Automated printing

Auch im Druckfenster stellt Ihnen das Automatik-Modul zahlreiche zusätzliche Funktionen zur Verfügung:

• Profile
  In Profilen können Sie beliebig komplizierte Sortier- und Filterausdrücke zusammenfassen und mit einem einzigen Mausklick wieder anwenden. Damit können oft benötigte Ausschnitte eines Datenbestandes definiert und immer wieder abgerufen werden. Dieses Feature ist auch für die Stammdatenbearbeitung hilfreich, entfaltet seinen ganzen Wert aber erst im Druckfenster und dort vor allem im Zusammenhang mit Druckvorgängen.

• Druckvorgänge
  Ein Druckvorgang fasst eine bestimmte Druckvorlage (Layout) mit einer Filterung, einer Sortierung und weiteren Parameterangaben so zusammen, dass häufig benötigte Listen- oder Etikettenausdrucke erheblich vereinfacht werden. In Zusammenarbeit mit der Ereignisverwaltung ist damit sogar ein vollautomatisches Drucken, z.B. über Nacht, möglich.

• Graphische Ausw.
  Mit der Registerseite Graphik haben wir das Druckfenster um eine komplette Ausstattung zur Erstellung von Diagrammen erweitert. Egal, ob Stamm- oder Umsatzdaten, Artikel-, Kunden-, WG- oder Verdichtungsberichte, mit der Visualisierung eines Diagramms werden Ihre Zahlenkolonnen gleich wesentlich übersichtlicher.

• Designer
  Mit dem Designer können Sie Listen und Etiketten selbst erstellen und gestalten und sie dadurch komplett an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können einer Vorlage neue Felder hinzufügen, Berechnungen durchführen lassen, andere Schriftarten und -größen verwenden, andere Papier- und Etikettenformate festlegen, Bilder und freie Texte hinzufügen, mit Farben und graphischen Elementen arbeiten und vieles mehr.

Die Profile

Unter einem Profil versteht LIDIS die Zusammenfassung eines Sortier- und eines Filterausdrucks. Damit können oft benötigte Ausschnitte eines Datenbestandes definiert und immer wieder abgerufen werden. Beispiele:

• Ein bestimmtes Sortiment eines Lieferanten, sortiert nach der LAN
• Eine bestimmte Zusammenfassung von Warengruppen
• Eine Auswahl von Kunden, die ein gemeinsames Kriterium verbindet

Die Profile werden auf einer speziellen Registerseite des allgemeinen Dateidialogs definiert. Immer dann, wenn Sie eine Filterung und/oder Sortierung einstellen wollen (Berichtsdruck, Stammdatenbearbeitung, Export usw.), können Sie dazu auch ein Profil verwenden.

Profile sind auch im Teilmodul „Auswertungen 2. Stufe“ des Automatik-Moduls enthalten.

So verwenden Sie ein Profil

Klicken Sie im Dialog Datei-Optionen auf das Register Profil.

• Profilname - Wählen Sie hier ein Profil aus.
• Bemerkung - In dieses Feld können Sie eine Erklärung zu dem ausgewählten Profil eingeben.

Sobald Sie ein Profil ausgewählt haben, werden die unter diesem Namen gespeicherten Filter- und Sortierkriterien in die anderen Registerseiten eingetragen.

Filter- und Sortierkriterien können ziemlich umfangreich werden (bis zu zehn Zeilen), der Vorteil eines Profils liegt ja gerade darin, dass alle diese Einstellungen mit einem Mausklick gewechselt werden können.

Solange ein Profil ausgewählt ist, werden alle Änderungen, die Sie an der Filterung oder Sortierung vornehmen, unter diesem Profilnamen abgespeichert (Sie erhalten eine Nachfrage). Wollen Sie eine von jedem Profil unabhängige Sortierung bzw. Filterung einstellen, sollten Sie zuvor den Profilnamen auf „(keines)“ umstellen.

So legen Sie ein neues Profil an

Wechseln Sie auf die Registerseite Profil und betätigen Sie den Schalter Neu. Der Dialog „Neues Profil“ wird geöffnet.

Geben Sie dem neuen Profil einen Namen und klicken Sie auf den grünen Ok-Haken.

Nun können Sie für das Profil noch Bemerkungen eingeben, die seinen Verwendungszweck näher erläutern.

Wechseln Sie nun auf die Seiten Sortierung bzw. Filterung und geben Sie die gewünschten Kriterien ein. Diese werden unter dem gewählten Namen gespeichert und bei jedem weiteren Aufruf des Profils ausgewählt.

So löschen Sie ein Profil

Wechseln Sie auf die Registerseite Profil. Wählen Sie das zu löschende Profil aus und betätigen Sie den Schalter Löschen.

Das Profil wird nach einer Abfrage gelöscht.

Druckvorgänge

Ähnlich wie Profile sind auch Druckvorgänge eine Zusammenfassung mehrerer Einstellungen. Damit können Listen- oder Etikettenausdrucke, die immer wieder in gleicher oder ähnlicher Form vorgenommen werden müssen, erheblich vereinfacht werden. Unter einem Vorgang werden zusammengefasst:

• Eine Druckvorlage
• Eine Filterung und Sortierung bzw. ein Profil
• Sonstige Parameter zum Drucken wie Filialnummer etc.

Sie können also alle zum Drucken benötigten Einstellungen zusammenstellen und durch Anwählen eines Druckvorgangs schnell und bequem aktivieren.

Die Funktion Druckvorgänge ist in keinem Teilmodul, sondern nur im kompletten Automatik-Modul enthalten.

So verwenden Sie einen Druckvorgang

Öffnen Sie das Druckfenster und klicken Sie auf das Register Vorgänge.

Wählen Sie aus der Baumansicht der Druckvorgänge den gewünschten aus. Die Vorgänge sind, genauso wie die Druckvorlagen, in Kategorien und Gruppen eingeteilt. Klicken Sie auf das Pluszeichen neben dem Ordnersymbol, um die nächste Ebene einzublenden und auf Minus, um sie wieder zu schließen.

Das Textfeld rechts zeigt eine Erklärung zum ausgewählten Druckvorgang an, falls eine solche vorhanden ist.

Sobald Sie einen Vorgang ausgewählt haben, werden die darunter abgespeicherten Informationen in die anderen Registerseiten eingetragen (Vorlage, Sortierung, Filterung und sonstige Druckparameter). Klicken Sie auf Öffnen, um die Vorschau zu starten und überprüfen Sie die Parameter, um Sie ggf. zu ändern.

Wenn Sie Änderungen an den Vorgangseinstellungen vornehmen, können diese unter dem aktuellen Vorgangsnamen abgespeichert werden. Sobald Sie einen anderen Vorgang wählen oder die Berichtsbearbeitung beenden, werden Sie gefragt, ob die Änderungen gespeichert werden sollen oder nicht. Wählen Sie „Ja“, wenn Sie die Vorgangseinstellungen tatsächlich ändern wollen und „Nein“, wenn Sie eine oft benötigte Kombination zwar für diesen Ausdruck abändern, ansonsten aber erhalten wollen.

Wenn Sie nicht mehr mit einem Druckvorgang arbeiten wollen, klicken Sie den Name „(keiner)“ an. Anschließend können Sie wie gewohnt Druckvorlagen etc. auswählen.

So ändern Sie einen Druckvorgang

Wählen Sie einen Druckvorgang aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmenü. Es öffnet sich der Dialog „Druckvorgang bearbeiten“.

Sie können nun den Namen sowie die Beschreibung des Vorgangs ändern. Der Name muss eindeutig sein und darf auch nicht einem Kategorie- oder Gruppennamen entsprechen.

Außerdem können Sie hier als Benutzer der obersten Ebene den Zugriff anderer Benutzer auf diesen Vorgang einschränken. Öffnen Sie dazu das einzeilige Listenfeld „Benutzer“ und markieren Sie die Benutzerebenen, für die der Druckvorgang sichtbar sein soll.

Klicken Sie auf den grünen Ok-Haken, um die Änderungen zu speichern.

So legen Sie einen neuen Druckvorgang an

Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen. Wählen Sie den Befehl Neu aus dem Kontextmenü, das sich nach einem Rechtsklick auf den Gruppennamen zeigt. Der Dialog „Neuen Druckvorgang anlegen“ wird geöffnet.

