LIDIS Automation

Geautomatiseerde stamgegevens

Vind de instructies voor je volgende taak, met uitleg en schermafbeeldingen. De inhoud van deze handleiding is in het Duits.

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In vielen Bereichen der Stammdatenverwaltung bekommen Sie durch das Automatik-Modul erweiterte Möglichkeiten der Datenspeicherung und Auswertung.

Filialen - Das Automatik-Modul erweitert die Stammdatenbearbeitung der Filialen um die Möglichkeit, die Artikelpreise an eine andere Filiale bzw. die Zentrale „anzuhängen“ sowie die Bestände oder Umsätze einer Filiale wahlweise bei der Zentrale oder einer anderen Filiale zu führen.

Warengruppen - Das Warengruppenfenster bekommt eine neue Registerseite Bild, mit der Sie WG-Bilder für Listen und Kassen verwalten können, außerdem können Sie mit der Erweiterung Warengruppen-Rabatte (WG-Kunden- sowie Zeit-Rabatte) verwenden.

Lieferanten - Die Lieferanten-Stammdaten werden um die Möglichkeit erweitert, Dokumente für jeden Lieferanten hinterlegen und verwalten zu können. Auch das Pflegen von fast beliebig vielen und frei konfigurierbaren zusätzlichen Lieferanten-Eigenschaften wird mit einer gleichnamigen neuen Registerseite möglich

Kunden - Das Kundenfenster bekommt durch das Automatik-Modul gleich drei neue Registerseiten, eine für die Verwaltung von Dokumenten ähnlich wie bei den Lieferanten, eine für Kundenbilder und schließlich das Register Eigenschaften, mit dem Sie fast beliebig viele zusätzliche und ganz individuelle Infos zu jedem Kunden hinterlegen können.

Artikel - Auch die Artikelstammdaten werden um je ein Register für Artikelbilder und Eigenschaften erweitert, dazu kommt noch die Möglichkeit, einen Webshop befüllen und verwalten zu können.

Als ganz neues Fenster kommt die Artikel-Info dazu. Es bietet Ihnen eine alternative Sichtweise auf Ihre Artikel, aufs Wesentliche reduziert und dadurch sehr übersichtlich. Auf Wunsch kann das Fenster auch so eingestellt werden, dass es als Mitarbeiter- oder Kunden-Info im Verkaufsbereich arbeiten kann.

Und schließlich gehört zum Bereich Stammdaten auch noch die Funktion Import/Export, mit der Sie fast alle Stammdaten in vielen Dateiformaten und beliebigen Feldzusammenstellungen, Filterungen und Sortierungen exportieren und viele davon auch wieder importieren können.

Filialen

Das Automatik-Modul erweitert die Stammdatenbearbeitung der Filialen um die Möglichkeit, die Artikelpreise an eine andere Filiale bzw. die Zentrale „anzuhängen“ sowie die Bestände oder Umsätze einer Filiale wahlweise bei der Zentrale oder einer anderen Filiale zu führen.

Diese Funktionen sind auch schon im Teilmodul „Auswertungen 2. Stufe“ des Automatik-Moduls enthalten.

Die Abgeleitete Kalkulation

Selbstverständlich kann man in LIDIS jedem Artikel, der außer in der Zentrale auch noch in einer oder mehreren Filialen verkauft wird, für jede Verkaufsstelle einen eigenen Vk-Preis zuordnen. Doch es gibt auch Filialen, für die Sie diese Flexibilität, die ja auch bei jeder Kalkulation mit Mehrarbeit verbunden ist, gar nicht benötigen, z.B., wenn es sich um ein Lager oder eine kleine Außenverkaufsstelle handelt oder ähnliches. Für diese Fälle haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Artikelpreise einer Filiale an die einer anderen Filiale (oder der Zentrale) direkt oder indirekt zu koppeln.

So richten Sie die Filial-Kalkulation ein

Klicken Sie im Menüband Start auf den Befehl Filialen, um den gleichnamigen Dialog zu öffnen.

Wählen Sie das Register Kalkulation.

Im oberen Teil des Registers finden Sie die beiden Felder für die Abgeleitete Kalkulation:

Kalkulation - Wählen Sie aus dem einzeiligen Listenfeld die gewünschte Einstellung für die aktuelle Filiale aus:
- Individuell - Die Artikelpreise werden individuell für die Filiale gepflegt, es findet also keine Kopplung statt.
- Fest gekoppelt an - Sämtliche Artikel bekommen in dieser Filiale denselben Preis wie in der unten bei „An Filiale“ angegebenen Filiale (bzw. der Zentrale). Kein Artikel kann und muss noch individuell gepflegt werden.
- Gek. mit Nachfrage an - Bei jeder Preisänderung in der „Mutterfiliale“ werden Sie gefragt, ob die Änderung auch für diese Filiale ausgeführt werden soll.
- Gek. über Aktionsliste an - Bei jeder Preisänderung in der „Mutterfiliale“ wird der Artikel in eine Preisänderungsliste für diese Filiale aufgenommen, so dass abschließend alle Änderungen noch einmal kontrolliert und dann gemeinsam durchgeführt werden können.

An Filiale - Wählen Sie hier die Filiale (oder die Zentrale), nach der sich die Preise in der oben angegebenen Weise für die Abhängige Filiale orientieren sollen.

Drücken Sie ENTER oder klicken Sie auf den OK-Haken, um die Eingaben zu speichern und den Dialog zu schließen. Sollen Ihre Eintragungen nicht gespeichert werden, so klicken Sie auf Abbrechen oder drücken Sie ESC.

Die Bestands- und Umsatzumleitung

Sie können mit Hilfe des Automatikmoduls die Bestände und Umsätze einer Filiale auf Wunsch bei einer anderen Filiale bzw. bei der Zentrale führen. Dies empfiehlt sich z.B. bei einem Web-Shop oder für die Verwaltung eines Fahrverkaufs als Filiale, wenn Sie eine kleinere Verkaufsstelle aus dem Lager einer großen Filiale betreiben usw.

So richten Sie Bestands- und Umsatzumleitungen ein

Klicken Sie im Menüband Start auf den Befehl Filialen, um den gleichnamigen Dialog zu öffnen.

Wählen Sie das Register Kalkulation.

Im unteren Teil des Registers finden Sie die Felder für die Bestands- und Umsatzumleitung:

Bestand bei - Geben Sie hier die Filiale an, in der der Bestand der Artikel geführt werden soll, die in der aktuellen Filiale verkauft werden. Bei Web-Shops ist auch die Auswahl „Alle“ möglich, es werden also die Bestände aller anderen Filialen für die-se zusammengezählt.
Umsatz bei - Geben Sie hier die Filiale an, in der der Umsatz der Artikel geführt werden soll, die in der aktuellen Filiale verkauft werden.

Zur Auswahl stehen nur diejenigen Filialen, die nicht ihrerseits eine Umleitung vornehmen (Verkettungen und Kreisbezüge sind also nicht möglich). Sollten Sie dennoch eine solche Filiale anwählen, erscheint eine entsprechende Warnmeldung.

Warengruppen

Das Warengruppen-Fenster bekommt, wie auch die Stammdatenverwaltungen der Kunden und Artikel, durch das Automatik-Modul ein zusätzliches Register für die Verwaltung von Bildern. Außerdem können Sie mit der Erweiterung zusätzlich zu den bisherigen WG-Kunden-Rabatten auch Zeit-Rabatte verwenden.

Diese Funktionen sind auch im Teilmodul „Auswertungen 2. Stufe“ des Automatik-Moduls enthalten.

Das Register Bild

Das Register Bild zeigt auf Wunsch ein Bild der Warengruppe an, das Sie z.B. auch auf ein Etikett oder Plakat drucken können.

Hinweis: Artikel-, Warengruppen- und Kundenbilder lassen sich mit LIDIS nur verwalten, nicht aber bearbeiten. Dazu finden Sie für das Betriebssystem Windows Hunderte, wenn nicht Tausende von spezialisierten Programmen, die sämtlichen Ansprüchen gerecht werden.

So zeigen Sie ein Bild zu einer Warengruppe an

Sie können der aktuellen Warengruppe ein Bild zuordnen, indem Sie auf den Schalter Anzeigen klicken. Der Betriebssystemdialog zum Öffnen einer Datei wird angezeigt und Sie können sich die gewünschte Bilddatei bequem aussuchen.

Dabei wird nur ein Verweis auf die Bilddatei in der Datenbank gespeichert, nicht das eigentliche Bild. Die Textzeile zeigt den Dateinamen samt Pfad an. Diese Bilddatei darf nun nicht mehr verschoben oder gelöscht werden.

So betrachten oder bearbeiten Sie ein Bild

Klicken Sie auf den Schalter Öffnen. Je nach Bildtyp wird das zuständige Betrachtungs- oder Bearbeitungsprogramm geladen und Sie können das Bild ansehen oder bearbeiten.

Welches Programm gestartet wird, ist von den Einstellungen im Betriebssystem abhängig. Sehen Sie im Windows-Explorer unter Ordneroptionen nach.

So beenden Sie die Anzeige eines Bildes

Klicken Sie auf den Schalter Anzeige beenden.

Das Bild wird nicht mehr angezeigt, die Bilddatei bleibt aber erhalten.

So bearbeiten Sie das Standard-Bildverzeichnis

Wie oben bereits beschrieben, dürfen einmal zum Anzeigen ausgewählte Bilddateien nicht mehr verschoben werden. Davon gibt es eine Ausnahme: Wenn es Ihnen möglich ist, alle Bilder in einem einzigen Verzeichnis unterzubringen, können Sie dieses Verzeichnis als „Standardverzeichnis“ für die Bilddateien definieren.

LIDIS speichert dann für Bilder aus diesem Verzeichnis keine Pfadnamen mehr ab, sondern nur noch die Dateinamen. Sollten Sie nun die Bilder verschieben müssen, ändern Sie einfach das Standardverzeichnis auf den neuen Ort und alle Bilder sind sofort wieder sichtbar.

Klicken Sie zum Ändern des Bildverzeichnisses mit der rechten Maustaste in den Bildbereich. Es öffnet sich das sog. Kontextmenü. Wählen Sie daraus den Befehl Bildverzeichnis.

Ein Betriebssystemdialog zur Auswahl des gewünschten Verzeichnisses wird angezeigt. Zur Kontrolle erscheint ebenfalls der Name des aktuell eingestellten Bildverzeichnisses.

Zeit-Rabatte

Sie können schon mit dem Basismodul für jeden Kunden WG-Rabatte verwenden. Dazu kommen jetzt noch die Zeitrabatte, vor deren Anwendung aber ebenfalls erst einmal Schemata definiert werden müssen.

So bearbeiten Sie Zeitrabatte

Klicken Sie im Menüband Warengruppen auf den Befehl Zeit-Rabatte. Wählen Sie im Dialog die Registerseite Rabatte.

Sie sehen nun eine Eingabemaske für die Definition eines Zeitrabatts. Diese gehört zum ersten Zeitrabatt-Schema, das den Namen „Standard“ besitzt, so lange Sie ihm noch keinen anderen Namen zugewiesen haben.

Erfassen Sie den gewünschten Rabattsatz und die Wochentage, an denen er an der Kasse gelten soll. Auf Wunsch können Sie auch einen Zeitraum (ggf. auch zwei) eintragen, in dem der Rabatt vergeben werden soll, z.B. für eine "blue hour".

Statt einen Rabattsatz festzulegen können Sie auch „Verkauf verboten“ aktivieren, um die mit diesem „Zeitrabatt“ versehenen Artikel zeitweise (z.B. Sonntags) mit einem Verkaufsverbot zu belegen.

Wählen Sie aus dem einzeiligen Listenfeld „Schema“ ein anderes Schema, um seine Werte anzuzeigen und bearbeiten zu können.

Wenn Sie ein neues Schema anlegen wollen, wechseln Sie auf die Registerseite Schemata und wählen dort die Schaltfläche Neu. Geben Sie dem Schema einen passenden Namen.

Wollen Sie ein Schema löschen, klicken Sie auf Löschen. Es wird immer der Eintrag gelöscht, der gerade angezeigt wird.

Haben Sie alle Eingaben vorgenommen, so drücken Sie ENTER oder klicken Sie auf den OK-Haken, um die Eingaben zu speichern und den Dialog zu schließen. Sollen Ihre Eintragungen nicht gespeichert werden, so klicken Sie auf den Schalter Abbrechen oder drücken Sie ESC.

Lieferanten

Das Automatik-Modul erweitert das Lieferantenfenster (und auch das Kundenfenster) um die Möglichkeit, zu jedem Lieferanten Dokumente verwalten zu können. Als Dokumente werden in diesem Zusammenhang beliebige externe Dateien wie Telefonnotizen, Briefe, Tabellenkalkulationen, Bilder, Ton- oder Video-Dateien usw. bezeichnet. Zu diesem Zweck bekommt das Lieferantenfenster eine neue Registerseite Dokumente und zusätzliche Funktionen zum Verwalten der gewünschten Dokument-Typen.

Analog zu den Hauptfenstern Artikel und Kunden erhalten auch die Lieferanten eine zusätzliche Registerseite Eigenschaften, die in der Lage ist, fast beliebig viele und vor allem individuell konfigurierbare weitere Informationen zu jedem Lieferanten aufzunehmen. Damit kann eine Gruppierung der Lieferanten genauso realisiert werden wie die Verwaltung von Konditionen oder Lieferterminen, Aktions-Infos, Messebesuche und vieles mehr.

Außerdem wird der Optionen-Dialog um eine neue Registerseite für die Einrichtung von Farbmarkierungen in der Lieferantenliste ergänzt.

Diese Funktionen sind auch schon im Teilmodul „Auswertungen 2. Stufe“ des Automatik-Moduls enthalten.

Das Register Dokumente

Das Automatik-Modul fügt dem Lieferantenfenster die Registerseite Dokumente hinzu.

So bearbeiten Sie Dokumente

Klicken Sie im Menüband Start auf den Befehl Lieferanten, um das Lieferantenfenster zu öffnen.

Wählen Sie das Register Dokumente.

Im Anzeigebereich des Registers sehen Sie die Dokumente, die zu diesem Lieferanten angelegt wurden. Jedes Dokument wird durch das Symbol seines Bearbeitungsprogrammes repräsentiert.

Sie können die Darstellung der Dokumentsymbole, wie in Windows üblich, mit Hilfe des Befehls Anzeige aus dem Kontextmenü, das sich bei einem Klick auf die rechte Maustaste in den Anzeigebereich öffnet, verändern. Zur Auswahl stehen die Darstellung als Große Symbole, Kleine Symbole, Liste oder Details. Im letzteren Fall werden außer dem Dokumentnamen auch noch Erstellungsdatum, Bearbeiter und eventuelle Bemerkungen angezeigt.

Ein Klick auf ein Symbol oder auf den Schalter Öffnen startet das entsprechende Bearbeitungsprogramm und zeigt das Dokument an.

So legen Sie ein neues Dokument an

Der Schalter Neu ermöglicht es Ihnen, ein neues Dokument anzulegen. Der Dialog „Neues Dokument“ wird geöffnet.

Typ - Wählen Sie den Dokumententyp aus. Mitgeliefert werden die Typen Textdatei, Word-Dokument, Excel-Tabelle, PDF-Datei und Internetverknüpfung, Sie können aber auch jederzeit neue Dokumentarten hinzufügen.
Name - Geben Sie dem neuen Dokument einen Namen.
Benutzer - Wählen Sie, welcher Benutzer mit dem Dokument verbunden sein soll (normalerweise Sie selbst).
Bemerkung - Tragen Sie, falls gewünscht, zusätzliche Bemerkungen zu dem Dokument ein.

Klicken Sie nun auf den Schalter Ok und speichern Sie damit den Dokumentverweis in der LIDIS-Datenbank. Gleichzeitig wird das neue Dokument erstellt und das zugehörige Bearbeitungsprogramm aufgerufen.

Jedes Dokument wird automatisch mit einem speziellen Dateinamen versehen und auf der Festplatte im Unterverzeichnis „Doku“ abgespeichert. Der Dateiname besteht aus dem Buchstaben „L“ für Lieferanten, der Lieferantennummer sowie dem Dokumentnamen, den Sie vergeben haben, und dem aktuellen Datum.

Achtung! Damit LIDIS auf die Dokumente zugreifen kann, dürfen Sie diese weder umbenennen noch in ein anderes Verzeichnis verschieben!

So bearbeiten Sie die Eigenschaften eines Dokumentes

Wenn Sie in der Dokumentenliste mit der rechten Maustaste auf ein Symbol klicken, öffnet sich ein sog. Kontextmenü:

Öffnen - Auch hiermit sowie mit der RETURN-Taste lässt sich ein Dokument öffnen.
Löschen - Das Dokument wird gelöscht.
Eigenschaften - Ein Dialog zur Bearbeitung der Dokument-Eigenschaften wird geöffnet.
Typ - Der Dokumenttyp kann nach der Erstellung nicht mehr geändert werden.
Name - Geben Sie dem Dokument bei Bedarf einen neuen Namen.
Benutzer - Wählen Sie, welcher Benutzer mit dem Dokument verbunden sein soll (normalerweise Sie selbst).
Bemerkung - Tragen Sie, falls gewünscht, zusätzliche Bemerkungen zu dem Dokument ein.

Sie können den Namen des Dokuments auch direkt in der Dokumentenliste ändern. Wählen Sie dazu das gewünschte Dokument aus und drücken Sie die Taste F2. Wie auch z.B. im Windows-Explorer können Sie nun den Dokument-Namen editieren.

Hinweis: Das nachträgliche Ändern des Dokumentnamens in LIDIS hat keinen Einfluss auf den Dateinamen des Dokuments. Dieser ändert sich nach der Erstellung nicht mehr.

Dokument-Typen verwalten

Sie können jederzeit zu den fünf mitgelieferten Dokument-Typen Textdatei, Word-Dokument, Excel-Tabelle, PDF-Datei und Internetverknüpfung weitere hinzufügen.

So bearbeiten Sie die Dokument-Typen

Klicken Sie im Menüband Start auf den Befehl Lieferanten, um das Lieferantenfenster zu öffnen.

Wählen Sie das Register Dokumente. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Anzeigebereich der Dokumente und wählen Sie den Befehl Neu.

Der Dialog „Neues Dokument“ wird geöffnet. Wechseln Sie auf die Registerseite Dokumente.

Die Liste enthält alle bisher angemeldeten Dokument-Typen. Klicken Sie auf den Schalter Bearbeiten, um die Eigenschaften des markierten Typs zu sehen bzw. zu ändern. Der Dialog „Dokumenttyp bearbeiten“ wird geöffnet.

Name - In diesem Feld wählen Sie den Namen des Dokument-Typs (Textdatei, Tabelle etc., aber auch Klang, Musikstück, Video usw.)
Vorlage - Geben Sie hier entweder die Dateinamenerweiterung ein, für die der Dokumenttyp angelegt werden soll (mit Punkt, z.B. „.txt“ für Textdateien) oder den Dateinamen eines Standarddokuments, das für die Erstellung neuer Dokumente herangezogen wird.

Hinweis: Als Vorlagendatei können Sie sowohl ein völlig leeres Dokument wählen als auch eines mit gewissen Voreinstellungen. Bspw. könnte ein Word-Dokument schon Ihren Briefkopf enthalten oder Sie können Formulare vorbereiten, die später nur noch ausgefüllt werden müssen.

Suchen - Klicken Sie auf diesen Schalter, um ein Vorlagendokument mit Hilfe des Windows-Standarddialogs zu suchen.
Eigentümer - Wenn Sie Dokumenttypen benötigen, die nur in einer speziellen Filiale benutzt werden, können Sie diese Filiale hier auswählen. Normalerweise sollten Sie aber den Eintrag „Zentrale“ beibehalten.
Vorschau - Dieses Feld zeigt die zwei Bilder an, die den Dokumenttyp repräsentieren sollen. Normalerweise werden zwei Bilder (Icons) benötigt, ein kleineres (16 * 16 Pixel) und ein größeres (32 * 32 Pixel).
Verzeichnis-Info - In diesem Bereich werden die Verzeichnisse und Dateinamen angezeigt, die für den Dokumenttyp benötigt werden:
- Dokumente - Das Verzeichnis, in dem die Dokumente dieses Typs gespeichert werden sollen (normalerweise „Doku“).
- Kleines Bild - Name der Datei, die das kleinere Icon enthält.
- Großes Bild - Name der Datei, die das größere Icon enthält.

Die Ordner-Angaben können verändert werden, wenn Sie im Feld Verzeichnis-Info die rechte Maustaste betätigen. Zusätzlich können Sie in diesem Menü auch noch das Verzeichnis für die Dokumentvorlagen ändern. Dabei sollten Sie beachten, dass alle Vorlagen im selben Verzeichnis gespeichert werden, während die einzelnen Dokumenttypen durchaus in verschiedenen Verzeichnissen abgelegt werden können.

So löschen Sie einen Dokument-Typ

Wenn Sie im Dialog „Neues Dokument“ den Schalter Löschen betätigen, wird der markierte Dokumenttyp entfernt.

Achtung! Dabei werden auch alle in LIDIS gespeicherten Verknüpfungen auf alle Dokumente dieses Typs gelöscht. Die Dokumente selbst bleiben allerdings auf der Festplatte erhalten.

Auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Software-Lösungen

Wenn Sie im Dialog „Neues Dokument“ den Schalter Neu betätigen, wird der Dialog „Neuer Dokumenttyp“ geöffnet.

Geben Sie dem neuen Dokumenttyp einen Namen und wählen Sie ein neues Standard-Dokument oder eine Dateiendung im Feld Vorlage. In den meisten Fällen sucht LIDIS nun die passenden Bilder selbständig aus und zeigt sie im Feld Vorschau an.

Klicken Sie auf den Schalter Ok, um den neuen Dokument-Typ Ihrer Liste hinzuzufügen. Von nun an ist der neue Typ genauso wie die Standardtypen in LIDIS zu verwalten.

Hinweis: Sie können einzelne Bearbeitungsprogramme bzw. Dateiendungen auch mehrfach verwenden. Bspw. könnten Sie einen Typ „Memo“ oder „Telefonnotiz“ erzeugen, die ebenso wie die normalen „Textdateien“ mit dem Windows-Editor Notepad verknüpft werden und die Dateiendung „.txt“ erhalten.

Die Lieferanten-Eigenschaften

Die Funktion Lieferanten-Eigenschaften ist ein mächtiges Werkzeug zur besseren Verwaltung Ihrer Lieferantendaten. Damit lassen sich fast beliebige zusätzliche Informationen zu Lieferanten speichern. Sie können beispielsweise Ihre Lieferanten flexibel in Gruppen einteilen, um besonders wichtige Lieferanten zu markieren, Konditionen zu verwalten oder Termine nicht zu verpassen.

Dabei können Sie sich Ihr ganz individuelles System der Lieferanten-Eigenschaften aufbauen und es genau auf Ihre Wünsche und Anforderungen hin ausrichten. Insofern ergänzen und ersetzen die Lieferanten-Eigenschaften die bisher für diese Zwecke eingesetzten Freien Felder und Kennungen.

Arten von Lieferanten-Eigenschaften

Damit die Übersicht gewahrt bleibt, sind die Lieferanteneigenschaften in LIDIS in einem Baum angeordnet. Dadurch ergibt sich eine hierarchische Ansicht, in der Sie bspw. nur diejenigen Zweige öffnen können, die bei der aktuellen Fragestellung von Interesse sind.

Der Baum hat derzeit nur einen „Hauptast“, da es, anders als bei Artikel- oder Kundeneigenschaften, keine besonderen Eigenschafts-Typen gibt:

Im Abschnitt Sonstiges können Sie Ihre eigenen, beliebig konfigurierbaren Lieferanten-Eigenschaften unterbringen. Diese können in Form von Ja/Nein-Feldern gestaltet werden (z.B. Laufende Aktion), als Texte, Zahlen oder als Datum (z.B. letzter Einkauf, Messetermin etc.).

Hinweis: Bevor Sie die Lieferanten-Eigenschaften nutzen können, müssen Sie zunächst einen auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Eigenschaftenbaum sowie ggf. Standardwerte für die Eigenschaftsbearbeitung definieren. Außerdem müssen Sie in den Lieferanten-Optionen das Register Eigenschaften freischalten.

So bearbeiten Sie Lieferanten-Eigenschaften

Klicken Sie im Menüband Start auf den Befehl Lieferanten.

