im Druckfenster dienen, sind die Bondaten noch vollständig unverdichtet, jeder Bon liegt genauso vor, wie er erstellt wurde - daher kann er ja im Journalfenster auch jederzeit originalgetreu nachgedruckt werden. Während die Umsatzdaten dann nur noch die verkaufte Menge eines bestimmten Artikels pro Tag speichern, kann man mit den Journaldaten weit genauere Anfragen beantworten, z.B., welche Artikel oder Warengruppen zusammen mit diesem bestimmten Artikel auf demselben Bon verkauft wurden.

Hinweis: Gerade weil die Journaldaten so detailliert sind, können sie nicht allzulange aufbewahrt werden, ohne die tolerierbare Größe einer LIDIS-Datenbank zu sprengen: Sie werden nach Ablauf von sechs Monaten automatisch wieder gelöscht. Das bedeutet, dass Sie die nachfolgend beschriebenen Bonanalysen recht zeitnah vornehmen sollten, da zu je-dem Zeitpunkt höchstens sechs Monate alte Daten zur Verfügung stehen.

Diese Funktion ist auch im Teilmodul „Auswertungen 2. Stufe“ des Automatik-Moduls enthalten.

So starten Sie die Bonanalyse

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Kasse auf. Das Kassenfenster wird geöffnet.

Wechseln Sie auf die Registerseite Bonanalyse.

Das Register ist in vier bis fünf Bereiche aufgeteilt:

• Steuerbereich - Oben links befindet sich das Regiezentrum der Bonanalyse, hier stellen Sie die gewünschte Auswertung ein und bestimmen deren Parameter.
• Filterbaum - Im Filterbaum unten links wählen Sie die Filterung für die Bonliste aus elf verschiedenen Kriterien.
• Ergebnisliste - Bei manchen Analyseeinstellungen wird auch eine zusätzliche Ergebnisliste angezeigt.
• Bonliste - In der Mitte des Fenster befindet sich die große Liste aller Bons.
• Bon - Auf Wunsch kann am rechten Fensterrand eine Bonansicht eingeblendet werden, die den aktuell in der Bonliste ausgewählten Bon darstellt.

Die Befehle für die Anzeigen der einzelnen Elemente und den Aufruf weiterer Funktionen finden Sie in einem Kontextmenü, das beim Klicken mit der rechten Maustaste in das Fenster erscheint.

Die Analysemethoden

Die Bonanalyse erlaubt Ihnen zwei verschiedene Analysemethoden, die Suche und den Vergleich. Die Auswahl zwischen diesen beiden Möglichkeiten erfolgt oben links im Steuerbereich mit dem Eingabeelement „Auswertung“.

Die Suche

Bei der Analysemethode Suche gehen Sie so vor, dass Sie im Filterbaum die Boneigenschaften definieren, nach denen Sie suchen wollen und danach die Anzeige mit den anderen Steuerelementen des Regiezentrums weiter anpassen. Typischerweise werden Sie also bspw. einen bestimmten Artikel bei der Filterung auswählen (oder eine Warengruppe, einen Kunden, einen Kassierer etc.) und dazu meist noch einen Zeitraum (z.B. den letzten Monat).

Die Bonliste füllt sich nun mit allen Bons, die diese Kriterien erfüllen. Wenn Sie eine Zeile darin anklicken, wird daneben der jeweilige Bon im Original dargestellt. Die Eingabefelder Anzeige, Vergleich und Mindestens erlauben weitere Anpassungen der Liste.

Der Vergleich

Für die zweite Analysemethode wechseln Sie im Eingabefeld Auswertung auf Vergleich. Nun wählen Sie im Filterbaum die Boneigenschaften, mit denen Sie Ihre Bons vergleichen wollen. Auch hier wird dies oft ein bestimmter Artikel sein, für den Sie wissen möchten, mit welchen anderen Artikeln zusammen er im Analysezeitraum verkauft wurde, Sie können den Vergleich aber auch mit anderen Filterkriterien (z.B. einer Warengruppe oder Verdichtung) durchführen.

Als Ergebnis erhalten Sie eine Auflistung aller Artikel, die zusammen mit dem gesuchten Artikel (bzw. der WG oder Verdichtung) auf demselben Bon auftauchen. Wenn Sie eine dieser Ergebniszeilen anklicken, werden in der Bonliste alle dazu passenden Bons aufgelistet.

