Central warehouse functions

Warenaustausch zwischen Filialen über Rechnungen: Das ist die Aufgabe der sog. Zentrallager-Funktion, die als Zusatzmodul zu LIDIS-Faktur erhältlich ist.

Wenn Filialen rechtlich selbständig sind, dann müssen die zwischen Zentrale und Filiale(n) transferierten Artikel wie eine Warenlieferung an einen Kunden behandelt werden. In diesen Fällen muss über die Warentransfers eine Rechnung geschrieben werden, die die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine Rechnung erfüllt, die zum Vorsteuerabzug berechtigt. Zu diesem Zweck gibt es das LIDIS-Modul „Zentrallager“.

Hinweis:
Diese Art des Warentransfers ist sowohl in Filial-Extern-Umgebungen möglich als auch bei zentral verwalteten, unselbständigen Filialen. Für selbständige Filialen mit Filial-Extern ist das Zentrallagermodul aber natürlich besonders geeignet. Sie finden Erklärungen zu den Besonderheiten in einem solchen Verbund in einem eigenen Hinweis-Text bei den Beschreibungen der jeweiligen Funktionen.

Verschiedene Arten von Transfers zwischen Filialen

Für jede Filiale kann die Art des Warentransfers separat festgelegt werden. Es müssen also nicht zu allen Filialen die Transfers über Faktur-Vorgänge durchgeführt werden, es ist auch möglich, mit rechtlich unselbständigen Filialen den „normalen“ Warentransfer durchzuführen und mit den rechtlich selbständigen den Transfer über Faktur. Die Einstellungen werden in einer eigenen Registerseite des Filialdialogs durchgeführt.

1. Normale Warentransfers (Filial-Option „Nimmt an Faktur nicht teil“)

Diese Transfers werden über die Warentransfer-Funktion von LIDIS durchgeführt (Befehl Eingang / Warentransfer im Menüband Start). Diese Art von Transfers setzen Sie ein, wenn Ihre Filialen rechtlich unselbständig (Betriebsstätten) sind. Als Beleg verwenden Sie das Transferprotokoll, die „Belastung“ der belieferten Filiale erfolgt i.d.R. zum VK-Preis. Ein solcher Warentransfer hat Auswirkungen auf die Soll-Daten.

2. Warenaustausch auf EK-Basis

Diese Art des Transfers wird über Faktur durchgeführt, allerdings ohne eine Rechnung zu erstellen. Die Arbeitsweise ähnelt also dem „normalen“ Warentransfer, mit dem Unterschied, dass ein Lieferschein erstellt wird. Dieser kann jedoch nicht zur Rechnung weiterverarbeitet werden. Auch hierbei werden lediglich Soll-Daten erzeugt, keine Ist-Umsätze. Die Bestände werden sofort in der Quell- und Zielfiliale verändert, als Verrechnungspreis kann nur der EK verwendet werden.

Hinweis für Filial-Extern:
Die erstellten Lieferscheine bleiben in der Zentrale und können nur dort bearbeitet werden. An die Filiale werden sie nicht übertragen und können dort auch nicht angezeigt werden.

3. Rechnung, sofort buchen

Dieser Typ läuft über Faktur, d.h. die Quellfiliale (abgebende Filiale) schreibt der Zielfiliale (empfangende Filiale) einen Lieferschein und/oder eine Rechnung. Beim Abschluss dieses Vorgangs werden die Bestände sofort korrigiert, in der Quellfiliale also verringert und in der Zielfiliale erhöht. In diesem Fall werden jedoch nicht die Soll-Daten (EK-Daten) verändert, sondern die Ist-Daten (VK-Daten), da hier ein Umsatz vorliegt, der den Gesamt-Umsatz erhöht.

Hinweis für Filial-Extern:
Die erstellten Vorgänge bleiben in der Zentrale und können nur dort bearbeitet werden. An die Filiale werden sie nicht übertragen und können dort auch nicht angezeigt werden.

4. Rechnung mit Gegenbuchung

In diesem Fall, der auch über Faktur durchgeführt wird, werden Umsätze und Bestände in der Zielfiliale (empfangende Filiale) erst verändert, nachdem sie von dieser bestätigt worden sind. Die Bestände in der Quellfiliale (abgebende Filiale) werden verändert, wenn der Lieferschein gebucht wurde, die Umsätze werden geschrieben, wenn die Rechnung gebucht wurde. Bestand und Soll-Umsatz in der empfangenden Filiale bleiben also so lange unverändert, bis Lieferschein oder Rechnung dort gebucht wurden.

Auch in diesem Fall werden in der abgebenden Filiale (Quellfiliale) die Ist-Daten (VK-Daten) verändert, da auch hier ein Umsatz vorliegt, der den Gesamt-Umsatz erhöht.

Hinweis für Filial-Extern:
Die erstellten Vorgänge werden in die Zielfiliale übertragen und können dort bearbeitet werden. Dieser Vorgangstyp ist ausschließlich für FE-Filialen verfügbar.