Geben Sie einen Namen sowie eine Beschreibung für den neuen Vorgang ein. Der Name muss eindeutig sein und darf auch nicht einem Kategorie- oder Gruppennamen entsprechen.

Klicken Sie auf den grünen Ok-Haken, um den Vorgang anzulegen. Wechseln Sie nun auf die Registerseite Druckvorlagen und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus (dabei werden nur die Druckvorlagen der gewählten Gruppe angezeigt). Klicken Sie auf den Schalter Öffnen und fügen Sie alle weiteren Informationen (Sortierung, Filterung, den Drucker sowie die zusätzlichen Druckparameter) wie gewohnt der Berichtsvorschau hinzu. Alle diese Informationen werden unter dem neuen Vorgangsnamen abgespeichert.

So löschen Sie einen Druckvorgang

Wählen Sie den zu löschenden Vorgang aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Geben Sie den Befehl Löschen aus dem Kontextmenü.

Der Druckvorgang wird nach einer Abfrage gelöscht (die darin aufgerufene Druckvorlage bleibt dabei natürlich erhalten).

Graphische Auswertungen

Ein Bild sagt mehr als tausend Zahlen, wie man weiß. Gerade für Geschäftszahlen ist eine Visualisierung oft das einzige Mittel, die endlosen Zahlenkolonnen überschaubar zu machen. Auf der Registerseite Graphik des Druckfensters haben wir dafür eine komplette Ausstattung zur Erstellung von Diagrammen eingebaut.

Diese Funktion ist auch im Teilmodul „Auswertungen 2. Stufe“ des Automatik-Moduls enthalten.

So starten Sie die Graphische Auswertung

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Drucken auf. Das Druckfenster wird geöffnet.

Wählen Sie aus der Baumansicht eine Druckvorlage, öffnen Sie diese und fügen Sie Filterung, Sortierung und Parameter hinzu, bis Sie den gewünschten Bericht, der die Grundlage für die Graphik bilden soll, zusammengestellt haben.

Wechseln Sie nun auf die Registerseite Graphik. LIDIS analysiert Ihren Bericht und erstellt daraus die erste Rohfassung eines Diagramms, das auch sofort angezeigt wird. Diese erste Version wird oft noch nicht das sein, was Sie sich vorgestellt haben, da die Automatik Ihre Wünsche nur begrenzt erraten kann.

Am rechten Fensterrand sehen Sie einige Register, mit deren Hilfe Sie das Erscheinungsbild der Graphik in allen Einzelheiten verändern und anpassen können.

Der einzige „globale“ Befehl, der auf der Graphikseite zur Verfügung steht, ist das Drucken der aktuell angezeigten Graphik. Dazu klicken Sie auf den Befehl Drucken im Menüband Vorschau. LIDIS erstellt aus der Graphik eine bmp-Datei und zeigt diese im festgelegten Dateibetrachter an, so dass Sie sie abspeichern und ausdrucken können.

Das Register Daten

Auf der ersten Registerseite legen Sie das allgemeine Erscheinungsbild des Diagramms fest und bestimmen, welche Daten es anzeigen soll.

Der Abschnitt Allgemein

• Typ - Es gibt sieben verschiedene Diagrammtypen in LIDIS: Säulen, 3D-Säulen, Linien, Torte, 3D-Torte, Balken und Flächen. Jede hat ihre Vor- und Nachteile und passt zu einer bestimmten Auswertung mehr oder weniger gut, experimentieren Sie einfach ein bisschen mit den verschiedenen Möglichkeiten! Tortendiagramme nehmen Sie bspw. bevorzugt dann, wenn sich die Werte eines Berichts zu einer Gesamtsumme (z.B. zu 100%) ergänzen - dann sehen Sie bei diesem Typ besonders gut die Anteile der einzelnen Werte.
  Die beiden Diagramme mit „3D“ im Namen, 3D-Säulen und 3D-Torte, stellen ein dreidimensionales Bild dar, das bei vielen Diagrammen besonders anschaulich wirkt.

• Bewegung - Ein besonderes Highlight bietet Ihnen diese Auswahl: LIDIS-Diagramme können sich animiert aufbauen. „Wachsen“ z.B. kennen Sie aus der Wahlberichterstattung: Die einzelnen Säulen oder Balken fangen klein an der Grundlinie an und wachsen dann erst allmählich auf ihre eigentliche Länge.
  Insgesamt gibt es zehn verschiedene Animationen: Wachsen, Fallen, Einblenden, Drehen, Zoomen und Blinken, dazu kommt noch das Einschieben von links, rechts, oben und unten. Wählen Sie „(keine)“, wenn Sie die Bewegung abschalten wollen. Die Details zur Animation legen Sie auf der Registerseite Graphik fest.

Der Abschnitt Daten

Aber nun zum Wichtigsten in einem Diagramm, den Daten. Welche Werte aus der zugrundeliegenden Liste sollen eigentlich überhaupt angezeigt werden? Wie schon erwähnt wagt LIDIS beim Start der Graphischen Auswertung eine Vorhersage, aber manchmal werden Sie andere Vorstellungen haben und müssen die Datengrundlage ändern. Das machen Sie mit den Bedienelementen im Abschnitt Daten.

• Kategorie - Wählen Sie aus dem einzeiligen Listenfeld die Quelle der Kategorienachse aus. LIDIS bietet Ihnen eine Auswahl von Feldern aus dem aktuellen Bericht an, die sich dafür eignen könnten.

Was ist eigentlich eine Kategorie?
In dieser Art Diagrammen gibt es fast immer zwei Datendimensionen, vereinfacht gesagt, eine X- und eine Y-Achse. Dabei enthält die X-Achse, die meist waagrecht angeordnet ist, die sog. unabhängigen Werte, also diejenigen, die man festsetzt und dann fragt, wie der jeweils andere Wert dazu aussieht. Diese X-Achse wird auch Kategorie genannt und enthält nicht die eigentlichen Daten, sondern das Ordnungskriterium dafür, also z.B. eine zeitliche Einteilung (Tage, Monate) oder auch eine Nummerierung (Artikelnummern oder Warengruppen etc.).

• Daten 1 - Wählen Sie aus dem einzeiligen Listenfeld die Quelle der Y-Achse (Datenachse) aus. Auch hier finden Sie in der Liste alle Felder, die geeignet sind. Die Farbe der graphischen Elemente und eine eventuelle Beschriftung legen Sie auf der Registerseite Legende fest.

• Daten 2 & 3 - Sie können in einem Diagramm bis zu drei Datenquellen gleichzeitig anzeigen lassen. Nachdem Sie ein Feld bei „Daten 1“ ausgesucht haben, fahren Sie auf Wunsch bei „Daten 2“ fort, in dem alle Felder außer dem bereits ausgewählten zur Verfügung stehen und wiederholen das Verfahren ggf. mit „Daten 3“.
  Beachten Sie dabei bitte, dass alle drei Datenquellen ins Verhältnis zu derselben Kategorienachse gesetzt werden (es kann zwar mehrere Datenfelder, aber immer nur eine Kategorie geben) und dass die Datenquellen dieselbe Einheit (z.B. Euro) und einen ähnlichen Wertebereich haben sollten.

Hinweis: Auf dieser wie auf allen folgenden Registerseiten erscheint unten rechts der Befehl „Zurücksetzen“, sobald Sie irgendeine Einstellung auf der Seite geändert haben. Klicken Sie auf darauf, um sämtliche Einstellungen auf einmal wieder in den Ursprungszustand zu versetzen.

Das Register Texte

Auf der zweiten Registerseite wählen Sie Überschrift und Unter-Überschrift Ihres Diagramms und legen das Aussehen dieser Texte fest.

