Selling online

Verkaufen im Internet

LIDIS ist eines der mächtigsten Warenwirtschaftssysteme für die Zoo- und Gartenbranche und als solches beinhaltet es fast alle Funktionen, die Sie für die Führung eines Einzelhandelsgeschäftes benötigen: Stammdatenverwaltung, Einkauf, Kassenanbindung, Fakturierung, Inventur, Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungsprogrammen und vieles mehr. Dabei ist es voll filialfähig, so dass Sie außer einer Zentrale auch viele weitere Standorte damit verwalten können.

Was, wenn nun einer dieser Standorte keine physische Verkaufsfläche hätte, sondern „nur“ eine Internetadresse? Wenn Sie statt Einkaufswagen einen elektronischen Warenkorb hätten und statt Kassen am Ausgang eine Möglichkeit, Kreditkarteninformationen, Bankdaten, Gutscheininformationen oder ähnliches zum Bezahlen zu erfassen? Wenn Sie keine Verkäuferinnen oder Verkäufer beschäftigen würden, sondern Mitarbeitende, die Fragen der Online-Kunden per Telefon oder Mail beantworten?

Artikel würden nicht auf einer Fläche präsentiert, sondern könnten, mit fast beliebig vielen zusätzlichen Informationen, Pflegehinweisen, Querverweisen, Bildern, sogar Filmen, angereichert, vom Kunden in aller Ruhe zu Hause am Bildschirm oder auf dem Handy ausgesucht und bestellt werden. Ihre Kunden müssten nicht von teilweise weit her zu Ihnen kommen, sondern Ihre Produkte würden, zusammen mit Ihren Erfahrungen, Ihrem Wissen um Qualität und Originalität, zum Kunden kommen. Weitere Käuferschichten könnten sich auftun und die Bindung zu Ihren Stammkunden könnte sich dramatisch verbessern. Ökologisch wäre es dazu auch noch und irgendwie „modern“, weil sich Ihr Ladengeschäft mit der „elektronischen Filiale“ zu einer unschlagbaren Einheit entwickeln könnte. Cross selling lautet der Fachbegriff für die Kombination von lokalem und Online-Verkauf, die ein Bestehen des Einzelhandels in schwierigen Zeiten ermöglicht.

All dieses leistet ein Webshop, also eine Verkaufsstelle im Internet. Als lokales Programm bei Ihnen im häuslichen Netzwerk ist LIDIS für die Präsentation der Artikel im Internet auf einen Partner angewiesen, das Shop-Programm, das auf einem Computer in der Cloud läuft, der 24 Stunden am Tag rund um die Uhr ansprechbar ist. Dieses Prinzip kennen Sie ja auch bspw. von der FiBu oder der Zeiterfassung, die auch eigenständige Programme sind, mit denen LIDIS über standardisierte Schnittstellen Daten austauscht. Bei Online-Shops haben wir uns für die Zusammenarbeit mit dem Shopsystem von greensolutions (www.green-solutions.net) entschieden, für das wir eine sehr weitgehende Integration anbieten. Für geringere Ansprüche ist aber auch eine Zusammenarbeit mit per Textdateien kommunizierenden Shops wie bspw. Xanario (www.xanario.de) möglich.

Ein Warenwirtschaftsprogramm wie LIDIS stellt nun zu dieser Shopsoftware eine Schnittstelle bereit, die einen Datenaustausch in beiden Richtungen ermöglicht: Stammdaten wie Artikel, Webgruppen, Kunden usw. werden zum Shop hochgeladen und die dort von den Kunden getätigten Bestellungen heruntergeladen, um sie in der Faktur weiter zu verarbeiten. Das Besondere an der Web-Schnittstelle von LIDIS ist, dass diese Integration besonders weitreichend ausgebaut wurde und das bietet Ihnen viele Vorteile: Schließlich möchten Sie ja im Shop nicht jeden Artikel, den Sie in der Warenwirtschaft schon angelegt und gepflegt hatten, noch einmal eintragen und bei jeder Änderung anpassen müssen. Und Sie möchten sicherlich auch nicht Bestellungen aus dem Shop nur per Mail erhalten und dann nochmal neu als Lieferschein eintippen müssen. Durch die außerordentliche Zusammenarbeit zwischen LIDIS und der Software von greensolutions haben Sie eine Lösung aus einem Guss, die solche Mehrarbeiten zuverlässig vermeidet.

