Stocktaking

Mit Hilfe der Inventurfunktion lassen sich die zum Inventurzeitpunkt ermittelten Bestände erfassen, der Inventurwert errechnen und bewerten, die Bestände korrigieren und die Inventur ausdrucken bzw. archivieren.

Lesen Sie bitte zunächst die Hilfeseite zum Ablauf der Inventur. Sie können mit LIDIS auch Teilinventuren durchführen, bitte sehen Sie sich dazu die erklärende Übersichtsseite an. Falls Sie Filialen haben, interessieren Sie sicherlich die Punkte, die man bei der Filialinventur beachten muss.

Vor dem Start einer Inventur sind außerdem noch einige Vorbereitungen zu treffen.

Hinweis: Das Inventurfenster ist so gestaltet, dass es Sie bei der Durchführung der Inventur unterstützt. Die fünf Schritte müssen in der angegebenen Reihenfolge nacheinander abgearbeitet werden, sie sind auf verschiedene Registerseiten verteilt. Vom Programm werden immer nur die Register angezeigt, die momentan benutzbar sind. Die Schritte, die zu einem Zeitpunkt nicht möglich sind, weil vorher andere Schritte erfolgen müssen, sind ausgeblendet.

Ablauf der Inventur

Früher musste man am Stichtag der Inventur auch die Bestände zählen und dafür die Inventur ausdrücklich „starten“. Dies ist in LIDIS heute nicht mehr erforderlich. Da das Programm sämtliche Zu- und Abgänge aller Artikel registriert (Wareneingang, Kasse, Faktur etc.), können der Stichtag und der Zähltag (fast) beliebig weit auseinander liegen.

Beispiel: Saisonartikel können Sie auch schon weit vor dem Inventurzeitpunkt zählen und anschließend wegpacken.

Um dieses Konzept der Unabhängigkeit von Stichtag und Zählzeitpunkt verwirklichen zu können, gibt es die Erfassungsabschnitte. Darin sind jeweils die Artikel zusammengefasst, die am selben Tag (und natürlich in derselben Filiale, falls Sie Filialen haben) gezählt wurden. Die Registerseite Info gibt Ihnen einen Überblick über die vorhandenen Abschnitte und erlaubt deren Anlage und Verwaltung.

Die Inventur beginnt also unmittelbar mit Anlage des ersten Abschnitts und der Eingabe der Zählmengen. Dies kann entweder durch die manuelle Erfassung der in den Inventur-Aufnahmelisten handschriftlich vermerkten Mengen erfolgen oder unter Zuhilfenahme sogenannter Geräte zur mobilen Datenerfassung (MDE-Geräte, PDAs, Smartphones oder Tablets). Im letzteren Fall werden die gezählten Mengen direkt am Regal in das Gerät eingegeben und von dort in LIDIS eingelesen. Es entfällt somit die doppelte Eingabe der Bestände. Außerdem ist es möglich, die in LIDIS gespeicherten Stammdaten-Bestände als Inventurbestand zu behandeln.

Schon während der Aufnahme können Sie jederzeit statistische Werte der Inventur berechnen lassen. Damit bekommen Sie eine Übersicht über den Zählfortschritt, erkennen schnell eventuelle Falscheingaben und bekommen einen Eindruck vom vorläufigen Inventurwert.

Wenn alle Inventurdaten erfasst sind (oder auch schon zwischendrin), können die Inventurwerte errechnet und die Inventur ausgewertet wer-den. Mit der vorläufigen Inventurberechnung können Sie kontrollieren, ob alle Artikel erfasst wurden und ob dabei keine Fehler gemacht wurden. Schon dabei oder auch erst bei der endgültigen Inventurberechnung werden auch die Inventurdifferenzen errechnet, d.h. die Differenzen zwischen den fortgeschriebenen Beständen und den gezählten Be-ständen. Daraufhin kann die nach handelsrechtlichen Vorschriften erforderliche Bewertung des Vorratsvermögens, für welches das strenge Niederstwertprinzip (§ 253 Abs. 3 HGB) gilt, vorgenommen werden.

Der letzte Schritt ist das Ausdrucken bzw. Archivieren Ihrer Inventur. Wahlweise können die Daten auf dem Drucker ausgegeben oder in einer Datei gespeichert und auf Datenträgern aufbewahrt werden. In letzterem Fall werden die Daten im ASCII-Format gespeichert, so dass sie problemlos wieder lesbar gemacht werden können.

Schließlich, nachdem sämtliche benötigten Auswertungen vorgenommen wurden, wird die Inventur beendet. Dabei werden alle Erfassungsabschnitte wieder gelöscht und dadurch Platz in der Datenbank freigegeben. Dies ist spätestens dann erforderlich, wenn Sie eine neue Inventur auswerten wollen - die Erfassung von Inventurabschnitten ist allerdings auch schon vor Abschluss der letztjährigen Inventur möglich.

Ein Beispiel soll den Ablauf der Inventur, insbesondere das Zwischenspeichern der aktuellen Bestände und das Verbuchen der Inventurdifferenzen, verdeutlichen:

Beispiel:
Von dem Artikel „4711 Thermometer“ sind am 31.12. aufgrund der Bestandsfortschreibung 30 Stück vorhanden. Dieser Wert wird im Feld „Bestand“ der Artikelmaske in LIDIS angezeigt. Nun zählen Sie am 31.12. die Artikel und geben die Zählmengen in den nächsten Tagen ein.
Dabei haben Sie den tatsächlichen Bestand für den Artikel 4711 am 31.12. ermittelt, dieser betrage 27 Stück. Dies bedeutet eine Inventurdifferenz von 3 Stück, die i.d.R. auf Diebstahl zurückzuführen ist.
Am 19.1. ist die Dateneingabe abgeschlossen, Sie haben alle Bestände ins System eingegeben. Das Feld „Bestand“ zeigt für den Artikel 4711 nun einen (fortgeführten) Bestand von „22“ an, d.h. es wurden vom 1.1. bis zum 19.1. acht Thermometer verkauft.
Sie lassen nun die Inventur-Auswertung durchführen, wobei die Inventurdifferenzen verbucht werden. Das bedeutet, dass der (fortgeführte) Bestand von „22“ am 19.1. korrigiert werden muss um die Inventurdifferenz von „3“, korrekt also nur „19“ betragen darf. Der Wert „19“ wird daraufhin in das Feld „Bestand“ eingetragen.

Inventur-Vorbereitungen

Bevor Sie mit der Aufnahme und der Eingabe der Bestände beginnen können, müssen einige vorbereitende Schritte durchgeführt werden. So können Sie sich vom Programm spezielle Inventuraufnahme-Listen drucken lassen, die eine Spalte für die Zählmenge und eine für Bemerkungen enthält. Diese Listen sind so aufgebaut, dass die gezählte Menge und die Artikelnummer direkt nebeneinander stehen, um die Eingabe der Daten zu vereinfachen.

Dieser Ausdruck kann im Inventurfenster selbst erfolgen und zwar als Teilfunktion der Erfassung. Eröffnen Sie dazu einen neuen Inventurabschnitt, fügen Sie ihm alle gewünschten Artikel hinzu (z.B. bestimmte Warengruppen oder Lieferanten) und drucken Sie die Erfassungsliste aus dem Register „Vorschau“ heraus aus.