Die Steuerelemente

Links oben im Register Bonanalyse finden Sie das Regiezentrum mit den Bedienelementen für die Analyse-Parameter:

• Auswertung - Wählen Sie hier die gewünschte Analysemethode (Suche oder Vergleich) aus.
• Anzeigen - Bestimmen Sie, ob nur Artikelgenaue Verkäufe, nur Positionen auf Warengruppe oder beide einbezogen werden sollen.
• Zusammenfassen - Bei der Methode „Vergleich“ können Sie die gefundenen Artikel in der Ergebnisliste auf Wunsch auch zu Warengruppen zusammenfassen lassen.
• Vergleich - Wählen Sie hier, ob die Bonliste weitere Spalten zur genaueren Analyse der Suchergebnisse anzeigen soll:
  • Nein - Die Bonliste zeigt außer den eigentlichen Bon-daten keine weiteren Auswertungen an.
  • Ja - Die Bonliste zeigt als letzte Spalte nach der Bonsumme zusätzlich noch die Teilsumme an, die der gesuchte Artikel (bzw. WG usw.) im Bon ausmacht. Außerdem sehen Sie unterhalb der Liste eine Summe auch für diese Teilbeträge.
  • Mit Anteilen - Zusätzlich zur oben genannten Teilsumme zeigt die Bonliste auch noch den prozentualen Anteil dieser Teilsumme an der Gesamtsumme des Bons an sowie in der Summenzeile den Mittelwert dieses Anteils über alle aufgelisteten Bons.
• Mindestens - Wenn Sie die Analysemethode Suchen benutzen und bei „Vergleich“ die Auswahl „Mindestens“ gewählt haben, geben Sie hier den Prozentsatz ein, den ein Suchergebnis besitzen muss, um in die Liste aufgenommen zu werden. Anders liegt der Fall bei der Methode Vergleich: Hier nimmt das Feld eine Anzahl Bons auf, auf die die Filterkriterien zutreffen müssen. In beiden Fällen hilft Ihnen die Einstellung, die Ergebnisliste zu verkürzen und die wesentlichen Vorgänge besser herauszustellen.

Die Befehle des Kontextmenüs

Wenn Sie mit der rechten Maustaste in die Ergebnis- oder die Bonliste klicken, öffnet sich ein Kontextmenü. Es enthält außer den Befehlen für Filtern und Sortieren auch noch die folgenden Anzeigemöglichkeiten:

• Anzeigen - Hiermit bestimmen Sie das Aussehen des Registers Bonanalyse:
  • Vorgänge - Nur bei der Analysemethode Vergleich können Sie hiermit bestimmen, ob außer der eigentlichen Ergebnisliste auch noch eine zweite Liste mit allen Bons angezeigt werden soll, die zu der gerade markierten Zeile in der Ergebnisliste passen.
  • Bon - Wählen Sie, ob Sie den gerade in der Vorgangsliste markierten Bon im Original anzeigen möchten.
  • Auch Stornos etc. - Wenn diese Auswahl markiert ist, werden außer den eigentlichen Verkaufsbons auch Stornos, Rücknahmen und andere Sondervorgänge aufgelistet. Normalerweise werden Sie die Option nicht markieren, um Ihre Analyse nicht zu verfälschen.
• Bon drucken - Der gerade angezeigte Bon kann hiermit noch einmal ausgedruckt werden.
• Komplett laden - Wenn die Ergebnisliste sehr viele Einträge hat, z.B. weil Ihre Filterung versehentlich etwas unscharf geraten ist, würde das Laden sämtlicher Zeilen u.U. ziemlich lange dauern. LIDIS lädt daher erst einmal nur eine kleinere Anzahl an Vorgängen in die Liste, nur so viel, wie benötigt werden, um eine Seite darzustellen. Wenn Sie dann in der Liste scrollen, werden weitere Zeilen automatisch nachgeladen. Möchten Sie allerdings wirklich sämtliche Einträge auf einmal sehen, können Sie das mit dem Befehl „Komplett laden“ erreichen.

Hinweis: Die unten in der Liste angezeigten Summen und Mittelwerte werden allerdings immer sofort aus der ganzen Auflistung berechnet, auch wenn diese noch nicht komplett geladen sein sollte.

Der Filterbaum

Die Arbeit mit beiden Analysemethoden, der Suche und dem Vergleich, beginnt damit, zunächst die Vielzahl aller Kassenbons auf diejenigen zu reduzieren, die für die jeweilige Frage relevant sind. Diesen Vorgang nennt man Filtern und der Filterbaum unten links im Register Bonanalyse stellt dafür alle nur denkbaren Möglichkeiten zur Verfügung.

So arbeiten Sie mit dem Filterbaum

Unten links im Register Bonanalyse finden Sie den sog. Filterbaum. Die möglichen und realisierten Filterungen sind für einen optimalen Überblick in einer hierarchischen Anzeige zusammengefasst. Sie haben die Auswahl aus zwölf verschiedenen Filterkriterien: Artikel, Warengruppen, Verdichtungen, Mwst.-Sätze, Zahlungsmittel, Aktionen, Zeit, Filialen, Kassen, Kassierer, Verkäufer und Kunden.

Klicken Sie auf das Plus-Zeichen neben einer Filterkategorie. Falls dieser Filterbegriff eine einigermaßen überschaubare Anzahl einzelner Elemente enthält, werden Ihnen die Möglichkeiten in einem Zweig mit dem Namen „Alle...“ zur bequemen Auswahl angeboten.

