Stamgegevens
Algemene stamgegevens
Die Allgemeinen Stammdaten sind Daten, die an verschiedenen Stellen immer wieder gleich vorkommen. Diese Daten werden einmal zentral erfasst, damit Sie später nicht immer wieder dieselben Daten eingeben müssen, sondern sie nur noch aufzurufen brauchen.
Ein weiterer Vorteil dieses Vorgehens ist, dass Sie eine Änderung nur ein-mal zentral vorzunehmen brauchen und an allen Stellen diese Änderung dann wirksam wird. So müssen Sie den MwSt-Satz bspw. nur einmal auf den neuen Prozentsatz ändern und in allen Artikeln ist diese Änderung automatisch wirksam.
Auch können Sie so z.B. den Text für eine Warengruppe einfach ändern. Wenn Sie bislang die Warengruppe „Hundefutter“ verwendet haben und nun lieber den Text „Hundefutter premium“ in allen Artikel stehen haben wollen, bei denen vorher „Hundefutter“ stand, so müssen Sie ebenfalls nur einmal zentral diesen Text korrigieren.
Zu den Allgemeinen Stammdaten gelangen Sie über das Menüband Start und dort über den Menüpunkt Allgemeine Stammdaten. Die erste Registerseite im Dialog Stammdaten lautet Benutzer. Die Benutzerinnen und Benutzer sollten Sie in jedem Fall zuerst anlegen.
Benutzer
Dieser Dialog erlaubt Ihnen das Anlegen neuer Benutzerinnen und Benutzer und das Ändern bereits existierender Benutzer. Darüber hinaus können Sie hier auch festlegen, welche Zugriffsrechte auf welcher Ebene existieren sollen und sie einzelnen Mitarbeitern zuordnen.
Die Benutzerrechte sind so konzipiert, dass Sie für jede der 20 Ebenen eine Kombination von Rechten definieren. Sie können so bspw. eine Ebene definieren, mit der erlaubt ist, dass Bestellungen ausgeführt, aber keine Preise geändert werden dürfen. Eine andere Ebene kann z.B. das Ändern von Artikelstammdaten erlauben, aber nicht das Recht gewähren, Bestellungen zu machen und Artikel neu anzulegen. Den Benutzern, d.h. Ihren Mitarbeitern, ordnen Sie diejenige Ebene zu, die die Kombination von Rechten aufweist, die der jeweilige Mitarbeiter benötigt.
So legen Sie Benutzer an:
Wählen Sie das Menüband Start und dort den Menüpunkt Allgemeine Stammdaten. Klicken Sie auf die Registerseite Benutzer.
Legen Sie zunächst für jeden Benutzer, der mit LIDIS arbeiten soll, einen Eintrag an. Hierzu klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Neu, um eine leere Eingabemaske zu erhalten. In die Felder sind nun folgende Eingaben zu machen:
Benutzer: Dies ist die Kurzbezeichnung des Benutzers, die bei jedem Programmstart eingegeben werden muss.
Voller Name: Hier tragen Sie den vollen Namen des Benutzers ein, damit Sie später nachsehen können, wer sich hinter dem Benutzer-Kürzel verbirgt.
Rechte: Wenn Sie auf diese Schaltfläche mit der Maus klicken bzw. ENTER drücken, wenn der Fokus darauf steht, können Sie die Definition der Zugriffsrechte auf den einzelnen Ebenen einsehen und ändern.
Ebenen-Liste: Wählen Sie die Ebene aus, die die Zugriffsrechte enthält, die Sie diesem Mitarbeiter gewähren wollen. Klicken Sie mit der Maus auf den nach unten zeigenden Pfeil, um die Liste mit den einzelnen Ebenen zu öffnen und wählen Sie einen Eintrag aus. Benutzen Sie die Bildlaufleiste, um in der Liste zu blättern.
Windows - Anm.: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn sie sich mit Ihrem Windows-Benutzernamen und dem dazugehörigen Kennwort automatisch anmelden möchten.
Hinweis: Wenn Sie mit Windows arbeiten, melden Sie oder Ihre Mitarbeiter sich ja schon zwangsläufig beim Betriebssystem an - LIDIS kann diese Anmeldung einfach übernehmen, ohne dass ein Sicherheitsloch entstehen würde. Und für den Benutzer entsteht weniger „Verwaltungsaufwand“.Filiale: Hier geben Sie die Filiale an, in der der Benutzer arbeitet. Sie können auch „Keine Zuordnung“ wählen, bspw. für Administratoren, Springer o.ä.
Mail: Die in den Automatik-Optionen festgelegte Mailadresse wird normalerweise für das Senden von E-Mails direkt aus LIDIS heraus verwendet. Sie können aber auch hier eine individuelle Adresse für jeden Benutzer erfassen.
Zur Verwaltung sehr vieler Benutzer können Sie auch mit dem Schalter "Lupe-Liste" auf eine Listenansicht umschalten.
Während die Liste angezeigt wird, können Sie mit dem Schalter "Lupe" einen bestimmten Eintrag suchen lassen.
Nachdem Sie alle Angaben eingetragen haben, klicken Sie auf den OK-Schalter bzw. drücken Sie ENTER, um die Angaben zu speichern und den Dialog zu schließen oder klicken Sie auf Neu, wenn Sie noch einen weiteren Benutzer anlegen möchten.
Auf Übernehmen sollten Sie klicken, wenn Sie diese Eingaben bestätigen und noch weitere vornehmen wollen. Sollen Ihre Eintragungen nicht gespeichert werden, so klicken Sie auf Abbrechen oder drücken Sie ESC.
Die bereits angelegten Benutzer können Sie durchblättern, indem Sie in der Bildlaufleiste bzw. auf den Bildlaufpfeil klicken oder die Tasten BILD AUF bzw. BILD AB verwenden.
Kennwort
Der Benutzername verbunden mit dem Kennwort steuert den Zugriff auf die einzelnen Funktionen und Daten des Programms. Je nach eingestellter Ebene können unterschiedliche Zugriffsrechte festgelegt werden. Um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter nur mit seinem Kennwort in das System kommt, ist es erforderlich, dass das Kennwort auch nur diesem Benutzer bekannt ist.
Das Ändern und Neuanlegen von Benutzern sollte nur dem Systemverwalter auf der Ebene 99 erlaubt sein. Im Dialog für die Definition der Be-nutzerrechte ist hierfür die Rubrik „Allg. Stammdaten / Benutzer“ verantwortlich. Ist dieses Feld angekreuzt, so ist es möglich, die Rechte eines Benutzers zu ändern und neue Benutzer anzulegen.
Jeder angelegte Benutzer kann sein Kennwort - nicht jedoch seine Zugriffsrechte - selbst ändern, indem er oder sie die Benutzer-Stammdaten aufruft. Dies ist notwendig, damit ein Mitarbeiter regelmäßig sein Passwort ändern kann, da im Laufe der Zeit andere Benutzer dieses Passwort eventuell kennen können. Jeder Benutzer sollte das Kennwort, das ihm vom Systemverwalter angelegt wurde, ändern, wenn er zum ersten Mal mit LIDIS arbeitet, sofern ihm dies erlaubt ist.
Tipp: Der Systemverwalter kann bei der Anlage eines Benutzers z.B. dessen Kürzel zunächst als Kennwort vorsehen. Dies erleichtert die Arbeit und zwingt jeden Mitarbeiter dazu, sich ein sinnvolleres Kennwort zu überlegen und das ihm vorgegebene zu ändern.So ändert ein Benutzer sein Kennwort:
Wählen Sie das Menüband Start und dort den Menüpunkt Allgemeine Stammdaten. Klicken Sie auf die Registerseite Kennwort.
Wenn ein Mitarbeiter sein Passwort vergessen hat, so kann der Systemverwalter, der das Recht hat, die Benutzerdaten zu ändern, ein neues anlegen. Hat jedoch der Systemverwalter sein Passwort vergessen, so müssen Sie sich an die LIDIS-Hotline wen-den, da es dann für Sie keine Möglichkeit mehr gibt, in das Programm zu gelangen.
