Transaction types in invoicing

Das Angebot

Ein Angebot stellt den ersten Schritt dar, den Sie auf Ihren Kunden zugehen. Es enthält je nach gewählter Vorlage neben den Positionen auch bereits alle Preisinformationen.

Sobald der Kunde reagiert, kann das Angebot weiterverarbeitet werden, etwa zu einer Auftragsbestätigung oder einem Lieferschein.

Auf der Ende-Seite gibt es im unteren Bereich unterhalb des Feldes Datum noch ein Feld mit variierender Bedeutung. Im Vorgang Angebot steht dort Wiedervorlage. Hier können Sie einen Zeitpunkt wählen, zu welchem Sie den Kunden wieder kontaktieren möchten.

Die Anfrage

Die Anfrage verwenden Sie, wenn der Kunde möchte, dass Sie ihm Artikel zurücklegen, also reservieren. Sie ist somit verbindlicher als ein Angebot, aber nicht so bindend wie eine Auftragsbestätigung. Sie können die nachgefragten Positionen eintragen und müssen diese dann bei einer späteren Weiterverarbeitung nicht mehr erneut erfassen. Die Artikel werde dabei reserviert, so dass Sie sie nicht versehentlich noch einmal verkaufen.

Im unteren Bereich der Ende-Seite, unterhalb des Feldes Datum, gibt es noch zwei Felder mit variierender Bedeutung. Im Vorgang Anfrage steht dort:

• Wiedervorlage - Hier können Sie einen Zeitpunkt wählen, zu welchem Sie den Kunden wieder kontaktieren möchten.
• Reserviert bis - Der Eintrag dient nicht nur der Anzeige an dieser Stelle, sondern er hat auch Auswirkung auf weitere Fakturvorgänge des Artikels. Solange dieser reserviert ist, sehen Sie das im Unterregister Info des Positionsregisters. Wenn die Option Bestandsprüfung auf „Reservierung berücksichtigen“ gestellt ist, werden Sie beim Eingeben des Artikels auf den durch die Reservierung verringerten Bestand hingewiesen.

Die Auftragsbestätigung

Wenn der Kunde auf ein Angebot geantwortet hat oder von sich aus Ware bestellt hat, können Sie ihm eine Auftragsbestätigung zukommen lassen. Dabei werden normalerweise weder Bestände noch Umsatzdaten geschrieben. Sie können dieses Verhalten aber ändern, wenn Sie die Option Bestandsführung auf „Schon bei Auftragsbest.“ einstellen.

Das variable Feld im unteren Bereich der Ende-Seite unterhalb des Feldes Datum ermöglicht in der Auftragsbestätigung die Eingabe eines voraussichtlichen Lieferdatums.

Der Lieferschein

Sobald der Kunde beliefert wird (aber noch nicht bezahlt hat), erhält er einen Lieferschein. LIDIS korrigiert Ihre Bestände. Umsatzdaten werden hier noch nicht geschrieben, es sei denn, Sie haben dies per FiBu-Option bestimmt.

Das variable Feld im unteren Bereich der Ende-Seite unterhalb des Feldes Datum sieht beim Vorgang Lieferschein die Angabe des Lieferdatums vor.

Kassenlieferscheine

Auch die an der Kasse erstellten Lieferscheine werden in der Faktur angezeigt. Hierzu muss im Kassencenter der entsprechende Abruf eingelesen und bestätigt worden sein.

Druckvorlagen

Es gibt eine spezielle Standard-Druckvorlage Lieferschein. Von dieser können Sie, falls nötig, selbst erstellte Vorlagen ableiten.

Die Rechnung

Die zwei variablen Felder im unteren Bereich der Ende-Seite unterhalb des Feldes Datum zeigen im Vorgang Rechnung das Lieferdatum und das Zahldatum an. Letzteres errechnet LIDIS aus den Zahlungsbedingungen und dem aktuellen Datum.

Den Vorgang komplett abschließen

Beim Abschluss des Vorgangs haben Sie im Wesentlichen dieselben beiden Möglichkeiten wie bei den anderen Vorgangsarten auch. Die Rechnung stellt die letzte Stufe der aufeinander aufbauenden Vorgänge dar:

• Buchen - Der Vorgang wird komplett gebucht, d.h., es werden sowohl die Bestände korrigiert als auch die Umsatzdaten erzeugt. Je nach Einstellungen in den FiBu-Optionen werden die Verbindlichkeiten an das Rechnungsbuch übergeben sowie ein Eintrag im Fenster Offene Posten erzeugt, so dass Sie die Fälligkeit der Rechnung im Auge behalten können. Ansonsten ist die Vorgangsbearbeitung hiermit beendet.
  Eine gebuchte Rechnung erscheint weiterhin bei den aktuellen Vorgängen. Sie wird erst archiviert, wenn Sie im Fenster Offene Posten bezahlt wurde. Auch als archivierten Vorgang können Sie sie später aber erneut einsehen, ausdrucken und sogar in einen neuen Vorgang kopieren.
• Speichern - Die Rechnung wird nicht gebucht, sondern nur zur weiteren Verarbeitung gespeichert. Sie können sie jederzeit wieder aufrufen, abändern und die Buchung zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen.

Die Gutschrift

Die Gutschrift ist das Gegenstück zur Rechnung: Der Kunde hat die Ware reklamiert, vielleicht handelte es sich auch um eine Kommissionslieferung, die nicht ganz benötigt wurde – wie auch immer.

Erfassen Sie alle Artikel ganz normal, also mit positiven Mengen. Beim Abschluss des Vorgangs werden die erfassten Mengen dann zu den Beständen wieder hinzugefügt und die Umsätze korrigiert.

Sie können eine Gutschrift entweder aus einem anderen Vorgang heraus entwickeln, indem Sie beispielsweise die angenommenen Artikel aus der Liste herauslöschen und nur die zurückgesendeten stehen lassen. Natürlich kann eine Gutschrift aber auch als neuer Vorgang gestartet werden.

Das variable Feld im unteren Bereich der Ende-Seite unterhalb des Feldes Datum sieht für die Gutschrift die Angabe des Lieferdatums vor.