Beispiel: Im Ast „Warengruppen“ finden Sie einen Zweig „Alle Warengruppen“, der sämtliche bei Ihnen vorhandenen WGs enthält. Unterhalb der Kategorie „Mwst.-Sätze“ finden Sie alle Ihre Mehrwertsteuer-Einträge, bei „Aktionen“ alle Aktionslisten usw.

Doppelklicken Sie auf einen solchen vorgegeben Wert um ihn der Filterung hinzuzufügen. Er erscheint dann in Fettschrift als eigener Zweig unterhalb seines Hauptastes, der ebenfalls fett angezeigt wird. Fettschrift zeigt also immer aktive Filterungen an.

Führen Sie einen Doppelklick auf einen fett angezeigten Filtereintrag aus, um diese Filterung wieder zu entfernen. Weitere Befehle enthält ein Kontextmenü, das bei einem Klick mit der rechten Maustaste in den Filterbaum erscheint.

Da die Filterkriterien so unterschiedlicher Natur sind, gibt es dabei noch einige Besonderheiten:

• Artikel & Kunden - Bei diesen beiden Kategorien gibt es keine Auswahlliste. Bei einem Doppelklick darauf öffnet sich der bekannte Filterdialog, in dem sie einen einzelnen Artikel (bzw. Kunden) oder auch einen Bereich oder eine Auflistung eingeben können.
• Aktionen - Wenn Sie eine Aktionsliste auswählen, werden die darin enthaltenen Artikel in die Artikelfilterung übernommen.
• Zeit - Auch bei der Datumsauswahl können nicht sämtliche Möglichkeiten aufgeführt werden, Sie haben aber die Auswahl aus einigen „Standards“ (Heute, Gestern, Woche, Vorwoche, Monat und Vormonat). Selbstverständlich können Sie aber über den Filterdialog auch einen beliebigen anderen Zeitraum auswählen.

Prinzipiell können die Filterungen beliebig kombiniert werden - z.B. Artikel mit Kunden oder WGs mit Kassierern, auch ein Zeitraum ist meist sinnvoll. Einige Kombinationen werden hingegen unerwartete Ergebnisse bringen, bspw., wenn Sie auf eine Filiale und gleichzeitig auf eine Kasse filtern, die gar nicht in dieser Filiale steht. Aber durch etwas Experimentieren werden Sie schnell die benötigten Auswertungen erhalten.

Die Befehle des Kontextmenüs

Wenn Sie mit der rechten Maustaste in den Filterbaum klicken, erscheint ein Kontextmenü mit weiteren Befehlen:

• Filtern - Hiermit öffnen Sie den Dialog, der alle Filterkriterien in der bekannten Listenanzeige enthält und sämtliche Bearbeitungsmöglichkeiten zulässt, auch solche, die über die Schnellauswahl mit dem Doppelklick nicht möglich sind.
• Sortieren - Hiermit öffnen Sie den Dialog zur Eingabe eines Sortierkriteriums für die Ergebnisliste. Sie können die Liste auch sortieren, indem Sie mit der Maus auf das gewünschte Sortierfeld in der Titelzeile klicken.

• Filter setzen - Entspricht dem Doppelklick auf eine Filterauswahl: Die gerade markierte Auswahl (z.B. eine Warengruppe oder ein Mwst.-Satz) wird der Filterung hinzugefügt.
• Filter entfernen - Entspricht dem Doppelklick auf eine Filterungszeile: Die gerade markierte Filterung wird entfernt. Wenn Sie diesen Befehl auf einer Kategorie (z.B. Artikel) ausführen, werden sämtliche (Artikel-) Filterungen dieses Abschnitts entfernt, wenn gerade der Wurzeleintrag „Filterung“ aktiv war, werden sogar sämtliche Filterungen auf einmal gelöscht.

Nachdem alle Filterungen gewählt sind, erfassen Sie weitere Analyseparameter im Steuerbereich der Bonanalyse.

Gutschein-Erweiterungen

Das Gutschein-Fenster ist auch schon im Basismodul enthalten, besitzt dort aber nur eine Registerseite eben zur Verwaltung von Gutscheinen. Im Automatik-Modul kommen noch zwei weitere Registerseiten und damit Funktionen hinzu:

• Gutschein-Aktionen - In Gutschein-Aktionen können Coupons und Gutscheine zusammengefasst werden, die bspw. aus einem bestimmten Anlass oder für einen definierten Kundenkreis erzeugt werden. Hier können sie erstellt, verwaltet und ausgewertet werden.
• Bonusberechnungen - Wenn Sie in den Kunden-Stammdaten Einstellungen für eines oder mehrere Bonussysteme vorgenommen haben, werden den dafür vor-gesehenen Kunden bei jedem Einkauf Bonusumsätze gutgeschrieben. In diesem Register nehmen sie nun in regelmäßigen Abständen (bspw. jährlich) eine Bonusberechnung vor und erzeugen dabei Gutscheine, die Sie dann an diese Kunden versenden oder an der Kasse ausgeben lassen können.