Tipp: Das Passwort des Systemverwalters sollten Sie sich also sehr gut einprägen oder es an einem sicheren Ort aufbewahren. Aus Sicherheitsgründen sollte auch dieses Kennwort immer wieder geändert werden, um den Schaden zu begrenzen, falls Unbefugten das Kennwort bekannt wird.Benutzerrechte
So ändern Sie die Benutzerrechte:
Wählen Sie das Menüband Start und dort den Menüpunkt Allgemeine Stammdaten. Klicken Sie auf die Registerseite Benutzer.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Rechte, damit Sie in den Dialog Benutzerrechte gelangen.
Hier können Sie die Rechte derjenigen Ebene anpassen, die der als letztes dargestellte Benutzer hatte.
Hinweis: Die Rechte der Ebene 99 können Sie nicht verändern!Die Eintragungen sind hierarchisch aufgebaut, d.h. ein Benutzer, der ein weiterreichendes Recht hat, muss auch die dazugehörigen „geringeren“ Rechte haben. Ein Benutzer, der bspw. Artikel anlegen und löschen darf, muss diese auch ändern dürfen. „Anlegen“ oder „Löschen“ können Sie also nur ankreuzen, wenn auch „Ändern“ angekreuzt ist.
Klicken Sie auf OK oder drücken Sie ENTER, um die Änderungen zu speichern.
Folgende Rechte stehen für Benutzer von LIDIS zur Verfügung:
- Artikel - Artikelfenster öffnen
- Preise sehen - Hiermit wird die Anzeige des EK-Preises gesteuert. Ist dieses Recht angekreuzt, dann kann der Benutzer auch den EK und den Rohgewinn sehen.
- Ändern - Änderungen in den Artikelstammdaten vor-nehmen.
- Bestand ändern - Dem Benutzer sind auch Bestandsänderungen erlaubt. Dieses und die folgenden Rechte können nur gewährt werden, wenn auch „Ändern“ erlaubt ist.
- Mehrfachänd. - Änderungen an mehreren Artikeln zugleich durchführen.
- EANs bearbeiten - Die Barcodes von Artikeln bearbeiten.
- Anlegen - Neue Artikel anlegen.
- Löschen - Artikel aus den Stammdaten löschen.
- Webshop - Dem Benutzer wird die Verwaltung von Webshop-Informationen der Artikel ermöglicht.
- Artikel-Info - Die Artikelhistorie (Umsätze, Bestands- und Preisänderungen) einsehen.
- Umsätze aller Fil. - Die Umsätze aus allen Filialen einsehen
- Vorgaben ändern - Einstellungen des Artikelfensters ändern
- Info-Center - Das Artikel-Infofenster öffnen
- Verkäufer-Infos - Das Info-Fenster arbeitet im „Verkäufer-Modus“ und zeigt spezielle Information an.
- Filialinfos - Filialinformationen anzeigen.
- Preise sehen - Ek-Preise werden angezeigt
- Im Katalog suchen - Zusätzlich zu den Stammdaten können auch Hintergrunddaten aus dem Katalog durchsucht werden (falls Modul vorhanden).
- Lieferanten - siehe Artikel
- Kunden - siehe Artikel
- Warengruppen - siehe Artikel
- Filialen - siehe Artikel
- Allg. Stammdaten - Stammdaten bearbeiten
- Benutzer - Ist dieses Recht angekreuzt, so darf der Benutzer die Benutzerrechte ändern.
- Spez. Stammdaten - Bearbeitung von Stammdaten, die eventuell höheren Sicherheitsanforderungen unterliegen: Rechenregeln, MwSt.-Sätze, Spezialpreise und Konten.
- Eigenes Kennwort - Der Benutzer darf sein Kennwort ändern. Dies sollte allen Mitarbeitern (außer Gästen o.ä.) erlaubt sein.
- Drucken - Druckfenster öffnen
- Artikel - Druck von Artikellisten (Stammdaten)
- Auswertungen - Druck von Artikel-Auswertungen (Umsatz, Roh-gewinn auf Artikelebene)
- Adressen - Druck von Kunden- und Lieferanten-Stammdaten (Listen, Etiketten)
- Auswertungen - Druck von Kunden- und Lieferanten-Auswertungen (Umsatz, Rohgewinn auf Lieferanten- bzw. Kunden-Ebene)
- Warengruppen - Druck von WG-Stammdaten
- Auswertungen - Druck von WG-Auswertungen (Umsatz, Rohgewinn auf WG-Ebene)
- Firmenstammdaten - Druck von Filial-Stammdaten
- Sonst. Stammdaten - Druck von allgemeinen Stammdaten (z.B. MwSt)
- Umsätze aller Fil. - Die Umsätze aller Filialen drucken
- Designer - Verändern von Druckvorlagen
- Profile bearbeiten - Verändern von Filter- und Sortierprofilen
- Druckvorgänge b. - Verändern von Druckvorgängen
- Stammd. Im-/Export - Im- oder Exportieren von Stammdaten (Artikel, Kunden, Lieferanten)
- Finanzbuchhaltung - Einsehen und Ändern von Kassen-, WE- und Rechnungsbuch
- Vorgänge - Erlaubnis, Vorgänge zu bearbeiten
- Eingang - Bestellung & Wareneingang
- Zahlungsüberw. - Liste der offenen Zahlungsverpflichtungen ein-sehen
- Kasse - Kassen abrufen, Kassendaten verwalten
- Bestandsbericht. - Bestandsberichtigung buchen
- Neuer Bestand - Bestandsberichtigungsvorgänge vom Typ „Neuer Bestand“ können angelegt werden.
- Warentransfer - Warentransfers in Filialen buchen
- Aktionen - Preisänderungen und Aktionen
- Inventur - Inventureingaben und -auswertungen vornehmen
- Jahresabschluss - Den Jahresabschluss durchführen
- Datensicherung - Datensicherung durchführen
- Optionen - Optionen einstellen
Benutzerrechte: Eingang
So stellen Sie die Benutzerrechte für das Eingangsfenster ein:
Wählen Sie im Menüband den Befehl Allgemeine Stammdaten. Wechseln Sie auf die Registerseite Benutzer.
Bestimmen Sie den Benutzer, für den Sie Rechte einstellen möchten und klicken Sie auf den Schalter Rechte. Achten Sie darauf, dass bei dem Benutzer die richtige Rechteebene eingestellt ist.
Wählen Sie im Abschnitt Vorgänge den Eintrag Eingang und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um das Eingangsfenster freizugeben. Wechseln Sie auf die Registerseite Details, die weitere Feineinstellungen der Rechte für den Eingangsbereich zulässt:
Neue Vorgänge: Hier bestimmen Sie, welche Vorgangsarten ein Benutzer der aktuell bearbeiteten Rechteebene anlegen darf: Bestellung, Etikettierung, Wareneingang, Rechnungseingang und Rückgabe.
Bearbeitung:
- Ohne Muster anlegen - Aktivieren Sie diese Option, wenn es dem Benutzer erlaubt sein soll, neue Vorgänge ohne Verwendung eines Mustervorgangs anzulegen.
- Vorgänge bearbeiten - Wenn aktiviert, darf der Benutzer bereits angelegte Vorgänge öffnen und weiter bearbeiten.
- Vorgänge buchen - Der Benutzer ist berechtigt, Vorgänge abzuschließen und zu buchen.
- Vorgänge löschen - Der Benutzer darf Vorgänge löschen.
- Vorgänge stornieren - Der Benutzer darf Vorgänge stornieren.
- Vorg. weiterverarb. - Der Benutzer ist berechtigt, bereits gebuchte Vorgänge weiterzuverarbeiten und dabei deren Typ zu ändern (also z.B. eine Bestellung zu einem Wareneingang weiterzuverarbeiten).
- Rechnung/Rückgabe - Die beiden Vorgänge am Ende einer Bearbeitungskette können separat erlaubt bzw. gesperrt werden.