Klicken Sie im Lieferantenfenster auf die Registerkarte Eigenschaften.

Sie sehen die Baumansicht aller vorher von Ihnen definierten Lieferanten-Eigenschaften. Klicken Sie auf ein Pluszeichen, um den dazu gehörenden Zweig anzuzeigen und auf ein Minus-Zeichen, um den Zweig zu verbergen.

Das Zeichen "Liste" zeigt Ihnen eine Eigenschaft ohne Wert an, wenn Sie ein "Hand zeigt mit Finger auf Liste" Zeichen sehen und der Text fett erscheint, wurde der Eigenschaft ein Wert zugewiesen. Dieser Wert steht direkt hinter dem Namen der Eigenschaft in Klammern, falls es sich um einen Text oder eine Zahl handelt. Bei einem Ja/Nein-Feld zeigt allein schon der hervorgehobene Eintrag an, dass die Eigenschaft auf Ja steht.

Sie können die Eigenschaften ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Text klicken. Je nach Eigenschaftstyp bekommen Sie verschiedene oft verwendete Werte zur Auswahl:

Setzen - Bei einem Ja/Nein-Feld können Sie hiermit die Eigenschaft auf Ja setzen.
Löschen - Die Eigenschaft wird gelöscht, d.h., Texte und Zahlen werden entfernt, Ja/Nein-Felder auf Nein gesetzt.
Eigenschaften... - Hiermit (oder mit einem Doppelklick auf den Text der Eigenschaft) rufen Sie eine Bearbeitungsfläche für die aktuelle Eigenschaft auf.

Darin sehen Sie den aktuellen Wert der Eigenschaft und können ihn direkt verändern. Oft können Sie aus dem einzeiligen Listenfeld Standardwerte auswählen oder auch einen beliebigen eigenen Wert eintragen.

So verwalten Sie Ihre Lieferanten-Eigenschaften

Bevor Sie mit den Lieferanten-Eigenschaften gewinnbringend arbeiten können, müssen Sie zunächst Ihr eigenes System von Eigenschaften aufbauen. Überlegen Sie sich dazu, welche Eigenschaften Sie von Ihren Lieferanten speichern wollen und für welche Zwecke diese benötigt werden.

Hinweis: Selbstverständlich können Sie einen einmal gewählten Aufbau später jederzeit wieder verändern, dies ist aber manchmal mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden.

Klicken Sie im Menüband Start auf den Befehl Lieferanten.

Wählen Sie im Menüband Lieferanten den Befehl Eigenschaften. Es öffnet sich der Dialog „Lieferanten-Eigenschaften“.

Auf der linken Seite sehen Sie die Baumansicht mit sämtlichen definierten Lieferanten-Eigenschaften. Rechts daneben werden die Einstellungen der im Baum markierten Eigenschaft angezeigt.

Bestimmen Sie zunächst, welchen Typ die Eigenschaft haben soll:

Ja / Nein - Der Inhalt dieses Feldes kann entweder Ja oder Nein sein, man kann auch sagen, dass es entweder gesetzt oder nicht gesetzt ist.
Numerisch - Diese Eigenschaft kann eine Zahl aufnehmen, die auch Nachkommastellen enthalten darf (z.B. einen Preis).
Ganzzahlig - Diese Eigenschaft kann eine ganze Zahl auf-nehmen (z.B. eine Menge).
Text - Diese Eigenschaft kann einen Text mit maximal 100 Zeichen Länge aufnehmen.
Langtext - Diese Eigenschaft nimmt einen längeren Text mit maximal 1000 Zeichen auf, der auch mehrzeilig sein kann.
Datum - In dieser Eigenschaft kann ein Datum gespeichert werden.

Bei einigen Eigenschaftstypen (Numerisch, Ganzzahlig, Text und Datum) haben Sie die Möglichkeit, Standardwerte für die jeweilige Eigenschaft zu definieren. Diese werden Ihnen bei der Arbeit mit dieser Eigenschaft als Auswahlmöglichkeiten in einem einzeiligen Listenfeld angeboten, aus der Sie dann bequem auswählen können. Tragen Sie einfach die gewünschten Standardwerte in die Liste ein, aber achten Sie bitte darauf, dass die Vorschlagswerte zum Eigenschaftswert passen (also bei Numerisch nur Zahlen etc.).

Das Hinzufügen, Ändern und Löschen der Eigenschaften geschieht ausschließlich mit den Befehlen des Kontextmenüs, das sich bei einem Klick mit der rechten Maustaste auf einen gewünschten Eigenschaftsnamen öffnet. Die folgenden Befehle stehen Ihnen darin zur Verfügung:

Bezeichnung ändern - Hiermit ändern Sie den Namen der aktuellen Eigenschaft. Dazu können Sie, wie im Windows-Explorer, auch die F2-Taste benutzen.
Löschen - Dieser Befehl löscht die aktuelle Eigenschaft einschließlich aller Untereinträge.

Vorsicht! Beim Löschen einer Eigenschaft werden alle Werte, die diese Eigenschaft bei allen Lieferanten hat, ebenfalls gelöscht!

Nach oben - Damit verschieben Sie den ausgewählten Ein-trag um eine Position nach oben.
Nach unten - Damit verschieben Sie den ausgewählten Ein-trag um eine Position nach unten.
Hier einfügen - Damit fügen Sie eine neue Eigenschaft nach dem markierten Eintrag und auf derselben Ebene ein.
Am Ende einfügen - Damit fügen Sie eine neue Eigenschaft auf derselben Ebene, aber nach allen Nachbar-Eigenschaften, ein.
Untereintrag anlegen - Damit fügen Sie eine neue Eigenschaft eine Ebene unterhalb des aktuellen Eintrags ein.

Klicken Sie abschließend auf den Schalter Ok, um Ihre Änderungen zu speichern bzw. Abbrechen, um den Dialog ohne Speichern zu verlassen.

Filtern auf Lieferanten-Eigenschaften

Alle Lieferanten-Eigenschaften können im Lieferantenfenster, bei Ausdrucken und beim Export zum Filtern der Lieferantendaten verwendet werden.

So filtern Sie auf Lieferanten-Eigenschaften

Wählen Sie im Menüband Lieferanten den Befehl Filterung, um den Dialog „Datei-Optionen (Lieferanten)“ auf der Registerseite Filterung zu öffnen. Klicken Sie auf den Schalter Erweitert, falls Sie die Einfache Filterung angezeigt bekommen.

Wählen Sie in der Spalte Feld den Eintrag „Eigenschaften...“ (in roter Schrift) aus. Ein kleines Auswahlfenster mit den Lieferanten-Eigenschaften öffnet sich.

Wählen Sie aus diesem Fenster die Eigenschaft aus, die Sie zum Filtern verwenden wollen, indem Sie darauf doppelklicken.

Geben Sie nun wie gewohnt Operator, Wert usw. ein, um die gewünschte Filterung zusammenzustellen.

Lieferanten-Optionen: Farben

Eine mit dem Automatikmodul hinzukommende Verwendungsmöglichkeit der frei zu vergebenden Kennungsfelder im Register Beschreibung ist es, damit eine farbliche Markierung der Lieferantenzeilen in der Listendarstellung des Lieferantenfensters zu steuern. Diese Farbcodierung können Sie für viele verschiedene Zwecke einsetzen, z.B. zur Hervorhebung von auslaufenden Lieferanten, Alternativquellen, besonders pflegeintensiven Lieferanten usw.

So rufen Sie die Einstellung der Lieferantenfarben auf

Klicken Sie im Menüband Lieferanten auf den Befehl Vorgaben. Es öffnet sich der Dialog „Datei-Optionen (Lieferanten)“. Wechseln Sie zum Register Farben.

Wählen Sie das Kennungsfeld aus, das Sie als Grundlage der Farbmarkierung verwenden möchten. Es werden alle vier Kennungsfelder mit ihren individuellen Namen, die Sie auf der Registerseite Texte vergeben haben, aufgeführt. Wählen Sie „(keines)“, wenn Sie (vorübergehend) keine farbige Anzeige haben möchten.

Hinweis: Wenn Sie die Farbanzeige deaktivieren, bleiben die Zuordnungen der Einträge zu den Farben dennoch erhalten.

Wechseln Sie zum ersten Eingabefeld der Liste und geben Sie bei „Wert“ eine Zahl oder einen Buchstaben ein, der für die erste Farbe stehen soll. Klicken Sie anschließend auf das bunte quadratische Feld bei „Farbe“ und wählen Sie die gewünschte Farbe aus dem Standardfarbdialog von Windows aus. Fahren Sie mit allen Werten fort, denen Sie eine Farbe zuweisen wollen. Es sind bis zu zehn Werte und damit Farben möglich. Doppelbelegungen werden zurückgewiesen, Sie erhalten eine entsprechende Meldung in der Statuszeile.

Um eine Farbzuordnung zu entfernen löschen Sie einfach den Eintrag im Eingabefeld „Wert“.

Wenn Sie nun auf den OK-Haken klicken oder ENTER drücken, werden alle Änderungen gespeichert. Möchten Sie den Vorgang abbrechen, so klicken Sie auf Abbrechen oder drücken Sie ESC.

Kunden

Das Kundenfenster bekommt durch das Automatik-Modul gleich drei neue Registerseiten:

Dokumente - Wie bei den Lieferanten können Sie auch für die Kunden Dokumente mit LIDIS verwalten. Als Dokumente werden in diesem Zusammenhang beliebige externe Dateien wie Telefonnotizen, Briefe, Tabellenkalkulationen, Bilder, Ton- oder Video-Dateien usw. bezeichnet.

Bild - Das Register Bild zeigt auf Wunsch ein Bild des Kunden an, das Sie z.B. auch auf eine Kundenkarte oder Liste drucken können.

Eigenschaften - Diese Registerseite nimmt fast beliebig viele und individuell konfigurierbare weitere Informationen zu jedem Kunden auf. Damit kann eine Klassifikation der Kunden genauso realisiert werden wie äußerst flexible Rabattregelungen, Infos für Kassenkräfte oder zum Bondruck lassen sich verwalten und vieles mehr.

Außerdem wird die Stammdatenverwaltung der Kunden durch das Automatik-Modul noch um einen Befehl zum Drucken von Kundenkarten direkt aus dem Kundenfenster heraus erweitert und Sie bekommen im Optionen-Dialog ein neues Register für die Verwaltung von Farbmarkierungen in der Kundenliste.

Sämtliche Funktionen sind auch schon im Teilmodul „Auswertungen 2. Stufe“ des Automatik-Moduls enthalten.

Das Register Dokumente

Das Automatik-Modul fügt dem Kundenfenster die Registerseite Dokumente hinzu.

So bearbeiten Sie Dokumente

Klicken Sie im Menüband Start auf den Befehl Kunden und öffnen Sie dadurch das Kundenfenster.

Wählen Sie das Register Dokumente.

Im Anzeigebereich des Registers sehen Sie die Dokumente, die zu diesem Kunden angelegt wurden. Jedes Dokument wird durch das Symbol seines Bearbeitungsprogrammes repräsentiert.

Ein Klick auf ein Symbol oder auf den Schalter Öffnen startet das entsprechende Bearbeitungsprogramm und zeigt das Dokument an.

So legen Sie ein neues Dokument an

Der Schalter Neu ermöglicht es Ihnen, ein neues Dokument anzulegen. Der Dialog „Neues Dokument“ wird geöffnet.

Typ - Wählen Sie den Dokumententyp aus. Mitgeliefert werden die Typen Textdatei, Word-Dokument, Excel-Tabelle, PDF-Datei und Internetverknüpfung, Sie können aber auch jeder-zeit neue Dokumentarten hinzufügen.
Name - Geben Sie dem neuen Dokument einen Namen.
Benutzer - Wählen Sie, welcher Benutzer mit dem Dokument verbunden sein soll (normalerweise Sie selbst).
Bemerkung - Tragen Sie, falls gewünscht, zusätzliche Bemerkungen zu dem Dokument ein.

Jedes Dokument wird automatisch mit einem speziellen Dateinamen versehen und auf der Festplatte im Unterverzeichnis „Doku“ abgespeichert. Der Dateiname besteht aus dem Buchstaben „K“ für Kunden, der Kundennummer sowie dem Dokumentnamen, den Sie vergeben haben, und dem aktuellen Datum.

Achtung! Damit LIDIS auf die Dokumente zugreifen kann, dürfen Sie diese weder umbenennen noch in ein anderes Verzeichnis verschieben!

So bearbeiten Sie die Eigenschaften eines Dokumentes

Kundendokumente Eigenschaften bearbeiten

Wenn Sie in der Dokumentenliste mit der rechten Maustaste auf ein Symbol klicken, öffnet sich ein sog. Kontextmenü:

Öffnen - Auch hiermit sowie mit der RETURN-Taste lässt sich ein Dokument öffnen.
Löschen - Das Dokument wird gelöscht.
Eigenschaften - Ein Dialog zur Bearbeitung der Dokument-Eigenschaften wird geöffnet.
Typ - Der Dokumenttyp kann nach der Erstellung nicht mehr geändert werden.
Name - Geben Sie dem Dokument bei Bedarf einen neuen Namen.
Benutzer - Wählen Sie, welcher Benutzer mit dem Dokument verbunden sein soll (normalerweise Sie selbst).
Bemerkung - Tragen Sie, falls gewünscht, zusätzliche Bemerkungen zu dem Dokument ein.

Hinweis: Das nachträgliche Ändern des Dokumentnamens in LIDIS hat keinen Einfluss auf den Dateinamen des Dokuments. Dieser ändert sich nach der Erstellung nicht mehr.

Das Register Bild

Das Register Bild zeigt auf Wunsch ein Bild des Kunden an, das Sie z.B. auch auf eine Kundenkarte oder Liste drucken können.

So zeigen Sie ein Bild zu einem Kunden an

Sie können dem aktuellen Kunden ein Bild zuordnen, indem Sie auf den Schalter Anzeigen klicken. Der Betriebssystemdialog zum Öffnen einer Datei wird angezeigt und Sie können sich die gewünschte Bilddatei bequem aussuchen.

So betrachten oder bearbeiten Sie ein Bild

Klicken Sie auf den Schalter Öffnen. Je nach Bildtyp wird das zuständige Betrachtungs- oder Bearbeitungsprogramm geladen und Sie können das Bild ansehen oder bearbeiten.

Welches Programm gestartet wird, ist von den Einstellungen im Betriebssystem abhängig. Sehen Sie im Windows-Explorer unter Ordneroptionen nach.

So beenden Sie die Anzeige eines Bildes

Klicken Sie auf den Schalter Anzeige beenden.

Das Bild wird nicht mehr angezeigt, die Bilddatei bleibt aber erhalten.

So bearbeiten Sie das Standard-Bildverzeichnis

Klicken Sie zum Ändern des Bildverzeichnisses mit der rechten Maustaste in den Bildbereich. Es öffnet sich das sog. Kontextmenü. Wählen Sie daraus den Befehl Bildverzeichnis.

Ein Betriebssystemdialog zur Auswahl des gewünschten Verzeichnisses wird angezeigt. Zur Kontrolle erscheint ebenfalls der Name des aktuell eingestellten Bildverzeichnisses.

Die Kunden-Eigenschaften

Die Funktion Kunden-Eigenschaften ist ein mächtiges Werkzeug zur besseren Verwaltung Ihrer Kundendaten. Damit lassen sich fast beliebige zusätzliche Informationen zu Kunden speichern. Sie können beispielsweise Ihre Kunden flexibel in Gruppen einteilen, um besonders gute Kunden auszuwählen, zielgruppengenaue Mailings zu verschicken oder bestimmten Kunden spezielle Rabatte einzuräumen.

Dabei können Sie sich Ihr ganz individuelles System der Kunden-Eigenschaften aufbauen und es genau auf Ihre Wünsche und Anforderungen hin ausrichten. Insofern ergänzen und ersetzen die Kunden-Eigenschaften die bisher für diese Zwecke eingesetzten Freien Felder und Kennungen.

Arten von Kunden-Eigenschaften

Damit die Übersicht gewahrt bleibt, sind die Kundeneigenschaften in LIDIS in einem Baum angeordnet. Dadurch ergibt sich eine hierarchische Ansicht, in der Sie bspw. nur diejenigen Zweige öffnen können, die bei der aktuellen Fragestellung von Interesse sind.

Der Baum hat vier „Hauptäste“:

Die Klassifikation kann Ihre Kunden vollautomatisch in die drei Gruppen A, B oder C einordnen, je nachdem, wie viel Umsatz diese bei Ihnen erzeugen. Dabei ist es möglich, sowohl den Kundenumsatz als Ganzes als auch die Umsätze in einzelnen Bereichen getrennt voneinander zu beobachten.

Der Bereich Rabatte ermöglicht es Ihnen, jedem Kunden individuelle Rabatte zu vergeben, und zwar bis hinunter zu einzelnen Warengruppen und im Extremfall sogar auf einzelne Artikel.

Der Abschnitt Kasse enthält kundenspezifische Informationen, die an die Kasse geschickt werden und dort entweder den Kassierer benachrichtigen oder auf den Bon gedruckt werden können.

Im Abschnitt Sonstiges können Sie Ihre eigenen, beliebig konfigurierbaren Kunden-Eigenschaften unterbringen. Diese können in Form von Ja/Nein-Feldern gestaltet werden (z.B. Belieferung), als Texte, Zahlen oder als Datum (z.B. letzter Einkauf, Teilnahme an Werbeaktion etc.).

Hinweis:
Bevor Sie die Kunden-Eigenschaften nutzen können, müssen Sie zunächst einen auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Eigenschaftenbaum sowie ggf. Standardwerte für die Eigenschaftsbearbeitung definieren. Außerdem müssen Sie in den Kunden-Optionen das Register Eigenschaften freischalten.

Allgemeine Kunden-Eigenschaften

So bearbeiten Sie Kunden-Eigenschaften

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Kunden auf.

Klicken Sie im Kundenfenster auf die Registerkarte Eigenschaften.

Sie sehen die Baumansicht aller vorher von Ihnen definierten Kunden-Eigenschaften. Klicken Sie auf ein Pluszeichen, um den dazu gehörenden Zweig anzuzeigen und auf ein Minus-Zeichen, um den Zweig zu verbergen.

Sie können die Eigenschaften ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Text klicken. Je nach Eigenschaftstyp bekommen Sie verschiedene oft verwendete Werte zur Auswahl:

Setzen - Bei einem Ja/Nein-Feld können Sie hiermit die Eigenschaft auf Ja setzen.
Löschen - Die Eigenschaft wird gelöscht, d.h., Texte und Zahlen werden entfernt, Ja/Nein-Felder auf Nein gesetzt.
Eigenschaften... - Hiermit (oder mit einem Doppelklick auf den Text der Eigenschaft) rufen Sie eine Bearbeitungsfläche für die aktuelle Eigenschaft auf.

So verwalten Sie Ihre Kunden-Eigenschaften

Bevor Sie mit den Kunden-Eigenschaften gewinnbringend arbeiten können, müssen Sie zunächst Ihr eigenes System von Eigenschaften aufbauen. Überlegen Sie sich dazu, welche Eigenschaften Sie von Ihren Kunden speichern wollen und für welche Zwecke diese benötigt werden.

Hinweis: Selbstverständlich können Sie einen einmal gewählten Aufbau später jederzeit wieder verändern, dies ist aber manchmal mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden.

Klicken Sie im Menüband Kunden auf den Befehl Eigenschaften. Es öffnet sich der Dialog „Kunden-Eigenschaften“.

Auf der linken Seite sehen Sie die Baumansicht mit sämtlichen definierten Kunden-Eigenschaften. Rechts daneben werden die Einstellungen der im Baum markierten Eigenschaft angezeigt.

Bestimmen Sie zunächst, welchen Typ die Eigenschaft haben soll:

Ja / Nein - Der Inhalt dieses Feldes kann entweder Ja oder Nein sein, man kann auch sagen, dass es entweder gesetzt oder nicht gesetzt ist.
Numerisch - Diese Eigenschaft kann eine Zahl aufnehmen, die auch Nachkommastellen enthalten darf (z.B. einen Preis).
Ganzzahlig - Diese Eigenschaft kann eine ganze Zahl aufnehmen (z.B. eine Menge).
Text - Diese Eigenschaft kann einen Text mit maximal 100 Zeichen Länge aufnehmen.
Langtext - Diese Eigenschaft nimmt einen längeren Text mit maximal 1000 Zeichen auf, der auch mehrzeilig sein kann.
Datum - In dieser Eigenschaft kann ein Datum gespeichert werden.

Bezeichnung ändern - Hiermit ändern Sie den Namen der aktuellen Eigenschaft. Dazu können Sie, wie im Windows-Explorer, auch die F2-Taste benutzen.
Löschen - Dieser Befehl löscht die aktuelle Eigenschaft einschließlich aller Untereinträge.

Vorsicht! Beim Löschen einer Eigenschaft werden alle Werte, die diese Eigenschaft bei allen Kunden hat, ebenfalls gelöscht!

Nach oben - Damit verschieben Sie den ausgewählten Ein-trag um eine Position nach oben.
Nach unten - Damit verschieben Sie den ausgewählten Ein-trag um eine Position nach unten.
Hier einfügen - Damit fügen Sie eine neue Eigenschaft nach dem markierten Eintrag und auf derselben Ebene ein.
Am Ende einfügen - Damit fügen Sie eine neue Eigenschaft auf derselben Ebene, aber nach allen Nachbar-Eigenschaften, ein.
Untereintrag anlegen - Damit fügen Sie eine neue Eigenschaft eine Ebene unterhalb des aktuellen Eintrags ein.

Klicken Sie abschließend auf den Schalter Ok, um Ihre Änderungen zu speichern bzw. Abbrechen, um den Dialog ohne Speichern zu verlassen.

Die Kunden-Klassifikation

Neben dem Eigenschafts-Zweig Sonstiges, dessen Untereinträge beliebige Kunden-Eigenschaften definieren können, gibt es auch noch besondere Zweige, u.a. die Kunden-Klassifikation.

Als Klassifikation wird eine Einteilung der Kunden in drei Klassen bezeichnet, C, B und A. Je mehr Umsatz ein Kunde bei Ihnen macht, umso höher klettert er in dieser Klasseneinteilung. Das Schöne bei LIDIS ist, dass Sie die Einteilung, die Sie wirklich für Ihre Zwecke benötigen, selbst vornehmen können und dass das Programm danach die Einteilung der Kunden in die richtigen Klassen völlig selbständig erledigt.

Dazu werden alle kundengenauen Verkäufe (Rechnungsverkauf der Kasse sowie Fakturumsätze) ausgewertet, und zwar genau ein Jahr zurück. Die Neuberechnung geschieht nach jedem Fakturumsatz und bei jedem Kassenabruf, so dass die Klassifizierung immer auf dem neuesten Stand ist

So arbeiten Sie mit der Kunden-Klassifikation

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Kunden auf.

Klicken Sie im Kundenfenster auf die Registerkarte Eigenschaften.

Hier sehen Sie das Umsatzprofil Ihres Kunden auf einen Blick (eventuell müssen Sie den entsprechenden Zweig des Baumes durch Klicken auf das Pluszeichen öffnen). In einem der drei Be-reiche, in die Sie Ihr Sortiment aufgeteilt haben (Zoo, Garten und Boutique) hat dieser Kunde die Klassifikation B erreicht, in einem anderen C. Insgesamt ergibt sich daraus die Gesamteinschätzung eines B-Kunden. Im Bereich Zoo haben Sie eine feinere Aufteilung vorgenommen, um Ihre Kunden besser ansprechen zu können. Bei diesem Kunden ergibt sich ein relativ ausgewogenes Bild.

Sie können die Eigenschaften auch manuell ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Text klicken. Beim Eigenschaftstyp Klassifikation bekommen Sie die folgenden Werte zur Auswahl:

A-Kunde - Gibt dem Kunden im ausgewählten Bereich die Klassifikation A (die höchste Stufe).
B-Kunde - Gibt dem Kunden im ausgewählten Bereich die Klassifikation B (die mittlere Stufe).
C-Kunde - Gibt dem Kunden im ausgewählten Bereich die Klassifikation C (die niedrigste Stufe).
Löschen - Entfernt jede Klassifikation im gewählten Bereich.
Aktualisieren Berechnet die Klassifikations-Eigenschaften des aktuellen Kunden neu. LIDIS durchsucht die Umsatzdaten des Kunden und aktualisiert damit die komplette Klassifikation.
Alle aktualisieren - Berechnet die Klassifikations-Eigenschaften aller Kunden neu. Der Befehl ist nur verfügbar, wenn Sie vor dem rechten Mausklick die UMSCHALTEN-Taste drücken und festhalten. Falls eine Filterung aktiv ist, werden nur die Kunden, die dieser Filterung entsprechen, neu berechnet.
Eigenschaften... - Hiermit (oder mit einem Doppelklick auf den Text der Eigenschaft) rufen Sie eine Bearbeitungsfläche für die aktuelle Eigenschaft auf.