Weiterhin sollten Sie nachsehen, ob die vorige Inventur vollständig ab-geschlossen, d.h. ausgewertet und archiviert sowie beendet wurde, bevor Sie die neue Inventur starten. Dies ist zwar nicht zwingend notwendig, erhöht die Übersicht über die Inventurabschnitte aber enorm.

Begeben Sie sich in die Allg. Optionen und überprüfen Sie die Einstellungen der Inventuroptionen auf der Registerseite „Inventur“.

Der Jahresabschluss (Menü Vorgang) muss übrigens nicht zum Inventurstichtag durchgeführt werden. Der Jahresabschluss hat lediglich Bedeutung für die Übernahme der aktuellen Werte in die Vorjahresspeicher. Oft werden Jahresabschluss und Inventurstichtag aber zusammenfallen.

Inventur mit Filialen

Wenn Sie Filialen besitzen, müssen Sie bei der Inventur einige zusätzliche Punkte beachten:

• Innerhalb eines Erfassungsabschnitts können Sie nur Zählmengen eintragen, die am selben Tag und in derselben Filiale erfasst wurden.

• Sie können für jede Filiale eine eigene Inventur durchführen, indem Sie zunächst nur die Mengen der ersten Filiale erfassen, die Inventur berechnen, auswerten und beenden und dann mit der nächsten Filiale fortfahren. Oder aber Sie legen mehrere Erfassungsabschnitte an, tragen die Zählmengen aller Filialen (natürlich getrennt voneinander) ein und lassen dann die Inventur komplett berechnen. Auch in diesem Fall können Sie Auswertungslisten getrennt für jede Filiale erhalten.

• Eigenständige Filialen, in denen LIDIS Filial läuft, können Ihre Inventur entweder selbstständig durchführen oder nur die eigenen Zählmengen erfassen und die Abschnitte nach Beendigung der Arbeit an die Zentrale übergeben, in der dann die Gesamtauswertung erfolgt. Die Auswahl zwischen diesen beiden Möglichkeiten erfolgt in den Filialrechten.

Teil-Inventuren

Außer der Durchführung einer Gesamt-Inventur haben Sie in LIDIS auch die Möglichkeit, die Inventur in mehreren Teilen auszuführen. Damit können Sie z.B. jede Filiale einzeln betrachten, Sommerware bereits im Herbst zählen und wegpacken, oder auch einfach die Jahresinventur auf mehrere Tage verteilen.

So eine „Teilinventur“ ist für LIDIS auch nichts anderes als ein (oder mehrere) Erfassungsabschnitt(e). Dieser flexible Begriff ersetzt die früher gebräuchlichen Teilinventuren vollständig.

Beispiel: Sie könnten die komplette Sommerware, also sagen wir die Warengruppen 20 bis 35, im September zählen und als ersten Abschnitt erfassen. Diese Artikel packen Sie ins Lager und beschriften sie als bereits gezählt. Die „Hauptinventur“ könnten Sie dann am 1. Januar starten und so viele Artikel zählen, wie Sie an diesem Tag schaffen. Werden Sie nicht ganz fertig, starten Sie einfach am 10. Januar einen weiteren Erfassungsabschnitt und zählen den Rest.

So führen Sie eine Inventur in mehreren Teilen durch

Legen Sie für jede Menge von Artikeln, die Sie an einem Tag und in einer Filiale gezählt haben, mindestens einen neuen Erfassungsabschnitt an.

Überprüfen Sie nach der Erfassung den aktuellen Stand der Inventur mit Hilfe der Funktion Statistik berechnen.

Führen Sie ggf. eine vorläufige Berechnung der Inventur durch und überprüfen Sie, ob alle gewünschten Artikel enthalten sind. Überprüfen Sie die verschiedenen Abschnitte auch auf Überschneidungen (d.h. auf Artikel, die in mehr als einem Abschnitt gezählt wurden).

Wenn alles stimmt, können Sie die Bestände der Artikel in dem Abschnitt auf Wunsch sofort korrigieren lassen. Der Abschnitt wird dadurch zur weiteren Bearbeitung gesperrt. Notwendig ist dieser Schritt nicht, Sie können die Korrektur der Bestände auch erst am Ende der gesamten Inventur durchführen. Allerdings haben Sie dadurch den Vorteil, in der gezählten Artikelgruppe sofort wieder über korrekte Stammdatenbestände zu verfügen.

Wenn Sie (z.B. mittels der Statistikdaten über fehlende und mehrfach gezählte Artikel) sichergestellt haben, dass sämtliche Artikel einmal gezählt wurden, können Sie die gesamte Inventur ganz normal auswerten, archivieren und beenden.

So erfassen Sie neue Bestände, während die Vorgängerinventur noch läuft

Durch das Konzept der Erfassungsabschnitte ist es auch möglich, bereits Teile des Sortiments neu zu zählen, obwohl die Inventur des letzten Jahres noch nicht abgeschlossen ist.

Achten Sie hierzu bei der Anlage eines neuen Erfassungsabschnitts darauf, ihn einem anderen Inventurjahr zuzuordnen.

Durch die Angabe des jeweiligen Inventurjahres auf der Berechnungsseite können Sie auch die statistischen Informationen der nicht mehr zur laufenden Inventur gehörenden Abschnitte abfragen. Die Berechnung bleibt allerdings zunächst gesperrt.

LIDIS kann maximal die Abschnitte zweier Inventurjahre gleichzeitig speichern. Bevor Sie also eine dritte Inventur starten, müssen Sie entweder die erste abschließen oder aber ihre sämtlichen Abschnitte löschen.

Inventur I: Abschnitte anlegen und verwalten

Zählbestände werden in Erfassungsabschnitten zusammengefasst. Ein Abschnitt enthält nur Artikel, die alle am selben Tag und in derselben Filiale gezählt wurden. Sie können beliebig viele dieser Abschnitte anlegen.

So legen Sie einen manuellen Erfassungsabschnitt an

Wählen Sie aus dem Menüband Start den Befehl Inventur.

Sie sehen das Inventurfenster auf der Registerseite „Info“. Die Liste der Abschnitte zeigt ganz oben ein bis zwei Zeilen zum Anlegen neuer Abschnitte an.

Klicken Sie doppelt auf die Zeile „Neuer Abschnitt (manuell)“. Dadurch wird der Erklärungstext am rechten Fensterrand durch eine Maske zur Eingabe der Abschnittsdaten ersetzt.