- Geb. Vorg. öffnen - Wenn diese Option aktiviert ist, darf der Benutzer einen bereits gebuchten Vorgang erneut öffnen und abändern.
Sonstiges:
- Ohne Muster anlegen - Aktivieren Sie diese Option, wenn es dem Benutzer erlaubt sein soll, neue Vorgänge ohne Verwendung eines Mustervorgangs anzulegen.
- Mustervorg. anlegen - Der Benutzer ist berechtigt, neue Mustervorgänge zu erstellen.
- WG-Artikel einfügen - Der Benutzer darf in einen Vorgang WG-Artikel einfügen, also solche Artikel verwenden, die nicht im Artikelstamm angelegt sind.
- Bestellsp. umgehen - Der Benutzer darf einen zur Bestellung gesperrten Artikel dennoch
- bestellen, die erfolgte Warnung also bei Bedarf ignorieren.
- Soll-Daten ansehen - Der Benutzer darf die Soll-Daten der Artikel (Einkäufe, Warentransfers, Bestandsberichtigun-gen) einsehen.
- Ist-Daten ansehen - Der Benutzer darf die Ist-Daten der Artikel (Faktur- und Kassenumsätze) einsehen.
Benutzerrechte: Kasse
So stellen Sie die Benutzerrechte für das Kassencenter ein:
Wählen Sie im Menüband den Befehl Allgemeine Stammdaten. Wechseln Sie auf die Registerseite Benutzer.
Bestimmen Sie den Benutzer, für den Sie Rechte einstellen möchten und klicken Sie auf den Schalter Rechte. Achten Sie darauf, dass bei dem Benutzer die richtige Rechteebene eingestellt ist.
Wählen Sie im Abschnitt Vorgänge den Eintrag Kasse und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um das Kassenfenster freizugeben. Wechseln Sie auf die Registerseite Details, die weitere Feineinstellungen der Rechte für das Kassencenter zulässt:
Kassen-Abruf:
- Kasse abrufen - Kassenabruf durchführen
- Umsatzliste einsehen - Die Kassenumsätze auf der Registerseite Umsatz werden angezeigt
- Umsätze aller Fil. - Die Umsätze aller Filialen einsehen
- Abrufdetails bearb. - Ändern der Statistikdaten (Wetter, Mitarbeiter, Temp.) auf der Registerseite Umsatz
- Export durchführen - Umsatzliste (Register Umsatz) exportieren
Abrufbehandlung:
- Kassenabrufe best. - Die Korrektheit des Kassenabrufs kann bestätigt werden
- Ausgaben ergänzen - Hinzufügen von Ausgaben zum Geldbericht
- Kassenabrufe buchen - Übergabe des Kassenabrufs ins Kassenbuch
- Korrekturen vorn. - Änderungen an den Geldberichtzeilen vor-nehmen
- Archiv betrachten - Bereits ins Kassenbuch übergebene Geldberichte im Archiv ansehen.
Journal & Info:
- Journal einsehen - Bons im Journal anzeigen lassen
- Geldbericht einsehen - Den Geldbericht-Bon im Journal anzeigen
- Tagesber. einsehen - Tagesbericht anzeigen (Darstellung der Umsätze nach Stunden, Unterregister auf Journalseite)
- Kassen-Info einsehen - Die Umsatz- und Rohgewinn-Auswertungen auf der Registerseite Info ansehen und drucken
- Bonanalyse einsehen - Die Registerseite Bonanalyse anzeigen lassen
Einstellungen
- Hardware - Kassen-Stammdaten bearbeiten (Abschnitte Kassen und Profile)
- Optionen - Kassen-Stammdaten bearbeiten (Abschnitte Skins und Verhalten)
- Kassierer/Verkäufer - Kassen-Stammdaten bearbeiten (Abschnitte Kassierer, Verkäufer und Rechte)
- Sonstiges - Kassen-Stammdaten bearbeiten (Abschnitte Bilder, Kurznummern, Kreditkarten, Gutscheine, Währungen und Werbetexte)
Benutzerrechte: Aktionen
So stellen Sie die Benutzerrechte für die Aktionsverwaltung ein
Wählen Sie im Menüband den Befehl Allgemeine Stammdaten. Wechseln Sie auf die Registerseite Benutzer.
Bestimmen Sie den Benutzer, für den Sie Rechte einstellen möchten und klicken Sie auf den Schalter Rechte. Achten Sie darauf, dass bei dem Benutzer die richtige Rechteebene eingestellt ist.
Wählen Sie im Abschnitt Vorgänge den Eintrag Aktionen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Aktionsbearbeitung frei-zugeben. Wechseln Sie auf die Registerseite Details, die weitere Feineinstellungen der Rechte für Aktionen zulässt:
Neue Vorgänge
- Preisänderung anl. - Stichtagspreisänderung darf angelegt werden
- Aktion anlegen - Aktion darf angelegt werden
- Mit EK-Änderung - EKs dürfen in Aktion geändert werden
Bearbeitung
- Aktion bearbeiten - Bearbeitung eines angelegten Vorgangs erlaubt
- Aktion ausführen - Starten eines angelegten Vorgangs erlaubt
- Aktion löschen - Löschen eines angelegten Vorgangs erlaubt
Benutzerrechte: Inventur
So stellen Sie die Benutzerrechte für die Inventur ein
Wählen Sie im Menüband den Befehl Allgemeine Stammdaten. Wechseln Sie auf die Registerseite Benutzer.
Bestimmen Sie den Benutzer, für den Sie Rechte einstellen möchten und klicken Sie auf den Schalter Rechte. Achten Sie darauf, dass bei dem Benutzer die richtige Rechteebene eingestellt ist.
Wählen Sie im Abschnitt Vorgänge den Eintrag Inventur und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Inventurbearbeitung frei-zugeben. Wechseln Sie auf die Registerseite Details, die weitere Feineinstellungen der Rechte für die Inventur zulässt:
- Statistik berechnen - Die Statistik der Inventur darf berechnet werden
- Vorl. Inventurberechn. - Die vorläufige Inventurberechnung darf durchgeführt werden
- Inventur abschließen - Die endgültige Inventurberechnung mit Abschluss darf durchgeführt werden
- Abschnitte korrigieren - Die Bestände einzelner Abschnitte dürfen korrigiert werden
- Abschnitte löschen - Abschnitte dürfen gelöscht werden
- Inventur beenden - Die Inventur darf beendet werden
Zahlungsbedingungen
Zahlungsbedingungen werden sowohl beim Einkauf (Bestellung, Wareneingang) als auch beim Verkauf (Faktur) benötigt. Geben Sie hier alle Zahlungsbedingungen ein, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten bzw. die Sie Ihren Kunden einräumen wollen.
Sie können sowohl Zahlungsbedingungen mit Skonto als auch solche ohne Skonto eingeben. Im ersten Fall erfassen Sie zwei Zeiträume für die Rechnungsbegleichung (mit bzw. ohne Skonto), ansonsten nur einen.
So bearbeiten Sie Zahlungsbedingungen:
Rufen Sie im Menüband den Befehl Allgemeine Stammdaten auf. Wählen Sie die Registerseite Zahlungsbedingungen.
Die Zahlungsbedingungen können Sie durchblättern, indem Sie in der Bildlaufleiste bzw. auf den Bildlaufpfeil klicken oder die Tasten BILD AUF bzw. BILD AB verwenden.
Wenn Sie eine neue Zahlungsbedingung anlegen wollen, wählen Sie die Schaltfläche Neu.
Wollen Sie eine Zahlungsbedingung löschen, klicken Sie auf Löschen. Es wird immer der Eintrag gelöscht, der gerade angezeigt wird.
Folgende Eingaben sind für Zahlungsbedingungen vorgesehen:
- Text - Geben Sie in das Feld den Wortlaut der Zahlungsbedingung ein.
- Ziel mit Skonto - nimmt den Zeitraum auf (in Tagen), der einen Abzug eines eventuellen Skontos gestattet (natürlich nur, wenn Skonto gestattet ist).