Der Abschnitt Überschrift

• Text - Erfassen Sie hier den Text für die Überschrift der Graphik. Voreingestellt ist der Berichtsname, Sie können aber einen beliebigen eigenen Text verwenden. Wenn Sie das Feld leerlassen, wird keine Überschrift ausgegeben.
• Textgröße - Wählen Sie hier, in welcher Schriftgröße die Überschrift ausgegeben werden soll. Das einzeilige Listenfeld erlaubt die Auswahl aus einer großen Anzahl von Größen zwischen 10 und 72 Punkt. Wenn Sie sich für „auto“ entscheiden, legt LIDIS die Schriftgröße automatisch fest, passend zu den übrigen Elementen im Diagramm.
• Fett - Kreuzen Sie diese Auswahl an, wenn die Überschrift in Fettschrift ausgegeben werden soll.
• Textfarbe - Klicken Sie auf das kleine bunte Quadrat und suchen Sie sich aus dem Windows-Farbdialog die gewünschte Farbe für den Überschriftentext aus.

Der Abschnitt Unter-Überschrift

In diesem Abschnitt finden Sie dieselben Einstellungen noch einmal für die Unterüberschrift.

• Text - Erfassen Sie hier den Text für die Unter-Überschrift der Graphik. Voreingestellt ist „LIDIS“ zusammen mit dem heutigen Datum, Sie können aber einen beliebigen eigenen Text verwenden. Wenn Sie das Feld leerlassen, wird keine Unterüberschrift ausgegeben.
• Textgröße - Wählen Sie hier, in welcher Schriftgröße die Unter-Überschrift ausgegeben werden soll. Das einzeilige Listenfeld erlaubt auch hier die Auswahl aus einer großen Anzahl von Größen zwischen 8 und 40 Punkt. Wenn Sie sich für „auto“ entscheiden, legt LIDIS die Schriftgröße automatisch fest, passend zu den übrigen Elementen im Diagramm.
• Fett - Kreuzen Sie diese Auswahl an, wenn die Unter-Überschrift in Fettschrift ausgegeben werden soll.
• Textfarbe - Klicken Sie auf das kleine bunte Quadrat und suchen Sie sich aus dem Windows-Farbdialog die gewünschte Farbe für den Text der Unter-Überschrift aus.

Das Register Graphik

Auf der dritten Registerseite stellen Sie Details des Erscheinungsbildes Ihrer Graphik ein. Je nach Diagrammtyp enthält sie verschiedene Abschnitte zur genaueren Festlegung der Ansicht.

Der Abschnitt Graphik

• Hintergrundfarbe - Klicken Sie auf das kleine bunte Quadrat und suchen Sie sich aus dem Windows-Farbdialog die gewünschte Farbe für den Hintergrund der gesamten Graphik aus.
• Kategorien begr. - Markieren Sie das Auswahlfeld, wenn Sie nur eine begrenzte Anzahl Kategorien (das entspricht der Anzahl von Balken, Tortenstücken, Linienpunkten usw.) zulassen wollen. Wenn der Bericht sehr viele Zeilen enthält und Sie diese Auswahl deaktivieren, wird u.U. ein sehr unübersichtliches und wenig aussagefähiges Diagramm erzeugt.

Hinweis: Mehr als ca. 30 Werte sollte Ihre Kategorie möglichst nicht enthalten, es sei denn, Sie sorgen auf der Registerseite Achsen durch eine alternierende Beschriftung für mehr Übersicht.

Der Abschnitt Bewegungen

In diesem Abschnitt können Sie die Feinheiten der im Register Daten aus-gewählten Bewegung (Animation) steuern. Er ist nicht aktiv, wenn Sie keine Bewegung gewählt haben.

• Verzögerung - Hier stellen Sie ein, welche Zeit von der Anzeige des Hintergrunds bis zum Beginn der Animation vergehen soll.
• Dauer - Hier wählen Sie, wie lange die Animation (also z.B. das Wachsen einer Säule) dauert.
• Reihenfolge - Schließlich können Sie bestimmen, wie das Diagramm durch die Animation aufgebaut werden soll:
  • Kategorien - Ein Wert der Kategorienachse nach dem anderen wird aufgebaut, also z.B. zuerst die Säule ganz links, dann die rechts daneben usw.
  • Serien - Wenn Sie mehrere Datenreihen (auch Serien genannt) ausgewählt haben, wird in dieser Einstellung zuerst die erste Reihe aufgebaut, dann die zweite usw.
  • Alles - Das gesamte Diagramm wird auf einmal animiert, also bspw. wachsen alle Säulen gleichzeitig.

Der Abschnitt Linien-Diagramme

Falls Sie im Register Daten den Diagrammtyp „Linien“ ausgewählt haben, können Sie hier noch zusätzliche Einstellungen dafür vornehmen.

• Linienbreite - Wählen Sie hier, wie breit (zwischen 1 und 10 Pixel) die Linie (bzw. bei mehreren Datenbereichen alle Linien) sein soll.
• Zeichen - Wählen Sie, welches Zeichen für jeden Datenpunkt gewählt werden soll. Zur Auswahl stehen Kreis und Quadrat, mit „(keines)“ können Sie die Ausgabe auch abschalten.
• Zeichen füllen - Falls Sie sich für ein Zeichen (Kreis oder Quadrat) entschieden haben, können Sie hier bestimmen, ob das Zeichen ausgefüllt oder hohl gezeichnet werden soll.

Der Abschnitt Balken-Diagramme

Auch für den Diagrammtyp „Balken“ gibt es eine weitere Einstellung.

• Umgekehrte Reihenfolge - Kreuzen Sie dieses Kontrollkästchen an, wenn Sie die Kategorienwerte nicht von unten nach oben, sondern umgekehrt auf der vertikalen Kategorienachse anordnen möchten.

Der Abschnitt 3D-Diagramme

Falls Sie den Diagrammtyp „3D-Säulen“ oder „3D-Torte“ gewählt haben, können Sie in diesem Abschnitt die dreidimensionale Darstellung der Graphik beeinflussen.

• X-Rotation - Bestimmen Sie hier die Rotation eines 3D-Säulendiagramms um die X-Achse zwischen 0 und 90 Grad. Dadurch verändert sich der Blickwinkel auf die Säulenreihe in der Höhe: Bei 0 Grad schauen Sie direkt von vorne auf die Säulen, bei 90 Grad genau von oben. Werte dazwischen erlauben einen mehr oder weniger schrägen Blick aus unterschiedlichen Höhen.
• Y-Rotation - Bestimmen Sie hier die Rotation eines 3D-Säulendiagramms um die Y-Achse zwischen 0 und 90 Grad. Dadurch verändert sich der Blickwinkel auf die Säulenreihe von der Seite: Bei 0 Grad schauen Sie direkt von vorne auf die Säulen, bei 90 Grad genau von rechts. Werte dazwischen erlauben einen mehr oder weniger schrägen Blick.
• Rotation - Bei 3D-Tortendiagrammen gibt es nur eine Einstellung, nämlich für den Blickwinkel aus verschiedenen Höhen: Bei 0 Grad schauen Sie direkt von vorne auf den Tortenrand, bei 90 Grad genau von oben auf den Kreis. Werte dazwischen erlauben einen mehr oder weniger schrägen Blick aus verschiedenen Höhen.

Das Register Legende

Die vierte Registerseite beschäftigt sich mit der sog. Legende, also demjenigen Teil des Diagramms, der dem Betrachter eine Erklärung der verwendeten Datenbereiche bietet. Außerdem können Sie hier noch zusätzliche Beschriftungen im Diagramm veranlassen und die Farbe der graphischen Elemente (Säulen, Tortenstücke etc.) bestimmen.

Der Abschnitt Legende

• Legende anz. - Kreuzen Sie die Auswahl an, wenn Sie eine Legende im Diagramm anzeigen möchten. Wenn nicht, wird der eingesparte Platz der eigentlichen Graphik zur Verfügung gestellt.
• Zeichen - Wählen Sie das Legendenzeichen aus, dazu stehen Ihnen Quadrat, Kreis und Linie zur Verfügung. Diese Symbole werden in der jeweiligen Datenfarbe ausgegeben und erlauben eine Zuordnung der Säulen (Balken, Tortenstücke, Linien) zu den jeweiligen Datenreihen.
• Textgröße - Wählen Sie hier, in welcher Schriftgröße die Legende ausgegeben werden soll. Das einzeilige Listenfeld erlaubt die Auswahl aus einer großen Anzahl von Größen zwischen 8 und 40 Punkt. Wenn Sie sich für „auto“ entscheiden, legt LIDIS die Schriftgröße automatisch fest, passend zu den übrigen Elementen im Diagramm.
• Fett - Kreuzen Sie diese Auswahl an, wenn die Texte der Legende in Fettschrift ausgegeben werden sollen.
• Textfarbe - Klicken Sie auf das kleine bunte Quadrat und suchen Sie sich aus dem Windows-Farbdialog die gewünschte Farbe für die Legendentexte aus.