• Datum - Geben Sie zunächst das Zähldatum ein. Bitte achten Sie unbedingt darauf, nur solche Artikel in den Abschnitt einzutragen, die an diesem Tag gezählt wurden! Solange kein gültiges Datum vorhanden ist, sind die weiteren Eingabefelder gesperrt.
• Jahr - Wählen Sie das Jahr der Inventur. In LIDIS können Sie zwei aufeinander folgende Inventuren quasi parallel bearbeiten. Wählen Sie dazu die Ihnen geeignet erscheinende Bezeichnung aus, die sich z.B. nach der Lage Ihres Geschäftsjahres im Kalenderjahr richtet.
• Name - Hier geben Sie dem Erfassungsabschnitt einen Namen. Dieser muss eindeutig sein, sich also von allen anderen bisher vergebenen Abschnittsnamen unterschieden. Wählen Sie möglichst einen aussagekräftigen Namen, an dem Sie den Abschnitt später auch wiedererkennen.
• Filiale - Wenn Sie mit Filialen arbeiten, wählen Sie hier die Filiale, in der die Zählmengen erfasst wurden. Achten Sie unbedingt darauf, nur solche Artikel in den Abschnitt einzufügen, die in dieser Filiale gezählt wurden!
• Beschreibung - Wir empfehlen, dem Erfassungsabschnitt eine Beschreibung zu geben, die den Inhalt möglichst so beschreibt, dass Sie ihn später wiedererkennen können.
• Mehrfachvorkommen addieren - Wählen Sie hier, wie mit mehrfach gezählten Artikeln umgegangen werden soll. Normalerweise werden Sie sich dafür entscheiden, mehrere Mengen addieren zu lassen. Damit können die Fälle korrekt behandelt werden, in denen Artikel an mehreren Stellen deponiert sind, z.B. im Lager und im Laden.

Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf den Schalter Anlegen und beantworten die Nachfrage mit „Ja“. Der neue Erfassungsabschnitt wird angelegt und das Inventurfenster wechselt zur Registerseite Erfassung.

So legen Sie einen Abschnitt mit LIDIS Mobile an

Wählen Sie aus dem Menüband Start den Befehl Inventur.

Sie sehen das Inventurfenster auf der Registerseite „Info“. Die Liste der Abschnitte zeigt ganz oben zwei Zeilen zum Anlegen neuer Abschnitte an, sofern Sie über das Modul LIDIS Mobile verfügen.

Klicken Sie doppelt auf die Zeile „Neuer Abschnitt (Mobile & MDE)“. Der Dialog „Mobile“ wird angezeigt.

Wählen Sie den gewünschten mobilen Vorgang oder lesen Sie Ihr Gerät aus. Die im mobilen Gerät erfassten Artikel werden in die Inventur eingelesen. Auch alle verfügbaren Steuerinformationen (z.B. das Erfassungsdatum oder der Benutzername) werden in die entsprechenden Felder des Abschnitts eingetragen.

Bitte kontrollieren Sie diese Steuerdaten und ergänzen bzw. modifizieren Sie sie gegebenenfalls. Anschließend klicken Sie auf den Schalter Anlegen und beantworten die Nachfrage mit „Ja“. Der neue Erfassungsabschnitt wird angelegt und das Inventurfenster wechselt zur Registerseite Erfassung.

Weitere Befehle für Erfassungsabschnitte

Sie können jederzeit die Kenndaten der Abschnitte verändern. Klicken Sie dazu in der Liste auf den gewünschten Abschnittsnamen und editieren Sie die Angaben in der Abschnittsmaske am rechten Fensterrand. Zum Speichern Ihrer Änderungen klicken Sie abschließend auf den Schalter Ändern.

Erfassungs- bzw. Kontrolllisten eines Abschnitts drucken Sie, indem Sie den gewünschten Erfassungsabschnitt auswählen und auf die Registerseite „Vorschau“ klicken.

Klicken Sie in der Liste der Abschnitte mit der rechten Maustaste auf einen Abschnitt. Das Kontextmenü der Erfassungsabschnitte wird geöffnet und bietet Ihnen die folgenden Befehle an:

• Bearbeiten - Der Artikel des Abschnitts werden geladen und das Fenster wechselt zur Registerseite Erfassung. Dieser Befehl kann auch durch einen Doppelklick auf den Abschnittsnamen ausgeführt werden.
• Ansehen - Öffnen Sie einen Abschnitt nur zur Ansicht (auch für gesperrte Abschnitte möglich).
• Best. korrigieren - Wenn Sie möchten, können Sie die Bestandskorrekturen eines Abschnitts auch schon vor dem endgültigen Berechnen der Inventur durchführen lassen. LIDIS berechnet dabei alle Bestandsdifferenzen dieses Abschnitts und erzeugt entsprechende Korrekturdaten. Abschließend wechselt der grüne Punkt in der linken Spalte zu einem roten Punkt und die Bearbeitung des Abschnitts wird gesperrt.
• Bestandskorrektur zurücknehmen - Stellen Sie fest, dass Sie einen bereits abgeschlossenen Erfassungsabschnitt erneut bearbeiten müssen, können Sie die erfolgte Bestandskorrektur auch wieder zurücknehmen. Dadurch wechselt der Status des Ab-schnitts wieder auf grün und Sie können wieder Änderungen daran vornehmen.
• Löschen - Ein nicht mehr benötigter Erfassungsabschnitt kann gelöscht werden.

Achtung: Dieser Vorgang kann nicht zurückgenommen werden, die in dem Erfassungsabschnitt gespeicherten Zählmengen gehen unwiderruflich verloren!

• An Zentrale überg. - Wenn Sie in einer Filiale Zählmengen erfasst haben und keine selbständige Inventur durchführen, übergeben Sie den Abschnitt mit diesem Befehl an die Zentrale zur weiteren Bearbeitung. Danach kann der Abschnitt in der Filiale nicht mehr geändert werden, Sie sollten diesen Befehl also erst dann einsetzen, wenn Sie die Erfassung komplett abgeschlossen haben.

Inventur II: Erfassung

Die Eingabe der Inventurbestände kann auf verschiedene Arten erfolgen. Zunächst können Sie die gezählten Mengen in Listen eintragen und dann in LIDIS eingeben, entweder in eine Tabelle oder einzeln. Sie können aber auch sog. MDE-Geräte einsetzen oder PDAs, Smartphones oder Tablets, mit denen Sie die Bestände direkt am Regal erfassen und in LIDIS einlesen können. Weiterhin können Sie, wenn Sie eine genaue Bestandsführung haben, auch einfach die fortgeschriebenen Bestände aus dem Artikelstamm als Vorbesetzung in die Inventurdaten übernehmen, so dass Sie diese Daten nur noch zu überprüfen brauchen. Sie können sogar gemischt arbeiten und die Bestände auf allen Wegen erfassen.

Daneben gibt es aber auch unterschiedliche Arten von einzugebenden Daten. Artikel, die Sie artikelgenau verwalten, haben in der Regel auch einen (Stück)-Bestand, den Sie exakt ermitteln und eingeben können. Darüber hinaus gibt es aber auch Artikel, die Sie lediglich auf Warengruppen-Ebene verwalten. Bestände dieser Artikel werden nur mit Ihrem EK-Wert eingegeben, zumal diese Werte häufig auch nur geschätzt werden können. Diese Euro-Werte können Sie auch in LIDIS erfassen, indem Sie sie der entsprechenden Warengruppe zuordnen.

Zählbestände werden in Erfassungsabschnitten zusammengefasst. Nachdem Sie einen solchen Abschnitt angelegt haben, können Sie auf unterschiedliche Art und Weise Artikel hinzufügen.

Das Unterregister der Erfassungsseite

Außer zur Auswahl von Artikeln aus Warengruppen, Lieferantenlisten oder Suchergebnissen dient das Unterregister auch zur Darstellung des Erfassungsverlauf des aktuellen Artikels sowie der Details seiner Bestandshistorie.

