Introduction to invoicing

Im Modul Faktur sind alle Vorgänge zusammengefasst, die Sie im Zusammenhang mit Ihren Kunden benötigen. Vom Angebot oder von der Anfrage über die Auftragsbestätigung, den Lieferschein bis hin zur Rechnung und eventuell zur Gutschrift werden hiermit alle Vorgänge komfortabel erstellt und bearbeitet. Dabei arbeitet das Modul eng mit der Kasse zusammen.

Außerdem gehört zur Faktur noch eine ausgefeilte OPOS-Verwaltung, mit der Sie alle Offenen Posten im Überblick haben und Mahnungen in drei Stufen beinahe automatisch erstellen lassen können. Als Zusatzmodul ist eine Zentrallager-Verwaltung erhältlich, mit der Filialisten den Warenaustausch zwischen rechtlich selbstständigen Standorten organisieren können.

Hinweis: Das Modul Faktur wird auch in zwei Light-Varianten angeboten. Wenn Sie nicht so viele Rechnungen schreiben müssen, können Sie außer dem Vollmodul auch je eine Version für bis zu 30 bzw. 100 Vorgängen pro Monat, das entspricht maximal 360 bzw. 1200 Vorgängen pro Jahr, erwerben. Bitte wenden Sie sich an unseren Vertrieb, wenn Sie daran interessiert sind.

Die Faktur-Vorgänge im Überblick

In der Faktur gibt es sechs Vorgangstypen, vom Angebot bis zur Gutschrift. Sie können dabei einen Vorgang auf einer Stufe beginnen und ihn dann zu einem anderen Typ weiterverarbeiten. Sie können jedoch auch einzelne Stufen überspringen oder erst weiter hinten in der Kette, beispielsweise sofort mit dem Lieferschein, beginnen – LIDIS bietet Ihnen auch hier maximale Flexibilität.

Wenn Sie einen Vorgang weiterverarbeiten, werden Ihre Daten wie gewohnt weitertransportiert. Das heißt, Sie brauchen die Positionen, die beispielsweise für ein Angebot schon erfasst wurden, nicht noch einmal für den Lieferschein einzugeben.

Beim Angebot stellen Sie Artikel zusammen, die der Kunde wünscht. Dabei erfassen Sie alle zu diesem Zeitpunkt vorliegenden Kundendaten bzw. ändern bereits vorliegende Informationen für diesen Vorgang. Sie können auch freie Texte, zum Beispiel Hinweise zur Verfügbarkeit, hinzufügen. Aufgrund der Möglichkeit, eine „Phantomrechnung“ zu drucken, überblicken Sie schon ganz am Anfang der Vorgangskette alle relevanten Daten wie Stückzahlen oder den zu erwartenden Rohgewinn.

Wenn der erste Schritt vom Kunden ausgeht, handelt es sich um eine Anfrage. Sie geben die Positionen ein, die der Kunde angefragt hat. Dieser Vorgang entspricht weitgehend dem Angebot. Auf Wunsch findet an dieser Stelle auch gleich eine Reservierung der Artikel statt, so dass es nicht zu Mehrfachverkäufen kommen kann.

Ist der Kunde mit dem Angebot einverstanden, bzw. hat er selbst eine Anfrage an Sie gesendet, können Sie ihm gegebenenfalls eine Auftragsbestätigung zukommen lassen. Sie rufen das Angebot auf, sehen es noch einmal durch und ändern es nötigenfalls ab. Oder Sie drucken es ohne jede Bearbeitung aus, denn alle bereits erfassten Informationen wurden gespeichert und stehen wieder zur Verfügung.

Schließlich liefern Sie die Ware aus und schreiben einen Lieferschein. Auch dabei haben Sie noch einmal die Möglichkeit, den Vorgang zu bearbeiten. Jetzt werden die Bestände der angesprochenen Artikel verringert, damit Ihre Lagerführung sofort wieder auf dem aktuellen Stand ist. Umsatzdaten werden jedoch (normalerweise) noch nicht geschrieben, da noch keine Rechnung erstellt wurde.

Erst wenn der Lieferschein zur Rechnung umgewandelt wird, werden die Umsätze in LIDIS verbucht. Sie können auch mehrere Lieferscheine zu einer Sammelrechnung (alle Artikel werden noch einmal aufgeführt) bzw. einer Gesamtrechnung (nur die Summen der Lieferscheine werden aufgeführt) verarbeiten lassen, wenn Sie einem häufig einkaufenden Kunden bspw. nur am Monatsende eine Rechnung schreiben wollen. Oder möchten Sie auf Angebot, Bestätigung usw. verzichten und gleich eine Rechnung erstellen? Kein Problem, denn LIDIS druckt Ihnen auf Wunsch auch noch nachträglich einen Lieferschein dazu aus.