Der Abschnitt Datenbereich

• Werte in der Graphik - Wählen Sie hier, ob, und wenn ja, wo die Graphik die Datenwerte auch als Zahlen anzeigen soll:
  • (Nein) - Innerhalb der Diagrammfläche werden keine Zahlen angezeigt, die graphischen Elemente (Säulen, Balken etc.) sprechen für sich.
  • Außerhalb - Oberhalb der Säulen oder außerhalb der Tortenstücke werden die Datenwerte der einzelnen Elemente angezeigt. Dabei werden die weiter oben festgelegten Schriftattribute für die Legende (Größe, Auszeichnung, Farbe) benutzt.
  • Oben - Die Datenwerte werden innerhalb der graphischen Elemente (z.B. der Säulen), und zwar am oberen Rand, dargestellt.
  • Unten - Die Datenwerte werden unten in den Graphikelementen dargestellt.
  • Mitte - Die Datenwerte werden in der Mitte der Graphikelemente dargestellt.
• Daten-Farben - Klicken Sie auf eines der kleinen bunten Quadrate und suchen Sie sich aus dem Windows-Farbdialog die gewünschte Farbe für die jeweilige Datenreihe aus. Bei Säulen-, Balken- und Liniendiagrammen benötigen Sie nur maximal drei der Farben, für jede Datenserie eine. Bei Tortendiagrammen werden dagegen die einzelnen Tortenstücke mit den hier gewählten Farben eingefärbt.
• Hervorheben - Diese Auswahlfelder gibt es nur bei Tortendiagrammen: Sie können damit eines oder mehrere der Tortenstücke etwas von den anderen absetzen und dadurch den Wert hervorheben.

Das Register Achsen

Die letzte Registerseite enthält Einstellungen für die beiden Achsen. Für jede gibt es einen eigenen Abschnitt, genannt Kategorien und Werte.

Der Abschnitt Kategorien

In den meisten Fällen werden die Kategorien auf der waagrechten X-Achse an der Unterseite des Diagramms aufgelistet. Eine Ausnahme bildet das Balkendiagramm, das sozusagen ein nach rechts gekipptes Säulendiagram ist und die Kategorienachse daher vertikal an der linken Seite anzeigt.

Bei Tortendiagrammen gibt es gar keine Kategorienachse, hier stellt jedes Tortenstück eine Kategorie dar und seine Größe wird vom Datenwert bestimmt.

• Anzeigen - Wenn Sie sehr viele Kategorien in Ihrem Diagramm haben, kann die Beschriftung schnell unübersichtlich werden. In diesem Fall können Sie hier festlegen, dass nur jede zweite (oder noch weniger) Kategorie beschriftet werden soll.

Hinweis: Oft wird es aber besser sein, den dem Diagramm zugrundeliegenden Bericht umzugestalten und/ oder auf der Registerseite Graphik die Anzahl der angezeigten Kategorien zu begrenzen.

• Orientierung - Auch diese Einstellung ist hilfreich, wenn die Kategorienbeschriftung sonst zu chaotisch würde. Bei längeren Texten (z.B. Warengruppen- oder Monatsnamen) bietet es sich an, die Beschriftung entweder schräg oder vertikal anzuordnen.
• Textgröße - Wählen Sie hier, in welcher Größe die Beschriftung der Kategorienachse erfolgen soll. Das einzeilige Listenfeld erlaubt die Auswahl aus einer großen Anzahl von Größen zwischen 8 und 40 Punkt. Wenn Sie sich für „auto“ entscheiden, legt LIDIS die Schriftgröße automatisch fest, passend zu den übrigen Elementen im Diagramm.
• Fett - Kreuzen Sie diese Auswahl an, wenn die Achsenbeschriftung in Fettschrift ausgegeben werden soll.
• Textfarbe - Klicken Sie auf das kleine bunte Quadrat und suchen Sie sich aus dem Windows-Farbdialog die gewünschte Farbe für die Beschriftung der Kategorienachse aus.

Der Abschnitt Werte

In den meisten Fällen werden die Datenwerte auf der senkrechten Y-Achse an der linken Seite des Diagramms aufgelistet (Ausnahmen siehe oben).

• Abschnitte - Wählen Sie aus dem einzeiligen Listenfeld, in wie viele Abschnitte (zwischen 1 und 20) die Datenachse unterteilt werden soll oder wählen Sie „auto“, wenn Sie sich darum nicht kümmern wollen. Die Beschriftung erfolgt weiterhin automatisch und orientiert sich am größten vorkommenden Wert, aber mit dieser Einstellung können Sie eine optimale Einteilung der Achse erzielen, falls die Automatik mal daneben liegen sollte.
• Textgröße - Wählen Sie hier, in welcher Größe die Beschriftung der Datenachse erfolgen soll. Das einzeilige Listenfeld erlaubt die Auswahl aus einer großen Anzahl von Größen zwischen 8 und 40 Punkt. Wenn Sie sich für „auto“ entscheiden, legt LIDIS die Schriftgröße automatisch fest, passend zu den übrigen Elementen im Diagramm.
• Fett - Kreuzen Sie diese Auswahl an, wenn die Achsenbeschriftung in Fettschrift ausgegeben werden soll.
• Textfarbe - Klicken Sie auf das kleine bunte Quadrat und suchen Sie sich aus dem Windows-Farbdialog die gewünschte Farbe für die Beschriftung der Datenachse aus.

Der Designer

Der Designer oder Reportgenerator dient zur Anpassung von Druckvorlagen an Ihre Bedürfnisse. Mit dem Designer können Sie Listen und Etiketten selbst erstellen und gestalten. Grundsätzlich gehen Sie dabei so vor, dass Sie auf eine bestehende Druckvorlage (z.B. Artikelliste 1-zg oder Regaletikett) zurückgreifen, um auf dieser Grundlage Ihre individuellen Anpassungen vorzunehmen. Dabei können Sie nicht versehentlich eine bestehende (mitgelieferte) Druckvorlage zerstören, da Sie die veränderte Vorlage immer unter einem neuen Namen speichern müssen.

Sie können einer Vorlage neue Felder hinzufügen, Berechnungen durchführen lassen, andere Schriftarten und -größen verwenden, andere Papier- und Etikettenformate festlegen, Bilder und freie Texte hinzufügen, mit Farben und graphischen Elementen arbeiten und vieles mehr. Die Anordnung der Felder, Text- und Grafikelemente nehmen Sie bequem und komfortabel mit der Maus vor und können jederzeit umschalten und sich das Druckbild mit Ihren Daten anzeigen lassen.

Der Designer ist auch als eigenständiges Teilmodul erhältlich.

So starten Sie den Designer

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Drucken auf. Das Druckfenster wird geöffnet.

Wählen Sie aus der Baumansicht auf der linken Seite die Druckvorlage, die als Vorlage für Ihr neues Layout dienen soll.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Eintrag und wählen Sie den Befehl Designer. Das Fenster schaltet auf die Registerseite Designer um, der Fenstertitel enthält den Namen der bearbeiteten Druckvorlage.

Der Designer besitzt ein eigenes Menüband, das wie immer die wichtigsten Befehle enthält. Den Hauptteil des Fensters nimmt die Anzeige der Druckvorlage ein.

Vorlagen bearbeiten

So speichern Sie eine Druckvorlage

Wählen Sie aus dem Menüband Designer den Befehl Speichern.

So speichern Sie eine Druckvorlage unter einem neuen Namen

Wählen Sie aus dem Menüband Designer den Befehl Speichern unter. Daraufhin öffnet sich der Dialog „Druckvorlage speichern“.

Vergeben Sie für Ihre Vorlage einen neuen Namen und möglichst eine aussagekräftige Beschreibung.