Die Gutscheinaktionen

In sog. Gutschein-Aktionen können Coupons oder Gutscheine zusammengefasst werden, die bspw. aus einem bestimmten Anlass oder für einen definierten Kundenkreis erzeugt werden. Diese GS-Aktionen können auf der gleichnamigen Registerseite erstellt, verwaltet und ausgewertet werden.

Die Seite besteht aus drei Abschnitten: Die Aktionsliste finden Sie oben links, darunter befindet sich der Infobereich und am rechten Fensterrand der Detailbereich.

Die Aktionsliste

Die Aktionsliste enthält normalerweise die Namen aller aktuellen GS-Aktionen sowie ihren Status (Aktiv, Wartend, etc.) und das Datum des Starts und ggf. der Beendigung. Die ausführlichen Daten zu jeder Aktion werden rechts im Detailbereich angezeigt, im unteren Infobereich finden Sie eine Kurzzusammenfassung und ggf. weitere Infos bzw. Handlungsmöglichkeiten. Die erste Zeile der Liste trägt immer die Bezeichnung „(Neue Aktion)“, bitte markieren Sie diese Zeile, wenn Sie eine neue Gutscheinaktion anlegen möchten.

Im Kontextmenü der Aktionsliste, das Sie mit einem Klick auf die rechte Maustaste aufrufen können, finden Sie die folgenden Befehle zur Bearbeitung von Aktionen:

• Ansicht - Hier wählen Sie, welche Aktionen in der Liste angezeigt werden sollen: Wartende, laufende und unterbrochene Aktionen werden standardmäßig ausgewählt, Sie können aber auch andere Arten stattdessen oder zusätzlich aus-wählen, bspw. beendete und sogar bereits gelöschte Aktionen.
• Aktion starten / beenden - Mit diesem Befehl wird eine wartende Aktion gestartet bzw. eine laufende beendet. Beim Start werden zuerst noch einmal ausführliche Informationen zur aktuellen Aktion angezeigt, bevor dann der eigentliche Vorgang beginnt, bei dem z.B. neue Coupons bzw. Gutscheine erzeugt werden oder die Ausgabe davon an den Kassen freigegeben wird.
• Aktion unterbrechen - Eine laufende Aktion kann auch nur unterbrochen werden, wenn man sie später fortsetzen will, und muss in diesem Fall nicht gleich beendet werden. Setzen Sie die Aktion fort, indem Sie den Befehl erneut geben.
• Aktion löschen - Wenn die Aktion abgeschlossen ist oder aus anderen Gründen nicht mehr benötigt wird, können Sie sie mit diesem Befehl auch löschen.

Eine Aktion anlegen

Wenn in der Aktionsliste die Zeile mit der Bezeichnung „(Neue Aktion)“ markiert ist, können Sie mit den Eingabefeldern rechts im Detailbereich eine neue GS-Aktion definieren. Die Maske enthält diese Eingabemöglichkeiten:

• Aktions-Typ - Es gibt drei Arten von Aktionen: Bei „Coupons erstellen“ haben Sie die Möglichkeit, eine bestimmte Anzahl von Coupons erzeugen zu lassen, bspw. aus einem bestimmten Anlass oder für einen definierten Kundenkreis. „Gutscheine erstellen“ unterscheidet sich davon nur insoweit, als statt Coupons hier Gutscheine erstellt werden. Ganz anders arbeitet „Kassen-Coupons verwalten“: Hier erstellen Sie zunächst nur eine Rahmenaktion, während die darunter gefassten Coupons selbst dann erst später von den Kassen erzeugt werden.
• Name - Bitte geben Sie der Aktion zur sicheren Erkennung einen eindeutigen Namen, also einen, den Sie vorher noch nicht verwendet hatten.
• Beschreibung - Auch die Eingabe einer Beschreibung ist zur späteren Wiedererkennung sicherlich eine gute Idee.
• GS- bzw. Coupon-Typ - Je nachdem, ob Sie eine Gutschein- oder eine Coupon-Aktion gewählt haben, suchen Sie hier aus den vorhandenen Gutschein- bzw. Coupontypen den gewünschten aus.
• Auszahlung - Hier geben Sie einen Betrag in Euro ein, wenn Sie einen Gutschein bzw. Coupon mit einem bestimmten Wert erstellen wollen oder eine Prozentzahl, wenn der Gutscheinbetrag von der Kasse aus der Gesamtsumme des Bons berechnet werden soll.

Hinweis: Auf Wunsch können Sie auch Blanko-Gutscheine erstellen lassen, die erst beim Verkauf an der Kasse ihren eigentlichen Wert erhalten. Geben Sie dazu den Betrag von 0 Euro ein und bestätigen Sie die Nachfrage mit „Ja“.