- Ziel ohne Skonto - ist der Zeitraum, der maximal für die Rechnungsbegleichung erlaubt wird.
- Skonto - Hier geben Sie den Skonto-Prozentsatz ein. Geben Sie 0 ein, wenn kein Skonto erlaubt ist.
- datev-Nr. - Wenn Sie beim Datev-Export der FiBu-Bücher die Zahlungsbedingungen übergeben möchten, können Sie hier für jede Ihrer ZBs eine kor-respondierende datev-Nummer eintragen.
Zur Verwaltung sehr vieler Zahlungsbedingungen können Sie auch mit dem Schalter "Lupe-Liste" auf eine Listenansicht umschalten.
Während die Liste angezeigt wird, können Sie mit dem Schalter "Lupe" einen bestimmten Eintrag suchen lassen.
Haben Sie alle Eingaben vorgenommen, so drücken Sie ENTER oder klicken Sie auf OK, um die Eingaben zu speichern und den Dialog zu schließen. Auf Übernehmen sollten Sie klicken, wenn Sie diese Eingaben bestätigen und noch weitere vornehmen wollen. Sollen Ihre Eintragungen nicht gespeichert werden, so klicken Sie auf Abbrechen oder drücken Sie ESC.
Rechenregeln
Die Rechenregeln, die in LIDIS zum Einsatz kommen, dienen dazu, bei der Kalkulation die Preisoptik besser berücksichtigen zu können. LIDIS unterstützt Sie bei der Arbeit mit sog. psychologischen Preisen.
Diese Regeln greifen sowohl bei der manuellen Preiskalkulation ein als auch bei einer automatischen Neukalkulation, die nach dem Einlesen neuer Einkaufspreise aus den Katalogdaten erfolgt. Die Rechenregeln verhindern z.B., dass ein Artikel versehentlich mit einem VK von 1,01 € angeboten wird.
Um mit dieser Kalkulationshilfe arbeiten zu können, müssen Sie zunächst einmal einige Rechenregeln anlegen. Jede Rechenregel beschreibt ein bestimmtes Kalkulationsverfahren. Jedem Artikel, für den die automatische VK-Preis-Kalkulation gelten soll, muss eine Rechenregel zugeordnet werden. Mit einer Rechenregel können Sie bestimmen, dass
- bei einer Änderung des Einkaufspreises ein neuer Verkaufspreis auf der Basis des bestehenden Rohgewinns errechnet wird. Dies kann auf zwei Arten erfolgen, nämlich mit oder ohne automatische Rundung des neuen VK
- bei einer Änderung des Einkaufspreises der alte Verkaufspreis beibehalten wird
- bei einer Änderung des Einkaufspreises der vom Lieferanten empfohlene Verkaufspreis übernommen wird (dies ist nicht bei manueller Kalkulation möglich).
So bearbeiten Sie Rechenregeln:
Rufen Sie im Menüband den Befehl Allgemeine Stammdaten auf. Wählen Sie die Registerseite Rechenregeln.
Die Rechenregeln können Sie durchblättern, indem Sie in der Bildlaufleiste bzw. auf den Bildlaufpfeil klicken oder die Tasten BILD AUF bzw. BILD AB verwenden.
Wenn Sie eine neue Rechenregel anlegen wollen, wählen Sie die Schaltfläche Neu.
Wollen Sie eine Rechenregel löschen, klicken Sie auf Löschen. Es wird immer der Eintrag gelöscht, der gerade angezeigt wird.
Folgende Eingaben sind für Rechenregeln vorgesehen:
- Bezeichnung - Geben Sie der Rechenregel einen Namen, unter dem Sie die Regel später wieder aufrufen und den Artikeln zuordnen können.
- Preis aktual. - Sie können hier eine von zwei Möglichkeiten auswählen:
- Rohgewinn fest - bei einer Änderung des Einkaufspreises wird der neue Verkaufspreis auf der Basis des Rohgewinns errechnet, der im Artikelstamm eingetragen ist.
- VK-Preis fest - bei einer Änderung des Einkaufspreises wird der im Artikelstamm eingetragene Verkaufspreis beibehalten, eine Neukalkulation erfolgt also nicht, lediglich der Rohgewinn wird verändert.
- Empf. VK verw. - sollten Sie ankreuzen, wenn Sie bei einer Änderung des Einkaufspreises den vom Lieferanten empfohlenen Verkaufspreis aus den Hintergrunddaten in den Artikelstamm übernehmen wollen (diese Option ist bei manueller Kalkulation wirkungslos).
- Runden - Um die automatische Rundung zu aktivieren oder zu deaktivieren bzw. deren Charakter festzulegen, wählen Sie einen Eintrag aus dem einzeiligen Listenfeld:
- Nein - Der errechnete VK wird ohne Korrektur verwendet, so dass es bspw. zu einem Preis von 1,01 € kommen kann. Preisschwellen und Rundungs-grenzen können nicht eingegeben werden.
- Mit Regeln - Der errechnete VK wird entsprechend der einzutragenden Preisschwellen und Rundungsgrenzen korrigiert.
- In DM - Für Spezialzwecke können Sie die Rundung auch auf die aktuelle Zweitwährung (z.B. DM) anwenden lassen.
- Mit Tabelle - Der errechnete Vk wird anhand einer individuell zusammengestellten Preistabelle gerundet.
Falls Sie eine Rundung mit Regeln wünschen, gelangen Sie an-schließend zu fünf Bereichen, für die Sie das Rundungsverhalten festlegen können. In das jeweils erste Feld müssen Sie die Unter-grenze für den Preisbereich angeben. Die Obergrenze stellt die jeweils nächste Untergrenze dar, beim letzten Bereich gibt es keine.
- Zehn Ct. ab - Hier steht immer Null, da die Untergrenze des ersten Bereichs Null sein muss. Mit „Zehn Ct.“ ist die Rundung in Zehn-Cent-Schritten gemeint, also bspw. von 0,15 auf 0,19 oder von 1,63 auf 1,68 usw.
- Aufrunden ab - Wählen Sie hier den Wert aus, ab dem aufgerundet werden soll. Stellen Sie hier bspw. 6 ein, so wird z.B. ab 0,16 € oder ab 0,96 € oder ab 2,56 € aufgerundet, darunter abgerundet. Wenn Sie nicht aufrunden, sondern abrunden möchten, so wählen Sie hier „nie“. Soll generell auf den nächst höheren Wert aufgerundet wer-den, so stellen Sie „immer“ ein.
- Endziffern - Sie können bestimmen, auf welche Endziffer der VK gerundet werden soll. Wählen Sie hier z.B. 8, so wird bspw. je nach Betrag auf 0,18 €, 0,98 €, 1,58 € oder 2,38 € gerundet.
- Viertel € ab - Geben Sie hier die untere Grenze für den Be-reich ein, ab dem in 0,25-€-Schritten gerundet werden soll. Bspw. von 4,21 auf 4,29 oder von 3,68 auf 3,79 usw.
- Aufrunden ab - Wählen Sie hier die Schwelle für das Aufrunden aus. Sie haben die Wahl zwischen „nie“ (es wird grundsätzlich abgerundet), „immer“ (es wird generell auf den nächsten Viertel Euro aufgerundet) sowie den Einträgen „+ 10“ und „+ 20“. Damit geben Sie an, dass jeweils ab 10 bzw. 20 Cent oberhalb einer Vierteleurogrenze aufgerundet werden soll, im Falle von „+10“ al-so ab 10, 40, 60 und 90 Cent.
- Endziffern - Sie können bestimmen, auf welche Endziffer der VK gerundet werden soll. Wählen Sie hier z.B. 8, so wird bspw. je nach Betrag auf 0,28 €, 0,98 €, 1,68 € oder 2,48 € gerundet.
- Halbe € ab - Geben Sie hier die untere Grenze für den Be-reich ein, ab dem in 0,50-€-Schritten gerundet werden soll. Bspw. von 4,25 auf 4,49 oder von 8,67 auf 8,95 usw.