• Name - Geben Sie hier ein, unter welcher Bezeichnung Sie die neue Vorlage speichern möchten. Sie müssen eine veränderte Standardvorlage immer unter einem anderen Namen speichern, so dass Sie nicht versehentlich die mitgelieferten Vorlagen überschreiben können. Von Ihnen bereits bearbeitete Vorlagen werden überschrieben, wenn Sie sie nach einer Veränderung unter dem gleichen Namen speichern.
• Beschreibung - Hier können Sie eine Beschreibung Ihrer neuen Vorlage eingeben, die z.B. den Verwendungszweck der Vorlage erläutert.

Hinweis: Die Namen von Standardvorlagen sowie von Kategorien und Gruppen können nicht verwendet werden.

So kontrollieren Sie die Berichtsansicht

Klicken Sie im Menüband Designer auf den Befehl Designer beenden. Das Fenster schaltet zur Berichtsansicht um, damit Sie die Auswirkungen Ihrer Änderungen kontrollieren können.

Wenn Sie das Register Designer anklicken, gelangen Sie wieder zurück in die Designeransicht, um weitere Korrekturen vorzunehmen. Sie können beliebig oft zwischen den beiden Ansichten hin und her schalten.

So schließen Sie den Designer

Klicken Sie im Menüband Designer auf den Befehl Designer beenden, anschließend im Menüband Vorschau auf den Befehl Beenden.

Wenn Sie eine Veränderung an der Vorlage vorgenommen haben, werden Sie gefragt, ob die Vorlage gespeichert werden soll.

Die Bereiche

Jede Druckvorlage (außer den Etiketten) ist in vier verschiedene Bereiche eingeteilt: den Kopf, den Detailbereich, den Summenbereich und die Fußzeile. Nicht alle diese Bereiche müssen gefüllt werden, mindestens aber der Kopf- und der Detailbereich.

• Berichtskopf - Hier befindet sich bspw. die Überschrift und überhaupt alle Felder, die nur einmal, am Anfang jeder Seite, gedruckt werden sollen. Dazu gehören i.d.R. auch die Spaltenüberschriften einer Liste.
• Detailbereich - Er nimmt die normalen Datenzeilen einer Liste auf. Dieser Bereich wird für jede Datenzeile genau einmal ausgedruckt und kann selber aus mehreren Zeilen bestehen. Dies ist der einzige Bereich, der mit dem Attribut „Variable Höhe“ versehen werden kann, was eine Anpassung der Bereichsgröße an die auszugebenden Daten erlaubt.
• Summenbereich - Dieser kann Felder aufnehmen, die am Ende aller Datenzeilen gedruckt werden, also vor allem Summen, Durchschnitte etc.
• Fußzeile - Hier stehen Felder, die am Ende jeder Seite gedruckt werden, bspw. Seitenzahlen, Datum o.ä.

Wenn die Vorlage eine oder mehrere Gruppen enthält, kommen für jede Gruppe noch einmal zwei Bereiche hinzu, einen für den Gruppenstart (Zwischenüberschriften o.ä.) und einen am Gruppenende (Zwischensummen etc.).

So verändern Sie die Höhe eines Bereiches

Die Höhe der Bereiche kann frei festgelegt werden, die Reihenfolge ist hingegen festgelegt.

Klicken Sie mit der Maus auf die Grenze des zu verändernden Bereichs und ziehen Sie diese an die gewünschte Position.

Hinweis: Es ist nicht möglich, einen Bereich so klein zu machen, dass darin befindliche Elemente verdeckt werden.

Die Statuszeile

Die Statuszeile zeigt je nach Bearbeitungssituation unterschiedliche Informationen an:

• Kein Element ausgew. - Es wird „Nichts ausgewählt“ angezeigt.
• Klick auf Bereichsgr. - Es wird die aktuelle Höhe dieses Bereichs angezeigt.
• Ein Feld ausgewählt - Es werden Informationen zu diesem Feld angezeigt. Diese umfassen den Feldtyp (Text, Spalte, Berechnetes Feld, Linie, Rechteck, Bitmap), den Namen des Feldes (bei Spalten und Berechneten Feldern), die Position in X- und Y-Richtung sowie die Ausdehnung in Breite und Höhe.
• Mehrere El. ausgew. - Es wird die Anzahl der markierten Felder angezeigt.

Das Kontextmenü

Ein Klick mit der rechten Maustaste in den Anzeigebereich des Fensters öffnet ein Kontextmenü, das die wichtigsten Befehle für die jeweilige Bearbeitungssituation enthält. Dabei kommt es darauf an, ob, welche und wie viele Felder gerade markiert sind:

• Bei Klick auf... -> enthält das Kontextmenü...
  • Freien Bereich -> Einfügen, Seite einrichten
  • Bereichsgrenze Detailbereich -> Variable Höhe
  • Bereichsgrenze einer Gruppe -> Bearbeiten und Löschen

• Wenn ... markiert ist -> enthält das Kontextmenü...
  • Ein Textfeld -> Auswählen, Farbe, Ausrichtung, Unterdrücken, Verschieben, Löschen
  • Eine Linie oder ein Rechteck -> Wie Textfeld, zusätzlich ist der Befehl Linie verfügbar, der in einem Untermenü verschiedene Strichstärken und Linienarten anbietet.
  • Ein Bild (Bitmap, JPEG, GIF) -> Wie Textfeld, zusätzlich gibt es den Befehl Originalgröße, der das Bild nach Größenänderungen wieder auf die ursprüngliche Größe bringt.
  • Eine Spalte (Datenbankfeld) -> Wie Textfeld, zusätzlich sind die Befehle „Variable Höhe“ sowie Format verfügbar.
  • Ein Berechnetes Feld -> Wie Textfeld, zusätzlich sind die Befehle „Variable Höhe“ sowie Format und Ausdruck verfügbar.
  • Mehrere Felder -> Auswählen, Anordnen, Größe, Farbe, Ausrichtung, Unterdrücken, Verschieben, Löschen

Elemente bearbeiten

Um Bearbeitungen an den Elementen einer Druckvorlage vornehmen zu können, müssen diese zuvor markiert werden. Hierbei können Sie ein einzelnes Element markieren, alle Elemente, gleichartige oder mehrere verschiedene Elemente. Das Markieren können Sie wahlweise mit der Maus oder über Menübefehle durchführen.

Hinweis: Ob ein Element ausgewählt ist, erkennen Sie an seiner Farbe: Spalten, Texte und Berechnete Felder werden schwarz mit weißer Schrift dargestellt, Linien und Rechtecke in grüner Farbe und Bitmaps werden invertiert angezeigt.

So markieren Sie Elemente

Um ... zu markieren gehen Sie folgendermaßen vor:

• ein Element - Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Element.
• mehrere Elemente - Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das erste Element, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und klicken Sie auf jedes weitere Element.
• oder... - Klicken Sie auf eine freie Stelle im Bericht und halten Sie die Maustaste gedrückt. Beim Bewegen der Maus mit gedrückter Taste öffnet sich ein gestricheltes Rechteck. Wenn Sie die Maus loslassen, werden alle Felder markiert, die sich in diesem Rechteck befinden.
• alle Elemente oberhalb des markierten Elements - Wählen Sie den Befehl Auswählen, Nach oben aus dem Kontextmenü oder drücken Sie die Tastenkombination UMSCHALTEN+PFEIL OBEN.
• alle Elemente unterhalb des markierten Elements - Wählen Sie den Befehl Auswählen, Nach unten aus dem Kontextmenü oder drücken Sie die Tastenkombination UMSCHALTEN+PFEIL UNTEN.
• alle Elemente links vom markierten Element - Wählen Sie den Befehl Auswählen, Nach links aus dem Kontextmenü oder drücken Sie die Tastenkombination UMSCHALTEN+PFEIL LINKS.
• alle Elemente rechts vom markierten Element - Wählen Sie den Befehl Auswählen, Nach rechts aus dem Kontextmenü oder drücken Sie die Tastenkombination UMSCHALTEN+PFEIL RECHTS.
• alle Elemente - Wählen Sie den Befehl Auswählen, Alle aus dem Kontextmenü.
• alle Spalten (Datenbank-Felder) - Wählen Sie den Befehl Auswählen, Alle Spalten aus dem Kontextmenü.
• alle Texte - Wählen Sie den Befehl Auswählen, Alle Texte aus dem Kontextmenü.