• Gültigkeit - Die Gültigkeitsdauer eines Gutscheins kann auch in den Gutschein-Stammdaten schon eingeschränkt werden, wenn Sie das wünschen. Zusätzlich haben Sie hier aber auch noch die Möglichkeit, einen Start- und/oder Endetermin für das Einlösen der in dieser Aktion zusammengefassten Gutscheine oder Coupons festzulegen. Dazu wählen Sie die gewünschte Einschränkung und erfassen anschließend ein Startdatum und ggf. auch noch ein Endedatum bzw. einen Gültigkeitszeitraum in Monaten.

• Nummerierung - Die in einer Aktionen zusammengefassten Gutscheine oder Coupons erhalten grundsätzlich eine Nummer, u.a., damit sie nur einmal eingelöst werden können. Bitte wählen Sie hier die Art der Nummerierung: Bei „Startwert und Anzahl“ geben Sie die gewünschte erste Nummer sowie die Zahl der zu erstellenden Gutscheine (oder Coupons) ein, bei „von – bis“ definieren Sie eine Start- und eine Endenummer. Schließlich gibt Ihnen „Ein Gutschein/Coupon pro Kunde“ auch die Möglichkeit, für jeden in der später zu wählenden Kundenauswahl enthaltenen Kunden genau einen Gutschein bzw. Coupon zu erstellen. Auch in diesem Fall erfassen Sie die Anfangsnummer (die erste freie Nummer wird von LIDIS vorgegeben), Anzahl bzw. Endenummer werden dann später errechnet.

• Ausgabe - Wenn Sie unter Aktions-Typ ausgesucht haben, dass die Coupons erst von den Kassen erstellt werden sollen, definieren Sie hier weitere Optionen dafür: Tragen Sie unter „Ausgabe von“ und „bis“ bitte das Start- und das Endedatum der Aktion ein, also den Zeitraum, in dem die Couponausstellung (nicht die Einlösung!) erfolgen soll. Möchten Sie, dass in dieser Zeit beliebig viele Coupons erstellt werden können, wählen Sie bitte „Anzahl unbegrenzt“ aus der Auswahlliste.
  Bei „Maximale Anzahl“ haben Sie aber auch die Möglichkeit, die Coupons auf die unter „Anzahl“ eingegebene Menge zu begrenzen (die Kassen geben dann bei Erreichen dieser Obergrenze keine weiteren Coupons mehr aus). Und schließlich gibt Ihnen die Auswahl „Ein Coupon pro Kunde“ auch hier die Möglichkeit, für jeden in der später zu wählenden Kundenauswahl enthaltenen Kunden genau einen Coupon erzeugen zu lassen.

• Bontext - Hier können Sie einen Text eingeben, der von den Kassen statt des Standardnamens des Gutscheins bzw. Coupons auf den Bon gedruckt wird.

• Einlösen Kasse - Wenn Sie unter Nummerierung die Auswahl „Ein Gutschein/Coupon pro Kunde“ eingestellt haben, kann die LIDIS-Kasse mit der Option „automatisch“ beim Abschluss eines Kundenbons einen ggf. noch ausstehenden Gutschein oder Coupon selbständig anrechnen.

• Ausgabe Kasse - Sollte es sich um eine Aktion mit dem Typ „Kassen-Coupons verwalten“ handeln und haben Sie unter Ausgabe „Ein Coupon pro Kunde“ angegeben, können Sie hiermit die LIDIS-Kassen auch anweisen, den Coupon automatisch zu erstellen - bei kundengenauen Aktionen immer dann, wenn der Kunde zum ersten Mal wieder einkauft, bei anderen Aktionen bei jedem Einkauf, ggf. aber nur bis zum Erreichen einer an-gegebenen Obergrenze.
  Bei Couponaktionen, die von der Kunden-App von greensolutions verwaltet werden sollen, geben Sie hier „gs-Coupons“ bzw. „gs-Prämien“ an.

• Nur Artikel - Auf Wunsch können Sie Coupons auch nur dann ausgeben lassen, wenn sich im Bon mindestens einer der hier eingetragenen Artikel befindet.

Hinweis: Sie können sowohl durch Komma getrennte Einzel-PLUs als auch durch einen Bindestrich getrennte Bereiche angeben, also bspw. „1000,1002,1004“ oder „1000,1002,1004-1008“. Andere Sonderzeichen als Komma oder Bindestrich sind nicht zulässig.