• Die Registerseite „Verlauf“ zeigt alle Erfassungen des Artikels an und erlaubt Ihnen die übersichtliche Beurteilung, welche davon in die endgültige Berechnung eingehen sollen und welche nicht. Mit den Knöpfen unterhalb der Liste steuern Sie das Verhalten:
  • Die Mengen aller Abschnitte addieren - Alle Mengen werden zusammengezählt und bilden in der Summe die Zählmenge für den Artikel.
  • Nur Anzahl dieses Abschnitts berücksichtigen - Alle anderen Zählmengen außer der im aktuellen Abschnitt werden deaktiviert und fließen nicht in die Berechnung ein.

• Die Registerseite „Details“ zeigt die komplette Bestandshistorie des aktuellen Artikels für die letzten 18 Monate an einschließlich des vorweggenommenen Ergebnisses der Inventurberechnung für diesen Artikel.
  • Die grüne Zählzeile - Die soeben erfasste Zählmenge wird in einer grünen Zeile dargestellt. Falls für den Artikel mehr als eine Zählung erfolgte, werden auch entsprechend viele grüne Zeilen angezeigt. Sie sehen den virtuellen Bestand, den Zählwert sowie die Differenz aus beiden, die später zur Bestandskorrektur herangezogen wird.
  • Die rote Stichtagszeile - Falls Sie schon auf der Berechnungsseite einen Stichtag für die Inventur gewählt haben, wird in die Detailliste ein roter Balken eingefügt, der den virtuellen sowie den nach der Zählung tatsächlichen Bestand am Stichtag sowie den dann aktuellen Ek-Preis des Artikels anzeigt.
  • Die graue Bestandszeile - Als oberste Zeile werden die aktuellen Bestände vor und nach der Bestandskorrektur angezeigt.

Weitere Befehle in der Erfassungsliste

Das Kontextmenü der Erfassungsliste bietet außer den Befehlen zum Hinzufügen von Artikeln und Warengruppen zur Liste noch weitere Möglichkeiten.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Erfassungsliste. Das Kontextmenü der Liste wird geöffnet und bietet Ihnen die folgenden Befehle an:

• Öffnen - Das Artikelfenster wird mit dem aktuellen Artikel geöffnet.
• Details anzeigen - Ein Unterregister wird geöffnet, auf dem Sie sich den Verlauf der Erfassung des aktuellen Artikels sowie die Details seiner Bestandsänderungen ansehen können.
• LIDIS Mobile - Wenn Sie die Inventur mit Hilfe von MDE-Geräten, PDAs, Smartphones oder Tablets durchführen, wofür das entsprechende Modul erforderlich ist, können Sie mit diesem Befehl einen mobilen Vorgang auswählen und dem aktuellen Abschnitt hinzufügen. Dadurch ist es auch möglich, mehrere mobile Vorgänge in einem Abschnitt zusammenzufassen. Die Vorgehensweise ist dieselbe wie beim Anlegen von Erfassungsabschnitten beschrieben.
• Nicht gezählte entfernen - Alle Zeilen des Abschnitts, die keine Zählmengen enthalten, werden aus der Liste entfernt. Je nach Optionseinstellung wird dieser Befehl auch, automatisch oder nach einer Bestätigung, am Ende der Abschnittsbearbeitung selbstständig aufgerufen.
• Zählmengen löschen - Ein Dialog wird geöffnet, in dem Sie verschiedene Befehle zum Löschen von Zählmengen bzw. Entfernen von Artikeln aus der Inventurliste vorfinden.

Inventur II: Eingabe in eine Liste

Wenn Sie zunächst Artikel zusammenstellen und diese als Tabelle am Bildschirm darstellen lassen, brauchen Sie die Bestände anschließend nur noch in diese Tabelle einzutragen. Diese Liste können Sie so sortieren lassen, wie Sie Ihre Inventuraufnahme-Listen sortiert haben. Dadurch wird die Datenerfassung erheblich vereinfacht und beschleunigt. Auch lassen sich mit diesem Verfahren typische Fehler, wie z.B. Zahlendreher, vermeiden, die auftreten können, wenn Artikelnummer und Menge eingegeben werden müssen. Das Kontextmenü der Erfassungsliste enthält vier Befehle, mit denen Sie ihr mehrere Artikel bzw. Warengruppen auf einmal hinzufügen können.

So fügen Sie Artikel zur Liste hinzu

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Erfassungsliste und wählen Sie den Befehl Artikel hinzufügen oder geben Sie im Menüband Inventur den Befehl Hinzufügen.

Der gleichnamige Dialog wird geöffnet und erlaubt Ihnen das Auswählen einer beliebigen Artikelmenge mit Hilfe der bekannten Filterung.

Eine Besonderheit zusätzlich zum herkömmlichen Filtern ist die Möglichkeit, alle Artikel anzeigen zu lassen, für die noch keine bzw. für die schon Bestände eingegeben worden sind. Die Einträge bei „Artikel einschränken“ haben folgende Bedeutung:

• Noch n. gezählte - Es werden alle Artikel angezeigt, für die noch keine Zählmengen eingegeben wurden.
• Bereits gezählte - Es werden alle Artikel angezeigt, für die schon Zählmengen erfasst wurden.
• Bereits mehrf. gez. - Es werden alle Artikel angezeigt, für die schon mehr als einmal Zählmengen erfasst wurden. Damit können Sie sich am Ende der Inventurerfassung noch einmal eine detaillierten Überblick über die eventuell vorhandenen Mehrfacherfassungen verschaffen.
• Alle - Es werden alle Artikel angezeigt, unabhängig davon, ob sie bereits gezählt wurden oder nicht.

Tipp:
Lassen Sie möglichst nicht alle Artikel auf einmal in einen Abschnitt einfließen, da dann das Laden relativ lange dauern kann. Filtern Sie Ihren Artikelbestand besser so, dass immer nur Teile der Gesamtdaten dargestellt werden müssen. Das zu verwendende Filterkriterium hängt davon ab, wie Sie die Inventurbestände aufnehmen. Wenn Sie nach Regalplätzen vorgehen, so bietet sich eine Filterung auf dieses Feld an. Sie könnten also als Filterung bspw. einstellen:

Regalplatz >= 1000 und Regalplatz <= 2000

Um am Ende der Inventurerfassung zu prüfen, ob auch alle Artikel erfasst worden sind, können Sie die Filterung „Noch nicht gezählte“ verwenden.

Nach dem Hinzufügen können Sie mit den CURSOR-Tasten die Artikelliste durchlaufen und Zählmengen in die Tabelle eintragen oder auch die Preise abändern. Beenden Sie die Erfassung, indem Sie auf die Registerseite Info oder den grünen Ok-Haken klicken.

So fügen Sie Warengruppen zur Liste hinzu

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Erfassungsliste und wählen Sie den Befehl WGs hinzufügen.

Nach einer Abfrage wird für jede vorkommende Warengruppe eine Zeile in die Liste eingefügt, in denen Sie anschließend Mengen und Preise eintragen können. Wenn dies in den Optionen so eingestellt wurde, werden unbenutzte Zeilen beim Schließen des Erfassungsabschnitts automatisch oder nach einer entsprechenden Abfrage wieder aus der Liste entfernt.