Darin sehen Sie die aktuelle Einstufung des Kunden. Sie können aus dem einzeiligen Listenfeld eine andere Stufe auswählen.

Hinweis: Falls Sie die Berechnung der Klassifikation automatisch von LIDIS vornehmen lassen, wird eine manuell vorgenommene Einstufung bei der nächsten Berechnung wieder überschrieben. Sie sollten also diese Automatik abschalten (s.u.), wenn Sie die manuelle Eingabe erhalten wollen.

So verwalten Sie die Kunden-Klassifikation

Wählen Sie im Menüband Kunden den Befehl Eigenschaften. Es öffnet sich der Dialog „Kunden-Eigenschaften“ auf der Registerseite Eigenschaften.

Hier sehen Sie, wie die Eigenschaft „Umsatz-/Interessenschwerpunkte“ definiert ist. Es handelt sich dabei um eine Eigenschaft vom Typ Klassifikation. Da dieses die oberste Ebene aller Klassifikationseinträge darstellt, kann der Typ nicht geändert (und der Eintrag auch nicht gelöscht) werden.

Eigenschaften vom Typ Klassifikation können von LIDIS automatisch berechnet werden. Dazu definieren Sie die Konditionen im Abschnitt „Berechnung“.

Grenzwerte bez... - Wählen Sie hier, ob die Berechnung anhand des Umsatzes oder des Rohgewinns erfolgen soll oder ob Sie keine automatische Berechnung für diese Eigenschaft wünschen.
C-Kunde ab - Geben Sie hier den Umsatz (oder den Rohgewinn) ein, den ein Kunde erreichen muss, um als C-Kunde (die niedrigste Stufe) klassifiziert zu werden.
B-Kunde ab - Geben Sie hier den Umsatz (oder den Rohgewinn) ein, den ein Kunde erreichen muss, um als B-Kunde (die mittlere Stufe) klassifiziert zu werden.
A-Kunde ab - Geben Sie hier den Umsatz (oder den Rohgewinn) ein, den ein Kunde erreichen muss, um als A-Kunde (die höchste Stufe) klassifiziert zu werden.
Warengruppen - Tragen Sie hier die Warengruppen ein, die in die Umsatzberechnung dieser Eigenschaft einbezogen werden sollen. Sie können einzelne Warengruppen durch Komma getrennt angeben (z.B. 10, 20, 30) aber auch mehrere Warengruppen durch einen Bindestrich definieren (z.B. 10-20) und diese beiden Möglichkeiten auch kombinieren (z.B. 10-20, 30, 40).

Hinweis: Da es sich hier um die oberste Ebene handelt, haben wir in diesem Beispiel alle Warengruppen von 1 bis 99 angegeben. In darunter angeordneten Eigenschaften (z.B. Zoo oder Nager) sind natürlich die Warengruppen dieser Geschäftsbereiche aufgeführt.

Sie können die Auswahl der Warengruppen auch aus einem weiteren Dialogfenster vornehmen, das geöffnet wird, wenn Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich Warengruppen klicken und den Befehl Auswählen geben.

Klicken Sie auf diejenige Warengruppe, die Sie übernehmen wollen. Mehrere Warengruppen können Sie aussuchen, indem Sie vor dem Klick die STRG-Taste drücken und festhalten. Benutzen Sie statt dessen die UMSCHALT-Taste, werden alle Warengruppen, die zwischen der als letzten ausgewählten und der aktuellen Zeile liegen, ebenfalls mit ausgewählt.

Klicken Sie abschließend auf den Schalter Ok, um Ihre Änderungen zu speichern bzw. Abbrechen, um den Dialog ohne Speichern zu verlassen.

Hinweis:
Ähnlich wie bei der Planung von Warengruppen oder Verdichtungsebenen sollten Sie sich auch beim Einrichten der Klassifikation zunächst ein Schema zurechtlegen, bevor Sie beginnen. Wichtig ist die Beantwortung der folgenden Fragen: Wie genau muss mein Sortiment für meine Zwecke unterteilt werden? Und: Wofür genau benötige ich die Klassifizierung?

Die Kunden-Rabatte

Neben dem Eigenschafts-Zweig Sonstiges, dessen Untereinträge beliebige Kunden-Eigenschaften definieren können, gibt es auch noch besondere Zweige, u.a. die Kundenrabatte.

Im Zweig Rabatte können Sie jedem Kunden beliebige Rabatte zuordnen und zwar sowohl bezogen auf Verdichtungsebenen als auch auf Warengruppen-Ebene. Im Extremfall können Sie sogar für jeden Artikel und Kunden einen eigenen Rabatt vorsehen.

Die hier vergebenen Rabatte werden bei jedem Fakturverkauf automatisch angewandt. Auch das Kassenprogramm kann diese Informationen auswerten und bei kundenorientierten Verkäufen (Rechnung, Lieferschein) anwenden.

So arbeiten Sie mit Kunden-Rabatten

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Kunden auf.

Klicken Sie im Kundenfenster auf die Registerkarte Eigenschaften.

Ein Kunde könnte bspw. in den Pflanzen-Warengruppen 3% Rabatt und darüber hinaus in der Abteilung Gartengeräte 5% bekommen.

Die oberste Eigenschaft dieser Gruppe mit dem Namen „Rabatt“ kann nicht gelöscht werden, steht also immer zur Verfügung. Sie ist vom Typ Ja/Nein, womit die Anwendung der darunter angeordneten Rabatte gesteuert werden kann. Sie können ein umfangreiches Rabattsystem also auch einmal kurzfristig bei einem Kunden deaktivieren, ohne alle Rabatte umständlich löschen und später wieder anlegen zu müssen.

Sie können die Rabatthöhe ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Text klicken. Beim Eigenschaftstyp Rabatt bekommen Sie bspw. die folgenden Werte zur Auswahl (die vorgesehenen Standardwerte können Sie auch abändern):

3% Rabatt - Gibt dem Kunden in den ausgewählten Verdichtungen (Warengruppen, Artikel) 3% Rabatt.
5% Rabatt - Gibt dem Kunden in den ausgewählten Verdichtungen (Warengruppen, Artikel) 5% Rabatt
10% Rabatt - Gibt dem Kunden in den ausgewählten Verdichtungen (Warengruppen, Artikel) 10% Rabatt
Löschen - Entfernt jede Rabattierung in den ausgewählten Verdichtungen (Warengruppen, Artikel).
Eigenschaften... - Hiermit (oder mit einem Doppelklick auf den Text der Eigenschaft) rufen Sie eine Bearbeitungsfläche für die aktuelle Eigenschaft auf.

Darin sehen Sie den aktuellen Rabatt des Kunden. Sie können aus dem einzeiligen Listenfeld einen anderen Rabatt auswählen oder eine Prozentzahl frei eingeben.

So verwalten Sie die Kunden-Rabatte

Wählen Sie im Menüband Kunden den Befehl Eigenschaften. Es öffnet sich der Dialog „Kunden-Eigenschaften“.

Hier sehen Sie, wie die Eigenschaft „WG 23-25, 28-29: Pflanzen“ definiert ist. Es handelt sich dabei um eine Eigenschaft vom Typ Rabatt.

Bei Rabatt-Eigenschaften müssen Sie definieren, auf welche Einheiten der Rabatt vergeben werden soll. Sie haben dazu drei Möglichkeiten:

Hinweis: Beachten Sie bitte, dass der Name der Eigenschaft nicht direkt mit den ausgewählten Warengruppen (Verdichtungen, Artikeln) zu tun hat. Auch wenn Sie also, wie im Beispiel, die Eigenschaft „WG 23-25, 28-29: Pflanzen“ nennen, müssen Sie zusätzlich die Definition der Rabatt-Eigenschaft vornehmen.

Artikel - Wenn Sie bei „Rabatt auf“ den Eintrag Artikel wählen, können Sie im darunter liegenden Eingabefeld Artikelnummern (PLUs) aufführen, für die der Rabatt gelten soll. Sie können einzelne Artikelnummern durch Komma getrennt angeben (z.B. 10, 20, 30) aber auch mehrere Artikel durch einen Bindestrich definieren (z.B. 10-20) und diese beiden Möglichkeiten auch kombinieren (z.B. 10-20, 30, 40).

Warengruppen - Wenn Sie bei „Rabatt auf“ den Eintrag Waren-gruppen wählen, können Sie im darunter liegenden Eingabefeld Warengruppennummern aufführen, für die der Rabatt gelten soll. Sie können einzelne Warengruppen durch Komma getrennt angeben aber auch mehrere Warengruppen durch einen Bindestrich definieren und diese beiden Möglichkeiten auch kombinieren.

Verdichtungen - Außer auf Artikel und Warengruppen können Sie auch Rabatte auf verschiedene Verdichtungsgruppen definieren. Dazu wählen Sie eine bestimmte Verdichtungsebene aus (z.B. Haupt-warengruppen oder Abteilungen etc.) und geben dann in das Eingabefeld die gewünschten Gruppennummern ein. Sie können einzelne Gruppennummern durch Komma getrennt angeben aber auch mehrere Gruppen durch einen Bindestrich definieren und diese beiden Möglichkeiten auch kombinieren.

Klicken Sie auf diejenige Warengruppe oder Verdichtung, die Sie übernehmen wollen. Mehrere Nummern können Sie aussuchen, indem Sie vor dem Klick die STRG-Taste drücken und festhalten. Benutzen Sie statt dessen die UMSCHALT-Taste, werden alle Warengruppen bzw. Verdichtungsgruppen, die zwischen der als letzten ausgewählten und der aktuellen Zeile liegen, ebenfalls mit ausgewählt.

Klicken Sie abschließend auf den Schalter Ok, um Ihre Änderungen zu speichern bzw. Abbrechen, um den Dialog ohne Speichern zu verlassen.

Wenn Sie den Obereintrag „Rabatte“ aktiviert haben, können Sie die drei am häufigsten benötigten Werte für die Rabattvergabe definieren. Sie bekommen diese drei Prozentzahlen dann sowohl im Kontextmenü (wenn Sie eine Rabatt-Eigenschaft mit der rechten Maustaste anklicken) als auch in der Bearbeitungsfläche zur Auswahl angeboten. Selbstverständlich können Sie in die Eigenschaftsfelder beliebige andere Rabatte eintragen, schneller geht es allerdings mit den hier vergebenen Standardrabatten.

Hinweis: Gerade auch bei den Kundenrabatten ist die hierarchische Anordnung der Kunden-Eigenschaften in einer Baumdarstellung von Vorteil. Sie können dadurch z.B. eine Anzahl Hauptwarengruppen definieren, für die ein bestimmter Rabatt gelten soll und darunter weitere Einträge anordnen, die für bestimmte Warengruppen oder Artikel Ausnahmen von dieser allgemeinen Regelung vorsehen.

Die Kassen-Infos

Neben dem Eigenschafts-Zweig Sonstiges, dessen Untereinträge beliebige Kunden-Eigenschaften definieren können, gibt es auch noch besondere Zweige, u.a. die Kassen-Infos.

Im Zweig Kasse können Sie für jeden Kunden Informationen vorsehen, die an die LIDIS-Kasse geschickt werden und dort entweder auf den Bon gedruckt oder dem Kassierpersonal als Bildschirminfo angezeigt werden.

So arbeiten Sie mit Kassen-Infos

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Kunden auf.

Klicken Sie im Kundenfenster auf die Registerkarte Eigenschaften.

Sie können bestimmen, ob dem jeweiligen Kunden die Information zugeordnet wird, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Text klicken. Beim Eigenschaftstyp Kasse (es handelt sich dabei um ein Ja/Nein-Feld) bekommen Sie die folgenden Werte zur Auswahl:

Setzen - Für diesen Kunden soll die Information an der Kasse gedruckt bzw. angezeigt werden.
Löschen - Für diesen Kunden soll die Information an der Kasse nicht gedruckt bzw. angezeigt werden.
Eigenschaften... - Hiermit (oder mit einem Doppelklick auf den Text der Eigenschaft) rufen Sie eine Bearbeitungsfläche für die aktuelle Eigenschaft auf.

Darin sehen Sie den aktuellen Eigenschaftswert des Kunden. Sie können aus dem einzeiligen Listenfeld einen anderen Wert auswählen.

So verwalten Sie die Kassen-Infos

Wählen Sie im Menüband Kunden den Befehl Eigenschaften. Es öffnet sich der Dialog „Kunden-Eigenschaften“.

Hier sehen Sie, wie die Eigenschaft „Adresse aktualisieren“ definiert ist. Es handelt sich dabei um eine Eigenschaft vom Typ Kasse.

Bei Kassen-Eigenschaften können Sie wählen, ob die Information auf den Bon gedruckt oder nur angezeigt werden soll:

Information Bon - Die unten angegebene Info wird bei den aus-gewählten Kunden auf den Bon gedruckt.
Information Kassierer - Die unten angegebene Info wird bei den ausgewählten Kunden dem Kassierpersonal auf dem Bildschirm angezeigt.

Klicken Sie abschließend auf den Schalter Ok, um Ihre Änderungen zu speichern bzw. Abbrechen, um den Dialog ohne Speichern zu verlassen.

Hinweis:
Bitte beachten Sie die Reihenfolge der Bearbeitung bei Kunden-Eigenschaften des Typs Kasse: Zuerst definieren Sie die Ausgestaltung der Eigenschaft (also einen bestimmten Text für Anzeige oder Bondruck), dann erst weisen Sie diese Eigenschaft einem Kunden zu. Kassen-Eigenschaften sind immer Ja/Nein-Felder, d.h., ein Kunde besitzt entweder diese Eigenschaft oder eben nicht.
Es ist also nicht möglich, beim Anwenden der Eigenschaft noch einen speziellen Text für einen Kunden zu wählen. Wenn Sie verschiedene Texte benötigen, müssen Sie auch mehrere Eigenschaften anlegen und dann jeweils die gewünschte dem Kunden zuordnen.

Filtern auf Kunden-Eigenschaften

Alle Kunden-Eigenschaften können im Kundenfenster, bei Ausdrucken und beim Export zum Filtern der Kundendaten verwendet werden.

So filtern Sie auf Kunden-Eigenschaften

Wählen Sie im Menüband Kunden den Befehl Filterung, um den Dialog „Datei-Optionen (Kunden)“ auf der Registerseite Filterung zu öffnen. Klicken Sie auf den Schalter Erweitert, falls Sie die Einfache Filterung angezeigt bekommen.

Wählen Sie in der Spalte Feld den Eintrag „Eigenschaften...“ (in roter Schrift) aus. Ein kleines Auswahlfenster mit den Kunden-Eigenschaften öffnet sich.

Wählen Sie aus diesem Fenster die Eigenschaft aus, die Sie zum Filtern verwenden wollen, indem Sie darauf doppelklicken.

Geben Sie nun wie gewohnt Operator, Wert usw. ein, um die gewünschte Filterung zusammenzustellen.

Kundenkarten drucken

Eine zusätzliche Erweiterung des Kundenfenster, die Ihnen das Automatik-Modul bietet, ist die Möglichkeit, direkt aus der Kundenmaske heraus Kundenkarten (bzw. Etiketten dafür) zu drucken.

So drucken Sie eine Kundenkarte

Klicken Sie im Menüband Kunden auf den Befehl Drucken. Es öffnet sich der Dialog „Kundenkarte drucken“.

Im oberen Teil des Fensters sehen Sie die wichtigsten Informationen zu dem aktuellen Kunden.

Die Liste Druckvorlagen zeigt Ihnen als Ausschnitt aus dem Vorlagenbaum die zur Verfügung stehenden Kundenlayouts an. Wählen Sie hier die Vorlage, die für den Etikettendruck verwendet werden soll.

Wenn Sie nur die Vorlage verändern, nicht aber einen Ausdruck beginnen wollen, drücken Sie auf den Schalter "Verlassen".

Beginnen Sie den Etikettendruck, indem Sie auf den grünen OK-Haken klicken bzw. ENTER drücken. Das Druckfenster wird geöffnet und auf den aktuellen Kunden eingestellt. Sie müssen das eigentliche Ausdrucken nur noch bestätigen.

Kunden-Optionen: Farben

Eine mit dem Automatikmodul hinzukommende Verwendungsmöglichkeit der frei zu vergebenden Kennungsfelder im Register Beschreibung ist es, damit eine farbliche Markierung der Kundenzeilen in der Listendarstellung des Kundenfensters zu steuern. Diese Farbcodierung können Sie für viele verschiedene Zwecke einsetzen, z.B. zur Hervorhebung von auslaufenden Kunden, Neukunden, besonders pflegeintensiven Kunden usw.

So rufen Sie die Einstellung der Kundenfarben auf

Klicken Sie im Menüband Kunden auf den Befehl Vorgaben. Es öffnet sich der Dialog „Datei-Optionen (Kunden)“. Wechseln Sie zum Register Farben.

Hinweis: Wenn Sie die Farbanzeige deaktivieren, bleiben die Zuordnungen der Einträge zu den Farben dennoch erhalten.

Um eine Farbzuordnung zu entfernen löschen Sie einfach den Eintrag im Eingabefeld „Wert“.

Wenn Sie nun auf den OK-Haken klicken oder ENTER drücken, werden alle Änderungen gespeichert. Möchten Sie den Vorgang abbrechen, so klicken Sie auf Abbrechen oder drücken Sie ESC.

Artikel

Das Automatik-Modul stellt Ihnen zusätzlich die folgenden Möglichkeiten der Artikelverwaltung zur Verfügung:

Dokumente - Wie bei den Lieferanten und Kunden können Sie auch für die Artikel Dokumente mit LIDIS verwalten. Als Dokumente werden in diesem Zusammenhang beliebige externe Dateien wie Telefonnotizen, Briefe, Tabellenkalkulationen, Bilder, Ton- oder Video-Dateien usw. bezeichnet.
Bild - Das Register Bild zeigt auf Wunsch ein Bild des Artikels an, das Sie z.B. auch auf ein Etikett oder eine Liste drucken können.
Eigenschaften - Diese Registerseite nimmt fast beliebig viele und individuell konfigurierbare weitere Informationen zu jedem Artikel auf. Damit können z.B. viele zusätzliche Infos zu Pflanzen genauso realisiert werden wie äußerst flexible Rabattregelungen, Infos für Kassenkräfte oder zum Bondruck lassen sich verwalten und vieles mehr.
Webshop - Mit dem Register Webshop sowie dem dazugehörenden Dialogfenster (zusätzlich wird das Modul Webshop benötigt) können Sie mit LIDIS die komplette Verwaltung eines Internetshops durchführen.

Außerdem erhält das Artikelfenster durch das Automatik-Modul noch einen Befehl zum Drucken von Etiketten direkt aus dem Artikelfenster heraus und es fügt dem Optionen-Dialog eine Registerseite für die Verwaltung von Farbmarkierungen in der Artikelliste hinzu.

Sämtliche Funktionen sind auch schon im Teilmodul „Auswertungen 2. Stufe“ des Automatik-Moduls enthalten.

Das Register Dokumente

Das Automatik-Modul fügt dem Artikelfenster die Registerseite Dokumente hinzu.

So bearbeiten Sie Dokumente

Klicken Sie im Menüband Start auf den Befehl Artikel, um das Artikelfenster zu öffnen.

Wählen Sie das Register Dokumente.

Im Anzeigebereich des Registers sehen Sie die Dokumente, die zu diesem Lieferanten angelegt wurden. Jedes Dokument wird durch das Symbol seines Bearbeitungsprogrammes repräsentiert (z.B. für den Windows-Texteditor Notepad, für Microsoft Word, für Microsoft Excel usw.).

Ein Klick auf ein Symbol oder auf den Schalter Öffnen startet das entsprechende Bearbeitungsprogramm und zeigt das Dokument an.

So legen Sie ein neues Dokument an

Der Schalter Neu ermöglicht es Ihnen, ein neues Dokument anzulegen. Der Dialog „Neues Dokument“ wird geöffnet.

Typ - Wählen Sie den Dokumententyp aus. Mitgeliefert werden die Typen Textdatei, Word-Dokument, Excel-Tabelle, PDF-Datei und Internetverknüpfung, Sie können aber auch jederzeit neue Dokumentarten hinzufügen.
Name - Geben Sie dem neuen Dokument einen Namen.
Benutzer - Wählen Sie, welcher Benutzer mit dem Dokument verbunden sein soll (normalerweise Sie selbst).
Bemerkung - Tragen Sie, falls gewünscht, zusätzliche Bemerkungen zu dem Dokument ein.

Jedes Dokument wird automatisch mit einem speziellen Dateinamen versehen und auf der Festplatte im Unterverzeichnis „Doku“ abgespeichert. Der Dateiname besteht aus dem Buchstaben „A“ für Artikel, der Artikelnummer sowie dem Dokumentnamen, den Sie vergeben haben, und dem aktuellen Datum.

Achtung! Damit LIDIS auf die Dokumente zugreifen kann, dürfen Sie diese weder umbenennen noch in ein anderes Verzeichnis verschieben!

So bearbeiten Sie die Eigenschaften eines Dokumentes

Wenn Sie in der Dokumentenliste mit der rechten Maustaste auf ein Symbol klicken, öffnet sich ein sog. Kontextmenü:

Öffnen - Auch hiermit sowie mit der RETURN-Taste lässt sich ein Dokument öffnen.
Löschen - Das Dokument wird gelöscht.
Eigenschaften - Ein Dialog zur Bearbeitung der Dokument-Eigenschaften wird geöffnet.
Typ - Der Dokumenttyp kann nach der Erstellung nicht mehr geändert werden.
Name - Geben Sie dem Dokument bei Bedarf einen neuen Namen.

Benutzer - Wählen Sie, welcher Benutzer mit dem Dokument verbunden sein soll (normalerweise Sie selbst).
Bemerkung - Tragen Sie, falls gewünscht, zusätzliche Bemerkungen zu dem Dokument ein.

Hinweis: Das nachträgliche Ändern des Dokumentnamens in LIDIS hat keinen Einfluss auf den Dateinamen des Dokuments. Dieser ändert sich nach der Erstellung nicht mehr.

Dokument-Typen verwalten

Sie können jederzeit zu den fünf mitgelieferten Dokument-Typen Textdatei, Word-Dokument, Excel-Tabelle, PDF-Datei und Internetverknüpfung weitere hinzufügen.

So bearbeiten Sie die Dokument-Typen

Klicken Sie im Menüband Start auf den Befehl Artikel, um das Artikelfenster zu öffnen.

Wählen Sie das Register Dokumente. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Anzeigebereich der Dokumente und wählen Sie den Befehl Neu.

Der Dialog „Neues Dokument“ wird geöffnet. Wechseln Sie auf die Registerseite Dokumente.

Name - In diesem Feld wählen Sie den Namen des Dokument-Typs (Textdatei, Tabelle etc., aber auch Klang, Musikstück, Video usw.)
Vorlage - Geben Sie hier entweder die Dateinamenerweiterung ein, für die der Dokumenttyp angelegt werden soll (mit Punkt, z.B. „.txt“ für Textdateien) oder den Dateinamen eines Standarddokuments, das für die Erstellung neuer Dokumente herangezogen wird.

Suchen - Klicken Sie auf diesen Schalter, um ein Vorlagendokument mit Hilfe des Windows-Standarddialogs zu suchen.
Eigentümer - Wenn Sie Dokumenttypen benötigen, die nur in einer speziellen Filiale benutzt werden, können Sie diese Filiale hier auswählen. Normalerweise sollten Sie aber den Eintrag „Zentrale“ beibehalten.
Vorschau - Dieses Feld zeigt die zwei Bilder an, die den Dokumenttyp repräsentieren sollen. Normalerweise werden zwei Bilder (Icons) benötigt, ein kleineres (16 * 16 Pixel) und ein größeres (32 * 32 Pixel).
Verzeichnis-Info - In diesem Bereich werden die Verzeichnisse und Dateinamen angezeigt, die für den Dokumenttyp benötigt werden:
- Dokumente - Das Verzeichnis, in dem die Dokumente dieses Typs gespeichert werden sollen (normalerweise „Doku“).
- Kleines Bild - Name der Datei, die das kleinere Icon enthält.
- Großes Bild - Name der Datei, die das größere Icon enthält.