• Nur WGs - Zusätzlich oder alternativ dazu können Sie hier im gleichen Format Warengruppen-Nummern eintragen, die im Bon vertreten sein müssen, damit der Coupon angerechnet wird.
• Nur diese reduzieren - Wenn Sie dieses Auswahlfeld aktivieren, ändert sich die Art, wie der Coupon angewandt wird: Statt den gesamten Bon beim Vorhandensein der genannten Artikel und/oder Warengruppen zu rabattieren, werden nur diejenigen Artikel und/oder WGs reduziert, die Sie in den oberen Feldern angegeben haben.
• Ab Bonsumme - Auch das Beschränken der Ausgabe auf solche Bons ist möglich, die mindestens die hier angegebene Summe erreichen.
• Kundenauswahl - Wie erwähnt haben Sie hier die Möglichkeit, nach Auswahl des Nummerierungs- bzw. Ausgabetyps „Ein Gutschein/Coupon pro Kunde“ eine bestimmte Kundenauswahl festzulegen. Für jeden darin enthaltenen Kunden wird dann genau ein Gutschein bzw. Coupon erzeugt.

Vorsicht!
Achten Sie bei dieser Funktion bitte besonders auf die Angabe der Gutscheinanzahl beim Starten der Aktion und brechen Sie diese ggf. ab, wenn Sie sich bei der Kundenfilterung vertan haben sollten!

Wenn Sie Ihre Eingaben abgeschlossen haben, klicken Sie auf den Schalter Neue Aktion anlegen, um die Aktion zu erstellen. Zum Abbrechen wechseln Sie auf eine andere Registerseite oder zu einer anderen Zeile in der Aktionsliste und beantworten die Sicherheitsabfrage mit Nein.

Eine Aktion bearbeiten

Solange eine Aktion nur angelegt, aber noch nicht gestartet wurde oder wenn sie gerade unterbrochen ist, können Sie ihre Eigenschaften auch noch (zumindest teilweise) abändern. Bitte wählen Sie dazu die jeweilige Aktion in der Liste aus und nehmen Sie die gewünschten Änderungen rechts im Detailbereich vor. Zum Speichern klicken Sie auf den Schalter Änderungen speichern.

Auf Gutscheine/Coupons einer Aktion filtern

Wenn Sie in der Aktionsliste eine bestimmte Aktion ausgewählt haben und danach auf die Registerseite Gutscheine wechseln, werden die zu dieser Aktion gehörenden Gutscheine bzw. Coupons angezeigt. Sie finden den Aktionsnamen im rechten Filterbereich unter „GS-Aktion“ und können dort natürlich beliebige Einstellungen vornehmen.

Die Bonusberechnungen

Wenn Sie die Bonusverwaltung im Kundenfenster aktiviert haben, führt LIDIS für jeden Kunden ein Bonuskonto, auf dem alle Einkäufe anhand der vorgegebenen Regeln aufsummiert werden. Durch eine Bonusberechnung können Sie nun auf dieser Registerseite des Gutscheinfensters zu jedem gewünschten Zeitpunkt (z.B. einmal im Jahr) die daraus resultierenden Bonusbeträge errechnen und den Kunden passende Gutscheine ausstellen lassen.

Diese Gutscheine werden zu einer Gutschein-Aktion zusammengefasst und können auf der gleichnamigen Registerseite verwaltet werden. Außerdem erhalten Sie am Ende der Berechnung die Möglichkeit, die Liste der erzeugten Gutscheine mitsamt aller benötigten Kundeninformationen auszudrucken oder zu exportieren sowie die Gutscheine ggf. auch gleich selbst zu drucken.

Die Abschnitte der Registerseite

Das Register Bonusberechnungen besteht aus vier Abschnitten: Am linken Fensterrand finden Sie die Baumansicht der wartenden bzw. ausgeführten Berechnungen, im oberen Bereich die Parameter der aktuell gewählten Berechnung, aufgeteilt nach Kundenfilterung und Gutschein-Eigenschaften, und darunter (bei noch ausstehenden Berechnungen) die Liste der Kunden, die davon betroffen sein werden samt ihren aktuellen Bonusumsätzen und den daraus sich ergebenden Bonusbeträgen und Gutscheinnummern. Bei einem ganz neuen oder bereits ausgeführten Vorgang werden hier zusätzliche Informationen und Hinweise zum weiteren Vorgehen angezeigt.

Auf Wunsch können Sie schließlich die Detailansicht der Kundenumsätze einblenden, die zur Berechnung herangezogen werden.

Durch dieses System können Sie schon vor der eigentlichen Berechnung für jeden Kunden und auch in der Summe genau sehen, welche Bonusumsätze im gewählten Zeitraum angefallen sind und wie hoch die Boni ausfallen werden.

So legen Sie eine Bonusberechnung an

Markieren Sie in der Baumansicht den Eintrag „Neue Berechnung“ und geben Sie dem Vorgang im rot unterlegten Feld „Name“ des Abschnitts Kunden einen eindeutigen Namen, also einen, den Sie vorher noch nicht verwendet hatten.

Auch die Eingabe einer Beschreibung ist zur späteren Wiedererkennung sehr ratsam.

Nun definieren Sie die Kunden, die in diese Berechnung eingeschlossen werden sollen. Zunächst wählen Sie das Bonussystem, für das die Berechnung erfolgen soll. Wenn Sie mehrere Bonussysteme verwalten, müssen Sie die Berechnung auf mehrere Vorgänge aufteilen.