Bei WG-Artikeln wird der Vk-Preis immer aus dem eingegebenen Ek-Preis und dem in den WG-Stammdaten hinterlegten Inventurabschlag berechnet. Sollten Sie merkwürdige Vk-Preise erhalten, sehen Sie also bitte in der Stammdatenbearbeitung der Waren-gruppen nach. Umgekehrt führt die alleinige Eingabe eines Vk-Preises zur Rückberechnung des Ek, ebenfalls mit Hilfe des Inventurabschlages.

Beenden Sie die Erfassung, indem Sie auf den Befehl Bearbeitung beenden im Menüband Inventur oder auf die Registerseite Info klicken.

So fügen Sie lange nicht gezählte Artikel zur Liste hinzu

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Erfassungsliste mit dem heutigen Datum geöffnet haben.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste und wählen Sie den Befehl LNZ-Artikel hinzufügen.

Der gleichnamige Dialog wird geöffnet und erlaubt Ihnen das Auswählen einer beliebigen Artikelmenge mit Hilfe der bekannten Filterung.

Geben Sie im Feld „Nicht mehr gezählt seit“ das Datum der letzten Zählung ein. Beim Bestätigen mit Ok werden nun ausschließlich solche Artikel zur Erfassungsliste hinzugefügt, die seit diesem Datum nicht mehr gezählt worden sind.

So erstellen Sie einen Nullsetzungsabschnitt

Wenn Sie eine Artikelliste schließen, bei der alle Mengenfelder leer sind, werden Sie gefragt, ob es sich bei dem Abschnitt um einen speziellen „Nullsetzungsabschnitt“ handeln soll.

Wenn Sie die Frage bejahen, wird die soeben geschlossene Artikelliste als Spezialabschnitt markiert, dessen Artikel nicht in die Inventurberechnung einbezogen, sondern anschließend im Bestand alle auf 0 gesetzt werden. Im Feld Beschreibung des Abschnitts wird die Information „-Spezialabschnitt zum Nullsetzen-“ eingetragen.

Inventur II: Eingabe von Nummer und Menge

Natürlich können Sie auch einzelne Artikel oder Warengruppen erfassen, indem Sie den Eingabebereich unterhalb der Liste benutzen (genau wie beispielsweise im Eingangsfenster). Dieses Vorgehen empfiehlt sich, wenn Sie ohne sortierte Listen arbeiten oder die Daten z.B. mittels Diktiergerät erfasst worden sind.

Geben Sie einfach in das Feld „Neuer Artikel“ eine Artikelnummer, Warengruppe, EAN, LAN, Bezeichnung oder die ersten Buchstaben der botanischen Bezeichnung ein. Für Warengruppennummern geben Sie vorher ein „W“ oder eine „0“ ein, also „010“ für Warengruppe 10. Drücken Sie auf die ENTER-Taste oder klicken Sie auf Einfügen.

Bei Mehrdeutigkeiten erscheint dann auf der rechten Seite ein zusätzliches Unterregister „Suche“ mit einer Liste der Artikel, auf die das eingegebene Kriterium zutrifft. Klicken Sie doppelt auf den gewünschten Eintrag, um ihn einzufügen.

Ganz unten links besteht die Möglichkeit, die Art der Eingabe festzulegen:

• Normal - Hier können Sie wie oben beschrieben Artikel und Warengruppen beliebig aufrufen.
• Artikel & Menge - Dies ist eine Möglichkeit, die Erfassung erheblich zu beschleunigen: Sie können ganz einfach mit der PLUS-Taste im Nummernblock oder auch dem Leerzeichen getrennt die Artikelnummer (oder WG-Nummer oder EAN, LAN oder Bezeichnung) gefolgt von der Menge (und auf Wunsch auch noch dem Ek bzw. Vk, je nach Optionseinstellung) erfassen.

Beispiel:
So führt beispielsweise die Eingabe „1215+3“ zu einer Zeile mit drei Artikeln mit der PLU 1215. Genauso führt die Eingabe von „1225+10+3,95“ zu einer Zeile mit der PLU 1225, der Zählmenge 10 und dem Ek-Preis von 3,95 €.
Das gleiche gilt auf Warengruppenebene: Um eine Zeile mit 20 Artikeln der Warengruppe 10 zum Ek-Preis von 1,99 € zu erhalten, geben Sie beispielsweise „010+20+1,99“ ein.

• Artikel & Preis - Wie oben, nur wird als zweite Eingabe ein Ek-Preis erwartet (ggf. gefolgt von einer Menge). Je nach Optionseinstellung können Sie an dieser Stelle auch den Vk-Preis statt des Ek erfassen.
• Mengeneingabe für WG - Bei dieser Auswahl erscheint eine zweite Auswahlbox, aus der Sie die Warengruppe wählen können. So können Sie zügig für eine Warengruppe Zählmengen erfassen, ohne die WG-Nummern jedes Mal mit eingeben zu müssen. Beispiel: Eingestellt ist die Warengruppe 26, Pflanzgefäße. Die Eingabe von „2“, gefolgt von ENTER, führt zur Erfassung von 2 Stück des WG-Artikels 26. Die Eingabe „2+1,95“ fügt noch den Ek-Preis hinzu.
• Preiseingabe für WG - Auch bei dieser Auswahl sehen Sie die zweite Auswahlbox rechts, aus der Sie eine Warengruppe auswählen können und für diese zügig Ek-Preise (und in zweiter Linie Mengen) er-fassen können.
• Auswahl aus WG - Auch hier wählen eine Warengruppe, deren sämtliche Artikel im rechten Teil des Fensters in einem neuen Register „Auswahl“ aufgelistet werden. Daraus können Sie per ENTER, Drag & Drop oder Doppelklick einen Artikel auswählen.
• Auswahl aus Lieferant Sobald Sie in der rechten Auswahlbox einen Lieferanten wählen, erscheinen im rechten Teil des Fensters in einem neuen Register „Auswahl“ sämtliche Artikel des Lieferanten. Sie können dann per ENTER, Drag & Drop oder Doppelklick einen Artikel auswählen.
• Auswahl aus Suche - Wenn Sie eine Bezeichnung oder botanische Bezeichnung eingegeben haben und diese mehr als ein Ergebnis bringt, erscheint im rechten Teil der Seite ein neues Register „Suche“, in dem die Suchergebnisse aufgelistet sind. Sie können dann per ENTER, Drag & Drop oder Doppelklick einen Artikel auswählen.

Nach dem Hinzufügen können Sie fehlende Werte in der Tabelle ergänzen bzw. Korrekturen vornehmen. Übrigens wird bei WG-Artikeln der Vk-Preis immer aus dem eingegebenen Ek-Preis und dem in den WG-Stammdaten hinterlegten Inventurabschlag berechnet. Sollten Sie merkwürdige Vk-Preise erhalten, sehen Sie also bitte in der Stammdatenbearbeitung der Warengruppen nach. Umgekehrt führt die alleinige Eingabe eines Vk-Preises zur Rückberechnung des Ek, ebenfalls mit Hilfe des Inventurabschlages.

Beenden Sie die Erfassung, indem Sie auf den Befehl Bearbeitung beenden im Menüband Inventur oder auf die Registerseite Info klicken.