Ihr Online-Shop wird quasi wie eine „virtuelle Filiale“ geführt und Sie genießen den vollen Komfort der LIDIS-Funktionen auch bei der Kalkulation der Preise für Ihren Shop, bei der Verwaltung von Texten und Artikel-Eigenschaften (im Automatik-Modul enthalten), bei der Informationsübertragung zwischen Warenwirtschaft und Shop-Software (erfordert das Modul Webshop), beim Weiterverarbeiten der Internet-Bestellungen in der Faktur (erfordert das Faktur-Modul), bei der Umsatzauswertung und der Kundenbindung (erfordert das Zusatzmodul Webshop/Kunden).

Verschiedene Arten von Webshops

Wenn Sie sich mit der Eröffnung eines Online-Angebots tragen, sollten Sie zunächst einmal überlegen, welches Angebot Sie Ihren virtuellen Kunden machen wollen. Dabei gibt es etliche Ausbaustufen, die natürlich jeweils einen unterschiedlichen Aufwand nach sich ziehen.

Nicht unerwähnt bleiben sollte der eher selten anzutreffende, aber gar nicht so unsinnige Ansatz, eine Informationsseite zu Ihrer sicherlich schon vorhandenen Internetpräferenz hinzuzufügen, mit der Sie bspw. Ihre Kunden auf aktuelle Angebote hinweisen oder einige wenige, dafür markante Produkte aus Ihrem stationären Sortiment besonders hervorheben können. Bei dieser Form werden die Artikel vom Kunden nicht direkt gekauft, aber er oder sie erhält dadurch vielleicht einen Anreiz, mal wieder bei Ihnen vorbeizuschauen.

Häufiger kommt in unserer Branche dagegen ein „Shop“ vor, der eigentlich nur Gutscheine anbietet. Diese erfreuen sich nach wie vor großer Beliebtheit als Geschenke in letzter Minute, können meistens sogar, sofern Sie mit Kreditkarte oder PayPal bezahlt werden, sofort aktiviert und vom Kunden daheim selbst noch an seine Wünsche angepasst und ausgedruckt werden. Oder aber, Sie erstellen die Gutscheine in etwas aufwändigeren Form selbst und schicken Sie dem Kunden dann per Post zu. Beide Gutscheinarten sind anschließend beliebig an Ihren Kassen einlösbar, entweder von dem Kunden selbst, der sie gekauft hat, oder auch von einem von ihm oder ihr Beschenkten.

Ebenfalls wollen wir in dieser Anleitung auf den Fall eingehen, dass eine Shopsoftware gar keine sichtbare Internetseite anbietet, sondern ausschließlich der Verwaltung von Gutscheinen dient, die Sie selbst an Ihren Kassen ausgestellt und verkauft haben und die dann später ebenfalls an den stationären Kassen wieder eingelöst werden. Der „Shop“ dient in diesem Fall nur als trusted center für die sichere Verwaltung der Gutscheinbestände und stellt sicher, dass keine Doppeleinlösungen o.ä. passieren kann. Auch diese Möglichkeit bietet die Software von greensolutions an und sowohl der Verwaltungsaufwand dafür als auch die Kosten sind natürlich deutlich niedriger als bei einem „echten“ Shop.

Die nächste Stufe wäre die Zusammenarbeit von LIDIS mit einem anderen Shopsystem als dem von greensolutions. Hier unterstützen wir hauptsächlich die Software von Xanario, im Prinzip können Sie aber auch ein anderes der unzähligen Shopsysteme verwenden, wenn Sie die Feinabstimmung der Austauschformate selbst vornehmen bzw. vornehmen lassen. Auch hierzu finden Sie in diesem Handbuch einige Tipps, darüber hinaus können wir Sie aber in diesen Fällen, wegen der unüberschaubaren Vielzahl von Möglichkeiten, nicht weiter unterstützen.

Und schließlich soll es hier hauptsächlich um die Integration von LIDIS mit dem Shopsystem von greensolutions gehen, wobei wir als Warenwirtschaftsanbieter den Schwerpunkt natürlich auf die Bedienung von LIDIS setzen und Sie sich für Informationen zum eigentlichen Shop bitte an unsere Partnerfirma wenden sollten. Sie werden aber feststellen, dass es mit der Kombination LIDIS und greensolutions besonders einfach ist, in überschaubarer Zeit einen repräsentativen Shop aufzubauen, der auch größere Kundenfrequenzen verarbeiten kann.