So entfernen Sie Elemente aus einer Vorlage

Markieren Sie das zu löschende Element. Sie können auch mehrere Elemente markieren, die dann gemeinsam gelöscht werden.

Klicken Sie im Menüband Designer auf den Befehl Löschen oder drücken Sie die Taste ENTF, um das Element bzw. die Elemente zu löschen.

So verschieben Sie Elemente in einer Vorlage

Markieren Sie das Element, das Sie verschieben möchten.

Klicken Sie nun mit der linken Maustaste auf das markierte Element und halten Sie sie gedrückt. Bewegen Sie die Maus, um das Element zu verschieben oder benutzen Sie hierzu die Pfeiltasten.

Während des Verschiebens werden die Koordinaten (X- und Y-Wert) in der Statuszeile angezeigt.

Wenn Sie das Element neu positioniert haben, lassen Sie die linke Maustaste los. Sie können nun mit Hilfe der Pfeiltasten evtl. noch eine „Feinabstimmung“ vornehmen.

Klicken Sie außerhalb des Feldes, um die Markierung von dem Feld zu entfernen.

Selbstverständlich ist es möglich, mehrere Elemente gleichzeitig zu verschieben. Markieren Sie dazu alle Elemente, die verschoben werden sollen.

Hinweis: Beachten Sie bitte auch die Möglichkeiten, die Position von Elementen an die der Nachbarn anzupassen (Befehl Anordnen im Kontextmenü).

So ändern Sie die Größe von Elementen

Markieren Sie das Element, dessen Größe Sie verändern möchten.

Bewegen Sie die Maus auf den Rand des markierten Elements. Der Cursor wechselt beim Überstreichen der Feldgrenzen seine Form (Pfeile in verschiedene Richtungen) und erlaubt das Ziehen dieser Begrenzungen in alle Richtungen. Klicken Sie nun mit der linken Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Bewegen Sie die Maus, um das Element zu vergrößern oder zu verkleinern oder benutzen Sie hierzu die Pfeiltasten in Verbindung mit der UMSCHALT-Taste.

Während des Verschiebens wird die Elementgröße (Breite und Höhe) in der Statuszeile angezeigt.

Wenn das Element die gewünschte Größe hat, lassen Sie die linke Maustaste los. Sie können nun mittels UMSCHALT+Pfeiltasten evtl. noch eine „Feinabstimmung“ vornehmen.

Klicken Sie außerhalb des Feldes, um die Markierung von dem Feld zu entfernen.

Selbstverständlich ist es möglich, mehrere Elemente gleichzeitig zu bearbeiten (allerdings ausschließlich mit den Tastaturbefehlen, nicht mit der Maus). Markieren Sie dazu alle Elemente, deren Größe verändert werden soll.

Hinweis: Beachten Sie bitte auch die Möglichkeiten, die Größe von Elementen an die der Nachbarn anzupassen (Befehl Größe im Kontextmenü).

So ändern Sie die Schriftart oder Schriftgröße eines Elements

Markieren Sie das Element oder die Elemente, das bzw. die Sie bearbeiten möchten.

Wählen Sie aus dem Schriftartfeld des Menübands Designer die gewünschte Schriftart und aus dem Schriftgradfeld daneben die gewünschte Schriftgröße. Es stehen Ihnen hier alle Schriften zur Verfügung, die Sie unter Windows installiert haben.

Mit den Symbolen unterhalb des Schriftartfeldes können Sie die Auszeichnung der Schrift (fett, kursiv usw.) bestimmen.

Mit den Befehlen im Abschnitt Felder des Menübands Designer können Sie Absatzformate bestimmen:

• "Zeilen links zentriert" - Formatiert das markierte Feld linksbündig.
• "Zeilen mittig zentriert" - Formatiert das markierte Feld zentriert.
• "Zeilen rechts zentriert" - Formatiert das markierte Feld rechtsbündig.

So ändern Sie die Farbe eines Elements

Markieren Sie das Element oder die Elemente, das bzw. die Sie bearbeiten möchten.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das markierte Element und wählen den Befehl Farbe aus dem Kontextmenü.

Sie können nun aus dem Untermenü eine der Grundfarben Schwarz, Rot, Grün und Blau aussuchen oder den Befehl Weitere benutzen. Damit öffnet sich ein Standarddialog, mit dem Sie eine beliebige Farbe auswählen können.

So ändern Sie die Ausrichtung eines Elements

Markieren Sie das Element oder die Elemente, das bzw. die Sie bearbeiten möchten.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das markierte Element und wählen den Befehl Ausrichtung aus dem Kontextmenü.

Sie können nun aus dem Untermenü eine der Standardrichtungen Normal, Links, Rechts und Umgekehrt aussuchen oder den Befehl Speziell benutzen. Damit öffnet sich ein Dialog, mit dem Sie eine beliebige Drehrichtung auswählen können.

Bitte beachten Sie, dass die Felder in der Designanzeige nicht gedreht angezeigt werden können. Das Ergebnis zeigt sich nur, wenn Sie in die Druckvorschau wechseln.

Elemente hinzufügen

Sie können zu den Standardvorlagen beliebige Elemente hinzufügen, z.B. neue Spalten (Datenbankfelder), Texte, Berechnete Felder, Linien, Rechtecke oder Bilder. Dazu dienen der Befehl Einfügen des Kontextmenüs bzw. die Symbole aus dem gleichnamigen Bereich des Menübands.

In der Regel läuft der Einfügeprozess in zwei Schritten ab: Zunächst bestimmen Sie die Art des einzufügenden Elements, anschließend klicken Sie die Stelle im Bericht an, an der das Element positioniert werden soll.

Achtung! Es ist nicht erlaubt, Felder auf Bereichsgrenzen oder unterhalb der Fußzeile zu positionieren.

So fügen Sie Datenbankfelder (Spalten) ein

Klicken Sie auf den Befehl Spalte im Menüband Designer oder wählen Sie den Befehl aus dem Kontextmenü.

Der Dialog „Spalte einfügen“ wird geöffnet.

Alle Spalten werden inklusive einer kurzen Erläuterung angezeigt. In der Vorlage bereits verwendete Spalten erscheinen abgeblendet.

Hinweis: Jede Spalte kann nur einmal eingefügt werden (und erscheint danach grau in der Spaltenliste). Benötigen Sie eine Kopie, müssen Sie ein Berechnetes Feld mit dem Spaltennamen als Ausdruck erstellen.

Wählen Sie die gewünschte Spalte aus der Liste aus und klicken Sie auf den grünen Ok-Haken bzw. drücken Sie die ENTER-Taste.

Der Cursor nimmt die Form eines Kreuzes an. Sie bewegen nun das Kreuz an die Stelle, wo die neue Spalte eingefügt werden soll und klicken die linke Maustaste.

Nun können Sie Schriftart, -größe und -auszeichnung sowie die Größe des Feldes festlegen. Beachten Sie, dass Sie evtl. das Feld vergrößern müssen, damit der Text komplett gedruckt werden kann.

So fügen Sie Filialfelder ein

Wenn Sie mit Filialen arbeiten, haben Sie, vor allem in Umsatzlisten, die Möglichkeit, manche Datenbankfelder (Spalten), z.B. den Umsatz oder den Wareneinsatz, auch mehrmals einzufügen und dabei die Filialen zu bestimmen, aus denen sich der jeweilige Wert berechnen soll. Damit können Sie Listen zusammenstellen, die nebeneinander korrespondierende Werte aus verschiedenen Filialen (oder Filialgruppen) anzeigen.

Klicken Sie auf den Befehl Spalte im Menüband Designer oder wählen Sie den Befehl aus dem Kontextmenü.

Der Dialog „Spalte einfügen“ wird geöffnet.

Suchen Sie das gewünschte Feld aus der Liste aus und klicken Sie auf den grünen Ok-Haken bzw. drücken Sie die ENTER-Taste.

Hinweis: Filialfelder können auch mehrmals (mit jeweils unterschiedlicher Filialauswahl) eingefügt werden und erscheinen daher nach dem ersten Mal nicht in grauer Farbe.

Der Dialog „Filialen wählen“ wird geöffnet. Er enthält eine Liste mit allen Ihren Filialen. Kreuzen Sie die Filialen an, aus denen der gewünschte Wert berechnet werden soll. Mit den Schaltern Alle und Keine können Sie alle Markierungen auf einmal setzen oder entfernen. Sie erhalten eine Warnung wenn Sie versuchen, dieselbe Filialauswahl mehrfach einzufügen.