- Aufrunden ab - Wählen Sie hier die Werte aus, die die Grenzen für das Aufrunden darstellen. Der erste Wert gilt immer für das Aufrunden in die Nähe des 0,50-Betrags, der zweite für den Betrag in der Nähe des vollen Euros. Stellen Sie hier bspw. 20/70 ein, so wird z.B. bei 0,20 € oder 1,36 € und ab 0,73 € oder 1,84 € aufgerundet, darunter abgerundet. Wenn Sie nicht aufrunden, sondern abrunden möchten, so wählen Sie hier „nie“. Soll generell auf den nächst höheren Wert aufgerundet wer-den, so stellen Sie „immer“ ein.
- Endziffern - Sie können bestimmen, auf welche Endziffern der VK gerundet werden soll. Wählen Sie hier z.B. 49/99, so wird unter 0,50 € bspw. auf 0,49 € gerundet und über 0,50 € auf 0,99 €.
- Ganze € ab: - Geben Sie hier die untere Grenze für den Be-reich ein, ab dem in Euro-Schritten gerundet werden soll. Bspw. von 17,20 auf 17,95 oder von 26,20 auf 27,00 usw.
- Aufrunden ab - Wählen Sie hier den Wert aus, ab dem aufgerundet werden soll. Wenn Sie nicht aufrunden, sondern abrunden möchten, so wählen Sie hier „nie“. Soll generell auf den nächst höheren Wert aufgerundet werden, so stellen Sie „immer“ ein.
- Endziffern - Sie können bestimmen, auf welche Endziffer der VK gerundet werden soll. Wählen Sie hier z.B. 85, so wird bspw. je nach Betrag auf 15,85 € oder 22,85 € gerundet, wählen Sie hier 99, würde hingegen auf 15,99 € oder 22,99 € gerundet.
- Zehner-€ ab - Geben Sie hier ein, ab welchem Betrag in 10 €-Schritten gerundet werden soll. Bspw. von 72,89 auf 75,00 € oder von 205,00 auf 209,00 €.
- Aufrunden ab - Wählen Sie hier den Wert aus, ab dem aufgerundet werden soll. Wenn Sie nicht aufrunden, sondern abrunden möchten, so wählen Sie hier „nie“. Soll generell auf den nächst höheren Wert aufgerundet werden, so stellen Sie „immer“ ein.
- Endziffern - Sie können bestimmen, auf welche Endziffer der VK gerundet werden soll. Wählen Sie hier z.B. 9, so wird bspw. je nach Betrag auf 59,00 € oder 109,00 € gerundet.
Bei der Rundungsart „Mit Tabelle“ erscheint statt der fünf Regel-gruppen eine Tabelle, in die Sie alle Grenzen und gerundeten Preise eingeben können. In die Spalte „bis“ tragen Sie jeweils die Obergrenze ein, bis zu der ein Vk auf den dahinter in die Spalte „gerundet“ stehenden Wert geändert werden soll.
Mit dieser Methode können Sie auch Rundungsverfahren realisieren, die mit der Regeltechnik nicht abzubilden wären. Nachteilig ist, dass wirklich jede mögliche Kombination berücksichtigt werden muss und die Liste daher recht lange werden kann.
Haben Sie alle Eingaben vorgenommen, so drücken Sie ENTER oder klicken Sie auf OK, um die Eingaben zu speichern und den Dialog zu schließen. Auf Übernehmen sollten Sie klicken, wenn Sie diese Eingaben bestätigen und noch weitere vornehmen wollen. Sollen Ihre Eintragungen nicht gespeichert werden, so klicken Sie auf Abbrechen oder drücken Sie ESC.
Hinweis: Wenn Sie versuchen, einen Eintrag zu löschen, der in Ihren Stammdaten noch verwendet wird, so erhalten Sie eine Meldung, dass es nicht möglich ist, diesen Eintrag zu löschen. Sie können den Eintrag erst löschen, wenn er keinem Artikel mehr zugeordnet ist.Textbausteine
Textbausteine können Sie an verschiedenen Stellen in LIDIS (z.B. beim Bestellen oder in der Faktur) benutzen, um immer wiederkehrende Wörter, Sätze oder Abschnitte komfortabel einzufügen.
Um bei zunehmender Anzahl von Textbausteinen die Übersicht zu behalten, empfiehlt es sich, sie in Gruppen einzuteilen.
So bearbeiten Sie Textbausteine:
Rufen Sie im Menüband den Befehl Allgemeine Stammdaten auf. Wählen Sie die Registerseite Textbausteine.
Die Textbausteine können Sie durchblättern, indem Sie in der Bild-laufleiste bzw. auf den Bildlaufpfeil klicken oder die Tasten BILD AUF bzw. BILD AB verwenden.
Wenn Sie einen neuen Textbaustein anlegen wollen, wählen Sie die Schaltfläche Neu.
Wollen Sie einen Textbaustein löschen, klicken Sie auf Löschen. Es wird immer der Eintrag gelöscht, der gerade angezeigt wird.
Folgende Eingaben sind für Textbausteine vorgesehen:
- Gruppe - Wählen Sie aus der Liste die Textbausteingruppe aus, zu der der aktuelle Textbaustein gehören soll.
- Bearbeiten - Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken bzw. ENTER drücken, wenn der Fokus darauf steht, können Sie die Textbausteingruppen bearbeiten (s.u.)
- Nummer - Hier können Sie dem Textbaustein zusätzlich ei-ne Nummer geben, unter der Sie ihn später aufrufen können.
- Text - Dies ist der Inhalt des Textbausteins. Bitte beachten Sie, dass Sie für einen Zeilenumbruch die Tastenkombination UMSCH+ENTER drücken müssen
Zur Verwaltung sehr vieler Textbausteine können Sie auch mit dem Schalter "Liste-Lupe" auf eine Listenansicht umschalten.
Während die Liste angezeigt wird können Sie mit dem Schalter "Lupe" einen bestimmten Eintrag suchen lassen.
Haben Sie alle Eingaben vorgenommen, so drücken Sie ENTER oder klicken Sie auf OK, um die Eingaben zu speichern und den Dialog zu schließen. Auf Übernehmen sollten Sie klicken, wenn Sie diese Eingaben bestätigen und noch weitere vornehmen wollen. Sollen Ihre Eintragungen nicht gespeichert werden, so klicken Sie auf Abbrechen oder drücken Sie ESC.
So bearbeiten Sie Textbaustein-Gruppen
Mit der Schaltfläche Bearbeiten gelangen Sie von den Textbau-steinen zur Liste der Textbaustein-Gruppen. Hier definieren Sie die Gruppenbezeichnungen, mittels derer Sie die Textbausteine in verwandte Bereiche unterteilen können.
Wenn Sie einen neue Textbausteingruppe anlegen wollen, wählen Sie die Schaltfläche Neu.
Wollen Sie eine Textbausteingruppe löschen, klicken Sie auf Löschen. Es wird immer der Eintrag gelöscht, der gerade angezeigt wird.
Mit der Schaltfläche Zurück gelangen Sie wieder zur Bearbeitung der Textbausteine.
Mehrwertsteuer
Auch die MwSt-Sätze werden einmal angelegt und müssen dann in den Artikelstammdaten nur noch dem Artikel zugeordnet werden. Bei einer Änderung des MwSt-Satzes muss auch lediglich an dieser einen Stelle der Steuersatz geändert werden. Die Änderung im Artikelstamm erfolgt dann automatisch. Die Anzahl der MwSt-Sätze, die Sie anlegen können, ist unbegrenzt.
So bearbeiten Sie MwSt.-Sätze
Rufen Sie im Menüband den Befehl Allgemeine Stammdaten auf. Wählen Sie die Registerseite Mehrwertsteuersätze.
Die drei ersten Mehrwertsteuersätze sind standardmäßig bereits angelegt. Sie können nicht gelöscht oder direkt geändert werden.