Anschließend haben Sie weitere Möglichkeiten, die Kundenliste einzuschränken:

• Umsätze von/bis - Es werden nur Kunden berücksichtigt, deren angesammelter Bonusumsatz mindestens bzw. höchstens so hoch wie der hier eingegebene Wert (in Euro) ist.
• Bonus von/bis - Es werden nur Kunden berücksichtigt, deren errechneter Bonusbetrag mindestens bzw. höchstens so hoch wie der hier eingegebene Wert ist.

Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass bei den Kunden, die durch einen hier eingegebenen Wert nicht in die Liste aufgenommen werden, die Bonusberechnung nicht stattfindet, also bis zum Stichtag gesammelte Umsätze auch nicht zurückgesetzt werden. Wenn Sie dies wünschen, müssen Sie die Kunden mit in die Liste aufnehmen lassen, indem Sie keine Bonusgrenze eintragen. Diese Kunden bekommen dann keinen Gutschein (weil sie die erste Schwelle nicht überschreiten), werden aber dennoch mitberechnet und ihre Umsätze zurückgesetzt.

• Umsätze seit - Normalerweise werden alle Kundenumsätze für die Berechnung berücksichtigt, die seit der letzten Bonusberechnung dieses Kunden angefallen sind. Durch ein hier eingegebenes Datum können Sie den Zeitraum aber auf Wunsch weiter einschränken.
• Mit heute - Wenn Sie diese Option markieren, werden die heutigen Umsätze miterfasst, ansonsten nur die bis gestern.

Wenn Sie „Auswahlmerker setzen“ aktivieren, werden die Auswahlmerker aller Kunden, für die bei der Berechnung ein Gutschein ausgestellt wird, gesetzt. Dadurch können Sie die Kunden später zum Ansehen, Drucken oder Exportieren besser wiederfinden.

Wenn Sie auf die Schalter Filterung bzw. Sortierung (beide sind auch im Menüband vertreten) klicken, können Sie die Kundenliste nach zusätzlichen Kriterien (z.B. Kundennummer oder PLZs usw.) filtern und angeben, wie die Liste sortiert werden soll.

Wechseln Sie nun zum Abschnitt Gutscheine und wählen Sie aus dem ersten Feld den gewünschten Gutscheintyp. Hier stehen alle von Ihnen angelegten Arten von Gutscheinen zur Verfügung, wenn sie eine interne oder externe Nummerierung besitzen, auch Online-Gutscheine von greensolutions.

Bei den meisten Gutscheintypen haben Sie bei „Nummer ab“ die Möglichkeit, einen Startwert für die Gutscheinnummer vorzugeben.

Auf Wunsch können Sie nun, wie Sie es von den Gutschein-Aktionen her kennen, zusätzliche Angaben zur Gültigkeit der er-zeugten Gutscheine machen. Sie haben die Möglichkeit, einen Start- und/oder Endetermin für das Einlösen der Bonusgutscheine festzulegen. Dazu wählen Sie die gewünschte Einschränkung und erfassen anschließend ein Startdatum und ggf. auch noch ein Endedatum bzw. einen Gültigkeitszeitraum in Monaten.

Auch die Angabe eines Bontextes ist möglich, der den Standardnamen des Gutscheintyps ersetzt.

Wenn Sie sämtliche Eingaben vorgenommen haben, klicken Sie im Menüband auf den Button Speichern. Sollten Sie etwas vergessen haben, weist LIDIS Sie darauf hin. Wenn Sie die Erfassung abbrechen möchten, klicken Sie auf einen anderen Vorgang oder ein anderes Fenster und wählen bei der Nachfrage Abbrechen.

Nun lädt LIDIS die Liste der ausgewählten Kunden und berechnet die zu berücksichtigenden Bonusumsätze, die sich daraus ergebenden Bonusbeträge und die zu vergebenden Gutscheinnummern. Wenn Sie sehr viele Kunden in Ihrer Filterung haben, kann die Berechnung auch relativ lange dauern. In diesem Fall empfehlen wir Ihnen, die Bonusberechnung in mehrere Teile aufzuteilen, bspw. durch die Filterung auf bestimmte Kundennummern.

So bearbeiten Sie eine Bonusberechnung

Wichtig zu wissen ist, dass die Kundenliste eines neu angelegten Bonusvorgangs nur eine Vorschau darstellt - die eigentliche Bonusberechnung wurde noch nicht vorgenommen! Sie haben nun alle Möglichkeiten, die zuvor festgelegten Werte noch einmal zu überprüfen und anzupassen, so lange, bis Sie davon überzeugt sind, dass die Bonusberechnung korrekt sein wird.