Inventur II: Übernahme der Stammdaten

Wenn Sie eine ständige Bestandskontrolle vornehmen und Ihre Bestände daher immer topaktuell sind, können Sie auch die Stammdatenbestände als Zählwerte in die Inventurlisten übernehmen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Erfassungsliste und wählen Sie den Befehl Stammdaten übernehmen.

Der gleichnamige Dialog wird geöffnet und erlaubt Ihnen das Auswählen einer beliebigen Artikelmenge mit Hilfe der bekannten Filterung. Genau wie beim Hinzufügen von Artikeln ohne Zählmengen haben Sie zusätzlich zum herkömmlichen Filtern noch die Möglichkeit, alle Artikel zu übernehmen, für die noch keine bzw. für die schon Bestände eingegeben worden sind.

Nach dem Hinzufügen können Sie mit den CURSOR-Tasten die Artikelliste durchlaufen und die Zählmengen oder auch die Preise in der Tabelle abändern. Beenden Sie die Erfassung, indem Sie auf den Befehl Bearbeitung beenden im Menüband Inventur oder auf die Registerseite Info klicken.

Inventur III: Statistik berechnen

Bevor Sie eine eventuell zeitraubende komplette Berechnung der Inventur vornehmen, ist es ratsam, auch schon während der Inventurerfassung LIDIS die statistischen Werte der Inventur ermitteln zu lassen. Diese Berechnung ist weitaus schneller und gibt Ihnen wertvolle Informationen über den Stand Ihrer Inventur an die Hand.

Wählen Sie aus dem Menüband Start den Befehl Inventur. Wechseln Sie auf die Registerseite „Berechnung“.

Tipp: Falls Sie gerade einen Erfassungsabschnitt bearbeiten, wechseln Sie zuerst auf die Registerseite „Info“, indem Sie sie oder den Befehl Bearbeitung beenden im Menüband Inventur anklicken.

Geben Sie nun einen Stichtag für die Inventur ein und wählen Sie das Jahr der Inventur aus der Liste aus. Klicken Sie auf den Schalter Statistik berechnen und warten Sie einen Moment. Nun werden Ihnen die folgenden Kennwerte der Inventur angezeigt:

• Artikel insgesamt Anzahl aller Artikel in Ihrem System.
  • davon mit Bestandsführung - Anzahl der Artikel, bei denen die Bestandsführung aktiviert ist.
  • davon ohne Bestandsführung - Anzahl der Artikel, bei denen die Bestandsführung nicht aktiviert ist.
  • davon gesperrt - Anzahl der gesperrten Artikel

• Gezählte Artikel - Anzahl der Artikel, von denen Zählmengen (eventuell auch mehrfach) vorliegen.
• Nicht gezählte Artikel - Anzahl der Artikel, die noch nicht gezählt wurden.
• Mehrfach gezählte Artikel - Anzahl der Artikel, von denen mehr als eine Zählung vorliegt.
• Nicht gewertete Zählungen - Anzahl der Inventureinträge, die deaktiviert wurden.
• Maximale Artikel-Menge - Die höchste in der Inventur vorkommende Artikelmenge. In Klammern dahinter finden Sie den Namen des Inventurabschnitts, in dem diese Menge vorkommt. So können Sie schnell Extreme finden, die vielleicht auf Erfassungsfehler zurückzuführen sind.
• Maximaler Artikel-Ek - Der höchste in der Inventur vorkommende Artikel-Ek. In Klammern dahinter finden Sie den Namen des Inventurabschnitts, in dem diese Menge vorkommt.
• Minimale Ek-Summe - Der Artikel mit der kleinsten Ek-Summe. In Klammern dahinter finden Sie den Namen des Inventurabschnitts, in dem dieser Betrag vorkommt.
• Angesprochene Warengruppen - Anzahl der Warengruppen, zu denen die gezählten Artikel gehören.
• Vorläufiger Inventurwert (Artikel) - Ein sehr näherungsweise errechneter, vorläufiger Inventurwert (Menge zum Zählzeitpunkt mal Stammdaten-Ek) aller Artikel (ohne WG-Zeilen).
• Zählfortschritt - Das Verhältnis der bereits gezählten zu den noch nicht gezählten Artikeln.
• Anzahl WG-Einträge - Anzahl der Zeilen mit WG-Einträgen.
• Vorkommende Warengruppen - In den WG-Zeilen insgesamt angesprochene Warengruppen.
• Vorläufiger Inventurwert (WGs) - Summe aus Anzahl und Ek der WG-Einträge.
• Maximaler Abstand Zähltag/Stichtag - Tage, die zwischen dem Stichtag und dem davon am weitesten entfernten Zähltag liegen.

Hinweis: Wenn Sie Zählmengen aus mehr als einer Filiale erfasst haben, werden viele Kennwerte zusätzlich zur Summe auch noch filialbezogen dargestellt.

Sollten Sie bei Durchsicht der Statistikinformationen feststellen, dass Sie Ihre Inventurdaten erweitern oder ändern müssen, wechseln Sie bitte zur Registerseite Info. Wenn alles stimmt, können Sie mit der Vorläufigen Inventurberechnung weitermachen.

Und so können Sie bspw. vorgehen, wenn es noch Änderungsbedarf gibt:

• Nicht gezählte Artikel - Wenn Artikel angezeigt werden, von denen noch kein Zählbestand erfasst wurde und deren Bestandsführung aktiv ist, legen Sie am besten einen neuen Zählabschnitt an und lassen alle Artikel (ohne Filterung) hinzufügen. Wenn Sie nun im Dialog die Option „Noch nicht gezählte“ wählen, enthält der neue Abschnitt anschließend alle Artikel, die Sie noch zählen müssen. Auf der Vorschauseite können Sie die Liste auf Wunsch ausdrucken und ans Regal mitnehmen.

• Mehrfach gezählte Artikel - Wenn Artikel angezeigt werden, von denen mehr als ein Zählbestand vorliegt, sollten Sie die Mehrfachzählungen gegen Ende Ihrer Inventurerfassung detailliert überprüfen. Dazu legen Sie am besten einen neuen Zählabschnitt an und lassen alle Artikel (ohne Filterung) hinzufügen. Wenn Sie nun im Dialog die Option „Bereits mehrfach gezählte“ wählen, enthält der neue Abschnitt anschließend alle Artikel, die Sie überprüfen müssen. Auf der Vorschauseite können Sie die Liste auf Wunsch ausdrucken und zum Abgleich mitnehmen.

• Extreme Mengen oder Preise - Wenn in den Rubriken „Maximale Artikel-Menge“, „Maximaler Artikel-Ek“ oder „Minimale Ek-Summe“ merkwürdige Werte an-gezeigt werden, sollten Sie den dahinter in Klammern angegebenen Zählabschnitt öffnen und die Liste nach dem angegebenen Wert sortieren lassen. So finden Sie schnell Zahlendreher oder gar irrtümlich als Mengen erfasste PLUs oder EANs.

• Fehlerhafter Inventurwert - Wenn der vorläufige Inventurwert für Ihr Gefühl viel zu niedrig ist, haben Sie vielleicht einige Artikel beim Zählen vergessen. Überprüfen Sie wie oben angegeben die Artikel ohne Zählmengen. Bitte beachten Sie dabei aber, dass es sich hier um einen sehr vorläufigen Inventurwert handelt, den exakten Betrag erhalten Sie erst, wenn Sie die Inventur berechnen lassen.