Bei selbst angelegten Steuersätzen klicken Sie für Änderungen mit der Maus einfach in das entsprechende Feld oder springen Sie mit der TAB-Taste in das zu ändernde Feld und korrigieren Sie den Text oder die Zahl.
Hinweis: Wenn sich ein MwSt.-Satz geändert hat, brauchen Sie lediglich im Feld Steuersatz den neuen Wert einzutragen. Wenn Sie den Dialog schließen, erfolgt eine Abfrage, ob alle Artikel, die von diesem Steu-rsatz betroffen sind, neu kalkuliert werden sollen. Wenn Sie diese Frage mit „Ja“ beantworten, können Sie einige Kalkulationsoptionen wählen und auch auf Rechenregeln zurückgreifen. Wenn Sie keine Neukalkulation wünschen, so wird der neue Steuersatz in alle Artikel übernommen, ohne dass VK und Rohgewinn neu berechnet wer-den.Die Mehrwertsteuersätze können Sie durchblättern, indem Sie in der Bildlaufleiste bzw. auf den Bildlaufpfeil klicken oder die Tasten BILD AUF bzw. BILD AB verwenden.
Wenn Sie einen neuen MwSt.-Satz anlegen wollen, wählen Sie die Schaltfläche Neu.
Wollen Sie einen MwSt.-Satz löschen, klicken Sie auf Löschen. Es wird immer der Eintrag gelöscht, der gerade angezeigt wird.
Folgende Eingaben sind für Mehrwertsteuersätze vorgesehen:
- Bezeichnung - Hier tragen Sie eine Bezeichnung für den MwSt-Satz ein.
- Mwst.-Satz - Hier geben Sie den Steuersatz ein. Um Dezimalbrüche (z.B. 7,5) einzugeben, verwenden Sie bitte das Komma und nicht den Punkt. Geben Sie kein Komma ein, wird vom Programm automatisch „,00“ ergänzt.
- Nur Ek - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Satz ausschließlich beim Einkauf vorkommt. Das hat den Vorteil, dass er an allen Stellen, an de-nen MwSt.-Sätze für den Verkauf erfasst werden müssen (z.B. im linken Teil des Artikelfensters) erst gar nicht angeboten wird und daher auch nicht versehentlich ausgewählt werden kann.
Haben Sie alle Eingaben vorgenommen, so drücken Sie ENTER oder klicken Sie auf OK, um die Eingaben zu speichern und den Dialog zu schließen. Auf Übernehmen sollten Sie klicken, wenn Sie diese Eingaben bestätigen und noch weitere vornehmen wollen. Sollen Ihre Eintragungen nicht gespeichert werden, so klicken Sie auf Abbrechen oder drücken Sie ESC.
Hinweis: Wenn Sie versuchen, einen Eintrag zu löschen, der in Ihren Stammdaten noch verwendet wird, so erhalten Sie eine Meldung, dass es nicht möglich ist, diesen Eintrag zu löschen. Sie können den Eintrag erst löschen, wenn er keinem Artikel mehr zugeordnet ist.So ändern Sie Standard-MwSt.-Sätze:
Bei Erreichen des Termins wird der Steuersatz dann automatisch umgestellt. Wenn Sie die Preisänderungen in einer Aktion geplant haben, brauchen Sie dann nur noch kurz vorher die Preisänderung ausführen zu lassen.
Einheiten
Einheiten werden im Artikelstamm benötigt und beschreiben, ob der Artikel bspw. als Stück, Karton, Pckg., Ballen, Portion usw. vorkommt. Sie können beliebig viele Einheiten definieren und müssen diese dem Artikel nur noch zuordnen. Sie brauchen also bspw. nicht jedes Mal das Wort „Stück“ zu schreiben, sondern können diesen Eintrag aus einer Vorschlagsliste übernehmen.
Allerdings stellen die als Stammdaten erfassten Einheiten hier wirklich nur einen Vorschlag dar, Sie können im Artikelfenster jederzeit auch andere Texte eingeben.
So bearbeiten Sie Einheiten:
Die Einheiten können Sie durchblättern, indem Sie in der Bildlauf-leiste bzw. auf den Bildlaufpfeil klicken oder die Tasten BILD AUF bzw. BILD AB verwenden.
Wenn Sie eine neue Einheit anlegen wollen, wählen Sie die Schaltfläche Neu.
Wollen Sie eine Einheit löschen, klicken Sie auf Löschen. Es wird immer der Eintrag gelöscht, der gerade angezeigt wird.
Für Einheiten existiert nur ein einziges Feld, nämlich die Bezeichnung der Einheit.
Haben Sie alle Eingaben vorgenommen, so drücken Sie ENTER oder klicken Sie auf OK, um die Eingaben zu speichern und den Dialog zu schließen. Auf Übernehmen sollten Sie klicken, wenn Sie diese Eingaben bestätigen und noch weitere vornehmen wollen. Sollen Ihre Eintragungen nicht gespeichert werden, so klicken Sie auf Abbrechen oder drücken Sie ESC.
Spezialpreise
In den Artikelstammdaten ist ein Verkaufspreis (Vk) gespeichert, der als normaler Einzelhandels-Vk gilt. Dieser Vk wird z.B. an die Kasse übertragen und beim Druck von Regaletiketten verwendet. Neben diesem Standard-Vk können einem Artikel noch beliebig viele weitere Verkaufs-preise (hier: Spezialpreise) zugeordnet werden (Registerseite Sonstiges).
Diese Spezialpreise können auch an der Kasse aufgerufen werden, wenn ein Verkauf an einen Kunden erfolgt, der bereits eine Kundennummer besitzt. Zudem greift auch die Fakturierung auf diese Preise zurück, wenn in den Kundenstammdaten einem Kunden ein solcher Preis zugeordnet ist.
In den Stammdaten werden lediglich die Texte für die Spezialpreise angelegt. Dies hat den Vorteil, dass z.B. vom Systemverwalter oder von der Geschäftsleitung vorgegeben werden kann, welche Spezialpreise überhaupt nur existieren dürfen (wie z.B. Gärtnerpreis, Züchterpreis, Sonderpreis usw.). Im Artikelstamm (Register Sonstiges) werden dann die Texte aufgerufen und es erfolgt die Kalkulation des jeweiligen Preises.
Hinweis: Wenn Sie den Text eines Spezialpreises ändern, so ist diese Textänderung automatisch in allen Artikeln gültig, denen Sie diesen Preis schon zugeordnet hatten. Wenn Sie dies nicht möchten, so müssen Sie einen neuen Spezialpreis anlegen, den Sie dann zukünftig verwenden können.So bearbeiten Sie Spezialpreise:
Die Spezialpreise können Sie durchblättern, indem Sie in der Bildlaufleiste bzw. auf den Bildlaufpfeil klicken oder die Tasten BILD AUF bzw. BILD AB verwenden.
Wenn Sie einen neuen Spezialpreis anlegen wollen, wählen Sie die Schaltfläche Neu.
Wollen Sie einen Spezialpreis löschen, klicken Sie auf Löschen. Es wird immer der Eintrag gelöscht, der gerade angezeigt wird.
Folgende Eingaben sind für Spezialpreise vorgesehen:
- Name - Hier tragen Sie eine Bezeichnung für den Spezialpreis ein.
- Rechenregel - Bestimmen Sie hier, ob und wie der Spezialpreis gerundet werden soll. Sie können veranlassen, dass dieselbe Rechenregel wie beim Kassen-Vk benutzt wird oder den Spezialpreis mit einer anderen bzw. gar keiner Rechenregel versehen.
- Nettopreis - Angekreuzt wird der Spezialpreis als Nettopreis behandelt, d.h. exklusiv MwSt. Auch der er-rechnete Rohgewinn bezieht sich in diesem Fall auf den Preis ohne MwSt.
- Rabattsperre - Auf diesen Preis wird kein Rabatt gewährt.
- Staffeln - Der Spezialpreis wird auch auf Vk-Staffelmengen angewandt.