Wenn Sie einen greensolutions-Shop angebunden haben, können Sie ein weiteres Ergänzungsmodul Kundenbindung erwerben, das zusätzlich zur nahtlosen Integration von Webgruppen, Artikeln und Bestellungen auch die Kundendaten zwischen Warenwirtschaft und Shop enger verzahnt. Zusätzlich kann damit die Kunden-App von greensolutions an die Warenwirtschaft angebunden werden, so dass Ihre Kunden noch mehr als bisher von Gutscheinen, Coupons, Aktionen und Prämien profitieren können.

Vorgehen bei der Eröffnung eines Shops

Bitte planen Sie Ihren neuen Shop sorgfältig und machen Sie sich frühzeitig Gedanken über die Konzeption, die später ggf. nur schwer wieder zu ändern sein könnte. Machen Sie sich klar, dass der Aufwand, wenn man mit einem Webshop tatsächlich Geld verdienen und nicht nur eine Visitenkarte im Netz abgeben möchte, nicht wesentlich kleiner ist als bei der Eröffnung einer neuen stationären Filiale. Sehen Sie den Shop tatsächlich als neue Filiale an, stellen Sie einen Filialleiter dafür ein und schulen Sie Ihr Personal in organisatorischen und rechtlichen Fragen. Folgendes Vorgehen hat sich bewährt:

Legen Sie zunächst in der Filialverwaltung eine neue Web-Filiale an und bestimmen Sie ihre Eigenschaften.

Legen Sie Web-Gruppen, also Warengruppen fürs Internet, an und stimmen Sie diese mit den in der Shopsoftware enthaltenen Kategorien ab.

Legen Sie Optionen für den Web-Shop an und bestimmen Sie die zukünftigen Arbeitsabläufe.

Wählen Sie die gewünschten Artikel für den Shop aus und ergänzen Sie deren Eigenschaften für die Online-Präsentation.

Bestimmen Sie, welche Arten von Gutscheinen Sie im Shop verkaufen bzw. zum Einlösen zugänglich machen wollen und legen Sie deren Eigenschaften fest.

Lassen Sie sich von greensolutions einen für die Öffentlichkeit noch nicht sichtbaren Testshop aufsetzen und besprechen Sie das Aussehen des frontends sowie die Funktionalität des backends mit dem Shopanbieter.

backend und frontend
Als frontend eines Shops wird die für den Kunden bestimmte „Vorderseite“ bezeichnet, also die Ansicht, die der Kunde erhält, wenn er Ihren Shop aufruft. In der Regel handelt es sich um eine Startseite, eventuell mit besonderen Aktionsartikeln versehen, die verschiedene Verzweigungen zu Ihren Angeboten, Marken, Standorten usw. enthält sowie meist eine Suchfunktion und Links zu den gesetzlich vorgeschriebenen Informationen wie Impressum, Datenschutz-Angaben usw. Dazu kommen beliebig viele Unterseiten für Gruppen und Artikel, ein Warenkorb, eine Zahlfunktion und vieles mehr.
Das backend ist hingegen das Verwaltungszentrum des Shops, das nur Ihnen als Shopbetreiber zur Verfügung steht. Hier können Sie ebenfalls alle Artikel sehen und ggf. weitere Informationen hinzufügen, die in der Warenwirtschaft nicht enthalten sind (bspw. Fotos, Pflegehinweise o.ä.). Sie sehen auch, welche Bestellungen hereingekommen sind und in welchem Zustand (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen) diese gerade sind. Durch die enge Verzahnung von LIDIS mit dem greensolutions-Shop benötigen Sie diese Oberfläche idealerweise nur selten, Sie sollten sich aber mit den grundlegenden Funktionen vertraut machen.

Führen Sie einige Testübertragungen durch, schauen sich die Ergebnisse in Ihrem Testshop an und optimieren Sie die Artikel- und Gruppen-Informationen.

Nun können Sie erste Testbestellungen in Ihrem Shop durchführen und die Weiterverarbeitung in der Faktur testen. Auch dabei werden ggf. noch Anpassungen der Einstellungen erforderlich.

Wenn Sie das Kundenbindungsmodul verwenden wollen, laden Sie Ihren kompletten Kundenstamm in den Shop hoch und ermöglichen dadurch das Synchronisieren von Kundenkarten sowie das Verwenden der Kunden-App von greensolutions. Hierfür sollten Sie sich mit der Funktionsweise von Kassen-Aktionen u.ä. vertraut machen.

Wenn alles stimmt können Sie den Shop freischalten lassen und in Betrieb nehmen.

Diese Schritte müssen Sie natürlich nur dann alle ausführen, wenn Sie den Komplettausbau anstreben. Bei den erwähnten reduzierten Ausbaustufen verringert sich auch der Verwaltungs- und Planungsaufwand.