Falls Sie das aktuelle Feld im Bericht zum Sortieren oder Filtern benutzen möchten, müssen Sie bei mehreren Exemplaren angeben, welches Filialfeld dazu herangezogen werden soll. Dazu kreuzen Sie das Kontrollkästchen „Mit dieser Filialauswahl“ bei demjenigen Filialfeld an, bei dem Sie die gewünschte Filiale (oder Filialkombination) eingestellt haben.

Beenden Sie den Dialog, indem Sie auf den grünen Ok-Haken klicken bzw. die ENTER-Taste drücken.

Das weitere Einfügen, Positionieren und Bearbeiten von Filialfeldern entspricht der Vorgehensweise bei „normalen“ Datenbankfeldern.

So fügen Sie freie Texte ein

Klicken Sie auf den Befehl Text im Menüband Designer oder wählen Sie den Befehl aus dem Kontextmenü.

Der Cursor bekommt nun die Form eines Kreuzes. Bewegen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Textfeld stehen soll und drücken Sie die linke Maustaste, um das Feld zu positionieren.

Der Dialog „Textfeld einfügen“ wird geöffnet. Geben Sie hier den Text ein, der in Ihrer Vorlage als fester Text enthalten sein soll.

Beenden Sie den Dialog, indem Sie auf den grünen Ok-Haken klicken bzw. die ENTER-Taste drücken.

Anschließend können Sie Schriftart, -größe und -auszeichnung festlegen. Beachten Sie, dass Sie evtl. das Feld vergrößern müssen, damit der eingegebene Text komplett gedruckt werden kann.

So fügen Sie Berechnete Felder ein

Klicken Sie auf den Befehl Berechnetes Feld im Menüband Designer oder wählen Sie den Befehl aus dem Kontextmenü.

Der Cursor nimmt die Form eines Kreuzes an. Sie bewegen nun das Kreuz an die Stelle, wo das Rechenfeld eingefügt werden soll und klicken die linke Maustaste.

Der Dialog „Berechnetes Feld einfügen“ wird geöffnet.

• Name - Sie können hier einen Namen für das Feld eingeben, können aber auch den vorgegebenen Namen übernehmen.
• Ausdruck - Geben Sie den Ausdruck für die Berechnung ein. Dieser Ausdruck kann aus Spalten und anderen Berechneten Feldern, Konstanten, Funktionen, Klammern und Operatoren bestehen. Es gibt numerische Berechnungen (z.B. Summe) und Textberechnungen (z.B. Teile von Texten extrahieren oder Texte zusammensetzen). Eine komplette Auflistung der zur Verfügung stehenden Funktionen finden Sie im Anhang.
• Funktionen - Mit einem Klick auf einen Eintrag der linken Liste können Funktionen an die aktuelle Stelle eingefügt werden.
• Spalten - Die rechte Liste enthält alle Spalten und die übrigen Berechneten Felder. Auch diese können durch einen einfachen Klick eingefügt werden.
• Ok? - Ist der Ausdruck komplett, können Sie die syntaktische Korrektheit prüfen, indem Sie auf diesen Schalter klicken.
• TB - Mit dem Schalter TB können beliebige Textbausteine (und dadurch auch ganze Ausdrücke oder oft benötigte Teilausdrücke) eingefügt werden

Das Berechnete Feld wird erzeugt, wenn man den Schalter mit dem grünen Haken betätigt. Der Dialog lässt sich aber so lange nicht erfolgreich abschließen, wie der Ausdruck syntaktische Fehler enthält.

Rechenfelder lassen sich genau wie alle anderen Elemente bearbeiten: Position und Größe des Feldes sowie Art, Größe und Auszeichnungen der verwendeten Schrift können beliebig eingestellt werden.

Derselbe Dialog wird auch zum nachträglichen Ändern des Ausdrucks bzw. Namens eines Berechneten Feldes verwendet.

Drei Rechenfelder werden Ihnen, da sie häufig benötigt werden, mit einem eigenen Symbol bzw. Menübefehl zur Verfügung gestellt:

Hinweis: Diese Felder können ebenso wie alle anderen Berechneten Felder später beliebig bearbeitet werden.

• Seitenzahl - fügt ein Berechnetes Feld mit der Seitenzahl ein.
• Datum - fügt ein Berechnetes Feld mit dem aktuellen Datum ein.
• Summe - fügt ein Berechnetes Feld mit einer Spaltensumme ein. Für diese Funktion muss mindestens eine numerische Spalte oder ein Berechnetes Feld mit numerischem Ergebnis im Detailbereich markiert sein, es dürfen aber auch mehrere Felder sein. In diesem Fall fügt der Befehl im Summenabschnitt für jedes markierte Feld ein Summenfeld ein. Gegebenenfalls wird die Höhe des Summenabschnittes vergrößert, um Platz für das/die neue(n) Feld(er) zu schaffen.

So fügen Sie Bilder ein

Klicken Sie auf den Befehl Bild im Menüband Designer oder wählen Sie den Befehl aus dem Kontextmenü. Es öffnet sich ein Standarddialog zum Auswählen einer Bilddatei.

Wählen Sie das gewünschte Bild aus und bestätigen Sie mit Ok. Zur Auswahl stehen die Formate BMP, JPEG und GIF.

Der Cursor nimmt die Form eines Kreuzes an. Sie bewegen nun das Kreuz an die Stelle, wo die linke obere Ecke der Bitmap sein soll und klicken die linke Maustaste. Das Bild wird in die Vorlage eingefügt und markiert.

Mit der Maus oder UMSCHALT+Pfeiltasten können Sie die Größe des Bildes beliebig ändern. Dabei sollten Sie allerdings beachten, dass damit in den meisten Fällen eine schlechtere Anzeigequalität einhergeht. Die ursprüngliche Größe des Bildes kann jederzeit mit dem Befehl Originalgröße aus dem Kontextmenü wiederhergestellt werden.

So fügen Sie eine Linie ein

Klicken Sie auf den Befehl Linie im Menüband Designer oder wählen Sie den Befehl aus dem Kontextmenü.

Der Cursor nimmt die Form eines Kreuzes an. Sie bewegen nun das Kreuz an die Stelle, wo die Linie beginnen soll und klicken die linke Maustaste.

Eine Standardlinie wird eingefügt. Bestimmen Sie Ausrichtung und Länge der Linie mit der Maus bzw. mit UMSCHALT+Pfeiltasten. Gerade bei Linien wird es öfter erforderlich sein, sie mit den Tastaturbefehlen zu formatieren, da die Maus hier oft zu ungenau arbeitet.

Hinweis: Auch eine Linie wird von einem Markierungsrechteck umgeben, mit dessen Hilfe Sie ihre Länge und Orientierung bestimmen können.

Sie können die Strichart und Strichstärke der Linie mit Hilfe der Befehle aus dem Kontextmenü (rechte Maustaste) bestimmen.

So fügen Sie ein Rechteck ein

Klicken Sie auf den Befehl Rechteck im Menüband Designer oder wählen Sie den Befehl aus dem Kontextmenü.

Der Cursor nimmt die Form eines Kreuzes an. Sie bewegen nun das Kreuz an die Stelle, wo die linke obere Ecke des Rechtecks sein soll und klicken die linke Maustaste. Bestimmen Sie die Abmessungen des Rechtecks mit der Maus bzw. mit UMSCHALT+Pfeiltasten.

Sie können die Strichart und Strichstärke des Rechtecks mit Hilfe der Befehle aus dem Kontextmenü (rechte Maustaste) bestimmen.

So brechen Sie einen Einfügevorgang ab

Drücken Sie die Taste ESCAPE, um einen laufenden Einfügevorgang abzubrechen. Der Cursor wird zum Pfeil und kann wieder zum Markieren eingesetzt werden.

Weitere Funktionen

So erlauben Sie eine variable Höhe der Felder

Markieren Sie mindestens eine Spalte oder ein Berechnetes Feld und wählen Sie den Befehl Variable Höhe im Kontextmenü.