Inventur IV: Berechnen

Wenn Sie alle Artikelbestände erfasst haben (oder auch schon mal zwischendurch), können Sie die Inventuraufnahme abschließen und den Inventurwert berechnen lassen. Diese „vorläufige“ Berechnung erlaubt es Ihnen, die Vollständigkeit der Inventuraufnahme zu kontrollieren und eine Übersicht über die Inventurbewertung zu erhalten.

Schließlich können Sie die Inventur abschließen und damit die „endgültige“ Berechnung vornehmen. Es kann nie schaden, vor dem Abschluss der Inventur eine Datensicherung durchzuführen.

Vorläufige Inventurauswertung

• Wählen Sie aus dem Menüband Start den Befehl Inventur.
• Es erscheint das Inventurfenster. Wählen Sie die Registerseite „Berechnung“.
• Klicken Sie auf Inventurwert berechnen um eine vorläufige Auswertung der Inventur vorzunehmen. Hierbei werden noch keine Bestände korrigiert, Sie können sich anschauen, wie sich die erfasste Inventur auswirken würde und können noch eventuell Korrekturen von falsch eingegebenen Beständen durchführen oder Bestände von Artikeln erfassen, die Sie vergessen hatten.
• Wenn die Berechnung erfolgt ist, die durchaus schon einmal eine kleine Weile in Anspruch nehmen kann, wechselt das Inventurfenster zur Registerseite Auswertung.

Endgültige Inventurauswertung

Haben Sie alles kontrolliert und für richtig befunden, kann die Inventur endgültig berechnet und damit abgeschlossen werden.

Bei der Berechnung werden die Inventurdifferenzen, d.h. die Abweichungen zwischen den gezählten und den fortgeschriebenen Beständen errechnet und damit die aktuellen Bestände in den Artikelstammdaten korrigiert. Außerdem werden die Inventurwerte berechnet und die gesamte Inventur zum Auswerten, Drucken und Exportieren aufbereitet.

Wählen Sie aus dem Menüband Start den Befehl Inventur.

Es erscheint das Inventurfenster. Wählen Sie die Registerseite „Berechnung“.

Aktivieren Sie die Option „Alle Bestände korrigieren und Inventur abschließen“. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, den Schalter Inventur abschließen anzuklicken.

Hinweis: Sollte die Option nicht wählbar sein, müssen Sie ggf. zuerst die Statistikberechnung bzw. die vorläufige Inventurberechnung durchführen.

Nach dem Bestätigen einer Sicherheitsabfrage wird der Abschluss der Inventur vorgenommen und das Inventurfenster wechselt zur Registerseite Auswertung.

Inventur V: Auswerten

Der letzte Schritt beim Durchführen der Inventur ist die Auswertung. Diese kann erst vorgenommen werden, nachdem sämtliche Daten eingegeben worden sind und die Inventur endgültig berechnet und damit abgeschlossen wurde.

Die Auswertung der Inventur umfasst sowohl die handelsrechtliche Bewertung nach dem Niederstwertprinzip als auch den Ausdruck bzw. die Archivierung der aktuellen Inventur. Die Bewertung der Bestände wird auf Warengruppenebene vorgenommen. Für jede Warengruppe kann ein Auf- bzw. Abwertungsfaktor eingetragen werden, so dass Sie die Bestände mit dem niedrigeren Tageswert bzw. dem beizulegenden Wert (§ 253 Abs. 3 HGB) bewerten können.

So werten Sie die Inventur aus

Wählen Sie aus dem Menüband Start den Befehl Inventur.

Es erscheint das Inventurfenster. Wechseln Sie zur Registerseite „Auswertung“.

Hinweis:
Wenn Sie die Inventur nur vorläufig haben berechnen lassen, haben Sie auf der Registerseite „vorl. Auswertung“ nur eingeschränkte Möglichkeiten. Um eine endgültige Auswertung vornehmen zu können, müssen Sie die Inventur abschließen.

Nun werden Ihnen sämtliche Warengruppen mit den zugehörigen Inventurwerten angezeigt und der gesamte Inventurwert errechnet. Der Wert einer Warengruppe setzt sich aus zwei Bestandteilen zusammen, Artikel und WGs.

• Artikel - In dieser Spalte stehen die Inventurwerte der Artikel, die dieser Warengruppe angehören. In diesen Wert sind also die Be-stände der Artikel eingegangen, die im System artikelgenau verwaltet werden, d.h., die eine Artikelnummer besitzen.

• WG - In dieser Spalte werden die Inventurwerte dargestellt, die lediglich auf der Warengruppenebene erfasst wurden sind.
• Summe - Diese Spalte enthält die Summen der beiden vorangegangenen Spalten und stellt somit den gesamten Inventurwert einer Warengruppe dar.
• Filiale - Wählen Sie hier die Filiale aus, für die Sie die Inventur auswerten möchten (natürlich nur, wenn Sie die Inventur in mehr als einer Filiale durchführen). Es werden jeweils nur die Werte der eingestellten Filiale angezeigt.

Wenn Sie die Wertansätze korrigieren müssen, um dem strengen Niederstwertprinzip bei der Bewertung des Umlaufvermögens Rechnung zu tragen, dann können Sie die Bewertung jetzt mit Hilfe von Bewertungsfaktoren vornehmen. Sie können jede Warengruppe mit einem speziellen Bewertungsfaktor belegen bzw. nur einzelne Warengruppen neu bewerten oder den gesamten Inventurwert mit dem gleichen Faktor korrigieren, indem Sie diesen in alle Warengruppen kopieren lassen.

• Spalte Bewertung - Die Spalte „Bewertung“ zeigt, wie viel Prozent des ermittelten Inventurwertes dargestellt werden. Die Vorbesetzung ist 100 %, die beibehalten werden kann, wenn eine Abwertung oder Aufwertung der Bestände nicht erforderlich ist. Sofern eine Bestandsbewertung erforderlich wird, können in diese Spalte die einzelnen Prozentsätze eingetragen werden.
  Der Bewertungsfaktor, den Sie hier eingeben, wird mit der Summe der Inventurwerte einer Warengruppe multipliziert. Wenn Sie also bspw. einen Inventurwert von 1000,00 Euro haben und einen Bewertungsfaktor von 80 % eingeben, so beträgt der Inventurwert nach der Neuberechnung nur noch 800,00 Euro.

Hinweis: Die Bewertungsfaktoren können in den WG-Stammdaten vorbelegt werden.

• Bewertung - Tragen Sie hier einen Bewertungsfaktor ein, der für alle Warengruppen gilt und in alle Warengruppen kopiert werden soll. Dies dient der Arbeitserleichterung für den Fall, dass der gesamte Inventurwert korrigiert werden muss. Nachdem Sie den Bewertungsfaktor eingegeben haben, klicken Sie bitte auf den Schalter „-> Alle“, um den Kopiervorgang zu starten. Nach einem Hinweis, den Sie bestätigen müssen, werden die Werte dann eingetragen. Die Neuberechnung erfolgt allerdings nicht automatisch, sondern erst nach einer Sicherheitsabfrage.