So löschen Sie einen Dokument-Typ

Wenn Sie im Dialog „Neues Dokument“ den Schalter Löschen betätigen, wird der markierte Dokumenttyp entfernt.

Klicken Sie auf den Schalter Ok, um den neuen Dokument-Typ Ihrer Liste hinzuzufügen. Von nun an ist der neue Typ genauso wie die Standardtypen in LIDIS zu verwalten.

Das Register Bild

Das Register Bild zeigt auf Wunsch ein Bild des Artikels an, das Sie z.B. auch auf ein Etikett oder Plakat drucken können.

So zeigen Sie ein Bild zu einem Artikel an

Sie können dem aktuellen Artikel ein Bild zuordnen, indem Sie auf den Schalter Anzeigen klicken. Der Betriebssystemdialog zum Öffnen einer Datei wird angezeigt und Sie können sich die gewünschte Bilddatei bequem aussuchen.

Hinweis: In den Artikel-Vorgaben können Sie eine maximale Dateigröße für die Bilder festlegen.

So betrachten oder bearbeiten Sie ein Bild

Klicken Sie auf den Schalter Öffnen. Je nach Bildtyp wird das zuständige Betrachtungs- oder Bearbeitungsprogramm geladen und Sie können das Bild ansehen oder bearbeiten.

Welches Programm gestartet wird, ist von den Einstellungen im Betriebssystem abhängig. Sehen Sie im Windows-Explorer unter Ordneroptionen nach.

So beenden Sie die Anzeige eines Bildes

Klicken Sie auf den Schalter Anzeige beenden.

Das Bild wird nicht mehr angezeigt, die Bilddatei bleibt aber erhalten.

So bearbeiten Sie das Standard-Bildverzeichnis

Klicken Sie zum Ändern des Bildverzeichnisses mit der rechten Maustaste in den Bildbereich. Es öffnet sich das sog. Kontextmenü. Wählen Sie daraus den Befehl Bildverzeichnis.

Ein Betriebssystemdialog zur Auswahl des gewünschten Verzeichnisses wird angezeigt. Zur Kontrolle erscheint ebenfalls der Name des aktuell eingestellten Bildverzeichnisses.

So ordnen Sie mehrere Bilder zu

Wenn Sie mehrere Artikelbilder in einem Ordner zusammengestellt haben und diese ein geeignetes Kriterium besitzen (z.B. die PLU als Dateinamen), können Sie sie alle auf einmal den passenden Artikeln zuordnen.

Klicken Sie im Menüband Artikel auf den Befehl Mehrere/Bilder. Es öffnet sich der Dialog „Artikelbilder zuordnen“. Erfassen Sie hier die benötigten Daten:

Ordner - Wählen Sie mit Hilfe des Schalters "Kästchen mit drei Punkten" das Verzeichnis, in dem die Artikelbilder liegen.
Dateitypen - Die Suche kann entweder Bitmaps oder andere Bildtypen (jpg-, gif- und png-Dateien) oder auch alle Bildarten umfassen.
Kriterium - Wählen Sie hier, ob der Dateiname der Artikelbilder aus der PLU (Artikelnummer), der EAN oder der LAN besteht.

Lieferant - Falls Sie nach Bilder mit LAN suchen, müssen Sie hier noch den gewünschten Lieferanten auswählen, weil LANs mehrfach vorkommen können.
Vorh. Bilder überschreiben - Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, werden gefundene Bilder auch dann dem passenden Artikel zugeordnet, wenn dieser bereits ein Artikelbild besitzt.

Wenn Sie nun auf den OK-Haken klicken oder ENTER drücken, wird die Suche ausgeführt. Möchten Sie den Vorgang abbrechen, so klicken Sie auf Abbrechen oder drücken Sie ESC.

Wenn geeignete Artikelbilder gefunden werden konnten, wird der Dialog um eine Liste mit kleinen Vorschaubildern erweitert. Sie können vor der Übernahme der Bilder eine Kontrolle durchführen und in der Spalte „Auswahl“ den Haken entfernen, wenn Sie ein bestimmtes Bild nicht übernehmen möchten.

Klicken Sie nun abschließend auf den Ok-Haken um die vorgeschlagenen und markierten Bilder in den Artikelstamm zu übernehmen.

Die Artikel-Eigenschaften

Die Funktion Artikel-Eigenschaften ist ein mächtiges Werkzeug zur besseren Verwaltung Ihrer Artikeldaten. Damit lassen sich beliebige zusätzliche Informationen zu Artikeln speichern. Sie können beispielsweise viele zusätzliche Felder zur genaueren Abbildung von Pflanzen einrichten wie auch äußerst flexible Rabattregelungen realisieren, Infos für Kassenkräfte oder zum Bondruck speichern und vieles mehr.

Dabei können Sie sich Ihr ganz individuelles System der Artikel-Eigenschaften aufbauen und es genau auf Ihre Wünsche und Anforderungen hin ausrichten. Insofern ergänzen und ersetzen die Artikel-Eigenschaften die bisher für diese Zwecke eingesetzten Freien Felder und Kennungen.

Arten von Artikel-Eigenschaften

Damit die Übersicht gewahrt bleibt, sind die Artikeleigenschaften in LIDIS in einem Baum angeordnet. Dadurch ergibt sich eine hierarchische Ansicht, in der immer nur diejenigen Zweige geöffnet sind, die bei dem aktuellen Artikel auch tatsächlich Werte enthalten.

Der Baum hat vier „Hauptäste“:

Der Abschnitt Kasse enthält alle Artikel-Eigenschaften, die an der Kasse benötigt und ausgewertet werden. Damit lassen sich z.B. fortgeschrittene Rabattsysteme realisieren (3 für 2-Regelungen, Rabatte ab bestimmten Stückzahlen usw.) oder auch Infos für Kassierkräfte oder den Bondruck zuweisen.

Der Bereich Pflanzen ermöglicht es Ihnen, für Pflanzen-Artikel sehr detaillierte zusätzliche Felder zu verwalten. Viele dieser Eigenschaftsfelder sind bereits vordefiniert, Sie können diese aber jederzeit abändern und erweitern.

Der Abschnitt Webshop enthält einige Informationen, die Sie viel-leicht für die Pflege Ihrer Shopartikel benötigen könnten (natürlich nur, wenn Sie einen Shop betreiben).

Im Abschnitt Sonstiges können Sie Ihre eigenen, beliebig konfigurierbaren Artikel-Eigenschaften unterbringen. Diese können in Form von Ja/Nein-Feldern gestaltet werden (z.B. Weihnachtsartikel), als Texte, Zahlen oder als Datum (z.B. Zeitpunkt der Listung etc.).

Hinweis: Bevor Sie die Artikel-Eigenschaften nutzen können, müssen Sie zunächst einen auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Eigenschaftenbaum sowie ggf. Standardwerte für die Eigenschaftsbearbeitung definieren. Außerdem müssen Sie in den Artikel-Optionen das Register Eigenschaften freischalten.

Allgemeine Artikel-Eigenschaften

So bearbeiten Sie Artikel-Eigenschaften

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Artikel auf.

Klicken Sie im Artikelfenster auf die Registerkarte Eigenschaften.

Sie sehen die Baumansicht aller vorher von Ihnen definierten Artikel-Eigenschaften. Nur diejenigen Zweige, die tatsächlich Daten enthalten, werden ausgeklappt, alle anderen sind zunächst verborgen.

Klicken Sie auf ein Pluszeichen, um den dazu gehörenden Zweig anzuzeigen und auf ein Minus-Zeichen, um den Zweig zu verbergen.

Das Zeichen "Liste" zeigt Ihnen eine Eigenschaft ohne Wert an, wenn Sie ein "Hand zeigt mit Finger auf Liste" Zeichen sehen und der Text fett erscheint, wurde der Eigenschaft ein Wert zugewiesen. Diesen Wert sehen Sie direkt hinter dem Namen der Eigenschaft in Klammern, falls es sich um einen Text oder eine Zahl handelt. Bei einem Ja/Nein-Feld zeigt allein schon der hervorgehobene Eintrag an, dass die Eigenschaft auf Ja steht.

Sie können die Eigenschaften ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Text klicken. Je nach Eigenschaftstyp bekommen Sie verschiedene oft verwendete Werte zur Auswahl:

Setzen - Bei einem Ja/Nein-Feld können Sie hiermit die Eigenschaft auf Ja setzen.
Löschen - Die Eigenschaft wird gelöscht, d.h., Texte und Zahlen werden entfernt, Ja/Nein-Felder auf Nein gesetzt.
Ändern... - Hiermit (oder mit einem Doppelklick auf den Text der Eigenschaft) rufen Sie eine Bearbeitungsfläche für die aktuelle Eigenschaft auf.

Darin sehen Sie den aktuellen Wert der Eigenschaft und können ihn direkt verändern. Oft können Sie aus einem einzeiligen Listenfeld Standardwerte auswählen oder auch einen beliebigen eigenen Wert eintragen.

Artikeleigenschaften filialabhängig ändern

Anders als bei den Kunden- oder Lieferanten-Eigenschaften ist es bei Artikeln auch möglich, filialabhängige Eigenschaften zu definieren. Bei einer solchen Eigenschaft enthält die Fläche dann mehrere Bearbeitungsfelder, eine für jede Filiale und dazu noch eine für den gemeinsamen Wert der Eigenschaft in allen Filialen. Der Inhalt der letzteren gilt dann für alle Filialen, die keinen eigenen Wert erhalten haben - Sie müssen also nur in diejenigen Filialen eigene Werte eintragen, die vom Standard abweichen.

So verwalten Sie Ihre Artikel-Eigenschaften

Bevor Sie mit den Artikel-Eigenschaften gewinnbringend arbeiten können, müssen Sie zunächst Ihr eigenes System von Eigenschaften aufbauen. Überlegen Sie sich dazu, welche Eigenschaften Sie von Ihren Artikel speichern wollen und für welche Zwecke diese benötigt werden.

Hinweis: Selbstverständlich können Sie einen einmal gewählten Aufbau später jederzeit wieder verändern, dies ist aber manchmal mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden.

Wählen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Menüband Artikel. Es öffnet sich der Dialog „Artikel-Eigenschaften“.

Auf der linken Seite sehen Sie die Baumansicht mit sämtlichen definierten Artikel-Eigenschaften. Rechts daneben werden die Einstellungen der im Baum markierten Eigenschaft angezeigt.

Bestimmen sie zunächst, welchen Typ die Eigenschaft haben soll:

Ja / Nein - Der Inhalt dieses Feldes kann entweder Ja oder Nein sein, man kann auch sagen, dass es entweder gesetzt oder nicht gesetzt ist.
Numerisch - Diese Eigenschaft kann eine Zahl aufnehmen, die auch Nachkommastellen enthalten darf (z.B. einen Preis).
Ganzzahlig - Diese Eigenschaft kann eine ganze Zahl auf-nehmen (z.B. eine Menge).
Text - Diese Eigenschaft kann einen Text mit maximal 100 Zeichen Länge aufnehmen.
Langtext - Diese Eigenschaft nimmt einen längeren Text mit maximal 1000 Zeichen auf, der auch mehrzeilig sein kann.
Datum - In dieser Eigenschaft kann ein Datum gespeichert werden.

Anschließend geben Sie an, ob die Artikel-Eigenschaft filialabhängig sein soll oder nicht (natürlich nur, wenn Sie mit Filialen arbeiten). Eine filialabhängige Eigenschaft kann in jeder Filiale einen anderen Wert haben (muss aber nicht), während ansonsten für alle Filialen nur ein einziger Wert existiert.

Und schließlich haben Sie bei einigen Eigenschaftstypen (Numerisch, Ganzzahlig, Text und Datum) auch noch die Möglichkeit, Standardwerte für die jeweilige Eigenschaft zu definieren. Diese werden Ihnen bei der Arbeit mit dieser Eigenschaft als Auswahlmöglichkeiten in einem einzeiligen Listenfeld angeboten, aus der Sie dann bequem auswählen können. Tragen Sie einfach die gewünschten Standardwerte in die Liste ein, aber achten Sie bitte darauf, dass die Vorschlagswerte zum Eigenschaftswert passen (also bei Numerisch nur Zahlen etc.).

Bezeichnung ändern - Hiermit ändern Sie den Namen der aktuellen Eigenschaft. Dazu können Sie, wie im Windows-Explorer, auch die F2-Taste benutzen.
Löschen - Dieser Befehl löscht die aktuelle Eigenschaft einschließlich aller Untereinträge.

Vorsicht! Beim Löschen einer Eigenschaft werden alle Werte, die diese Eigenschaft bei allen Artikeln hat, ebenfalls gelöscht!

Nach oben - Damit verschieben Sie den ausgewählten Ein-trag um eine Position nach oben.
Nach unten - Damit verschieben Sie den ausgewählten Ein-trag um eine Position nach unten.
Hier einfügen - Damit fügen Sie eine neue Eigenschaft direkt nach dem markierten Eintrag und auf derselben Ebene ein.
Am Ende einfügen - Damit fügen Sie eine neue Eigenschaft auf derselben Ebene, aber nach allen Nachbar-Eigenschaften, ein.
Untereintrag anlegen - Damit fügen Sie eine neue Eigenschaft eine Ebene unterhalb des aktuellen Eintrags ein.

Klicken Sie abschließend auf den Schalter Ok, um Ihre Änderungen zu speichern bzw. Abbrechen, um den Dialog ohne Speichern zu verlassen.

Die Kassen-Aktionen

Neben dem Eigenschafts-Zweigen Sonstiges und Pflanzen, deren Untereinträge beliebige Artikel-Eigenschaften definieren können, gibt es auch noch einen besonderen Zweig, die Kassen-Aktionen.

Im Zweig Kasse können Sie für jeden Artikel Eigenschaften einrichten, die an die LIDIS-Kasse geschickt werden und dort entweder angezeigt bzw. gedruckt werden oder auch besondere Aktionen auslösen. Es gibt sieben Arten von Kassen-Aktionen:

Mengenrab. (X für Y) - „3 für 2“ oder „5 nehmen, 4 bezahlen“, diese beliebten Rabattaktionen sind mit der ersten Kassen-Eigenschaft problemlos möglich. Die beiden Werte sind frei wählbar und Sie können auf Wunsch sogar bestimmen, dass verschiedene Artikel gemischt werden können, um die Schwelle zu erreichen. Die Extra-Artikel werden in der Umsatzberechnung als Naturalrabatt behandelt und Sie bekommen immer korrekte Auswertungen.

Mengenpreis - Drei Artikel für einen Euro oder sieben Stück für genau fünf Euro zu verkaufen war bisher nicht möglich, weil Staffelpreise keine Rundung erlauben. Diese Spezialrabatte können Sie nun mit der Kassen-Eigenschaft Mengenpreis realisieren. Geben Sie dazu nur die Menge und den dafür verlangten Gesamtpreis (nicht den Einzelpreis) ein, den Rest macht die Kasse automatisch. Mit Hilfe des Schalters „Restmengen mit Sonderpreis“ bestimmen Sie, wie mit „Restmengen“ umgegangen werden soll.

Beispiel:
Einem Artikel, der normalerweise 49 Cent kostet, geben Sie einen Mengenpreis von 1€ für drei Stück. Kauft der Kunde nun vier Stück, werden ihm dafür normalerweise 1,49€ berechnet (1€ für die drei Exemplare mit Sonderpreis und 49 Cent für die Restmenge). Haben Sie aber den Schalter „Restmengen mit Sonderpreis“ aktiviert, bezahlt der Kunde nur 1,33€, da auch das vierte Stück mit dem rechnerischen Einzelpreis kalkuliert wird.

Rabatt - Auch wenn es diesen einfachsten Fall von Rabatt schon an verschiedenen Stellen in LIDIS gibt, hier ist er der Vollständigkeit halber auch noch mal vertreten. Geben Sie einfach einen Rabattsatz an, der für alle Artikel mit dieser Eigenschaft an der Kasse gelten soll. Zusätzlich ist es bei diesem Rabatt aber auch möglich, ihm eine Untergrenze für die Bonsumme mitzugeben: Nur wenn die Gesamtsumme aller Einkäufe des Kunden diesen Betrag überschreitet, wird der Rabatt angewendet.

Staffelrabatt - Ähnlich wie ein Staffelpreis arbeitet dieser Staffelrabatt: Erst bei Überschreiten einer festgelegten Einkaufsmenge wird der Rabatt angewandt. Auch hierbei können auf Wunsch wieder verschiedene Artikel gemischt werden, um die Schwelle zu erreichen.

Koppelrabatt - Schließlich ermöglicht es diese Variante, den eingegebenen Rabatt nur dann anzuwenden, wenn ein anderer Artikel gleichzeitig (im selben Bon) verkauft wird. Dazu erfassen Sie bei der Eigenschafts-Erstellung außer dem gewünschten Rabattsatz auch noch den oder die Artikel, der/die zum Auslösen des Rabatts benötigt wird/werden.

Information Bon - Die eingegebene Information wird bei den ausgewählten Artikeln auf den Bon gedruckt. Dies kann entweder direkt nach jedem Artikel erfolgen oder einmalig am Ende des Bons, wenn mindestens einer der beteiligten Artikel darin vorkommt.

Information Kassierer - Die eingegebene Information wird bei den ausgewählten Artikeln dem Kassierpersonal auf dem Bildschirm angezeigt. Dies kann entweder direkt nach jedem Artikel erfolgen oder einmalig am Ende des Bons, wenn mindestens einer der beteiligten Artikel darin vorkommt.

Hinweis:
Bitte beachten Sie die Reihenfolge der Bearbeitung bei Artikel-Eigenschaften des Typs Kasse: Zuerst definieren Sie die Ausgestaltung der Eigenschaft (z.B. „3 für 2“ oder einen bestimmten Bontext), dann erst weisen Sie diese Eigenschaft einem Artikel zu. Kassen-Eigenschaften sind immer Ja/Nein-Felder, d.h., ein Artikel besitzt entweder diese Eigenschaft oder eben nicht.
Es ist bspw. nicht möglich, beim Anwenden der Eigenschaft noch einen Prozentsatz für eine Rabattaktion zu wählen. Wenn Sie also verschiedene Prozentsätze benötigen, müssen Sie auch mehrere Eigenschaften anlegen und dann jeweils die gewünschte dem Artikel zuordnen.

So arbeiten Sie mit Kassen-Aktionen

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Artikel auf.

Klicken Sie im Artikelfenster auf die Registerkarte Eigenschaften.

Sie können bestimmen, ob dem jeweiligen Artikel die Information zugeordnet wird, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Text klicken. Beim Eigenschaftstyp Kasse (es handelt sich dabei um ein Ja/Nein-Feld) bekommen Sie die folgenden Werte zur Auswahl:

Setzen - Für diesen Artikel soll die Information an der Kasse ausgeführt werden.
Löschen - Für diesen Artikel soll die Information an der Kasse nicht ausgeführt werden.
Ändern... - Hiermit (oder mit einem Doppelklick auf den Text der Eigenschaft) rufen Sie eine Bearbeitungsfläche für die aktuelle Eigenschaft auf.

Darin sehen Sie den aktuellen Wert der Eigenschaft und können ihn direkt verändern. Da alle Kassen-Aktionen nur gesetzt bzw. nicht gesetzt sein können, entscheiden Sie durch das Setzen eines Häkchens über den Zustand der Eigenschaft.

Wie die Allgemeinen Artikel-Eigenschaften können auch Kassen-Aktionen filialabhängig sein. Es ist also möglich, eine bestimmte Aktion bei einem Artikel nur in ausgewählten und nicht in allen Filialen anzuwenden. In diesem Fall enthält die Bearbeitungsfläche dann mehrere Auswahlfelder, eines für jede Filiale und dazu noch eines für den gemeinsamen Wert der Eigenschaft in allen Filialen. Der Inhalt des letzteren gilt dann für alle Filialen, die keinen eigenen Wert erhalten haben - Sie müssen also nur in diejenigen Filialen eigene Werte eintragen, die vom Standard abweichen.

So verwalten Sie die Kassen-Aktionen

Wählen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Menü Bearbeiten. Es öffnet sich der Dialog „Artikel-Eigenschaften“.

Klicken Sie auf eine bestehende Eigenschaft im Zweig Kasse oder legen Sie eine neue an und geben Sie ihr einen aussagekräftigen Namen. Alle Artikel-Eigenschaften in diesem Zweig besitzen den Typ Kasse.

Wie oben besprochen gibt es sieben verschiedene Arten von Kassen-Aktionen, bei denen jeweils unterschiedliche Werte erfasst werden müssen.

Rabattsatz - Bei den Eigenschaften Rabatt, Staffelrabatt und Koppelrabatt geben Sie jeweils den gewünschten Rabatt in Prozent ein.
Ab Bonsumme - Beim Typ Rabatt können Sie auf Wunsch eine Bonsumme angeben, die überschritten werden muss, damit der Rabatt angewendet wird. Lassen Sie das Feld einfach leer, wenn Sie dies nicht wünschen.
Anzahl - Bei den Typen Mengenrabatt, Mengenpreis und Staffelrabatt erfassen Sie die Stückzahl, ab der der Rabatt (bzw. der Sonderpreis) gelten soll - bei Mengenrabatten auch noch eine zweite Anzahl, die die Menge der regulär verkauften Artikel angibt.
Gesamtpreis - Beim Typ Mengenpreis geben Sie hier den Gesamtpreis der herabgesetzten Artikel ein (nicht den Einzelpreis pro Stück, da ja Rundungsfehler vermieden werden sollen).
Restmenge mit Spezialpreis - Ebenfalls beim Typ Mengenpreis regeln Sie damit die Kalkulation von überzähligen Mengen.
Info - Bei den Eigenschaften Information Bon und Information Kassierer erfassen Sie den Text, der auf den Bon gedruckt bzw. dem Kassenpersonal angezeigt werden soll.
Artikel-Mischung erl. - Bei den Eigenschaften Mengenrabatt und Staffelrabatt können Sie auf Wunsch angeben, dass zum Erreichen der jeweiligen Schwelle alle beteiligten Artikel zusammengezählt werden.

Beispiel:
Sie definieren eine Eigenschaft Staffelrabatt mit 3% sowie einer Schwelle von 5 Stück und aktivieren das Kontrollkästchen „Artikel-Mischung erlaubt“. Diese Eigenschaft weisen Sie den Artikeln 1100 bis 1110 zu. Ihre Kunden bekommen den Rabatt nun sowohl dann, wenn sie fünf Mal den Artikel 1103 kaufen als auch dann, wenn sie zwei Stück von 1103, zwei von 1108 und einmal 1107 (auf demselben Bon) kaufen.

Wenn Artikel vorh. - Für die Eigenschaft Koppelrabatt müssen Sie angeben, an welche(n) Artikel die Rabattvergabe gekoppelt sein soll. Bitte verwechseln Sie die Artikeleingaben nicht: Hier im Feld „Wenn Artikel vorhanden“ führen Sie den oder die Artikel auf, die im Bon ebenfalls vorhanden sein müssen, um den angegebenen Rabatt bei denjenigen Artikeln zu vergeben, denen Sie diese Artikel-Eigenschaft zugeordnet haben.

Zusammenfassen - Dieses Kontrollkästchen gibt es nur bei den Info-Eigenschaften (Bon und Kassierer) und es bestimmt, dass die angegebene Information nicht individuell bei jedem beteiligten Artikel sondern erst am Ende des Vorgangs gedruckt bzw. angezeigt wird. Wenn Sie bspw. eine bestimmte Mitteilung bei sehr vielen Artikel aktivieren, den Bon aber nicht durch unzählige gleichlautende Texte aufblähen wollen, können Sie den Text hiermit einfach ans Bonende versetzen.

Schließlich können Sie noch angeben, ob die Artikel-Eigenschaft filialabhängig sein soll (natürlich nur, wenn Sie mit Filialen arbeiten). Eine filialabhängige Eigenschaft kann in jeder Filiale aktiviert sein oder nicht, während ansonsten für alle Filialen gleich vorgegangen wird.

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Filtern auf Artikel-Eigenschaften

Alle Artikel-Eigenschaften können im Artikelfenster, bei Ausdrucken und beim Export zum Filtern der Artikeldaten verwendet werden.

So filtern Sie auf Artikel-Eigenschaften

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Artikel auf.