Dieser Befehl ermöglicht eine dynamische Anpassung der Höhe des betreffenden Feldes je nach seinem Inhalt. Beispiel: Artikelbezeichnungen werden ein- oder mehrzeilig gedruckt, je nachdem, wie viel Text im Feld steht.

Wenn Sie einem oder mehreren Feldern im Detailbereich dieses Attribut zuordnen, sollten Sie nicht vergessen, dies auch für den Detailbereich als solchen zu tun (Kontextmenü des Bereichs).

So weisen Sie einem Feld ein Format zu

Markieren Sie mindestens eine Spalte oder ein Berechnetes Feld und wählen Sie den Befehl Format im Kontextmenü.

Es öffnet sich der Dialog „Format“.

Hiermit bestimmen Sie das Anzeigeformat des ausgewählten Feldes. Sie können eines der Standardformate aus der Liste auswählen oder das gewünschte Format im gleichnamigen Feld eingeben. Formate gibt es für alphanumerische Felder (obwohl sie hier nicht oft gebraucht werden), für numerische Felder sowie für Datumsfelder. Der jeweilige Feldtyp wird in der Titelzeile des Dialogs angezeigt.

• Numerische Felder - Hier stehen folgende Formatzeichen zur Verfügung: „#“ stellt eine Dezimalstelle dar, die nur gedruckt wird, wenn sie nicht Null ist. „0“ ist eine Dezimalstelle, die in jedem Fall gedruckt wird. Der Punkt stellt einen Dezimaltrenner dar (auch im deutschen Bereich) und das Komma wird zum Abtrennen von Tausenderbeträgen verwendet. Alle Zeichen in einfachen Anführungszeichen werden wie eingegeben gedruckt.

Beispiel: Das Format #,##0.00' %' ergibt eine Prozentanzeige mit zwei Nachkommastellen und einem schließenden Prozentzeichen.

• Datumsfelder - Hier werden die Zeichen d, m und y benutzt. Ein einfaches d oder m steht für eine einstellige Tages- und Monatsanzeige, dd bzw. mm für zwei-stellige Ausdrucke (also 1.9. versus 01.09.). yy erzeugt eine Jahreszahl ohne Jahrhundert, yyyy ergibt die komplette Jahreszahl. Alle anderen Zeichen werden wie angegeben ausgedruckt.

Beispiel: dd.mm.yyyy ergibt eine Datumsanzeige in Langform (06.12.2017).

Zwischen Formateingabe und Liste der Standardformate wird ein Testfeld angezeigt. Geben Sie hier eine Zahl bzw. ein Datum ein und wählen Sie ein Format. Nach Druck auf den Schalter Test (oder beim Anklicken eines anderen Formats) wird die Testzahl (bzw. das Testdatum) im grauen Feld entsprechend des Formats angezeigt.

So bestimmen Sie, dass Felder unterdrückt werden

Markieren Sie mindestens ein Feld und wählen Sie den Befehl Unterdrücken im Kontextmenü.

Es öffnet sich das Dialogfenster „Wiederholungen unterdrücken“.

In einer Liste werden alle sich im Detailbereich befindenden Felder anzeigt. Durch Markieren kann jedes dieser Felder angewiesen werden, beim Ausdruck keine Wiederholungen anzuzeigen (d.h. es wird nur einmal gedruckt und anschließend unterdrückt). Damit können bspw. Rubriken oder Zwischenüberschriften realisiert werden.

So bestimmen Sie, dass Felder zueinander aufschließen

Markieren Sie mindestens ein Feld und wählen Sie den Befehl Verschieben im Kontextmenü.

Der Befehl weist das oder die markierten Feld(er) an, beim Ausdruck nach links bzw. nach oben zum nächsten belegten Feld aufzuschließen. Damit können Lücken vermieden werden.

So ordnen Sie mehrere Felder aneinander an

Markieren Sie zwei oder mehr Felder und wählen Sie den Befehl Anordnen im Kontextmenü.

Das Untermenü Oben, Unten, Links und Rechts bietet die Möglichkeit, die Position markierten Felder anzugleichen. Bei „Oben“ werden die Felder am obersten markierten Feld ausgerichtet, bei „Unten“ am untersten und so weiter. Dies dient zur sauberen Positionierung bspw. aller Felder einer Zeile.

So gleichen Sie die Größe mehrerer Felder aneinander an

Markieren Sie zwei oder mehr Felder und wählen Sie den Befehl Größe im Kontextmenü. Damit werden alle diese Felder in der Größe aneinander angepasst.

Das Untermenü bietet wieder vier Möglichkeiten: Bei „Maximaler Höhe“ werden alle markierten Felder so hoch wie das höchste markierte Feld, bei „Minimale Höhe“ schrumpfen alle auf die Höhe des niedrigsten Feldes usw. Auch diese Funktion dient dazu, allen Feldern einer Zeile oder Spalte ein einheitliches Aussehen zu geben.

Die Arbeit mit Gruppen

Unter einer Gruppe (oder Gruppierung) versteht man die Einteilung der Liste in verschiedene Abschnitte, die jeweils beim Wechsel im Inhalt eines bestimmten Feldes beginnen, bspw. bei einer neuen Warengruppe. Diese Bereiche können einen eigenen Kopf (für Zwischenüberschriften) und Fuß (für Summen o.ä.) enthalten.

Achtung! In den allermeisten Fällen muss der Bericht auch nach dem Gruppierungsfeld sortiert sein, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen!

So fügen Sie eine Gruppe ein

Klicken Sie im Menüband Designer auf den Befehl Gruppe. Der Dialog „Neue Gruppe einfügen“ wird geöffnet.

Wählen Sie aus der Liste das Feld aus, bei dessen Ändern ein neuer Abschnitt beginnen soll (Gruppenwechsel). Die Liste zeigt alle Spalten und Berechneten Felder an. Außerdem können Sie angeben, ob beim Gruppenwechsel eine neue Seite begonnen werden soll.

Der Designer fügt anschließend zwei neue Abschnitte in die Vorlage ein, die mit „Beginn Gruppe X“ und „Ende Gruppe X“ bezeichnet sind (X steht für die Nummer der Gruppe). Es sind bis zu drei verschachtelte Gruppen möglich.

So bearbeiten Sie eine Gruppe

Rufen Sie das Kontextmenü für die Gruppe auf, indem Sie die Maus auf eine Gruppentrennung bewegen (Beginn oder Ende der Gruppe) und die rechte Maustaste betätigen. Wählen Sie den Befehl Bearbeiten. Es öffnet sich der Bearbeitungsdialog für Gruppen.

Dieser Dialog sieht ganz ähnlich wie der Bearbeitungsdialog für Berechnete Felder aus. Hier kann auf Wunsch auch, anders als beim Anlegen der Gruppen, ein komplexer Ausdruck für den Gruppenwechsel definiert werden, der dieselben Elemente wie ein Berechnetes Feld enthalten kann. Außerdem kann hier die Einstellung „Neue Seite bei Gruppenwechsel“ geändert werden.

So entfernen Sie eine Gruppe

Rufen Sie das Kontextmenü für die Gruppe auf, indem Sie die Maus auf eine Gruppentrennung bewegen (Beginn oder Ende der Gruppe) und die rechte Maustaste betätigen. Wählen Sie den Befehl Löschen.

Die Gruppe wird entfernt. Sollten sich in den Gruppenbereichen noch Elemente befinden, werden diese dem Kopf- bzw. Fußbereich zugeordnet.

Das Menüband

Mit dem Menüband Designer erhalten Sie direkten Zugang zu den wichtigsten Funktionen des Fensters. Diese Befehle stehen Ihnen zur Verfügung:

• Gruppe Zwischenablage - Einfügen, Ausschneiden, Kopieren und Rückgängig
• Gruppe Vorlage - Speichern, Speichern unter, Seite einrichten und Seite aufteilen
• Gruppe Felder - Löschen, Linksbündig, Zentriert und Rechtsbündig
• Gruppe Schrift - Schriftart, Schriftgröße, Fett, Kursiv, Unterstrichen und Textfarbe
• Gruppe Einfügen - Spalte, Text, Berechnetes Feld, Seitenzahl, Datum und Summe
• Gruppe Graphik - Bild, Linie, Rechteck und Gruppe
• Gruppe Ende - Designer beenden