Besonderheiten in Filial-Extern-Umgebungen

Die Einstellung der Filial-Stammdaten kann nur in der Zentrale erfolgen. Eine Änderung des Austausch-Typs, der Preisausweisung o.ä. muss also in der Zentrale vorgenommen und dann über einen Datenaustausch an die Filialen übertragen werden.

Warentransfers können in der Zentrale für alle Filialen (und in alle Richtungen) „gebucht“ werden, also bspw. von „Filiale 2“ an „Filiale 5“. Filialen hingegen können immer nur selber Quellfiliale sein und von sich an andere transferieren, „Filiale 2“ kann also nur Transfers „F2“ an „F5“ oder „F2“ an „Zentrale“ buchen, nicht aber „F3“ an „F4“.

Einstellungen im Filial-Dialog

Zunächst müssen Sie die Filialen so einrichten, dass sie an Faktur teilnehmen und die gewünschte Transfer-Art auswählen.

Wählen Sie im Menüband Start den Befehl Filialen und klicken Sie auf die Registerkarte Faktur.

Hinweis: Wenn diese Registerseite bei Ihnen nicht vorhanden ist, wenden Sie sich bitte zum Erwerb des Zentrallager-Moduls an unseren Vertrieb!

Hier finden Sie die folgenden Einstellmöglichkeiten:

• Typ - Wählen Sie die Art des Warentransfers zu dieser Filiale:
  • Nimmt an Faktur nicht teil - Mit dieser Filiale können keine Fakturvorgänge ausgetauscht werden.
  • Warenaustausch auf EK-Basis - Nur Lieferschein-Erstellung, Buchung von Soll-Daten.
  • Rechnung, sofort buchen - Sie können der Filiale eine Rechnung schreiben, die umgehend gebucht wird.
  • Rechnung mit Gegenbuchung - Sie können der Filiale eine Rechnung schreiben, die eine Gegenbuchung der Filiale als Bestätigung erwartet.

• Rabatt - Der Gesamtrabatt, den die Filiale normalerweise erhält.
• Preisausweisung - Legen Sie hier fest, welchen Preis die Filiale normalerweise bekommen soll:
  • EH-Preis - Als Einzelhandelspreis wird der reguläre Kassen-Vk bezeichnet.
  • EH-Preis+MwSt. - Dieser Preis wird aus dem Vk-Preis plus Mehrwertsteuer berechnet (darin ist die Mehrwertsteuer also doppelt enthalten).
  • EH-Preis ohne MwSt. - Das ist Ihr Vk-Preis ohne Mehrwertsteuer (al-so der Netto-Vk).
  • Weitere Preise - Außer diesen drei fest vorgegebenen Preisen werden in der Liste auch alle angelegten Spezialpreise aufgeführt.

• MwSt.-Ausweisung - Wählen Sie hier, wie die der Ausweis der Mehrwertsteuer bei der Rechnungserstellung für diese Filiale erfolgen soll:
  • zuzügl. MwSt. - Die Artikelpreise werden ohne MwSt. ausgewiesen, die MwSt. wird am Ende der Rechnung zur Nettosumme addiert.
  • inkl. MwSt. - Die ausgewiesenen Artikelpreise enthalten schon die Mehrwertsteuer, am Ende der Rechnung wird die Steuer als im Rechnungsbetrag enthalten ausgewiesen.
  • ohne MwSt. - Die Rechnungserstellung erfolgt ohne Mehrwertsteuer (z.B. bei Auslandsumsätzen).

• Druckvorlage - Dies ist die Druckvorlage, die beim Erstellen von Lieferscheinen, Rechnungen etc. in der Faktur für diese Filiale benutzt werden soll.
• Zahl.-Bed. - Wählen Sie hier die Zahlungsbedingung aus, die für diese Filiale gilt. Zahlungsbedingungen legen Sie unter Allgemeine Stammdaten / Zahlungsbedingungen an.

Sind diese Einstellungen vorgenommen, kann mit der Fakturierung für die Filiale begonnen werden.

Warentransfers durchführen

Nachdem die Filialen für den Warentransfer vorbereitet wurden, kann der erste Vorgang erstellt werden.

Öffnen Sie das Fakturfenster und klicken Sie auf der Registerseite Start auf den Karteireiter Filialen. Wählen Sie die Filiale aus, für die Sie einen Vorgang anlegen möchten.

Legen Sie einen neuen Vorgang an, indem Sie wie gewohnt doppelt auf die Bezeichnung klicken (z.B. „Lieferschein“). Sie können den Fakturvorgang nun wie immer bearbeiten.

Hinweis für Filial-Extern:
Sobald Sie den Vorgang buchen, wird er beim nächsten Datentransfer an die Filiale übertragen. Sie können die entsprechende Nachfrage aber auch ablehnen und den Vorgang später manuell der Filiale übergeben (Befehl Abgeben im Kontextmenü des Vorgangsbaums).