- Autom. anlegen - kreuzen Sie an, wenn der Spezialpreis mit je-dem neu angelegten Artikel gleich miterzeugt werden soll.
- Auf Kassen-Vk begr. - kreuzen Sie an, wenn überwacht werden soll, dass der Spezialpreis auf keinen Fall höher als der normale Kassen-Vk werden darf.
- Preisberechnung - Wählen Sie hier, ob Sie den Spezialpreis bei je-dem Artikel individuell kalkulieren wollen oder ob er automatisch kalkuliert werden soll:
- Individuell kalk. - Spezialpreis kann bei jedem Artikel unabhängig kalkuliert werden.
- Ableiten von - Spezialpreis wird von LIDIS automatisch berechnet, da er von einem anderen Preis abgeleitet werden kann. Zur Auswahl stehen Ek-Brutto, Ek-Netto und Vk-Preis. Außerdem können Sie auch einen Rohgewinn bzw. einen Prozentsatz des Rohgewinns definieren, der zum Ek-Netto hinzugerechnet werden soll.
- Zu-/Abschlag - Definieren Sie hier den Prozentsatz, der zum „Basispreis“ hinzugerechnet oder von ihm ab-gezogen werden soll.
Haben Sie alle Eingaben vorgenommen, so drücken Sie ENTER oder klicken Sie auf OK, um die Eingaben zu speichern und den Dialog zu schließen. Auf Übernehmen sollten Sie klicken, wenn Sie diese Eingaben bestätigen und noch weitere vornehmen wollen. Sollen Ihre Eintragungen nicht gespeichert werden, so klicken Sie auf Abbrechen oder drücken Sie ESC.
Hinweis: Wenn Sie versuchen, einen Eintrag zu löschen, der in Ihren Stammdaten noch verwendet wird, so erhalten Sie eine Meldung, dass es nicht möglich ist, diesen Eintrag zu löschen. Sie können den Eintrag erst löschen, wenn er keinem Artikel mehr zugeordnet ist.Zeiträume
Ebenfalls als Stammdaten werden die Zeiträume verwaltet, die für die Zuordnung von Meldebeständen und Bestellmengen erforderlich sind. Sie definieren hier die Zeiträume, für die Sie dann im Artikelstamm (Register Sonstiges) die Meldebestände und Bestellmengen für die automatische Bestellung eintragen wollen.
Die Zeiträume werden in Kalenderwochen (KW) festgelegt. Der kürzeste Zeitraum beträgt somit eine Woche, der längste 51 Wochen. Das ganze Jahr brauchen Sie als Zeitraum nicht festzulegen, da es immer gilt, wenn nichts anderes angegeben wurde.
Wie viel verschiedene Zeiträume Sie anlegen sollten, hängt davon ab, wie fein Sie Ihre Bestellüberwachung ausgestalten wollen. Am sinnvollsten wird es sein, die Anzahl der Zeiträume daran auszurichten, wie oft Sie unterschiedliche Mengen Ihrer Artikel vorrätig haben müssen.
Beispiel:Benötigen Sie von einem Artikel im Sommer drei Wochen lang mindestens 100 Stück, im Herbst und Winter 10 und eine Woche im Frühjahr 50, so benötigen Sie drei verschiedene Zeiträume.
Da die hier definierten Zeiträume aber für alle Artikel gelten, müssen Sie sich bei der Bestimmung der Anzahl der maximal anzulegenden Zeiträume an dem Artikel orientieren, bei dem es die meisten Bedarfsschwankungen gibt. Je mehr Zeiträume Sie anlegen, umso niedriger können Sie Ihre Lagerbestände halten. Gleichzeitig steigt natürlich auch der Bestell- und Überwachungsaufwand.
Wenn Sie einen Text ändern, so ist diese Textänderung automatisch in allen Artikeln gültig, denen Sie diesen Zeitraum schon zugeordnet hatten. Die automatische Bestellung ist erst mit dem LIDIS-Modul „Automatik“ möglich. Die Daten, die hierfür im Artikelstamm notwendig sind, können aber schon in der Grundversion eingegeben und zur Information genutzt werden.
So bearbeiten Sie Zeiträume:
Die Zeiträume können Sie durchblättern, indem Sie in der Bildlauf-leiste bzw. auf den Bildlaufpfeil klicken oder die Tasten BILD AUF bzw. BILD AB verwenden.
Wenn Sie einen neuen Zeitraum anlegen wollen, wählen Sie die Schaltfläche Neu.
Wollen Sie einen Zeitraum löschen, klicken Sie auf Löschen. Es wird immer der Eintrag gelöscht, der gerade angezeigt wird.
Folgende Eingaben sind für Zeiträume vorgesehen:
- Bezeichnung - Tragen Sie hier die gewünschten Bezeichnung des Zeitraums, wie z.B. Sommer, Frühjahrs-Saison, Weihnachtsgeschäft usw. ein. Bei der Auswahl im Artikelstamm wird nur diese Bezeichnung angezeigt.
- Beginn - Geben Sie die erste Kalenderwoche des Zeitraums ein (mögliche Eingaben 1 bis 52). Diese Kalenderwoche gehört schon zu dem aktuellen Zeitraum.
- Ende - Geben Sie die letzte Kalenderwoche des Zeitraums ein. Diese Kalenderwoche gehört noch zu dem aktuellen Zeitraum.
Wenn Sie eine Kalenderwoche eingeben, die zu einem anderen Zeitraum gehört, so erhalten Sie eine Warnung, die Sie darauf hinweist, dass sich zwei Zeiträume überlappen. Ändern Sie in diesem Fall entweder den Zeitraum, den Sie gerade eingegeben haben oder den anderen.
Natürlich ist es auch möglich, überlappende Zeiträume zu wählen (z.B. zwei Wochen „Valentinstag“ mitten im Zeitraum „Winter“), in diesem Fall ignorieren Sie die Warnmeldung einfach, müssen dann aber bei der Anlage der Meldebestände im Artikelfenster auf Überschneidungsfreiheit achten. Ebenso ist es möglich, einen Zeitraum zu wählen, der den Jahreswechsel überbrückt (Beispiel Winter, KW 46 bis KW 9).
Um die Kalenderwochen bequem auszuwählen, klicken Sie auf das Symbol für den Kalender.
Um zu einem anderen Monat zu wechseln, klicken Sie entweder auf den Pfeil nach links (voriger Monat) oder nach rechts (nächster Monat). Den Dialog schließen Sie, indem Sie - wie in Windows üblich - auf die Schließbox im rechten oberen Eck klicken.
Hinweis: Wenn Sie versuchen, einen Eintrag zu löschen, der in Ihren Stammdaten noch verwendet wird, so erhalten Sie eine Meldung, dass es nicht möglich ist, diesen Eintrag zu löschen. Sie können den Eintrag erst löschen, wenn er keinem Artikel mehr zugeordnet ist.Haben Sie alle Eingaben vorgenommen, so drücken Sie ENTER oder klicken Sie auf OK, um die Eingaben zu speichern und den Dialog zu schließen. Auf Übernehmen sollten Sie klicken, wenn Sie diese Eingaben bestätigen und noch weitere vornehmen wollen. Sollen Ihre Eintragungen nicht gespeichert werden, so klicken Sie auf Abbrechen oder drücken Sie ESC.
Konten
Sach- bzw. Geldkonten, wie sie in der Buchhaltung Verwendung finden, können hier erfasst werden. Einerseits werden sie in der Kasse verwendet, um dort Ausgaben sofort einem Konto zuordnen zu können. Zum anderen werden sie im Modul Zahlungsverkehr (Automatik) benötigt.
So bearbeiten Sie Konten:
Die Konten können Sie durchblättern, indem Sie in der Bildlauf-leiste bzw. auf den Bildlaufpfeil klicken oder die Tasten BILD AUF bzw. BILD AB verwenden.
Wenn Sie ein neues Konto anlegen wollen, wählen Sie die Schaltfläche Neu.