Schließlich kann der Fall eintreten, dass der Kunde Artikel nicht behalten möchte. In diesem Falle erstellen Sie aus der Rechnung eine Gutschrift und nehmen die Artikel wieder zurück. Auch eine Stornierung von Lieferscheinen oder Rechnungen ist möglich. Dabei werden die Bestände der Artikel wieder nach oben korrigiert und Umsatzdaten zurückgenommen.

Kurzanleitung am Beispiel Lieferschein

Wie wär's jetzt mit einem kurzen Beispiel? Eine ausführliche Darstellung finden Sie in der Beschreibung des Fakturfensters und im Abschnitt Besonderheiten der Vorgangstypen.

Das Fakturfenster öffnen

Öffnen Sie das Fakturfenster, indem Sie im Menüband Start auf den Be-fehl Faktur klicken.

Einen Kunden auswählen oder anlegen

Wählen Sie einen Kunden oder legen Sie einen neuen Kunden an, indem Sie mit der rechten Maustaste in die Kundenliste klicken und den Befehl Neuer Kunde benutzen.

Einen Vorgangstyp auswählen

Klicken Sie im rechten oberen Fensterbereich doppelt auf „Neuer Lieferschein“ und bestätigen Sie die Nachfrage mit „Ja“. Damit gelangen Sie zur Registerkarte Positionen. Den größten Raum nehmen darin zwei Listen ein, dazwischen befindet sich eine Leiste mit zwei Auswahlmöglichkeiten. Wählen Sie in der linken davon neben „Anzeigen“ den Eintrag „Warengruppen“ stellen Sie rechts eine Warengruppe ein.

Sie sehen nun im unteren Bereich die Artikel der gewählten Warengruppe. Sie können diese Auswahl auch verändern, indem Sie beispielsweise nach Lieferanten filtern lassen oder einen Suchbegriff eingeben.

Positionen anlegen

Fügen Sie dem Vorgang nun Artikel hinzu, indem Sie bei artikelgenauer Eingabe

• Artikel, die im unteren Fensterbereich angezeigt werden, doppelt anklicken,
• Artikel, die im unteren Fensterbereich angezeigt werden, mit der linken Maustaste durch Drag & Drop nach oben ziehen oder
• im rechten Bereich unter Eingabe wahlweise folgende Daten eingeben: Die Artikelnummer (PLU), die EAN, die LAN (also eine Lieferantenartikelnummer, mit führendem Punkt oder Komma), einen Teil der Bezeichnung oder die Anfangsbuchstaben der botanischen Bezeichnung (z.B. „ca pe“ für „campanula persiflora“).

Für eine warengruppenbezogene Position können Sie

• im rechten Bereich unter Eingabe die Warengruppennummer eingeben: Sie kennzeichnen eine WG-Eingabe mit einer führender „0“ (al-so z.B. „0100“ für WG 100) oder mit einem „w“ („w100“ für WG 100).

Bei warengruppenbezogener Eingabe gelangen Sie nun auf die Registerkarte Details, wo Sie weitere Angaben zu der Position machen können. Zurück zum Positionsregister geht es über den Reiter auf der Registerkarte.

Sie können aber ebenso im Register Details im Textfeld „Neuer Artikel“ weitere Positionen eingeben und durch Doppelklick im linken Bereich zu einer Listendarstellung gelangen.

Abschließende Eingaben vornehmen

Wenn alle Vorgänge aufgenommen sind, wechseln Sie zur Registerkarte Ende. Dort können Sie einen eventuellen Gesamtrabatt eingeben, die Zahlungsbedingungen festlegen, die Liefer- und Rechnungsadresse auswählen, Versandkosten und eine eventuelle Anzahlung eingeben sowie das Vorgangs- und Lieferdatum bestimmen.

Den Ausdruck in der Vorschau betrachten

Sie können sich alle Ausdrucke, so wie sie gedruckt aussehen werden, auch über die Registerseite Vorschau ansehen. Dort können Sie unter „Druckvorlage“ zwischen den Vorlagentypen wählen.

Den Vorgang abschließen

Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf der Registerkarte Ende auf den Schalter Buchen klicken. Der Lieferschein wird entsprechend der von Ihnen gewählten Optionen ausgedruckt. Wenn Sie den Vorgang zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeiten wollen, können Sie ihn stattdessen auch nur Speichern.

Bevor Sie beginnen

Um die umfangreichen Funktionen von Faktur in LIDIS voll nutzen zu können, sollten Sie sich zunächst mit den Faktur- und OPOS-Optionen beschäftigen. Diese sollten so eingestellt sein, dass Ihre bevorzugte Arbeits-weise bestmöglich unterstützt wird.

So sollten Sie beispielsweise überlegen:

• ob die Umsatzberechnung erst bei der Rechnung oder schon beim Lieferschein erfolgen soll,
• wie Ihre Rechnungs- und Vorgangsnummern aufgebaut sein sollen,
• ob Sie die Erzeugung von Offenen Posten aktivieren möchten,
• ob das halbautomatische Mahnwesen aktiv sein soll,
• oder ob Sie ein Rechnungsausgangsbuch führen möchten.