Beispielsweise können Sie die Kundenliste nach absteigenden Bonusumsätzen oder -beträgen sortieren, um Ausreißer zu finden. Durch das Einblenden der Detailliste können Sie die Umsätze, die zum jeweiligen Bonus jedes Kunden führen, genau nachvollziehen.

Wenn Sie in Ihrer Filterung auch Kunden dabei haben, die im Berechnungszeitraum keine Umsätze produziert haben und/oder keinen Bonus bekommen werden, können Sie diese auf Wunsch aus der Liste ausschließen, indem Sie im Abschnitt Kunden im oberen Fensterteil eine Untergrenze für den Umsatz oder den Bonus eintragen. Sie können die Einträge aber auch stehen lassen, da bei einem Bonusbetrag von Null ja auch kein Gutschein erstellt wird.

Auch für die Vermeidung von Bagatellbeträgen kann die Bonusuntergrenze verwendet werden.

Immer, wenn Sie Änderungen an den Einstellungen eines Vorgangs durchführen, wird die Kundenliste ausgeblendet. Nach dem Speichern der Änderungen wird sie dann unter Berücksichtigung der neuen Parameter neu aufgebaut.

So starten Sie eine Bonusberechnung

Nachdem Sie alle Eingaben vorgenommen und gespeichert sowie die Kundenliste sorgfältig durchgesehen haben, starten Sie die eigentliche Bonusberechnung durch den Schalter Ausführen im Menüband.

Bitte lesen Sie die nächste Anzeige wirklich sehr sorgfältig durch! Denn hier fasst LIDIS für Sie noch einmal sehr ausführlich und de-tailliert zusammen, welche Einstellungen Sie vorgenommen haben und was als nächstes passieren wird. Nun haben Sie noch einmal die Möglichkeit, die Berechnung abzubrechen und Ihre Angaben zu ändern. Wenn wirklich alles in Ordnung ist, beantworten Sie die Nachfrage mit Ja.

LIDIS speichert nun die Bonusbeträge sowie das Datum der Bonusberechnung in jedem betroffenen Kunden und erzeugt für jeden Bonusbetrag über 0 Euro einen Gutschein der gewünschten Art. Wenn Sie greensolutions-Gutscheine ausgewählt haben, werden diese online angelegt und stehen danach auch sofort im Shop sowie an den Kassen zur Verfügung (letzteres gilt natürlich auch für alle eigenen Gutscheintypen).

Wenn Sie die erzeugten Gutscheine in einer Druckerei drucken lassen wollen, haben Sie anschließend die Möglichkeit, die wichtigsten Gutscheindaten wie Nummer, Betrag und Kunde (samt Adressinformationen) zu exportieren. Dazu wird das Exportfilter „Bonusberechnung“ im Import-/Exportfenster erstellt bzw. modifiziert, wenn es bereits existiert. Sie können dieses Filter anschließend beliebig an Ihre Wünsche und Vorstellungen anpassen, bevor Sie den Export vornehmen.

Alternativ oder zusätzlich können Sie die Gutscheine bzw. die Gutscheinliste auch selbst drucken, indem Sie auf die Registerseite Vorschau gehen und dort die passende Druckvorlage sowie den gewünschten Drucker auswählen.

Während der Bonusberechnung wird eine Gutschein-Aktion er-stellt, die Sie anschließend im gleichnamigen Register des Gutscheinfensters wiederfinden. So haben Sie immer die Möglichkeit, die gemeinsam erstellten Gutscheine auch zusammen zu betrachten und auszuwerten. Wenn Sie die neu erstellte Aktion auswählen und dann auf das Register Gutscheine umschalten, können Sie dort die Liste aller in dieser Berechnung erzeugten Gutscheine ansehen.

Weitere Bearbeitungen für Bonusberechnungen

• Löschen - Entwürfe von Bonusberechnungen können auch wieder gelöscht werden. Dazu wählen Sie den gewünschten Vorgang in der Baumansicht aus und klicken im Menüband auf Löschen.
• Exportieren - Der Export der Kundenliste ist auch schon vor der Berechnung möglich. Bitte lassen Sie aber nicht zu viel Zeit bis zur eigentlichen Berechnung verstreichen, da sich sonst ev. zwischenzeitlich die Umsatzsummen oder die Bedingungen, unter denen Kunden in die Liste einbezogen werden, geändert haben könnten.
• Vorschau - Wartende Vorgänge können ebenfalls vor der eigentlichen Berechnung ausgedruckt werden, indem Sie im Menüband auf die Registerseite Vorschau wechseln. Auch hier beachten Sie bitte die Warnung, dass es sich um vorläufige Daten handelt.
• Optionen - Mit diesem Befehl im Menüband gelangen Sie zu den Bonus-Optionen. Die meisten Einstellungen hier beziehen sich aber auf das Sammeln der Bonusumsätze. Sie müssen diese also schon zum Start Ihres Bonussystems (im Kundenfenster) definieren und nicht erst bei der eigentlichen Berechnung (hier im Gutscheinfenster).