Klicken Sie im Menüband Artikel auf Filterung, um den Dialog „Datei-Optionen (Artikel)“ auf der Registerseite Filterung zu öffnen. Klicken Sie auf den Schalter Erweitert, falls Sie die Einfache Filterung angezeigt bekommen.

Wählen Sie in der Spalte Feld den Eintrag „Eigenschaften...“ (in roter Schrift) aus. Ein kleines Auswahlfenster mit den Artikel-Eigenschaften öffnet sich.

Wählen Sie aus diesem Fenster die Eigenschaft aus, die Sie zum Filtern verwenden wollen, indem Sie darauf doppelklicken.

Geben Sie nun wie gewohnt Operator, Wert usw. ein, um die gewünschte Filterung zusammenzustellen.

Der Web-Shop

Das Automatik-Modul von LIDIS ermöglicht Ihnen, einen Web-Shop oder auch ein Informationsangebot im Internet direkt aus der Warenwirtschaft heraus zu verwalten. Durch eine optimale Verzahnung zwischen LIDIS und der Shopsoftware werden alle Informationen (soweit möglich) zentral verwaltet und Doppelerfassungen vermieden.

Ihr Online-Shop wird quasi wie eine „virtuelle Filiale“ geführt und Sie genießen den vollen Komfort der LIDIS-Funktionen auch bei der Kalkulation der Preise für Ihren Shop, bei der Verwaltung von Texten und Bildern (im Automatik-Modul enthalten), bei der Informationsübertragung zwischen Warenwirtschaft und Shop-Software (erfordert das Modul Webshop), beim Weiterverarbeiten der Internet-Bestellungen im Modul Faktur, bei der Umsatzauswertung und der Kundenbindung (erfordert das Zusatzmodul Webshop/Kunden).

Hinweis
Als Warenwirtschaftssystem ist LIDIS für die Präsentation der Artikel im Internet auf einen Partner angewiesen, den sog. Shop. Dieses Prinzip kennen Sie ja auch bspw. von der FiBu oder der Zeiterfassung, die auch eigenständige Programme sind, mit denen LIDIS über standardisierte Schnittstellen Daten austauscht. Bei Online-Shops haben wir uns für die Zusammenarbeit mit den Shopsystemen von greensolutions (www.green-solutions.net) und von Xanario (www.xanario.de) entschieden, weil sie einen sehr großen Funktionsumfang sowie ein gutes Preis-Leistungsverhältnis haben.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie die Verwaltung eines Web-Shops im Einzelnen erfolgt:

Eine Web-Filiale anlegen
Artikel-Informationen für den Web-Shop zusammenstellen und bearbeiten
Die Web-Gruppen (Warengruppen fürs Internet) anlegen und bearbeiten
Optionen für den Web-Shop pflegen
Den Datenaustausch mit dem Webshop durchführen

Eine Web-Filiale anlegen

So legen Sie eine Web-Filiale an

Öffnen Sie die Filialverwaltung, indem Sie im Menüband Start den Befehl Filialen wählen. Der Dialog öffnet sich auf der Registerseite Adresse.

Wechseln Sie zu einer bestehenden Filiale oder legen Sie eine neue Filiale an, indem Sie auf den Schalter Neu klicken. Geben Sie der neuen Filiale einen Namen (z.B. „Web-Shop“).

Kreuzen Sie die Option „Web-Shop“ an, um die Filiale zu einer „virtuellen Online-Filiale“ zu machen.

Hinweis: Mit LIDIS können Sie nur eine Webshop-Filiale betreiben, beim Versuch, dieses Kontrollkästchen bei einer zweiten Filiale zu setzen, ertönt ein Warnton.

Nachdem Sie eine Bezeichnung und ggf. eine Anschrift eingetragen haben, können Sie auf den weiteren Registerseiten noch zusätzliche Informationen erfassen. Klicken Sie zum Schluss auf den grünen Ok-Haken, um Ihre Eingaben zu speichern.

Das Register Web-Shop

So bearbeiten Sie Web-Informationen der Artikel

Öffnen Sie das Artikelfenster, indem Sie im Menüband Start den Befehl Artikel geben. Wechseln Sie zur Registerseite Web.

Auf dieser Registerseite erfassen Sie die Artikelinformationen, die im Web-Shop bzw. auf der Angebotsseite angezeigt werden sollen.

Artikel - Die Artikelbezeichnung.
Text - Ein kurzer Beschreibungstext, z.B. für die Listendarstellung der Artikel im Shop.
Webgruppe - Die Web-Gruppe, zu der der Artikel gehören soll. Sie können Ihr Online-Angebot in verschiedene Gruppen einteilen und an dieser Stelle wählen, zu welcher/n Gruppe/n dieser Artikel gehören soll.
Variante / zu PLU - Wenn es diesen Artikel in mehreren Größen, Farben o.ä. gibt, tragen Sie hier die jeweilige Variante ein. Bei Unterartikeln geben Sie zusätzlich noch die Artikelnummer des passenden Hauptartikels ein, damit der Shop die Zuordnung vornehmen kann.
Beschreibung - Ein längerer Beschreibungstext, z.B. für die Detaildarstellung der Artikel im Shop. Klicken Sie doppelt in das Feld, um eine größere Darstellung anzeigen zu lassen.
Verfügbar - Bei Shops, die diese Differenzierung unterstützen, können Sie hier wählen, wie der Kunde den Artikel erhalten kann, bspw. per Paket-Belieferung, Abholung in der Filiale oder Auslieferung.
"Kammera" - Ein Kamera-Symbol wird angezeigt, wenn für den Artikel ein Bild zugeordnet wurde.
"grünes Kästchen" - Dieses Symbol weist darauf hin, dass der Artikel im greensolutions-Shop angelegt ist. Mit einem Klick darauf öffnet sich ein Bearbeitungsdialogs des Shops.
Bestand - Der Bestand, der für den Artikel im Shop angezeigt wird.
Rohgewinn - Wählen Sie einen Rohgewinn...
Vk-Preis - ...oder einen Vk-Preis für den Artikel aus, der jeweils andere Wert wird automatisch errechnet.
Im Shop gesperrt - Kreuzen Sie diese Option an, wenn der Artikel vorrübergehend im Shop gesperrt sein soll. Er wird dann bei der nächsten Übertragung im Shop deaktiviert, seine Daten gehen in LIDIS aber nicht verloren.
Aktions-Artikel - Wenn Ihr Shop eine Seite mit besonderen Angeboten enthält (z.B. die Startseite), können Sie bestimmte Artikel dort herausgehoben präsentieren, indem Sie diese Option aktivieren.

Die übrigen Bearbeitungsmöglichkeiten entsprechen denen, die Sie auch an anderen Stellen im Artikelfenster vorfinden (blättern, rückgängig usw.).

Die Web-Gruppen

So bearbeiten Sie Web-Gruppen

Öffnen Sie das Warengruppenfenster, indem Sie im Menüband Start den Befehl Warengruppen wählen. Klicken Sie im einzeiligen Listenfeld oben links auf den Eintrag „Web-Gruppen“. Das Warengruppen-Fenster zeigt nun die Webgruppen an.

Baumansicht - Im linken Bereich sehen Sie alle Web-Gruppen. Sie können beliebig viele Gruppen anlegen und jede Gruppe kann wieder beliebig viele Untergruppen besitzen. Klicken Sie auf ein Minuszeichen, um einen Zweig des Baumes zu schließen und auf ein Plus-Zeichen, um einen bisher verbogenen Zweig anzeigen zu lassen.
Nr. - Zur Information wird hier die von LIDIS automatisch vergebene Gruppennummer angezeigt.
Beschreibung - Die Beschreibung der Webgruppe kann z.B. am Beginn der Artikelliste dieser Gruppe angezeigt werden.

Wichtig für die Pflege der Webgruppen ist das Kontextmenü, das sich bei einem Klick mit der rechten Maustaste auf eine Webgruppe in der Baumansicht öffnet. Es enthält die folgenden Befehle:

Bezeichn. ändern - Mit diesem Befehl kann der Name der Web-gruppe geändert werden. Wie Sie es z.B. vom Windows-Explorer gewohnt sind, kann dazu auch die Taste F2 verwendet werden.
Löschen - Die aktuelle Webgruppe wird, ggf. inklusive sämtlicher Untergruppen, gelöscht. Wenn es noch Artikel gibt, die dieser Gruppe zugeordnet sind, kann die Webgruppe allerdings nicht gelöscht werden – Sie erhalten eine entsprechende Meldung.
Nach oben - Die markierte Web-Gruppe wird nach oben im Baum verschoben. Dies betrifft nur die Anzeigereihenfolge im Web-Shop und hat sonst keine Auswirkungen. Beachten Sie, dass nur innerhalb derselben Ebene verschoben werden kann.
Nach unten - Die markierte Web-Gruppe wird nach unten im Baum verschoben.
Hier einfügen - Direkt nach der markierten Webgruppe wird eine neue Gruppe angelegt. Der Name ist zunächst „Neue Gruppe“ und LIDIS erwartet die Eingabe eines neuen Namens.
Am Ende einfügen - Als letzter Eintrag der aktuellen Ebene wird eine neue Gruppe eingefügt.
Untergr. anlegen - „Unterhalb“ des markierten Eintrags wird eine neue Webgruppe angelegt und damit eine neue Ebene eröffnet.

Klicken Sie im Menüband auf den Befehl Fenster schließen, um die Arbeit mit den Webgruppen zu beenden.

Die Web-Optionen

Bevor Sie Artikel oder Webgruppen bearbeiten bzw. Daten zum Shop übertragen können, sollten Sie die Optionen für die Shoppflege einstellen.

So bearbeiten Sie Web-Optionen

Öffnen Sie das Artikelfenster, indem Sie im Menüband Start auf den Befehl Artikel klicken. Wählen Sie nun den Befehl Webshop aus dem Menüband Artikel. Der Dialog Web-Shop wird geöffnet. Klicken Sie rechts oben auf den Optionen-Schalter. Nun sehen Sie den Dialog „Optionen Webshop“ mit zwei bis fünf Registerseiten. Auf der ersten davon bearbeiten Sie die allgemeinen Einstellungen für den Shop.

Zunächst beschreiben wir die Optionen, die bei allen Shoptypen einzurichten sind:

Shop-Typ - Wählen Sie hier die gewünschte Web-Schnittstelle aus, also entweder für den green-solutions-Shop, für den des Anbieters Xanario oder für sonstige Shops.
Host - Der Internet-Name des Provider-Rechners (Host), auf dem der Shop läuft.
User - Hier geben Sie den Usernamen für die Übertragung der Daten zwischen LIDIS und dem Shop ein.
Passwort - Hier tragen Sie das Passwort für die Übertragung ein.
Vorgangstyp - Wählen Sie, welcher Fakturvorgang (Angebot, Anfrage, Auftragsbestätigung oder Lieferschein) für jede Bestellung angelegt werden soll.
Bestandskontrolle - Diese Einstellung sorgt dafür, dass Artikel im Shop nicht mehr angezeigt werden, wenn ihr Bestand auf null fällt.

Nun die speziellen Einstellungen für einen greensolutions-Shop:

Token - Normalerweise wird das „Token“, eine für die Anmeldung am Webshop benötigte maschinenlesbare Zeichenfolge, automatisch aus Ihrem Usernamen und dem dazugehörenden Passwort berechnet. Nur in speziellen Fällen muss hier ein abweichendes Token eingetragen werden, das Sie von greensolutions bekommen haben.

Bestandsanzeige - Wählen Sie hier die Filiale(n) aus, aus denen die Bestandsanzeige im Shop berechnet werden soll. Bei Auswahl mehrerer Filialen werden deren Bestände addiert. Hierbei geht es nur um die Anzeige, wo die Verkäufe tatsächlich „angerechnet“ werden, bestimmen Sie in den Filialstammdaten.

Staffelpreise verw. - Wählen Sie, ob im Shop Staffelpreise verwendet werden sollen oder nicht.
Artikel in mehr. Webgruppen - Wenn aktiviert, kann ein Artikel auch zu mehr als einer Webgruppe zugeordnet werden.
Druckvorlage - Die zur automatisierten Rechnungserstellung gewünschte Druckvorlage.
Dateiname Rechnung - Der bei der Erstellung einer pdf-Rechnung zu verwendende Dateiname.
Zahlbedingung - Diese Zahlbedingung wird bei „normalen“ Shopbestellungen verwendet.
Zahlbedingung Amazon - Im Unterschied dazu können Sie hier für Amazon-Bestellungen eine abweichende Zahlbedingung definieren.
Versandverfolgung - Wählen Sie, ob Sie das Feature „Versandverfolgung“ (ggf. auch außer bei Gutscheinverkäufen) benutzen möchten.

Die Einstellungen der Gruppe Übertragung:

Artikel zunächst inaktiv - Wenn Sie diese Option aktivieren, werden neue Artikel noch nicht sofort im Shop sichtbar, sondern können von Ihnen noch in Ruhe in der Bearbeitungsfunktion des Shops (dem sog. Backend) bearbeitet und erst freigeschaltet werden, wenn alles korrekt ist.
Gesperrte Artikel löschen - Wenn diese Option markiert ist, werden Artikel mit dem Flag „Im Shop gesperrt“ dauerhaft im Shop gelöscht, ansonsten werden sie dort nur vorübergehend deaktiviert.
Filiale sofort zuordnen - Bei Bestellungen mit Abholungsartikeln kann die vom Besteller gewünschte Filiale gleich beim Anlegen des Auftrags eingetragen werden.
Aktions-Container - Wählen Sie hier die Nummer des „Containers“, der im greensolutions-Shop für die Anzeige der Aktionsartikel benutzt werden soll.

Die Einstellungen der Gruppe Kunden:

Kundenkarten verwalten - Mit einem zusätzlichen Modul „Kundenbindung“ sowie dieser aktiven Einstellung kann die Shopschnittstelle Ihre Kunden mit denen des Shops synchronisieren. Bitte kontaktieren Sie vor der Aktivierung dieser Funktion unbedingt den LIDIS-Support!

Artikel Web Optionen Einstellungen der Gruppe Kunden

Kundenname (MC) - Legen Sie hier fest, welche Kombination aus Vor- und Nachname für die Suchbezeichnung (den Matchcode) von neuen Kunden benutzt werden soll.
Firmenname - Falls ein Besteller einen Firmennamen angibt, kann dieser wahlweise als Matchcode verwendet oder in einem Adresszusatz des Kunden abgelegt werden.
Debitorennummer - Bestimmen Sie hier, ob alle neuen Kunden dieselbe (in den FiBu-Optionen erfasste) Debitorennummer bekommen sollen oder ob diese mit der Kundennummer vorbelegt werden soll.
Bonussystem neue Kunden - Neukunden bekommen auf Wunsch das hier angegebene Bonussystem zugewiesen.
Bonussystem Bestandskunden - Bereits in Ihrem Kunden-stamm vorhandene Kunden bekommen das hier gewählte Bonussystem zugewiesen, wenn sie sich im Shop registrieren.
Preisausweisung - Neukunden bekommen auf Wunsch die hier angegebene Preisausweisung zugewiesen.
Gast-Besteller - Wählen Sie optional eine Kundeneigenschaft, die für die Markierung von Gastbestellern verwendet werden soll.
Lieferarten - Im greensolutions-Shop haben Sie mindestens drei Möglichkeiten, wie der Kunde zu seinen Artikeln kommt: Entweder sie schicken sie ihm per Paket zu oder er kommt sie bei Ihnen in der Filiale abholen oder Sie liefern selbst aus. Dazu kommen ggf. noch weitere Zustellungsarten wie Ebay, Amazon oder Google. Für alle Lieferarten können Sie hier wählen, ob sie überhaupt möglich sein sollen und wenn ja, ob sie bei den Artikeln voreingestellt sein sollen.

Die Einstellungen für Dropshipping-Artikel:

WG Normalsatz - Für alle Artikel einer Online-Bestellung, die in Ihren Stammdaten nicht angelegt sind und den normalen Steuersatz enthalten, kann hier eine Warengruppe festgelegt werden.
WG Erm. Satz - Für alle Artikel einer Online-Bestellung, die in Ihren Stammdaten nicht angelegt sind und den ermäßigten Steuersatz enthalten, kann hier eine Warengruppe festgelegt werden.
Lieferarten - Im greensolutions-Shop haben Sie mindestens drei Möglichkeiten, wie der Kunde zu seinen Artikeln kommt: Entweder sie schicken sie ihm per Paket zu oder er kommt sie bei Ihnen in der Filiale abholen oder Sie liefern selbst aus. Dazu kommen ggf. noch weitere Zustellungsarten wie Ebay, Amazon oder Google. Für alle Lieferarten können Sie hier wählen, ob sie überhaupt möglich sein sollen und wenn ja, ob sie bei den Artikeln voreingestellt sein sollen.

Und schließlich die Einstellungen, die nur bei dateibasierten Shops (z.B. Xanario) erforderlich sind:

Web-Verzeichnis - Hier wählen Sie das lokale Verzeichnis (auf Ihrem Computer bzw. Ihrem Server), in dem die Shopdaten vor der Übertragung zwischengespeichert werden.
Ordner Artikel - Hier tragen Sie ein Unterverzeichnis ein, in dem die Shop-Dateien auf dem Host abgelegt werden sollen.
Ordner Bestellungen - Hier tragen Sie das Unterverzeichnis ein, in dem die Bestellungen auf dem Host liegen.
Passiv mode - Kreuzen Sie diese Option an, wenn der Host eine passive FTP-Übertragung erwartet.
Kundenverwaltung - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie die Liste der Kunden, die schon mal im Shop bestellt haben, pflegen und an den Webshop übertragen wollen.
Immer Lieferadresse anlegen - Hiermit weisen Sie die Schnittstelle an, bei jedem neuen Kunden eine Lieferadresse zu erstellen, auch wenn diese nicht von der Rechnungsadresse abweicht.

Artikel Web Optionen weitere Einstellungen

Bildverwaltung - Wählen Sie hier, wie Shop-Bilder zugeordnet werden sollen: Sie können entweder den Namen des Hauptartikelbilds übertragen lassen (wenn der Artikel eines besitzt) oder den Auftrag erteilen, in einem bestimmten Bildverzeichnis nachzusehen, ob dort ein jpg- oder png-Bild mit der PLU des Artikels als Dateiname existiert und dann diesen zu übertragen. Schließlich können Sie die Bildzuordnung auch einfach abschalten
Bild-Verzeichnis - Sollten Sie oben die Einstellung "Ordner-Überwachung" gewählt haben, geben Sie hier den Ordner ein, in dem nach Shopbildern gesucht werden soll.
Webgruppen - Kreuzen Sie diese Option an, wenn die im Warengruppenfenster gepflegten Webgruppen an den Shop übertragen werden sollen.
Nur freigegebene Artikel - Hier können Sie wählen, ob im Shop gesperrte Artikel dennoch (inaktiv) in der Übertragungsdatei enthalten sein sollen oder nicht.
Zeichensatz - Wählen Sie zwischen ANSI- und UTF8-Zeichensatz für die Artikel-, Webgruppen- und Bestelldateien.
Feldtrenner - Hier geben Sie das Zeichen ein, das der Shop zwischen zwei Feldern erwartet.
Felder umschlossen von - Falls der Shop Feldinhalte bspw. von Anführungszeichen umschlossen erwartet, tragen Sie dieses Zeichen hier ein.
Zusätzl. Zeilentrenner - Wenn der Shop außer dem normalen Zeilenschluss weitere Zeichen zur Trennung der Artikel erwartet, können Sie diese hier eingeben.
Zeilenschaltung in Textfeldern - Damit auch innerhalb von Textfeldern Zeilenumbrüche möglich sind, können Sie hier ein Ersatzzeichen dafür definieren.

Klicken Sie auf den Ok-Schalter, um den Dialog zu schließen und die Eingaben zu speichern.

Daten übertragen

Wenn Sie alle Webgruppen angelegt und die Shop-Artikel kalkuliert haben, wenn die Texte stimmen und die Optionen eingestellt sind, können Sie alle Informationen, die der Web-Shop benötigt, auf einmal zum Host (dem Computer des Providers, der direkt mit dem Internet verbunden ist) übertragen. Dadurch ist Ihr Shop wieder auf dem neuesten Stand.

Im Gegenzug werden die eingegangenen Bestellungen auf Ihren Rechner heruntergeladen und in die Auftragsbearbeitung von LIDIS eingefügt.

So funktioniert der Datenaustausch

Öffnen Sie das Artikelfenster, indem Sie im Menüband Start auf den Befehl Artikel klicken. Wählen Sie nun den Befehl Webshop aus dem Menü Bearbeiten. Der Dialog Web-Shop wird auf der Registerseite Shop geöffnet. Hier wählen Sie, welche Aktionen bei der Übertragung ausgeführt werden sollen.

LIDIS-Daten übertr. - Die Artikel- und ggf. Webgruppen-Informationen werden zum Shop übertragen.
Bestellungen abr. - Eingegangene Bestellungen werden abgerufen.
Letzte Übertragung - An dieser Stelle wird angezeigt, wann die letzte Übertragung mit diesem Shop stattgefunden hat.

Klicken Sie auf den grünen Ok-Haken, um mit der Übertragung zu beginnen. Dazu müssen Sie natürlich über eine Verbindung zum Internet verfügen.

Nach erfolgter Anmeldung werden die gewünschten Aktionen ausgeführt. Sie sehen im Informationsbereich, welche Schritte gerade vollzogen werden.

Wenn alles wie vorgesehen abgelaufen ist, können Sie nun auf die Registerseiten Aufträge wechseln, um die vom Host heruntergeladenen Informationen einzusehen. Klicken Sie auf das Symbol "Verlassen", um den Dialog zu schließen.

So bearbeiten Sie Web-Bestellungen

Nach einer erfolgreichen Übertragung, bei der auch die Aktion „Bestellungen abrufen“ durchgeführt wurde, wird die Registerseite Aufträge automatisch angezeigt.

Hinweis: Wenn Sie in den Shop-Optionen die "Sofortige Kundenzuordnung" deaktiviert haben, erfolgt keine Rückfrage bei der Shopübertragung und die gesamte weitere Bearbeitung findet im Fakturfenster statt.

Sie sehen die Liste aller Bestellungen, die seit dem letzten Abruf im Web-Shop eingetroffen sind.

LIDIS versucht anhand der Kundennamen, E-Mails und Adressinformationen den Kunden zu identifizieren. Wenn der Kunde schon in den Stammdaten angelegt ist, wird die Kundennummer in der Spalte Kunden angezeigt. Ist die Zuordnung unklar, weil die E-Mail-Adresse nicht mit der Kundennummer übereinstimmt oder mehrfach vorkommt, erscheint ein Fragezeichen hinter der rot dargestellten Kundennummer. Wenn kein Kunde gefunden werden konnte, wird er für diesen Vorgang neu angelegt.

Bitte überprüfen Sie anhand der Kundeninformationen, ob die Zuordnung richtig vorgenommen wurde. Klicken Sie auf das Symbol "roter Pfeil", um den Kunden zu wechseln. Der Dialog „Kunde bestimmen“ wird geöffnet.

Oben links sehen Sie die aus dem Online-Shop übergebenen Adressinformationen. Wenn Kundennummer und E-Mail-Adresse zusammenpassen, konnte LIDIS den Kunden identifizieren.

Kundenname - Hier wird der Matchcode des gefundenen Kunden angezeigt. Um nach anderen Kunden zu suchen, können Sie eine Kundennummer oder einen Namen (auch teilweise) eingeben und auf das Symbol "Lupe" klicken.
Kunde auswählen - Wählen Sie diese Option, wenn Sie dem aktuellen Vorgang einen bereits angelegten Kunden zuordnen wollen.
Adresse - In diesem Bereich stellt LIDIS den bzw. die gefundenen Kunden dar. Sie können Änderungen vornehmen, die in die Kundenstammdaten zurückgeschrieben werden.

Klicken Sie auf den grünen Ok-Haken, um eventuelle Änderungen zu speichern und den gerade sichtbaren Kunden an den aktuellen Vorgang zu binden.

Wenn Sie in einer Zeile mit einem unbekannten Kunden auf das Symbol "roter Pfeil" klicken, können Sie aus den Kundenstammdaten einen bereits bekannten Kunden aussuchen bzw. den Kunden anlegen.

Wollen Sie den Kunden neu anlegen, wählen Sie unten links aus, ob der Kunde nur für diesen Vorgang angelegt werden soll oder ob Sie ihn dauerhaft in den Kundenstammdaten speichern wollen.