Wollen Sie ein Konto löschen, klicken Sie auf Löschen. Es wird immer der Eintrag gelöscht, der gerade angezeigt wird.
Folgende Eingaben sind für Konten vorgesehen:
- Kontonummer - Geben Sie hier die Nummer des Kontos ein, wie es in Ihrer Buchhaltung verwendet wird.
- Bezeichnung - Der Name des Kontos.
- Typ - Geben Sie hier ein, ob es sich um ein Geld- oder ein Sachkonto handelt.
- Mwst. - Hier können Sie den Mehrwertsteuersatz des Kontos angeben.
- In Filiale - Wählen Sie hier, ob das Konto in der Kasse zur Verfügung stehen soll. Dabei können Sie das Konto entweder in den Kassen aller oder keiner Filiale oder auch nur einer einzigen Filiale erscheinen lassen.
- Konto-Art - Für die Mehrwertsteuerausweisung der datev-Schnittstelle geben Sie hier an, welchen Typ das Konto hat (Automatik-, Umsatzsteuer- oder Vorsteuerkonto)
Zur Verwaltung sehr vieler Konten können Sie auch mit dem Schalter "Liste-Lupe" auf eine Listenansicht umschalten.
Während die Liste angezeigt wird können Sie mit dem Schalter "Lupe" einen bestimmten Eintrag suchen lassen.
Haben Sie alle Eingaben vorgenommen, so drücken Sie ENTER oder klicken Sie auf OK, um die Eingaben zu speichern und den Dialog zu schließen. Auf Übernehmen sollten Sie klicken, wenn Sie diese Eingaben bestätigen und noch weitere vornehmen wollen. Sollen Ihre Eintragungen nicht gespeichert werden, so klicken Sie auf Abbrechen oder drücken Sie ESC.
Hinweis: Sie können die Konten auf Wunsch mit einem standardisierten Kontenrahmen vorbelegen. Lesen Sie bitte im Kapitel Toolbox wie Sie vorgehen müssen.Versandkosten
Im Modul Faktur können Sie Ihre Lieferscheine oder Rechnungen mit einem Versandkostenbetrag versehen. Die hierfür in Frage kommenden Beträge werden in den Stammdaten verwaltet.
Um den vielfältigen Möglichkeiten gerecht zu werden, können die Ver-sandkosten in Gruppen eingeteilt werden (z.B. verschiedene Sätze, die sich nach der Entfernung zum Kunden richten oder nach der Größe bzw. dem Gewicht des Versandgutes). Innerhalb einer Gruppe, die sich am Rechnungsbetrag (Wert) der Sendung bzw. an ihrem Gesamtgewicht orientiert, kann LIDIS Faktur sogar den korrekten Betrag automatisch bestimmen.
So bearbeiten Sie Versandkosten:
Die Versandkosten können Sie durchblättern, indem Sie in der Bildlaufleiste bzw. auf den Bildlaufpfeil klicken oder die Tasten BILD AUF bzw. BILD AB verwenden.
Wenn Sie einen neuen Versandkosten-Eintrag anlegen wollen, wählen Sie die Schaltfläche Neu.
Wollen Sie einen Versandkosten-Eintrag löschen, klicken Sie auf Löschen. Es wird immer der Eintrag gelöscht, der gerade angezeigt wird.
Folgende Eingaben sind für Versandkosten vorgesehen:
- Gruppe - Wählen Sie aus der Liste die Gruppe aus, zu der der aktuelle Versandkosteneintrag gehören soll.
- Bearbeiten - Wenn Sie auf diese Schaltfläche mit der Maus klicken bzw. ENTER drücken, wenn der Fokus da-rauf steht, können Sie die Versandkostengruppen bearbeiten (s.u.)
- Nummer - Geben Sie dem Versandkosteneintrag auf Wunsch eine eindeutige Nummer.
- Text - Hier geben Sie die Beschreibung des Versandkosteneintrags ein.
- ab Gewicht/Wert - Bei Versandkosten, die je nach der Gesamt-summe bzw. dem Gewicht der Sendung automatisch berechnet werden sollen, geben Sie hier bitte den Grenzwert ein.
- Betrag - Dies ist der Betrag der Versandkosten.
Zur Verwaltung sehr vieler Versandkosten können Sie auch mit dem Schalter "Liste-Lupe" auf eine Listenansicht umschalten.
Während die Liste angezeigt wird können Sie mit dem Schalter "Lupe" einen bestimmten Eintrag suchen lassen.
Haben Sie alle Eingaben vorgenommen, so drücken Sie ENTER oder klicken Sie auf OK, um die Eingaben zu speichern und den Dialog zu schließen. Auf Übernehmen sollten Sie klicken, wenn Sie diese Eingaben bestätigen und noch weitere vornehmen wollen. Sollen Ihre Eintragungen nicht gespeichert werden, so klicken Sie auf Abbrechen oder drücken Sie ESC.
So bearbeiten Sie Versandkosten-Gruppen:
Wenn Sie einen neue Versandkostengruppe anlegen wollen, wählen Sie die Schaltfläche Neu.
Wollen Sie eine Versandkostengruppe löschen, klicken Sie auf Löschen. Es wird immer der Eintrag gelöscht, der gerade markiert wird.
Folgende Eingaben sind für Versandkostengruppen vorgesehen:
- Name - Die Bezeichnung der Gruppe.
- Typ - Wählen Sie „Normal“ aus der Liste, um einfach nur thematisch zusammengehörende Kosten beliebigen Typs zu gruppieren. Mit „Wert“ werden die Kosten dieser Gruppe von der Faktur automatisch je nach Gesamtsumme des Vorgangs berechnet. Bei der Auswahl von „Gewicht“ nimmt das Modul Faktur automatisch diejenigen Versandkosten, die dem Gesamtgewicht der zusammengestellten Artikel entsprechen.
Mit der Schaltfläche Zurück gelangen Sie wieder zur Bearbeitung der Versandkosten.
Mahnbedingungen
Mahnbedingungen werden im Modul Faktur von LIDIS benötigt, genauer gesagt, bei der Verwaltung der Offenen Posten. Sie definieren die Zeit, die zwischen Fälligkeit der Rechnung und Mahnung bzw. zwischen den einzelnen Mahnungen verstreicht, eventuell fällige Gebühren und das Erscheinungsbild des Mahnschreibens.
Da in LIDIS drei Mahnebenen verwaltet werden, gibt es auch genau drei Mahnbedingungen.
So bearbeiten Sie Mahnbedingungen:
Die Mahnbedingungen können Sie „durchblättern“, indem Sie in der Bildlaufleiste bzw. auf den Bildlaufpfeil klicken oder die Tasten BILD AUF bzw. BILD AB verwenden.
Es gibt genau drei Mahnbedingungen, für jede Mahnstufe eine. Sie können weder Bedingungen hinzufügen, noch welche löschen. Die beiden Schaltflächen Neu und Löschen sind daher abgeblendet.
Folgende Eingaben sind für Mahnbedingungen vorgesehen:
- Mahnstufe - Dieses Feld zeigt die aktuelle Mahnstufe an.
- Tage - Hier geben Sie die Anzahl Tage ein, die vor Ausführung dieser Mahnstufe gewartet werden soll (bei Stufe 1 seit Fälligkeit der Rechnung, sonst seit der letzten Mahnung).
- Vorlage - Wählen Sie die Druckvorlage, die für diese Mahnstufe verwendet werden soll.
- Gebühr - Geben Sie hier ggf. die Mahngebühr ein.
- Freier Text - Dieser Text wird der Druckvorlage hinzugefügt.
Haben Sie alle Eingaben vorgenommen, so drücken Sie ENTER oder klicken Sie auf OK, um die Eingaben zu speichern und den Dialog zu schließen. Auf Übernehmen sollten Sie klicken, wenn Sie diese Eingaben bestätigen und noch weitere vornehmen wollen. Sollen Ihre Eintragungen nicht gespeichert werden, so klicken Sie auf Abbrechen oder drücken Sie ESC.