• Berechnen - Wenn Sie auf diesen Schalter klicken, wird eine Neuberechnung durchgeführt. Diese ist erforderlich, wenn Sie für eine Warengruppe einen eigenen Bewertungsfaktor eingetragen haben, da die Berechnung nicht automatisch erfolgt.

• Außer für die Warengruppen können Sie zusätzlich auch für die Artikel einzelner Lieferanten Abwertungen vornehmen. Falls Sie in den Lieferantenstammdaten auf der Registerseite Sonstiges einen Wert bei „Inventurbewertung“ erfasst haben, wird diese Prozentzahl ebenfalls mit den WG-Summen der Inventurwerte multipliziert. Wenn für einen Artikel sowohl ein WG- als auch ein Lieferantenfaktor angegeben ist, werden beide zusammen angewandt.

So beenden Sie die Inventur

Wenn alle Auswertungen erfolgt sind und alle benötigten Ausdrucke vorliegen, kann die Inventur beendet werden. Dies können Sie durchaus auch erst dann durchführen, wenn Sie eine neue Inventur starten möchten. Vor der endgültigen Berechnung ist es sogar möglich, für eine nachfolgende Inventur bereits Erfassungen vorzunehmen. Um Speicherplatz zu sparen, können Sie die Inventur aber auch gleich nach der Auswertung beenden.

• Wählen Sie aus dem Menüband Start den Befehl Inventur.
• Es erscheint das Inventurfenster. Wählen Sie die Registerseite „Auswertung“.
• Um die Inventur zu beenden, klicken Sie rechts unten auf den Schalter Inventur beenden.
• Nachdem Sie die darauf folgende Frage mit „Ja“ beantwortet haben, ist die Inventur beendet und Sie können bei Bedarf eine neue Inventur beginnen.

Achtung! Beim Beenden einer Inventur werden sämtliche dazu gehörenden Erfassungsabschnitte gelöscht. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden!

Inventur drucken

So drucken Sie Erfassungs- und Kontrolllisten

Der Druck dieser Listen ist nur dann erforderlich, wenn Sie entweder eine Liste benötigen, in die Sie Zählbestände manuell eintragen (lassen) wollen oder wenn Sie die bereits erfassten Mengen zu Kontrollzwecken noch einmal drucken möchten. Sofern Sie die Inventuraufnahme mit Hilfe von MDE-Geräten, PDAs, Smartphones oder Tablets durchführen oder die Stammdatenbestände zur Grundlage nehmen, benötigen Sie keine Inventuraufnahme-Listen.

Wählen Sie aus dem Menüband Start den Befehl Inventur.

Wählen Sie den gewünschten Erfassungsabschnitt und klicken Sie auf die Registerseite „Vorschau“. Wenn Sie noch keinen (geeigneten) Abschnitt besitzen, legen Sie einen an und füllen ihn mit den gewünschten Artikeln.

Wählen Sie zwischen Erfassungs-, Kontroll- und Differenzliste oder bestimmen Sie eine eigene Vorlage, die Sie im Designer zusammengestellt haben. Auch den Windows-Drucker wählen Sie wie gewohnt.

Es bietet sich hier eine Sortierung an, die ein schnelles Aufnehmen der Artikelbestände zulässt, wie z.B. nach dem Regalplatz. Bei der Eingabe der Inventurdaten können Sie sich später denselben Erfassungsabschnitt wieder anzeigen lassen, der nach dem gleichen Kriterium sortiert werden kann.

Hinweis: Die Sortierung der Erfassungslisten wird von der Abschnittsliste im Register „Erfassung“ übernommen. Öffnen Sie also den gewünschten Abschnitt, klicken Sie auf den Spaltentitel, nach dem sortiert werden soll und wechseln Sie anschließend auf die Registerseite „Vorschau“.

So drucken Sie Erfassungs- und Kontrolllisten

Nach der vorläufigen oder endgültigen Inventurberechnung können Sie die entstandenen Auswertungen drucken oder als Textdatei exportieren. Auch dazu benötigen Sie die Registerseite „Vorschau“.

Wählen Sie aus dem Menüband Start den Befehl Inventur.

Klicken zu zunächst auf die Registerseite „Auswertung“ und danach auf die Seite „Vorschau“. Die bei der Berechnung und Auswertung erfolgten Berechnungen bilden die Grundlage der fünf hier verfügbaren Auswertungslisten (die Sie natürlich im Designer nach Belieben abändern und erweitern können):

• Artikel nach WGs - Wählen Sie diese Vorlage, wenn Sie eine Inventurauswertung benötigen, in der alle Artikel mit Ihren Beständen aufgeführt werden. Die Artikel in dieser Liste werden nach Warengruppen gruppiert und für jede Warengruppe wird der Inventurwert als Zwischensumme ausgegeben.
• Artikel nach Lief. - Diese Auswertung enthält ebenfalls alle Artikel, die Gruppierung erfolgt hier aber nach Lieferanten und auch die Zwischensummen sind auf die Lieferanten bezogen.
• Warengruppen - Diese Liste zeigt nur die Summen der einzelnen Warengruppen und nicht einzelne Artikel. Die Darstellung entspricht damit genau derjenigen auf der Auswertungsseite.
• Lieferanten - Hier gilt das gleiche, jedoch werden hier die Inventursummen der einzelnen Lieferanten dargestellt.
• Bestandsdifferenzen - Diese Vorlage liefert Ihnen eine Auswertung über die Soll- und Zählbestände aller Artikel mit Inventur-Differenzen. Die Artikel, die nicht korrigiert werden mussten, werden nicht angezeigt.

Hinweis: Sie können die Ausgabe der Inventur beliebig oft vornehmen. Sie können also bspw. sämtliche Artikel mit Ihren Beständen ausdrucken und zusätzlich noch die WG- und Lieferanten-Summen ausdrucken.

• Drucker - Hiermit wählen Sie den gewünschten Drucker.
• Seitenumbruch - Wählen Sie, ob jede Warengruppe bzw. jeder Lieferant an einem Seitenanfang beginnen soll.
• Drucken - Klicken Sie auf diesen Schalter, um den Ausdruck zu starten.
• Exportieren - Wenn Sie auf diesen Schalter klicken, wird Ihre Inventur nicht auf den Drucker ausgegeben, sondern in einer Textdatei gespeichert. Diese Datei kann zur Archivierung der Inventur verwendet werden, ein Ausdruck ist dann nicht erforderlich. Da die Archivierung in einem Format stattfindet, das jederzeit, auch auf unterschiedlichen Systemen, lesbar gemacht werden kann, sind die Anforderungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen erfüllt.

Das Menüband

Mit dem Menüband „Inventur“ erhalten Sie direkten Zugang zu den wichtigsten Funktionen des Fensters. Diese Befehle stehen Ihnen zur Verfügung:

• Gruppe Zwischenablage - Einfügen, Ausschneiden, Kopieren und Rückgängig
• Gruppe Ansicht - Info, Erfassung, Berechnung, Auswertung und Vorschau
• Gruppe Artikel - Hinzufügen, Löschen, Zurücksetzen und Bearbeitung beenden
• Gruppe Ende - Fenster schließen