Im Abschnitt Adresse korrigieren Sie die von LIDIS vorgegebenen Adressdaten. Selbstverständlich können Sie sich auch dafür entscheiden, den Vorgang mit einem bereits bekannten Kunden ausführen zu lassen (siehe oben). Dazu wählen Sie die Option „Kunde auswählen“, geben Sie bei „Kundenname“ einige Buchstaben des vermuteten Kundennamens ein und klicken auf das Symbol "Lupe".

Klicken Sie auf den grünen Ok-Haken, um den Kunden temporär oder dauerhaft anzulegen und zur Liste der Bestellungen zurückzukehren.

Klicken Sie auf das Symbol "Regal" oder klicken Sie doppelt auf eine Zeile, um die Artikel anzuzeigen, die der markierte Kunde bestellt hat.

Mit einem erneuten Doppelklick in die Artikelliste oder mit dem Symbol "Liste" gelangen Sie zurück in die Bestellliste.

Eine offensichtliche Spaß-Bestellung können Sie löschen, indem Sie auf das Symbol "Radiergummi" klicken.

Wenn Sie auf das Symbol "Verlassen" klicken, werden die Online-Bestellungen als Aufträge an die Fakturbearbeitung übergeben. Sollten zu diesem Zeitpunkt noch Kundenzuordnungen ausstehen, werden Sie durch Öffnen des Kundendialogs aufgefordert, diese vorzunehmen.

Bestellungen, denen kein Kunde zugeordnet wurde bzw. für die kein neuer Kunde angelegt wurde, können nicht bearbeitet werden und werden daher gelöscht.

Etiketten drucken

Eine zusätzliche Erweiterung des Artikelfenster, die Ihnen das Automatik-Modul bietet, ist die Möglichkeit, direkt aus der Artikelmaske heraus Etiketten zu drucken. Dabei können Sie sowohl jeden Artikel einzeln ausdrucken (z.B., wenn Sie jeweils viele Etiketten von einem Artikel benötigen, oder wenn Sie einen Endlosdrucker besitzen), Sie können aber auch die Artikel in einer Liste sammeln und diese dann auf einmal ausdrucken (günstig z.B. für den Etikettendruck mit einem Laserdrucker).

Klicken Sie im Menüband Artikel auf den Befehl Drucken. Es öffnet sich der Dialog „Artikel drucken“ auf der Registerseite Etikett.

Im oberen Teil des Fensters sehen Sie die wichtigsten Informationen zu dem aktuellen Artikel.

Geben Sie unter Anzahl die gewünschte Etikettenzahl ein und aktivieren Sie die Einstellung „Druckvorschau öffnen“.

Beginnen Sie den Etikettendruck, indem Sie auf den grünen OK-Haken klicken bzw. ENTER drücken. Das Druckfenster wird geöffnet und auf den aktuellen Artikel eingestellt. Sie müssen das eigentliche Ausdrucken nur noch bestätigen.

So drucken Sie Artikel-Etiketten später

Wenn Sie weitere Artikel sammeln wollen, um sie später auszudrucken, wählen Sie die Option „Artikelbearbeitung fortsetzen“. Dies bedeutet, dass der Artikel mit der gewünschten Anzahl in eine spezielle Liste übernommen wird. Die Artikel, die in dieser Liste gesammelt werden, können dann zu einem späteren Zeitpunkt ausgedruckt werden. Anschließend klicken Sie auf den grünen OK-Haken bzw. drücken die ENTER-Taste, um den Dialog zu schließen. Suchen Sie den nächsten Artikel auf und wiederholen Sie die Funktion.

Nachdem Sie einige Artikel in der Artikelliste gesammelt haben, wollen Sie diese Liste auch irgendwann einmal ausdrucken. Dazu wählen Sie wie oben beschrieben die Einstellung „Druckvorschau öffnen“ beim letzten zu druckenden Artikel. Anschließend klicken Sie auf den grünen OK-Haken bzw. drücken die Taste ENTER. Das Druckfenster wird geöffnet und zeigt alle Etiketten an, die Sie in die Liste übernommen hatten. Sie müssen das eigentliche Ausdrucken nur noch bestätigen.

So drucken Sie greensolutions-Plakate

Ebenfalls im Automatik-Modul enthalten ist eine Basisschnittstelle zum Online-Plakatdruck der Firma greensolutions. Wenn Sie einen Zugang zu deren Plakatdruckangebot haben, können Sie mit LIDIS bequem darauf zugreifen.

Klicken Sie im Menüband Artikel auf den Befehl Drucken. Es öffnet sich der Dialog „Artikel drucken“. Klicken Sie auf das Register Plakat.

Für den Zugriff auf die greensolutions-Funktionen muss zuerst ein Plugin installiert werden. Bitte klicken Sie auf den erklärenden Text und befolgen Sie die weiteren Anweisungen.

Sobald alles richtig eingerichtet wurde, können Sie zwei Startwerte für den Plakatdruck eingeben: Zum einen den Suchbegriff (z.B. den lateinischen oder deutschen Namen einer Pflanze) sowie den Preis, der auf das Plakat gedruckt werden soll (dieser wird aus den Stammdaten vorbelegt).

Klicken Sie nun auf den Schalter "Blatt", um den Online-Plakatdruck zu starten. Beim ersten Aufruf müssen Sie sich mit dem von greensolutions erhaltenen Benutzernamen und Ihrem Passwort anmelden. Danach werden Sie Schritt für Schritt durch den Prozess geführt.

Nachdem Sie alle Eingaben vorgenommen und auf „Fertigstellen“ geklickt haben, wird eine pdf-Datei erzeugt und auf Ihren Computer heruntergeladen. Wenn Sie ein pdf-Programm installiert haben, wird dieses automatisch geöffnet und zeigt Ihnen das Plakat an, das Sie direkt ausdrucken können.

Beenden Sie den Plakatdruck, indem Sie auf den Schalter "Verlassen" klicken.

So nutzen Sie die Komfortfunktionen des greensolutions-Plakatdrucks

Wenn Sie einen Key für die Komfortfunktionen des greensolutions-Plakatdrucks von uns erworben und ihn an allen Workstations, an denen Sie damit arbeiten wollen, eingetragen haben, können Sie auf eine erweiterte Palette von Funktionen zurückgreifen.

Wechseln Sie zunächst auf die neue Registerseite Startwerte, auf der Sie für etliche Elemente der greensolutions-Plakate Vorgaben einstellen können. Bspw. ist es möglich, dem Plakatdruck einen Grundpreis, einen Streichpreis, einige Textfelder, Anweisungen zum EAN- oder QR-Druck und vieles mehr zu übergeben.

Artikel Plakat drucken mit Komfortfunktion

Wenn Sie nun wieder zurück zum Register Plakat zurückgehen, sehen Sie die von Ihnen ausgewählten Felder mit Ihren aktuellen Belegungen (die Sie natürlich jederzeit vor dem Start des Plakatdrucks noch abändern können).

Das weitere Vorgehen ist wie gewohnt: Ein Klick auf den Schalter "Blatt" startet den Online-Plakatdruck. Nach Beendigung des Prozesses wird der Dialog „Artikel drucken“ allerdings deutlich umfangreicher.

Das soeben erstellte Plakat wird als Vorschau unter der Variablenliste angezeigt und bleibt bei dem Artikel gespeichert. Mit den Schaltern oben rechts können Sie weitere Bearbeitungen vornehmen:

"Blatt" - Beginnen Sei mit der Erstellung eines neuen Plakates. Für jeden Artikel können Sie (fast) beliebig viele Plakate erzeugen.
"Y" - Hiermit kann das aktuell ausgewählte Plakat bearbeitet werden (bspw., um den Preis zu ändern, aber alle anderen Eigenschaften zu erhalten).
"Eimer" - Damit kann das aktuell angezeigte Plakat gelöscht werden.
Pfeil" - Mit diesem Schalter gehen Sie zur Anzeige des nächsten Plakats über.

Artikel-Optionen: Farben

Eine mit dem Automatikmodul hinzukommende Verwendungsmöglichkeit der frei zu vergebenden Kennungsfelder im Register Beschreibung ist es, damit eine farbliche Markierung der Artikelzeilen in der Listendarstellung des Artikelfensters zu steuern. Diese Farbcodierung können Sie für viele verschiedene Zwecke einsetzen, z.B. zur Hervorhebung von auslaufenden Artikeln, Sonderangeboten, besonders pflegeintensiven Artikeln usw.

So rufen Sie die Einstellung der Artikelfarben auf

Klicken Sie im Menüband Artikel auf den Befehl Vorgaben. Es öffnet sich der Dialog „Datei-Optionen (Artikel)“. Wechseln Sie zum Register Farben.

Hinweis: Wenn Sie die Farbanzeige deaktivieren, bleiben die Zuordnungen der Einträge zu den Farben dennoch erhalten.

Um eine Farbzuordnung zu entfernen löschen Sie einfach den Eintrag im Eingabefeld „Wert“.

Wenn Sie nun auf den OK-Haken klicken oder ENTER drücken, werden alle Änderungen gespeichert. Möchten Sie den Vorgang abbrechen, so klicken Sie auf Abbrechen oder drücken Sie ESC.

Artikel-Info

Das Fenster Artikel-Info ist dazu da, Ihnen einen schnellen Überblick über Ihren gesamten Artikeldatenbestand zu geben. Dabei werden nicht nur die Artikel-Stammdaten, sondern auch die Katalogdaten (Hintergrunddatenbank) einbezogen.

Eine oft genutzte Anwendung für das Fenster ist ein Info-Terminal im Verkaufsbereich. Durch die flexible Konfigurierbarkeit der Artikelansicht können Sie es sogar als Kundenterminal einsetzen, so dass Ihre Kunden wie in einem elektronischen Katalog durch Ihr Angebot blättern und nach ihren Wunschartikeln suchen können.

Hinweis: Welche Ansicht das Infofenster bietet, welche Informationen es anzeigt und welche Funktionen damit ausgeführt werden können, kann in den Benutzerrechten detailliert festgelegt werden.

Das Info-Fenster ist auch im Teilmodul „Auswertungen 2. Stufe“ des Automatik-Moduls enthalten.

Das Fenster Artikel-Info

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Artikel-Info auf. Das Info-Fenster wird geöffnet.

Es besteht aus drei Abschnitten: Oben befinden sich die Eingabeelemente für die Artikelsuche, links sehen Sie die wichtigsten Artikelinformationen und rechts befindet sich eine Gruppe von Registern, die weitere Daten des Artikels darstellen kann.

Eine Bearbeitung der Artikel ist in diesem Fenster nicht möglich, es dient ausschließlich der Information.

Suchen im Info-Fenster

Das Info-Fenster ist auf den schnellen Zugriff auf alle Artikel ausgelegt. Daher ist das Suchfeld permanent eingeblendet.

Suchbegriff - Geben Sie hier den Begriff oder die Zahl ein, die Sie suchen möchten.
In Feld - Wählen Sie aus dem einzeiligen Listenfeld das Artikelfeld aus, in dem der Suchbegriff gesucht werden soll.
Feldbeginn - Bei der alphanumerischen Suche können Sie hier noch entscheiden, ob der eingegebene Suchbegriff am Anfang des Feldes steht oder ob LIDIS ihn auch mitten im Feld suchen soll. Bei Eingabe von „hund“ würde bspw. der Artikel „Schild: Achtung Hund!“ nicht gefunden, wenn der Schalter angekreuzt ist. Andererseits kann dies die Suche erheblich beschleunigen.

Klicken Sie auf den Schalter Suchen, um die Artikelsuche zu starten. Je nach Einstellung in den Optionen werden nun Stamm- und Katalogdaten durchsucht und die gefundenen Artikel im Fenster angezeigt.

Beachten Sie während und nach der Suche die Statuszeile. Zunächst wird in den Stammdaten, danach in den Katalogdaten gesucht (falls dies so eingestellt ist). Zum Schluss zeigt Ihnen die Statuszeile die Anzahl gefundener Artikel an.

Der Abschnitt Artikel

Die Maskenansicht der Artikel

Auf der linken Fensterseite werden die wichtigsten Artikelinformationen permanent angezeigt. Der Aufbau ist ganz ähnlich wie im Artikelfenster, es werden jedoch weniger wichtige sowie nicht für die Kunden vorgesehene Informationen weggelassen.

Artikelnummer - Die PLU des Artikels wird in großer Schrift angegeben
Bezeichnung - Die Artikelbezeichnung (max. drei Zeilen)
Aufteilung - Die Bezeichnung der Aufteilung, falls es sich um einen Aufteilungsartikel handelt
MwSt - Der Mehrwertsteuersatz des Artikels
Einheit - Die physikalische Einheit (z.B. Stück)
Warengruppe - Die Warengruppe bzw. Sammelartikelnummer, zu der der Artikel gehört
Lieferant - Aktueller Lieferant des Artikels
LAN - Die Lieferanten-Artikel-Nummer
Bestand - Der aktuelle Bestand in der eigenen Filiale
Preis - Der Vk-Preis (Kassen-Vk) des Artikels
Regalplatz - Bezeichnung des Regalplatzes, an dem der Artikel steht
Lagerplatz - Bezeichnung des Lagerplatzes, an dem der Artikel steht

Sie können in den angezeigten Artikeln blättern, wenn Sie die Pfeiltasten auf und ab bzw. die Tasten BILD AUF und BILD AB benutzen. Außerdem stehen die Symbole "Pfeil nach links" und "Pfeil nach rechts" im Menüband zur Verfügung. Mit dem Symbol "auf Anfang" gelangen Sie zum ersten Artikel der aktuellen Auswahl zurück.

Am rechten Rand des Abschnitts Artikel gibt es auch eine Roll-Leiste, die Sie ebenfalls zum Blättern zwischen den Artikeln benutzen können.

Wenn ein Artikel aus dem Katalog (Hintergrunddaten) dargestellt wird, sind nur die Informationen Bezeichnung, MwSt.-Satz, Einheit, Lieferant, LAN und Preis verfügbar, alle anderen Felder werden daher abgeblendet.

Es gibt noch eine dritte Erscheinungsform des Abschnitts Artikel, die dann angezeigt wird, wenn das Fenster als Kunden-Information dienen soll (abhängig von den Benutzerrechten).

In diesem Fall erscheint die Artikelbezeichnung, die Artikelnummer und der Vk-Preis in vergrößerter Darstellung. Außerdem ist zu sehen, ob von dem Artikel Exemplare vorhanden sind (Artikelbestand ist größer als Null) oder nicht (Artikel ist nicht gelistet oder nicht vorhanden).

Die Listenansicht der Artikel

Geben Sie den Befehl Liste im Menüband Info oder führen Sie einen Doppelklick auf die Artikelmaske aus.

Dadurch wird die Masken- durch eine Listendarstellung ersetzt. Sie zeigt in der linken Spalte die Artikelbezeichnung sowie den Lieferantennamen und die LAN an, daneben den Ek- und den Vk-Preis (den Ek natürlich nicht in der Betriebsart Kunden-Information).

Ein erneutes Ausführen des Befehls stellt die Maskendarstellung wieder her.

Die Register des Info-Fensters

Auf der rechten Fensterseite werden weitere Artikelinformationen auf Registerseiten dargestellt. Je nach Optionseinstellung und Benutzerrechten sehen Sie bis zu vier Register.

Das Register Allgemein

Das erste Register heißt Allgemein, es stellt zusätzliche Beschreibungstexte für den Artikel dar:

Freier Text 1 & 2 - In den ersten beiden Feldern können beliebige Zusatzinformationen gespeichert werden. Auch die Namen der Felder können Sie ändern.
Etikett - Der Etikettentext des Artikels
Beschreibung - Die Beschreibung des Artikels (Pflegeanweisungen, Plakattext usw.). Klicken Sie doppelt in dieses Feld um eine vergrößerte Darstellung davon aufzurufen.

Wenn ein Artikel aus dem Katalog (Hintergrunddaten) dargestellt wird, sind einige Informationen nicht verfügbar.

Das Register Filialen

Klicken Sie auf das Register Filialen, um weitere Informationen über filialabhängige Artikeldaten einzusehen (dieses Register ist während der Anzeige eines Katalog-Artikels nicht verfügbar).

In einer Listendarstellung sehen Sie dieselben Artikel-Informationen wie für die aktuelle Filiale (bzw. Zentrale) auch für alle anderen Filialen und Staffelmengen. Hinzu kommen noch zwei Informationen des Wareneingangs:

Letzter WE - Datum des letzten Wareneingangs
Menge - Artikel-Menge dieses Wareneingangs

Das Register Kalkulation

Klicken Sie auf das Register Kalkulation, um weitere Informationen über die Artikelkalkulation einzusehen.

Infobereich - Oben sehen Sie zusätzliche Informationen zum Artikel, z.B. das Verhältnis zwischen Ek-Faktor und Vk-Faktor (das sog. Aufteilungsverhältnis), ob der Artikel ein Set ist oder zu einem Sammelartikel gehört usw.
Rechenregel -Die Rechenregel des Artikels
Preisfelder - Dieselben Preisfelder wie im Artikelfenster.

Das Register Bild

Klicken Sie auf das Register Bild, um das Artikelbild anzuzeigen (dieses Register ist während der Anzeige eines Katalog-Artikels nicht verfügbar).

Wie im Artikelfenster wird im großen Anzeigebereich ein mit dem Artikel verbundenes Bild angezeigt. Darunter wird der Dateiname des Bildes eingeblendet.

Das Menüband

Mit dem Menüband Info erhalten Sie direkten Zugang zu den wichtigsten Funktionen des Fensters. Diese Befehle stehen Ihnen zur Verfügung:

Gruppe Zwischenablage - Einfügen, Ausschneiden, Kopieren und Rückgängig
Gruppe Ansicht - Liste und Vorgaben
Gruppe Navigation - Erster, Zurück und Nächster
Gruppe Artikel - Öffnen, Neu, Bestellen und Drucken
Gruppe Ende - Fenster schließen

Funktionen des Info-Fensters

Außer der Artikelsuche bietet das Infofenster noch einige weitere Funktionen an:

Wenn das Infofenster als Kundenauskunft dient, können Sie jederzeit einen Verkäufer-Eingriff durchführen, um zusätzliche Informationen anzuzeigen.
Hintergrunddaten können in die Artikel-Stammdaten übernommen werden.
Artikel lassen sich direkt aus dem Infofenster heraus bestellen und drucken.
Schließlich können Sie etliche Vorgaben für das Aussehen und Verhalten des Info-Fensters einstellen.

Verkäufer-Eingriff durchführen

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Artikel-Info auf. Das Info-Fenster wird geöffnet.

Wenn das Fenster als Kunden-Information dienen soll, werden nur recht wenige Daten über die Artikel anzeigt. Die Registerseiten Filialen und Kalkulation sind gesperrt, was durch eine rote Beschriftung angezeigt wird. Außerdem lassen sich keinerlei Bearbeitungsfunktionen wie Übernahme, Bestellen oder Drucken ausführen.

Soll dem Kunden eine weiterreichende Auskunft gegeben werden, z.B. über den genauen Bestand des Artikels in der eigenen oder in anderen Filialen oder wollen Sie kurzfristig die Kalkulation des Artikels einsehen, können Sie das Infofenster veranlassen, die gesperrten Registerseiten anzuzeigen.

Dazu klicken Sie auf das gewünschte Register. Der Dialog „Verkäufer-Anmeldung“ wird geöffnet.

Geben Sie nun den Namen und das Passwort eines LIDIS-Benutzers ein, der über ausreichende Benutzerrechte für das Infofenster verfügt.

Hinweis: Obwohl das Fenster „Verkäufer-Anmeldung“ heißt, können keine Verkäufernamen, sondern ausschließlich LIDIS-Benutzer zur Anmeldung verwendet werden.

Klicken Sie auf den grünen Ok-Haken. Falls Ihre Anmeldung akzeptiert wird, schaltet das Fenster auf die gewünschte Registerseite um. Die Farbe wechselt wieder auf schwarz und die Titelzeile des Info-Fensters zeigt den Text „Verkäuferansicht“ an.

Diesen Zustand behält das Infofenster so lange bei, bis eine erneute Artikelsuche eingeleitet wird.

Ebenso gehen Sie vor, wenn Sie eine der zusätzlichen Funktionen der Artikel-Info ausführen wollen (Bestellen, Drucken etc.). Auch hier öffnet sich beim Klick auf das entsprechende Symbol zunächst der Anmelde-Dialog.

Artikel aufrufen und übernehmen

So öffnen Sie das Artikelfenster

Wenn das Info-Fenster gerade einen Stammdaten-Artikel anzeigt (erkennbar am LIDIS-Symbol), können Sie mit einem Mausklick das Artikelfenster an der passenden Stelle öffnen, um noch mehr Informationen über den Artikel einzusehen und/oder ihn zu bearbeiten.

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Artikel-Info auf. Das Info-Fenster wird geöffnet.

Suchen Sie den gewünschten Artikel aus den Stammdaten.

Klicken Sie im Menüband Info auf den Befehl Öffnen. Das Artikelfenster wird geöffnet und auf den aktuellen Artikel eingestellt.

So übernehmen Sie Katalog-Artikel in die Stammdaten

Zeigt das Fenster dagegen gerade einen Artikel aus den Hintergrunddaten an, können Sie ihn auf Wunsch sofort als neuen Stammdatenartikel anlegen lassen.

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Artikel-Info auf. Das Info-Fenster wird geöffnet.

Suchen Sie den gewünschten Artikel aus dem Katalog.

Klicken Sie im Menüband Info auf den Befehl Neu. Der Dialog „Artikel anlegen“ wird geöffnet.

Artikel aus Katalog neu in den Stammdaten anlegen

LIDIS benötigt zumindest eine Artikel- und eine Lieferantennummer, um den Artikel anlegen zu können:

Artikelnummer - Wählen Sie die gewünschte Artikelnummer oder suchen Sie mit dem Schalter "Lupe" nach einer freien Nummer.
Art des Artikels - Wählen Sie, ob sie einen normalen Artikel oder ein Ek-Set anlegen möchten.
Lieferant - Falls der Lieferant in Ihren Stammdaten schon existiert, können Sie ihn hier auswählen. Falls nicht, kann er mit Hilfe der Adressinformationen aus den Katalog-Daten neu angelegt werden. Dabei haben Sie die Möglichkeit, die Lieferantennummer vorzugeben, die LIDIS verwenden soll.
"Lupe" - Klicken Sie auf diesen Schalter, um eine freie Lieferantennummer zu suchen.
In allen Filialen anl. - Entscheiden Sie, ob der Artikel nur in der Zentrale oder in allen Filialen angelegt werden soll.

Klicken Sie auf den grünen Ok-Haken, um den Artikel in den Stammdaten anzulegen.

Rufen Sie den Artikel anschließend im Artikelfenster auf, um ggf. weitere Informationen hinzuzufügen.

Artikel bestellen

So bestellen Sie einen Artikel aus dem Info-Fenster

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Artikel-Info auf. Das Info-Fenster wird geöffnet.

Suchen Sie den Artikel aus, den Sie bestellen möchten.

Klicken Sie im Menüband Info auf den Befehl Bestellen. Falls es sich bei dem aktuell dargestellten Artikel um einen Stammdatenartikel handelt, verfährt LIDIS genauso wie im Artikelfenster: Der Dialog „Artikel bestellen“ wird geöffnet.

Sie können nun die gewünschte Menge des Artikels eintragen und die offene Bestellung wählen, zu der der Artikel hinzugefügt werden soll.

Natürlich ist es auch möglich, ihn für die nächste Automatische Bestellung vorzumerken.

Klicken Sie auf den grünen Ok-Haken, um Ihre Eingaben zu bestätigen.

So bestellen Sie einen Katalog-Artikel

Wenn der Artikel, den Sie bestellen möchten, nur in den Katalogdaten existiert und nicht in Ihren Stammdaten, fragt LIDIS zunächst nach, ob der Artikel vor dem Bestellen angelegt werden soll.

Wenn Sie dies bejahen, werden zwei Schritte hintereinander ausgeführt: Zuerst wird der Artikel in den Stammdaten angelegt, anschließend kann er wie eben beschrieben ganz normal bestellt werden.

Wenn Sie den Artikel nicht anlegen wollen, kann er natürlich trotzdem bestellt werden, und zwar als manueller Artikel. Dazu müssen Sie LIDIS aber noch mit einigen Informationen zu dem Artikel versorgen. Es öffnet sich der Dialog „Artikel bestellen“.

LIDIS zeigt Ihnen alle verfügbaren Informationen über den Katalog-Artikel an. Bitte ergänzen Sie, was noch fehlt:

Warengruppe - Um den Soll-Umsatz richtig zuordnen zu können, sollten Sie eine Warengruppe auswählen.
Menge - Geben Sie hier die zu bestellende Anzahl ein. Überprüfen Sie außerdem die übrigen Felder, insbesondere die LAN und die Kalkulationsinformationen auf ihre Richtigkeit.
Lieferant - Falls der Lieferant in Ihren Stammdaten schon existiert, wird er hier angezeigt. Falls nicht, kann er mit Hilfe der Adressinformationen aus den Katalog-Daten neu angelegt werden. Dabei haben Sie die Möglichkeit, die Lieferantennummer vorzugeben, die LIDIS verwenden soll.
Suchen - Klicken Sie auf diesen Schalter, um eine freie Lieferantennummer zu suchen.
Bestellung - Wählen Sie eine offene Bestellung aus, zu der der Artikel hinzugefügt wird oder erzeugen Sie eine neue Bestellung.
Wählen - Klicken Sie auf diesen Schalter, um eine geeignete offene Bestellung zu suchen.

Klicken Sie auf den grünen Ok-Haken, um den Artikel zu bestellen.

Artikel drucken

So drucken Sie ein Artikel-Etikett

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Artikel-Info auf. Das Info-Fenster wird geöffnet.

Suchen Sie den Artikel aus, für den Sie Etiketten drucken möchten.

Klicken Sie im Menüband Info auf den Befehl Drucken. Der Dialog „Etikett drucken“ wird geöffnet.

Wählen Sie die gewünschte Anzahl Etiketten und klicken Sie auf den grünen Ok-Haken, um die Druckvorschau aufzurufen und die Etiketten zu drucken.

Wenn Sie die Option „Artikelbearbeitung fortsetzen“ auswählen, können Sie mehrere Artikel „sammeln“, bevor der Ausdruck gestartet wird (genau wie im Artikelfenster).

Vorgaben einstellen

So ändern Sie die Vorgaben des Info-Fensters

Rufen Sie im Menüband Start den Befehl Artikel-Info auf. Das Info-Fenster wird geöffnet.

Klicken Sie im Menüband Info auf den Befehl Vorgaben. Der Dialog „Datei-Optionen (Artikel)“ wird geöffnet.

Suchen in - Wählen Sie hier, wo LIDIS eingegebene Begriffe suchen soll:
- Stammdaten - Artikel werden in den Stammdaten gesucht.
- Katalogdaten - Artikel werden (auch) in den Katalogdaten gesucht.
- Pflanzen - Artikel werden (auch) in den Pflanzendaten gesucht.
Nur Artikel mit Bild - Markieren Sie diese Auswahl, wenn das Info-Fenster ausschließlich Artikel anzeigen soll, für die ein Bild existiert.
Verkäufereingriff - Wenn das Fenster Artikel-Info mit Hilfe der Benutzerrechte so eingestellt ist, dass es als Info-Terminal für Ihre Kunden dient, kann ein privilegierter Benutzer (z.B. ein Verkäufer) kurzfristig zusätzliche Daten abrufen.
Empf. Vk anzeigen - Wenn in den Katalogdaten ein empfohlener Vk-Preis für den Artikel existiert, wird dieser angezeigt. Andernfalls, und wenn Sie diese Option nicht ankreuzen, erfolgt die Kalkulation auf Basis des anschließend einzugebenden Rohgewinns und einer eventuell gewählten Rechenregel.
Standard-RG - Basis für die Kalkulation von Katalogartikeln wenn kein Empf. Vk zur Verfügung steht und in den Lieferantendaten des jeweiligen Lieferanten kein Rohgewinn hinterlegt ist.
Rechenregel - Basis für die Kalkulation von Katalogartikeln wenn kein Empf. Vk zur Verfügung steht.

Klicken Sie auf den grünen Ok-Haken, um Änderungen wirksam werden zu lassen.

Import / Export

Das Automatik-Modul stellt Ihnen erheblich erweiterte Möglichkeiten des Daten-Import und -Export zur Verfügung. Es ersetzt die Menüfunktion „Export“, die einen eingeschränkten Export der Stammdaten Artikel, Lieferanten und Kunden auch schon im Basismodul gestattete. Sie können damit die wichtigsten Stammdaten in vielen verschiedenen Formaten exportieren und sie somit in anderen Programmen weiterverarbeiten.

Die Import-Funktion erlaubt Ihnen, Artikel, Lieferanten und Kunden usw. aus anderen Programmen zu übernehmen und in LIDIS weiterzuverarbeiten, ohne diese Daten manuell noch einmal erfassen zu müssen.

Diese Funktionen können Sie auch als Teilmodul „Import / Export“ des Automatik-Moduls separat erwerben.

Das Import-/Exportfenster

Das Fenster besteht aus drei Teilen: Links sehen Sie den Filterbaum, der alle Import- und Exportfilter enthält, gruppiert nach verschiedenen Kategorien. Daneben befindet sich der große Bearbeitungsbereich, dessen Inhalt je nach gewählter Registerseite (Format, Daten, Spalten oder Vorschau) wechselt. Hier werden die Eigenschaften des jeweils gewählten Filters angezeigt und verändert sowie die zu im- oder exportierenden Daten dargestellt. Ganz rechts finden Sie schließlich den Infobereich, der die wichtigsten Informationen zum gerade bearbeiteten Vorgang darstellt.

Nachdem Sie auf den Registerseiten Format, Daten und Spalten den Export- oder Importvorgang definiert haben, klicken Sie auf den Schalter Ausführen im Menüband des Fensters. Sollte die Exportdatei bereits existieren, werden Sie gefragt, ob sie überschrieben werden soll. Anschließend erfolgt der eigentliche Export bzw. Import.

Der Filterbaum

Links im Import-/Exportfenster sehen Sie den Filterbaum, der alle Export-/Import-Filter in insgesamt elf verschiedenen Kategorien anzeigt: Die Stammdaten-Kategorien Artikel, Lieferanten, Kunden, Warengruppen, Verdichtungen, Filialen, Konten und Gutscheine wie auch die Bewegungsdaten-Kategorien Kassenbons, Faktur und Eingang.

Hinweis: Wenn Ihre früheren Importanforderungen nicht mehr in gewohnter Weise unterstützt werden sollten, wenden Sie sich bitte an die Hotline.

Jede Kategorie enthält einen Eintrag „Neues Filter“, der automatisch angewählt wird, wenn es in der gewünschten Kategorie noch keine angepassten Filter gibt. Immer, wenn Sie einen neuen Import oder Export definieren möchten, wählen Sie zuerst diesen Eintrag „Neues Filter“ aus. Anschließend geben Sie die Eigenschaften des Vorgangs ein, beginnend auf der Registerseite Format.

Sobald Sie auf ein anderes Filter umschalten, zeigen alle Registerseiten des Fensters die Daten und Eigenschaften dieses Export- bzw. Import-Vorgangs an. Exportfilter erkennen Sie am Symbol "Export" während das Symbol "Import" das Filter eines Importvorgangs repräsentiert.

Wenn Sie das Filter wechseln oder das Fenster schließen, werden Sie normalerweise gefragt, ob Ihre Änderungen gespeichert werden sollen. Dieses Verhalten können Sie im Kontextmenü unter „Änderungen“ auch anders einstellen.

Wenn Sie Änderungen am Standardeintrag „Neues Filter“ vorgenommen haben, können Sie vor dem Speichern noch einen neuen Namen für das gerade erstellte neue Filter vergeben. Sollten Sie die Bearbeitungen allerdings nicht speichern, sondern löschen wollen, klicken Sie bitte auf den Schalter Verwerfen.

Befehle für den Filterbaum

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag, um aus den Befehlen für die Filterbearbeitung zu wählen. Einige davon finden Sie auch im Menüband des Fensters im Abschnitt Filter:

Änderungen - Wählen Sie hier, was bei Änderungen des Filters passieren soll: Normalerweise wird „Nachgefragt“, ob die Bearbeitung gespeichert werden soll. Mit „Möglich“ können Sie bestimmen, dass alle Änderungen automatisch gespeichert werden, bei „Gesperrt“ ist die Änderung der Filterkriterien nicht mehr möglich.

Speichern - Die komplette Definition des Import-/Exportfilters (also bspw. das zu verwendende Dateiformat, die Tabellen- und Spaltenauswahl usw., nicht aber die eigentlichen Daten) wird in der aktuellen Fassung abgespeichert und kann damit jederzeit erneut aufgerufen werden.

Zurücksetzen - Das Filter wird auf den zuvor gespeicherten Zustand zurückgesetzt. Damit können Sie zwischenzeitlich erfolgte Änderungen wieder rückgängig machen.
Umbenennen - Das Filter kann in der Baumansicht umbenannt werden. Drücken Sie ENTER, um den neuen Namen zu bestätigen oder ESCAPE, um abzubrechen.
Duplizieren - Die aktuelle Filterdefinition wird kopiert und kann als Vorlage für ein neues Filter dienen.
Filter importieren - In einer Textdatei gespeicherte Filterdefinitionen können dem Filterbaum hinzugefügt werden.
Filter exportieren - Das aktuell gewählte Filter kann in einer Textdatei abgelegt werden.
Löschen - Das aktuelle Filter wird nach einer Nachfrage gelöscht (auch das betrifft nur die Filterdefinition, nicht die Daten selbst).

Das Register Format

Im großen Arbeitsbereich in der Mitte des Import-/Exportfensters werden auf der Registerseite Format, die sofort nach Öffnen des Fensters zu sehen ist, die Eigenschaften des links im Filterbaum gewählten Filters angezeigt und sie können hier natürlich auch bearbeitet werden. Die Seite ist in verschiedene Abschnitte eingeteilt, die je nach Filter- und Dateityp angezeigt oder ausgeblendet werden.

Der Abschnitt Allgemein

Hier finden Sie die wichtigsten Grundeinstellungen jedes Filters und in diesem Abschnitt beginnen Sie normalerweise die Definition eines neuen Filters.

Funktion - Wählen Sie hier zwischen Export (also der Ausgabe von Daten aus der Datenbank in eine externe Datei) und Import (also dem Einlesen einer externen Datei in die Datenbank).
Dateiformat - Bestimmen Sie das Format der Export- bzw. Importdatei. Sie können Daten in eine Textdatei, eine Excel- oder dBase-Datei oder im HTML- bzw. XML-Format exportieren und auch aus allen diesen Formaten importieren.
Export- bzw. Importdatei - Klicken Sie auf den Schalter "Kästchen mit drei Punkten", um den Namen der gewünschten Export- bzw. Importdatei zu bestimmen. Alternativ können Sie auch den Schalter Datei im Menüband des Fensters im Abschnitt Daten benutzen.

Der Abschnitt Kodierung

Dieser Abschnitt wird nur für Text-, HTML- und XML-Dateien benötigt und ist ansonsten ausgeblendet.

Zeichensatz - Geben Sie hier an, welcher Zeichensatz für die Exportdatei verwendet werden soll bzw. in welchem Format die Importdaten erwartet werden:
- Unicode - Diesen Zeichensatz, auch UTF8 genannt, sollten Sie wählen, so oft es geht, da er sich mittlerweile zum internationalen Standard entwickelt hat und mit sämtlichen Umlauten und Sonderzeichen problemlos zurechtkommt.
- ANSI - Der ANSI-Zeichensatz war bis in die Nuller Jahre unter Windows sehr verbreitet und kommt auch heute noch gelegentlich vor. Falls Sie die Wahl haben, ist Unicode aber eindeutig vorzuziehen.
- DOS - Sollte nicht mehr oft vorkommen, aber vielleicht kommt Ihnen zum Importieren noch eine Datei unter, die im in den 80er Jahren des vorigen Jahrhunderts verwendeten IBM-Format vorliegt. Zum Export nicht mehr verwenden.
Dezimalzeichen ändern - Bitte wählen Sie diese Option, wenn Ihre Im- oder Exportdatei einen anderen Dezimaltrenner enthält bzw. enthalten soll, als auf Ihrem Computer eingestellt ist (bspw. Punkt statt Komma). LIDIS wechselt dann zum jeweilig anderen Zeichen.

Der Abschnitt Text

Wie der Name schon sagt, wird dieser Abschnitt nur bei Textdateien eingesetzt.

Spaltenformat - Bei Textdateien sind zwei Methoden zur Erkennung der Spalten gebräuchlich: Entweder hat jede Spalte eine eindeutig definierte Breite oder es wird ein spezielles Zeichen definiert, durch das die Spalten voneinander getrennt werden:
- Feste Spaltenbreiten - Wenn Sie diese Möglichkeit wählen, geben Sie auf der Registerseite Spalten später für jedes Feld eine Breite an. Bitte beachten Sie, dass Feldinhalte auf keinen Fall länger als diese Breite sein dürfen, da es sonst zu Lesefehlern beim Import kommt. Da die Dateien mit dieser Formatierung normalerweise größer werden als bei der Methode mit Trennzeichen, wird sie heute nur noch selten verwendet.
- Spalten getrennt durch - Sollten Sie sich für ein Trennzeichen entscheiden, geben Sie dieses im Eingabefeld hinter der Auswahl ein. Für den Einsatz des weit verbreiteten Tabulators geben Sie ein „T“ oder das Kürzel „TAB“ ein. Im Prinzip ist hier jedes Zeichen erlaubt, aber außer dem Tabulator kommt normalerweise nur noch das Semikolon sowie (selten) ein Komma vor.

Hinweis: Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass das hier gewählte Trennzeichen nicht in den Daten selbst enthalten ist. Andernfalls werden Lesefehler unausweichlich sein.

Mit Spaltentiteln - Manchmal enthält eine Datendatei in der ersten Zeile die Namen der Spalten. In diesem Fall aktivieren Sie die Option, damit die erste Zeile nicht schon als Datensatz, sondern eben als Titel interpretiert wird.

Der Abschnitt Excel

Dieser Abschnitt wird bei Excel-Dateien angezeigt.

Bereich von-bis - Beim Import können Sie hier einen Bereich in der Excel-Datei auswählen, der für den Import benutzt werden soll und dadurch bspw. überflüssige Textzeilen am Beginn einer Datei übergehen. Die Anzeige erfolgt im Exceltypischen Format Buchstaben-Zahlen, wobei die Buchstaben die Spalte und die Zahlen die Zeile angeben.

Mit Spaltentiteln - Geben Sie hier an, ob beim Export eine erste Zeile mit den Namen aller Felder (Spaltentitel) ausgegeben werden soll bzw. beim Import die erste Zeile einer Datei oder des ausgewählten Bereichs als Spaltentitel interpretiert werden soll.

Mit dem Schalter "Tabelle" kann ein Dialog aufgerufen werden, mit dem Sie den Datenausschnitt selbst bestimmen können.

Der Abschnitt HTML

Dieser Abschnitt wird nur für HTML-Dateien benötigt.

Mit Spaltentiteln - Geben Sie hier an, ob beim Export eine erste Zeile mit den Namen aller Felder (Spaltentitel) ausgegeben werden soll bzw. beim Import die erste Zeile als Spaltentitel interpretiert werden soll.

Der Abschnitt XML

Diesen Abschnitt sehen Sie nur bei Bearbeitung einer XML-Datei.

TAG Daten - Hier definieren Sie bei XML-Daten das Tag (die Bezeichnung in spitzen Klammern), das für die Definition des Datenbereichs verwendet werden soll. Beim Export wird die komplette XML-Struktur mit diesem Tag umgeben, beim Import werden nur die Daten aus diesem Bereich eingelesen und ggf. andere vorhandene Bereiche ignoriert.
TAG Zeile - Dieses Tag markiert Anfang und Ende einer „Zeile“, also eines Abschnitts in einer XML-Datei, die einen zusammengehörenden Datensatz bildet.
Mit Spaltentiteln - Geben Sie hier an, ob beim Export ein erster Abschnitt mit den Namen aller Felder (Spaltentitel) ausgegeben werden soll bzw. beim Import die erste Gruppe einer Datei als Spaltentitel interpretiert werden soll.

Mit dem Schalter "Tabelle" kann ein Dialog aufgerufen werden, mit dem Sie die Tags interaktiv auswählen können.

Der Abschnitt Daten

Beim Export wählen Sie hier, welche Daten Sie ausgeben wollen und in welcher Reihenfolge. Beide Befehle finden Sie auch im Menüband des Fensters im Abschnitt Daten:

Filterung - Bestimmen Sie mit dem Filterdialog, der durch Klick auf den Schalter "Filter" geöffnet wird, die Auswahl der Datensätze, die exportiert werden sollen.
Sortierung - Bestimmen Sie mit dem Sortierdialog, der durch Klick auf den Schalter "Blätter" geöffnet wird, die Reihenfolge der Datensätze in der Exportdatei.

Der Abschnitt Automatik

Falls Sie den Export oder Import mit diesem Filter automatisieren wollen, geben Sie die dafür nötigen Informationen in diesem Abschnitt ein.

Ereignis - Klicken Sie auf den Schalter "Blatt", um ein Ereignis für diesen Im- oder Export festzulegen. Dadurch wird der Vorgang von LIDIS auf Ihrer Workstation, von jedem laufenden Programm im Netzwerk oder vom LIDIS-Service in regelmäßigen Abständen ausgeführt.

Transfer - Wenn vor dem Ausführen eines Imports oder nach dem Exportieren die Quell- oder Zieldatei von einer externen Stelle gelesen bzw. irgendwo abgelegt werden soll, bestimmen Sie hier die zu verwendende Methode und ggf. weitere Parameter. Zur Zeit steht die Übertragung per ftp oder Mail (nur für den Export) zur Verfügung:

- ftp - Wenn Sie den Transfer per ftp-Protokoll wünschen, erfassen Sie in den weiteren Feldern die Domain, zu der bzw. von der die Ex- oder Importdatei übertragen werden soll sowie den dazu benötigten Usernamen und ggf. ein Passwort.

- Mail - Wenn Sie die Exportdatei per E-Mail versenden möchten, erfassen Sie in den weiteren Feldern die Mailadresse, an die die Exportdatei als Mailanhang gesendet werden soll sowie eine Betreffzeile und einen Mailtext. Wenn Sie auf den Schalter "Kästchen mit drei Punkten" klicken, öffnet sich ein kleines Bearbeitungsfensterchen.

- Sie können hier sowohl feste Texte als auch (zwischen #-Zeichen) eine Anzahl von Variablen vergeben. Diese sind vor allem beim Exportieren von Eingangs- oder Fakturvorgängen praktisch.

Beispiel: # Vorgangstyp# vom #Datum# Kundennr. #Kunde#

- Zur Verfügung stehen (für beide genannten Vorgangsarten) die Variablen #Datum, #Anre-de#, #Vorname#, #Name#, #Briefanrede# und #Leiter# (der Filiale), für Fakturvorgänge zusätzlich #Nummer#, #Rechnungsnummer#, #Vor-gangsnummer# und #Vorgangstyp# sowie für Eingangsvorgänge #Bestellnummer# bzw. #BestNr#, #Lieferant#, #LiefName# und #Kundennr# (Ihre Nummer beim Lieferanten).

Das Register Daten

Nachdem Sie auf der Registerseite Format die grundsätzlichen Eigenschaften der Import- bzw. Exportdatei festgelegt haben (z.B. den Dateinamen, das Format oder den Zeichensatz), definieren Sie im nächsten Schritt auf der Seite Daten oder alternativ auf der Seite Spalten die Zusammensetzung der Import- bzw. Exportdaten. Beide haben jeweils ihre Vor- und Nachteile, je nach Aufgabenstellung und persönlichen Vorlieben ist mal die eine und mal die andere besser geeignet.

Zusammenstellung der Daten für den Export

Wenn Sie auf der Seite Format einen Exportvorgang gestartet haben und dann zur Seite Daten wechseln, ist die Liste der zu exportierenden Daten zunächst einmal leer. Angezeigt wird eine Spalte mit so vielen Zeilen, wie auf den Bildschirm passen, die aber noch keine Daten enthält. Beginnen Sie am besten damit, auf den Schalter in der Zeile Feld zu klicken. Es öffnet sich eine Auswahlliste mit allen Feldnamen, die Ihnen zum Export derzeit zur Verfügung stehen.

Die oft sehr umfangreiche Felderliste ist zur besseren Übersicht in Gruppen eingeteilt. Bei den Lieferanten wären das beispielsweise die Abteilungen Allgemein, Kommunikation, Sonstiges, Filialdaten, Texte und Eigenschaften. Falls Sie auf der Seite Spalten weitere Tabellen mit den Lieferanten verknüpft haben, kommen hier auch noch zusätzliche Felder hinzu.

Klicken Sie nun auf einen Feldnamen, den Sie Ihrer Exportdatei hinzufügen möchten, bspw. die Nummer der Lieferanten (Lief-Nummer) im Abschnitt Allgemein. Die erste Spalte füllt sich nun mit den Lieferantennummern (wenn Sie schon eine Filterung gewählt haben, werden nur die gefilterten Lieferanten angezeigt, sonst alle) und Sie bekommen eine zweite leere Spalte hinzu, in der Sie nun ebenfalls ein Exportfeld wählen können (bspw. den Lieferantennamen) usw.

Auf diese Weise füllt sich allmählich das Datenfenster. Weiterhin werden aus Performance- und Übersichtlichkeitsgründen nur so viele Zeilen angezeigt, wie auf den Bildschirm passen, aber ganz rechts im Infobereich des Fensters sehen Sie bereits jetzt, neben einigen anderen Informationen über die Exportdatei, die Gesamtzahl aller Zeilen und Spalten, die in dem Export enthalten sein werden.

Schon nach dem Einfügen der ersten Spalten können Sie jederzeit auf die anderen Registerseiten umschalten, bspw. um auf der Seite Format die Grundparameter der Exportdatei noch einmal zu ändern, auf der Seite Spalten einen detaillierteren Blick auf die Datenzusammenstellung zu erhalten oder um sich auf der Seite Vorschau anzusehen, wie die Exportdatei aussehen wird.

Weitere Möglichkeiten für den Export

Außer dem Hinzufügen weiterer Spalten zur Datenauswahl gibt es noch eine ganze Reihe weiterer Bearbeitungen, die Ihnen an dieser Stelle zur Verfügung stehen.

Klicken Sie auf das Feld in der ersten Zeile einer Spalte (dort, wo „Spalte 1“, „Spalte 2“ usw. steht), halten Sie die Maustaste gedrückt und bewegen Sie die Spalte an eine andere Stelle in der Liste, um die Reihenfolge der Spalten zu ändern.

Klicken Sie in das Feld in der zweiten Zeile (die mit „Titel“ bezeichnet ist), um den Feldtitel der Spalte zu ändern. Es öffnet sich ein kleines Fensterchen, in das Sie den neuen Titel eingeben können. Speichern Sie die Änderung mit ENTER oder verwerfen Sie sie mit ESCAPE.

Klicken Sie auf den Schalter in der dritten Zeile (die mit dem Bezeichnung „Feld“), um den Inhalt der Spalte zu ändern.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Datenliste, um ein Menü mit weiteren Befehlen zu öffnen:

Spalte hier einfügen - Neue Spalten müssen nicht zwingend am Ende der Liste hinzugefügt werden. Klicken Sie an die gewünschte Stelle mit der rechten Maustaste und wählen Sie diesen Befehl: Die neue leere Spalte erscheint genau an dieser Stelle.
Spalte am Ende einfügen - Um die Einfügespalte wieder ganz ans Ende zu bekommen, falls Sie sie weiter nach vorne verlegt hatten, gibt es diesen Befehl.
Spalte löschen - Die aktuelle Spalte wird aus der Exportauswahl entfernt.
Öffnen - Beim Bearbeiten von Warengruppen, Lieferanten, Kunden oder Artikeln wird das jeweilige Stammdatenfenster geöffnet, um den aktuellen Eintrag anzuzeigen.
Spalten bearbeiten - Mit diesem Befehl schalten Sie auf die Registerseite Spalten um, die einen noch detaillierteren Blick auf die Zusammensetzung der Exportdatei erlaubt.
Format anzeigen - Hiermit bestimmen Sie, ob der Infobereich am rechten Fensterrand angezeigt werden soll oder nicht.

Definition der Daten für den Import

Wenn Sie auf der Registerseite Format einen Importvorgang starten, wird die angegebene Quelldatei von LIDIS analysiert. Dabei versucht das Programm, so viele Informationen wie möglich automatisch zu erkennen und schlägt Ihnen eine vorläufige Spaltenauswahl vor, die Sie natürlich jederzeit abändern und anpassen können.

Hinweis: Wenn weitere Informationen zur Importdatei benötigt werden, öffnet sich je nach Datenformat ggf. ein Dialogfenster, um diese zu erfragen (siehe unten).

Zu Beginn werden nur so viele Zeilen der Importdatei angezeigt, wie auf den Bildschirm passen. Damit können Sie zunächst ohne Performanceverluste die wichtigsten Parameter einstellen, bevor Sie dann später die komplette Datei einlesen lassen.

In der ersten Zeile mit der Bezeichnung Titel finden Sie, falls vorhanden, die in der Titelzeile der Importdatei vorgefundenen Spaltenbezeichnungen, darunter die vorgeschlagenen LIDIS-Spalten (bzw. “Unbekanntes Feld“, falls keine automatische Zuordnung möglich war). Korrigieren Sie nun ev. falsch zugeordnete Spalten, indem Sie auf den Schalter in der Zeile Feld klicken. Es öffnet sich eine Auswahlliste mit allen Feldnamen, die Ihnen zum Import zur Verfügung stehen.

Klicken Sie nun auf einen Feldnamen, in den die Daten dieser Spalte der Quelldatei importiert werden sollen, bspw. die Nummer der Lieferanten (LiefNummer) im Abschnitt Allgemein. Bitte beachten Sie, dass jedes Feld nur einmal ausgewählt werden kann. Wenn die Automatik also die Lieferantennummer irrtümlich in einer anderen Spalte erkannt hat, müssen Sie dort zunächst die korrekte Zuordnung oder „Unbekanntes Feld“ wählen.

Auf diese Weise definieren Sie nun Spalte für Spalte die Felder, in die die jeweiligen Daten importiert werden sollen. Weiterhin werden aus Performance- und Übersichtlichkeitsgründen nur so viele Zeilen angezeigt, wie auf den Bildschirm passen, aber ganz rechts im Infobereich des Fensters sehen Sie bereits jetzt, neben einigen anderen Informationen über die Importdatei, die Gesamtzahl aller Zeilen und Spalten, die in dem Import enthalten sind. Wenn Sie soweit sind, können Sie rechts unten im Info-Bereich auf „Datei komplett einlesen“ klicken, um die gesamte Importdatei zu sehen.

Sie können auch beim Vorbereiten eines Imports jederzeit auf die anderen Registerseiten umschalten, bspw. um auf der Seite Format die Grundparameter der Importdatei noch einmal zu ändern, auf der Seite Spalten einen detaillierteren Blick auf die Datenzusammenstellung zu erhalten oder um sich auf der Seite Vorschau anzusehen, wie die Importdatei im Original aussieht.

Weitere Möglichkeiten für den Import

Außer dem Zuordnen der Quellspalten zu den richtigen Datenbankfeldern gibt es noch eine ganze Reihe weiterer Bearbeitungen, die Ihnen an dieser Stelle zur Verfügung stehen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Datenliste, um ein Menü mit weiteren Befehlen zu öffnen:

Spalte übergehen - Falls Sie eine Spalte der Importdatei nicht einlesen möchten, wählen Sie diesen Befehl. Die Daten dieser Spalte werden mit grauer Schrift angezeigt und in der Zeile Feld erscheint die Bezeichnung „Unbekanntes Feld“.
Spalte berechnen - Vor dem Importieren kann auf die Daten jeder Spalte noch eine Rechenvorschrift angewendet werden.

Beispiele: Wozu werden die Rechenvorschriften benötigt? Eigentlich nur für Spezialfälle, wenn man bspw. zwei Felder in den Quelldaten zusammenfassen oder Preise umrechnen möchte.

Wenn Sie auf diesen Befehl klicken, öffnet sich ein Dialogfenster, in das die gewünschte Formel eingetragen werden kann. Hier wird mit dem Ausdruck „# / 100“ eine Vk-Preisspalte mit Centbeträgen (für den Inhalt des aktuellen Feldes steht ein #) durch 100 geteilt:

Spalten bearbeiten - Mit diesem Befehl schalten Sie auf die Registerseite Spalten um, die einen noch detaillierteren Blick auf die Zusammensetzung der Importdatei erlaubt.
Format anzeigen - Hiermit bestimmen Sie, ob der Infobereich am rechten Fensterrand angezeigt werden soll oder nicht.
Bearbeiten erlauben - Dieser Befehl liest zuerst die komplette Importdatei ein, falls noch nicht geschehen, und erlaubt dann, die einzelnen Werte ggf. in der tabellarischen Ansicht vor dem Import noch zu ändern. Damit können Sie einzelne Fehler korrigieren, größere Bearbeitungen sollten Sie aber, wenn nötig, in der Quelldatei durchführen.
Spalte bearbeiten - Dieses Untermenü ist erst sichtbar, wenn Sie die Bearbeitung erlaubt haben. Es stellt Ihnen vier weitere Befehle zur Verfügung, die entweder auf alle Zeilen der Importdatei angewendet werden oder auch nur auf die markierten, wenn Sie eine Markierung vorgenommen haben:
- Spalte füllen - Es erscheint ein kleines Eingabefensterchen, in das Sie einen Wert eintragen können, der in alle Zeilen der Importdatei in die gewählte Spalte geschrieben wird.
- Suchen & Ersetzen - Im hiermit angezeigten Fensterchen können Sie bei „Suchen nach“ einen Wert eingeben, der in allen Zeilen der gewählten Spalte durch den Wert bei „Ersetzen mit“ ausgetauscht wird.
- Inhalte kürzen - Wenn die Inhalte der aktuellen Spalte länger als die in der Datenbank zur Verfügung stehende Feldbreite sind, können sie mit diesem Befehl gekürzt werden.
- Fehlerhafte Inhalte entfernen - Alle als fehlerhaft markierten Inhalte dieser Spalte werden entfernt.

Das Fehlermanagement beim Import

Nach dem Einlesen der Importdatei und auch noch einmal vor dem eigentlichen Import prüft LIDIS sehr sorgfältig alle zu importierenden Daten. Oberstes Ziel ist dabei, die Datenbankintegrität zu erhalten, also sicherzustellen, dass in die LIDIS-Datenbank keine Daten importiert werden können, die nicht zueinander oder zu den bereits vorhandenen Informationen passen.

Der Test umfasst mehrere Stufen:

Zunächst werden die Importdaten auf syntaktische Korrektheit überprüft, das bedeutet, dass jedes Feld den zu seinem Format passenden Inhalt haben muss. In numerischen Feldern dürfen also nur Zahlen stehen, in einem Datumsfeld nur ein korrektes Datum und so weiter. Auch die zur Verfügung stehende Feldbreite wird getestet und es wird geprüft, ob ein Feld leer ist, in dem zwingend etwas stehen muss.

Danach wird festgestellt, ob Verweise auf andere Daten korrekt sind, ob also bspw. die Warengruppennummern in einer Artikelliste alle auf vorhandene Warengruppen verweisen.

Und schließlich werden alle wichtigen Nummernspalten daraufhin überprüft, ob bspw. beim Import von neuen Artikeln solche Artikelnummern vorkommen, die es bereits gibt oder umgekehrt beim Auffrischen vorhandener Datensätze solche mit Artikelnummern vorkommen, die in der Datenbank gar nicht vorhanden sind.

Bevor nicht sämtliche Fehler beseitigt sind, kann der Import nicht vorgenommen werden. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:

Sie können in Einzelfällen die Information im fehlerhaften Datenfeld manuell ändern oder löschen. Das sollten Sie allerdings nur machen, wenn es sich um ganz wenige Fehler handelt, ansonsten wird die Bearbeitung der Quelldatei oft der bessere Weg sein.

Sie können mit den Befehlen aus dem Kontextmenü, das mit einem Klick auf die rechte Maustaste erscheint, Befehle aufrufen, mit denen die Daten korrigiert oder entfernt werden können.

Ebenfalls in diesem Menü finden Sie einen Befehl, mit dem sämtliche Zeilen, die einen Fehler in dieser Spalte enthalten, entfernt werden können.

Und hier finden Sie auch zwei Befehle („Vorhergehender Fehler“ und „Nächster Fehler“), die Ihnen das Auffinden von Fehlern in einer großen Importdatei erleichtern. Entsprechend können Sie im Abschnitt Import-Fehler des Menübands auch die beiden blauen Pfeile benutzen.

Vorsicht! Alle Bearbeitungen, die Sie an den eigentlichen Importdaten vornehmen, werden, im Gegensatz zu den Filterdefinitionen, nicht gespeichert. Nehmen Sie diese also erst ganz zum Schluss vor dem eigentlichen Import vor, denn beim nächsten Aufruf dieses Importfilters entsprechen die angezeigten Daten wieder dem Zustand in der Importdatei.

Wenn alle Fehler beseitigt sind, können Sie durch einen Klick auf den grünen Haken im Menüband den eigentlichen Import auslösen.

Das Register Spalten

Nachdem Sie auf der Registerseite Format die grundsätzlichen Eigenschaften der Import- bzw. Exportdatei festgelegt haben (z.B. den Dateinamen, das Format oder den Zeichensatz), definieren Sie im nächsten Schritt auf der Seite Spalten oder alternativ auf der Seite Daten die Zusammensetzung der Import- bzw. Exportdaten. Beide haben jeweils ihre Vor- und Nachteile, je nach Aufgabenstellung und persönlichen Vorlieben ist mal die eine und mal die andere besser geeignet.

Elemente auf der Registerseite Spalten

Links im Arbeitsbereich des Fensters befindet sich die Liste mit der Überschrift Aktuelle Spalten. Sie listet sämtliche Spalten auf, die im aktuellen Vorgang enthalten sind. Daneben finden Sie einen Abschnitt mit dem Titel Weitere Felder, der in einer übersichtlichen Baumansicht, nach Datenart und Abteilung gegliedert, alle außerdem zur Verfügung stehenden Spaltennamen auflistet. Als drittes Element enthält die Registerseite dann noch den Bereich Verknüpfungen, mit dem Sie weitere von der Hauptkategorie abhängige Datenquellen zum Export bzw. Import hinzufügen und zusätzliche Feineinstellungen vornehmen können.

das Register Spalten im Import Export Fenster

Zusammenstellung der Daten für den Export

Wenn Sie auf der Seite Format einen Exportvorgang gestartet haben und dann zur Seite Spalten wechseln, ist die Liste der zu exportierenden Felder zunächst einmal leer. Wählen Sie nun im Auswahlbereich unter „Weitere Felder“ die gewünschte Spalte (nehmen wir wieder das Beispiel der Lieferantennummer, also das Feld LiefNummer im Abschnitt Allgemein der Kategorie Lieferanten) und ziehen Sie den Feldnamen bei gedrückter Maustaste in die Felderliste mit der Überschrift „Aktuelle Spalten“. Alternativ können Sie auch einen Doppelklick auf den gewünschten Feldnamen ausführen oder auf den Schalter "nach links" klicken, um die Spalte von rechts nach links und damit in den Exportvorgang zu bewegen.

Suchen Sie nun nacheinander alle gewünschten Spalten zusammen und ziehen Sie sie in die linke Spaltenliste. Sie können auch, mit gedrückter Umschalt- oder Control-Taste, mehrere Spalten markieren und sie alle auf einmal zur Liste hinzufügen.

Weitere Möglichkeiten für den Export

Außer dem Hinzufügen weiterer Felder zur Spaltenliste gibt es noch eine ganze Reihe weiterer Bearbeitungen, die Ihnen an dieser Stelle zur Verfügung stehen.

Markieren Sie ein Feld in der linken Spaltenliste und ziehen Sie es bei gedrückter Maustaste zurück nach rechts in die Baumansicht. Dadurch wird die Spalte wieder aus der Liste entfernt. Alternativ können Sie auch einen Doppelklick auf den gewünschten Feldnamen ausführen oder auf den Schalter "nach rechts" klicken, um die Spalte von links nach rechts und damit aus dem Exportvorgang heraus zu bewegen.

Auch diese Aktion können Sie mit mehreren Spalten auf einmal durchführen. Markieren Sie dazu bei gedrückter Umschalt- oder Control-Taste alle gewünschten Spalten und klicken auf den Schalter "nach rechts", um sie alle auf einmal aus der Liste zu entfernen.

Wenn Ihre Exportdatei Spaltentitel enthalten soll (das bestimmen Sie auf der Registerseite Format im Abschnitt Text), können Sie diese in der zweiten Spalte der linken Liste ändern. Klicken Sie dazu einfach auf den bisherigen Namen und ändern ihn auf den gewünschten Wert.

In der dritten Spalte der Liste sehen Sie die jeweilige Feldbreite. Hier müssen wir unterscheiden, ob Sie auf der Registerseite Format, ebenfalls im Abschnitt Text, eine Exportdatei mit festen Spaltenbreiten eingestellt oder ein Trennzeichen definiert haben. Bei festen Breiten ändern Sie die Breite jedes Feldes auf den gewünschten Wert ab. In der Exportdatei wird dann jeder Inhalt genau diese Breite haben: Zu lange Inhalte werden abgeschnitten, zu kurze mit Leerzeichen aufgefüllt. Beim Einsatz eines Trennzeichens und damit variabler Feldlängen können Sie die Werte in der Liste nicht ändern, sie zeigen Ihnen dann nur die maximal verfügbare Länge der Datenbankinhalte der jeweiligen Spalten an.

Mit dem Pfeilsymbol links in der Liste können Sie die Reihenfolge der Spalten ändern. Klicken Sie einfach auf ein solches Zeichen, halten Sie die Maustaste gedrückt und schieben den Spaltennamen damit nach oben oder unten an die gewünschte Position.

Berechnete Felder

Außer den Datenbankfeldern in der Baumansicht mit dem Titel „Weitere Felder“ können Sie der Spaltenliste auch noch sog. Berechnete Felder hinzufügen.

Beispiele:
Wozu werden Berechnete Felder benötigt? Eigentlich nur für Spezialfälle, wenn man bspw. ein Exportfeld ein zweites Mal in die Ausgabedatei einfügen möchte (das mehrfache Verwenden derselben Spalte ist ja nicht erlaubt). Oder wenn man nur einen Teil eines Feldes benötigt oder alle Zeichen in Großbuchstaben umwandeln möchte. Auch zum Verketten verschiedener Felder (bspw. Name und Vorname oder PLZ und Ort) eignen sich Berechnete Felder.

Klicken Sie zum Einfügen eines Berechneten Feldes auf den Schalter "bunte Punkte". Der Spaltenliste wird eine neue Zeile „Berechnetes Feld 1“ hinzugefügt und der Dialog Berechnetes Feld öffnet sich.

Geben Sie nun dem neuen Berechneten Feld einen eindeutigen Namen und bestimmen Sie das Datenformat. Zur Auswahl stehen Textfelder, ganze Zahlen, numerische Felder mit zwei oder drei Nachkommastellen und zwei Datumsformate, einmal in Kurz- und einmal in Langform.

Im großen Eingabefeld Ausdruck definieren Sie nun die Formel für das Berechnete Feld. Aus den unteren Listen können Sie durch Doppelklick Funktionen oder Spaltennamen an die Cursorposition einfügen. Stellen Sie damit einen syntaktisch korrekten Ausdruck zusammen und klicken Sie auf den grünen Haken, um die Definition des berechneten Feldes abzuschließen.

Ein vorhandenes Berechnetes Feld können Sie durch einen Klick auf den Schalter "Y" auch wieder ändern und mit "nach rechts", wie alle anderen Felder, aus der Spaltenliste entfernen. Weitere Berechnete Felder können mit "bunte Punkte" hinzugefügt werden.

Überprüfen Sie durch Umschalten auf die Registerseite Daten oder Vorschau, ob Ihre Felddefinition korrekt war und das gewünschte Ergebnis angezeigt wird.

Der Bereich Verknüpfungen

Rechts unten im Arbeitsbereich der Registerseite Spalten befindet sich noch ein kleiner Bereich mit dem Titel Verknüpfungen. Hier können Sie zum einen die Datenauswahl der Haupt-Kategorie (bspw. Lieferanten) noch weiter definieren und zum anderen weitere Unterkategorien hinzufügen, deren Felder dann ebenfalls zum Export bereitgestellt werden können (bspw. Filialdaten). Je nach der aktuellen Kategorie sind hier verschiedene Bearbeitungen möglich, bei Artikeln z.B. andere als bei Lieferanten oder Kunden.

Klicken Sie auf den Schalter "Kästchen mit drei Punkten", um die Datenbasis der Kategorie zu ändern. Nehmen wir wieder das Beispiel Lieferanten: Hier haben Sie die Wahl, ob der Export mit oder ohne Unteradressen erfolgen soll. Möchten Sie also einfach nur eine Liste Ihrer Lieferanten mit Nummer und Name, wählen Sie wahrscheinlich „Ohne Unteradressen“, da sonst manche Lieferanten mehrfach ausgegeben werden würden. Möchten Sie hingegen eine Adressliste aller Ansprechpartner Ihrer Lieferanten exportieren, wählen Sie „Mit Unteradressen“ und erhalten das gewünschte Ergebnis.

Im Textfeld neben dem Kategoriennamen wird die aktuelle Auswahl angezeigt.

Bei manchen Kategorien finden Sie unterhalb des fett gedruckten Namens der „Hauptkategorie“ weitere Datenquellen, deren Felder auf Wunsch zum Export hinzugefügt werden können. Aktivieren Sie dazu die Checkbox ganz links in der Verknüpfungsliste.

Sie sehen, dass die gewählte Kategorie (z.B. „Filialen“) zur Baumansicht der zur Verfügung stehenden Felder hinzugefügt wird.

Hinweis:
Auch hier wieder die Frage: Wozu? Nehmen wir an, Sie haben dem Lieferantenexport filialabhängige Daten aus dem gleichnamigen Abschnitt hinzugefügt, also z.B. Ihre eigene Kundennummer bei diesem Lieferanten. Nun enthält dieser Abschnitt aber nur die Filialnummer und keine weiteren Infos über die jeweilige Filiale. Diese können Sie aber durch die Verknüpfung der Hauptkategorie Lieferanten mit der Unterkategorie Filialen hinzufügen: dadurch stehen Ihnen viele weitere Felder, z.B. auch der Filialname oder die Adresse, zum Export zur Verfügung.

Wenn es bei den Unterkategorien weitere Einstellungsmöglichkeiten gibt (bei Filialen ist das nicht der Fall), werden diese ebenfalls im Textfeld angezeigt und können durch Klick auf "Kästchen mit drei Punkten" geändert werden.

Definition der Daten für den Import

Wenn Sie auf der Seite Format einen Importvorgang gestartet haben und dann zur Seite Spalten wechseln, enthält die Liste der zu importierenden Felder zunächst die Vorschläge, die das Programm aus einer automatischen Analyse der Quelldatei gewonnen hat. Wenn Sie daran Korrekturen vornehmen möchten, wählen Sie im Auswahlbereich unter „Weitere Felder“ die gewünschte Spalte (nehmen wir wieder das Beispiel der Lieferantennummer, also das Feld LiefNummer im Abschnitt Allgemein der Kategorie Lieferanten) und ziehen Sie den Feldnamen bei gedrückter Maustaste in die Felderliste mit der Überschrift „Aktuelle Spalten“. Alternativ können Sie auch einen Doppelklick auf den gewünschten Feldnamen ausführen oder auf den Schalter "nach links" klicken, um die Spalte von rechts nach links und damit in den Importvorgang zu bewegen.

Wenn Sie ein Feld in der linken Spaltenliste markieren und es bei gedrückter Maustaste zurück nach rechts in die Baumansicht ziehen, wird die Felddefinition aus der Liste entfernt und durch „Unbekanntes Feld“ ersetzt. Alternativ können Sie auch einen Doppelklick auf den gewünschten Feldnamen ausführen oder auf den Schalter "nach rechts" klicken, um die Spalte von links nach rechts und damit aus dem Importvorgang heraus zu bewegen.

Das Register Vorschau

Nachdem Sie auf der Registerseite Format die grundsätzlichen Eigenschaften der Exportdatei festgelegt und auf den Seiten Daten und/oder Spalten die Zusammensetzung der Exportdaten bestimmt haben, können Sie sich auf der Registerseite Vorschau das Ergebnis anzeigen lassen.

Bei Importvorgängen hat die Registerseite Vorschau natürlich die gegensätzliche Funktion: Hier sehen Sie die zu importierende Datei im Original und können auf der Registerseite Daten überprüfen, ob Sie alle Parameter korrekt eingestellt haben, um den Import wie erwartet durchführen zu können.

Aus Performancegründen werden nicht immer alle Zeilen angezeigt, sollten es mehr sein, als zu sehen sind, endet die Ansicht mit drei Punkten. Im Infobereich am rechten Fensterrand können Sie dennoch immer die Anzahl der zu im- oder exportierenden Zeilen (neben etlichen anderen Informationen über den Vorgang) sehen.

Bei den Dateiformaten Excel und dBase sehen Sie eine tabellarische Ansicht der Daten.

Das Register Vorschau des Import Export Fensters

Die Importanalyse

Sobald Sie in einem Importvorgang eine Datei auswählen, wird diese von LIDIS automatisch analysiert. Dabei werden beispielsweise Annahmen über den Zeichensatz von Textdateien getroffen oder es wird versucht, den eigentlichen Datenbereich in einer Excel- oder XML-Datei zu bestimmen. Sie werden anschließend gebeten, die Annahmen zu bestätigen bzw. abzuändern.

Der Import von Excel-Dateien

Wenn Sie eine Excel-Datei als Datenquelle angeben, wird sie von LIDIS geöffnet und der mutmaßlich zu importierende Datenbereich gesucht. Da Exceldateien sehr oft außer den maschinell zu lesenden Daten auch noch zusätzliche Informationen wie Überschriften, Lieferantenanschriften, Zwischentitel, Bilder usw. usf. enthalten, die in solchen Dateien eigentlich gar nichts zu suchen haben, kann es durchaus sein, dass Sie die automatisch getroffene Auswahl korrigieren müssen.

Dazu öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den ausgewählten Bereich sehen und ändern können:

Verschieben Sie dazu mit gedrückter Maustaste den orangenen Rahmen so, dass er die zu importierenden Daten umfasst.

Oder geben Sie unten in den Feldern „Bereich von“ und „bis“ die linke obere und die rechte untere Ecke des Bereichs an, den Sie importieren möchten. Verwenden Sie dabei das Exceltypische Format Buchstaben-Zahlen, wobei die Buchstaben die Spalte und die Zahlen die Zeile angeben.

Wählen Sie die Auswahl „Mit Spaltentiteln“, wenn die erste Zeile des markierten Bereichs als Spaltenüberschriften interpretiert werden soll.

Klicken Sie auf Ok, um die Datei mit dem gewählten Datenbereich einzulesen.

Der Import von XML-Dateien

Auch beim Import von XML-Dateien kann und sollte in den meisten Fällen eine Überprüfung und ggf. Korrektur des zu importierenden Datenbereichs vorgenommen werden. Anders als tabellenorientierte Formate wie Text-, Excel- oder dBase-Dateien wird hier die Organisation der Daten in „Zeilen“ und „Spalten“ allerdings mit Hilfe sog. „Tags“ vorgenommen. Das sind Bezeichner in spitzen Klammern (bzw. Größer-/Kleiner-Zeichen), die den gesamten Datenbereich bzw. die einzelnen Datensätze umschließen.

Tag Daten - Hier definieren Sie das Tag (die Bezeichnung in spitzen Klammern), das für die Definition des Datenbereichs verwendet werden soll. Beim Import werden dann nur die Daten aus diesem Bereich eingelesen und ggf. andere vorhandene Bereiche ignoriert. In der Vorschau sind diese Tags mit roter Farbe markiert.
Tag Zeile - Dieses Tag markiert Anfang und Ende einer „Zeile“, also eines Abschnitts in einer XML-Datei, die einen zusammengehörenden Datensatz bildet. Das Zeilen-Tag ist in der Vorschau grün hervorgehoben.
Mit Spaltentiteln - Geben Sie hier an, ob die erste Gruppe des Datenbereichs als Überschriften interpretiert werden soll.
Spaltenliste - In blauer Farbe sehen Sie alle Feldnamen, die LIDIS in der Datei finden konnte.

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